REKRYTERING RIKTLINJER LYCKSELE KOMMUN

Transkript

1 REKRYTERING RIKTLINJER LYCKSELE KOMMUN Fastställt av kommunstyrelsen , kompl Ks , kompl. Ks , Reviderad Pn , Reviderad Pn Reviderad av HR-enheten HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 1/19

2 Innehåll Behovsanalys... 3 Rekryteringsordning... 3 Hanteringsordning... 4 Rekryteringsgrupp... 5 Kravspecifikation... 5 Val av rekryteringsväg... 5 Annonsering... 6 Hantering av ansökningar... 6 Ny tjänst... 6 Diarieföring/registrering... 6 Bekräftelse... 6 För sent inkommen ansökan... 6 Den sökande återtar sin ansökan... 6 Arbetsgivaren avbryter rekryteringen... 7 Urvalsmetoder... 7 Intervju... 7 Referenstagning... 7 Slutbedömning... 8 Anställning och lönesättning... 8 BILAGOR Bilaga 1. Guide för kravspecifikation Bilaga 2. Exempel på intervjufrågor Bilaga 3. Exempel på frågor vid referenstagning Bilaga 4. Exempel Mall Urval (Intervju) Bilaga 5. Rutiner vid provanställning Bilaga 6. Chefens Checklista Rekryteringsprocessen TIPS! Den blåmarkerade texten i detta dokument är länkar till bilagor, kapitel eller webb adresser. För att följa dessa länkar håller man in ctrl och klickar på länken. HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 2/19

3 REKRYTERING Rekrytering är en tidskrävande uppgift. Det är den största enskilda investering en chef fattar beslut om och som kan få konsekvenser för lång tid framåt. Rekryteringsarbetet ska planeras och genomföras utifrån fastlagda rutiner. Personalnämnden är anställningsmyndighet i Lycksele kommun. Det innebär att personalnämnden delegerar anställningsrätten till förvaltningschef som i sin tur vidaredelegerar till underställda verksamhetschefer. Det är en förutsättning att den egna nämndens arbetsutskott aktivt deltar och är informerad om de rekryteringar som sker, speciellt vid rekrytering av chefer och specialister. I detta dokument har vi beskrivit rekryteringsprocessen från ett uppkommet behov till anställning. Rekryteringsprocessen bör följas vid samtliga rekryteringar. Vid rekrytering av chefer och specialister kan kommunen använda sig av externa rekryteringsföretag. Behovsanalys Innan beslut om rekrytering fattas ska en besättningsprövning alltid göras innan anställning ledigförklaras. Viktiga frågor som varje rekryteringsansvarig chef tillsammans med sina medarbetare har att pröva är: VIKTIGA FRÅGOR JA NEJ Ska arbetsuppgifterna genomföras? Behöver arbetsuppgifterna tas i anspråk för omplacering eller anpassning av arbetsuppgifter för befintlig personal? Kan arbetsuppgifterna förändras? Kan arbetsuppgifterna omfördelas till andra medarbetare? Kan arbetsuppgifterna lämpligare fullgöras av annan arbetsenhet/motsvarande? Rekryteringsordning Vid all rekrytering, inklusive förlängning av vikariat där anställningstiden är 6 månader eller längre, ska nedanstående ordning följas. En förutsättning för att det ska fungera är att ett nära samarbete sker med HR-enheten. 1. Kontrollera om omplaceringsbehov finns: Inom den egna verksamhetsområde. Inom övriga verksamheter - samråd sker med HR-specialist. 2. Utökad sysselsättningsgrad för personal med deltidstjänstgöring inom arbetsstället (AB 5). 3. Företrädesberättigade enligt LAS (Lagen (1982:80) om anställningsskydd) 1 4. Intern rekrytering 5. Extern rekrytering 1 HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 3/19

4 Hanteringsordning Övertalighet/omflyttningar inom Lycksele kommuns verksamhetsområden om en arbetsplats flyttas till en annan enhet eller att det uppstår ett minskat personalbehov inom den enhet man arbetar på. Om en arbetsplats flyttas till en annan enhet, följer personalen med under förutsättning att det finns lediga underlag på den nya enheten alternativt att det uppstår ett minskat personalbehov inom en enhet. I detta skede är fokuseringen på eleverna/barnen/brukarna och deras behov avgörande samt den kompetens som verksamheten kräver. Om antal befattningar på en ny enhet inte räcker till samtliga på den gamla enheten, sker en turordning som utgår från: 1. Behörighet och kompetens 2. Anställningstid i kommunen Det innebär att en medarbetare med kortare anställningstid kan gå före utifrån verksamhetens behov av behörighet och kompetens. Den som inte får placering i den nya enheten kan anmäla intresse till de lediga underlag som är aktuella inom det verksamhetsområde man arbetar i. Samtliga tillsvidareanställda kommer att få möjlighet att anmäla intresse för de lediga underlagen. Som ett led i utvecklings- och förnyelsearbetet i verksamheterna ser Lycksele kommun och de fackliga organisationerna positivt på en viss rörlighet mellan olika arbetsplatser. Hänsyn tas även här till behörighet och kompetens samt att i förekommande fall krav på kontinuitet dvs. att inte elever/barn/brukare behöver byta personal onödigt ofta. Tillsvidareanställda har förtur till de lediga underlagen innan det blir aktuellt att gå ut till övriga med erbjudanden (de som har LAS-företräde). Den/de som finns på en arbetsplats som upphör eller får ett minskat personalbehov och erbjuds en anställning utifrån ovan angiven hanteringsordning har mycket begränsad möjlighet att tacka nej. Det kan innebära att man tackar nej till en anställning i Lycksele kommun. Om de lediga underlagen inklusive vikariat inte räcker till samtliga tillsvidareanställda kan uppsägning på grund av arbetsbrist bli aktuell. För personal med anpassade arbetsuppgifter gäller att anpassning av arbetsuppgifterna följer med arbetstagaren och är i sig inget hinder i förflyttning enligt denna hanteringsordning. HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 4/19

5 Rekryteringsgrupp Anställande chef ansvarar för att rekryteringsgrupp tillsätts. Rekryteringsgruppen är endast rådgivande. Facklig medverkan sker normalt med att ett arbetsplatsombud eller motsvarande ingår. Följande förhållningssätt/arbetssätt ska gälla i en rekryteringsgrupp, rekryteringsgruppen ska agera professionellt genom att: 1. Rådgöra inom rekryteringsgruppen och lämna förslag på den sökande som bedöms vara bäst kvalificerad och mest lämpad för tjänsten. 2. När rekryteringsgruppen avslutat sitt arbete fattar ansvarig chef beslut om tillsättning av tjänsten. 3. Gruppen ska ha kunskap om icke diskriminerande rekryterings- och urvalsmetoder. Kravspecifikation 2 När behovsanalysen är gjord upprättar ansvarig chef en kravspecifikation för befattningen, se Bilaga 1. Guide för kravspecifikation. Den ska tala om vilken formell kompetens, erfarenhet och personliga egenskaper som ställs på arbetstagaren för att klara de efterfrågade arbetsuppgifterna som anställningen kräver. En kravspecifikation är styrande för val av rekryteringsväg, utformning av annons, urval för anställningsintervju, upplägg och genomförande av intervju, referenstagning, beslut om anställning och om mångfalds och könsfördelning på arbetsplatsen är jämn 3. Det är nödvändigt att särskilt beakta den lagstiftning som finns inom området, exempel Diskrimineringslagen 2008: Denna lag har till ändamål att motverka diskriminering och på andra sätt främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder (1 ). Val av rekryteringsväg Inför valet av rekryteringsväg bör det tänkas på vilken målgrupp de sökande till tjänsten tillhör. Den vanligaste rekryteringsvägen är annonsering. Ansvarig chef formulerar ett annonsunderlag utifrån kravspecifikationen. Utformningen av annonsen sker på HR-enheten utifrån fastställda annonsmallar och riktlinjer, dessa finns i FirstClass/Arbetsgivare/Annonsering-Rekrytering. Annons ska formuleras ur ett jämställdhetsperspektiv, det underrepresenterade könet ska känna sig välkommen att söka. Formuleringar i annons får inte utestänga sökande med funktionsnedsättning. 2 Se Bilaga 1. Guide för kravspecifikation 3 Se Lycksele kommuns Mångfalds- och jämställdhetsplan 4 Diskrimineringslagen 2008:567, HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 5/19

6 Annonsering Alla tillsvidareanställningar och visstidsanställningar över 6 månader som inte kan tillsättas enligt, Rekryteringsordning, pkt 1-4 ska alltid annonseras. Normalt sker annonsering via Arbetsförmedlingen, hemsidan samt i förekommande fall dags/fackpress samt anslås på anslagstavlan i stadshuset foajé. Vid annonsering internt läggs annonsen bara ut i FirstClass samt på anslagstavlan i stadshuset foajé. Annonsunderlaget ska vara inlämnat till HR-enheten minst en vecka innan annonsering. Ansvarig chef får ett annonsförslag för godkännande innan annonsering sker. Ansökningstiden är minst 14 dagar. Respektive verksamhet står för sina egna annonskostnader. Andra rekryteringsvägar så som rekryteringsföretag kan användas vid vissa rekryteringar. Hantering av ansökningar Hantering av ansökningshandlingar sker i webbverktyget HR-support, hrsupporten.se. Ny tjänst När chef och rekryteringsgrupp har godkänt annons registrerar HR-enheten tjänsten i det webbaserade rekryteringsverktyget HR-supporten. Där registreras även vem som är rekryteringsansvarig, facklig representant och andra rekryterare som ska ingå i rekryteringsgruppen. Om man är ny användare av HR-supporten får man inloggningsuppgifter till sin mail. Manualer finns i FirstClass/Personalingång/Manualer och FirstClass/Arbetsgivare/Manualer. Vid frågor kontakta HR-enheten. Diarieföring/registrering Ansökning görs av den sökande själv i Lycksele kommuns webbaserade rekryteringsverktyg, HR-support. I annonser och på vår egen hemsida finns länk till HR-supporten, Ansökningar som kommer in via brev registreras i HR-supporten av HR-enheten. I HRsupporten kan rekryteringsansvarig och rekryteringsgruppen läsa ansökningarna löpande. Bekräftelse De som skickar in sin ansökan vi HR-supporten får automatiskt en bekräftelse på att ansökan har mottagits. För sent inkommen ansökan Ansökan hanteras enligt gängse rutiner. Till dess att beslut har fattats i rekryteringen beaktas alla ansökningar (även sent inkomna). För sent inkomna ansökningar skickas till HR-enheten för registrering i HR-supporten. Den sökande återtar sin ansökan Återtagande av ansökan bör ske skriftligt. Meddela HR-enheten detta så plockas den återtagna ansökan bort från HR-supportens sökandeförteckning. HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 6/19

7 Arbetsgivaren avbryter rekryteringen I de fall kommunen avbryter en tillsättning ska rekryteringsansvarig ta kontakt med HRenheten. HR-enheten skickar ut ett mail/brev via HR-supporten där skälen anges. Urvalsmetoder Utgå från kravspecifikationen när urvalet sker. Berörd chef ansvarar för att ett urval görs av sökande till intervju. Detta bör ske i samverkan med berörd personal/berörd personalorganisation alternativt rekryteringsgrupp. Det finns olika metoder att använda sig av för att bedöma en arbetssökandes kvalifikationer och lämplighet för jobbet, exempelvis intervju och tester. Intervju Att planera och genomföra en intervju kräver kunskap och erfarenhet för att kunna ställa rätt frågor och använda den information intervjun har gett. Alla intervjuer i ett anställningsärende ska utformas på ett likartat sätt och genomföras av samma intervjuare. Är det många personer som vill träffa den sökande är det bättre att sätta ut fler intervjutider alternativt en längre intervju där den sökande får träffa olika företrädare vid olika tidpunkter. Intervjun ska genomföras så objektivt som möjligt och först därefter dras slutsatser. Alla sökande ska få samma bemötande och möjlighet att visa upp sina starka sidor. Den sökande kallas per telefon vilket ger ett positivt intryck av Lycksele kommun som arbetsgivare och det ger även tillfälle för den sökande att ställa frågor inför intervjun. Vid det samtalet ska information ges om hur lång tid som är avsatt för intervjun samt vilka personer som ska delta. Intervjun ska uppfylla krav på tillgänglighet och övervägande ska göras vad gällande eventuella stöd- och anpassningsåtgärder för de funktionsnedsatta. Intervjufrågor och genomförande av intervjun Inför intervjun ska relevanta frågor förberedas utifrån kravspecifikationen och den sökandes ansökningshandlingar, se Bilaga 2. Exempel på intervjufrågor. Inled frågestunden med en presentationsrunda och informera om upplägget. Berätta kort om organisationen och vad befattningen innebär, ge den sökande en bild av de förväntningar som ställs på befattningen. Frågorna ska vara öppna och inte ledande. Ställ huvudsakligen frågor där den sökande måste utveckla ett svar, undvik frågor där det bara går att svara ja eller nej. Att intervjua är konsten att lyssna, det är den intervjuade som ska tala. Ställ även beteendebaserade frågor som hur den sökande har löst problem eller hanterat olika situationer i arbetet. I slutet av intervjun lämnas information till den sökande när återkoppling kan ges. Ta även upp om tidigaste tillträdesdag, referenspersoner samt vilket förhållande referenterna har till den sökande. Efter intervjun summeras intrycken och jämförs sedan med hur de överensstämmer med kravspecifikationen. Eventuella tveksamheter som finns kring personlig lämplighet eller yrkesmässiga kunskaper stäms av vid referenstagning. Referenstagning Syftet med referenstagning är att kontrollera och komplettera de uppgifter man hittills har om den sökande. Referenstagning ska alltid genomföras inför anställningsbeslut även om den HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 7/19

8 sökande är känd sedan tidigare, exempelvis genom timanställning. Komihåg att även ta interna referenser i kommunen. Minst två referenter ska kontaktas varav minst en tidigare chef/motsvarande till den sökande. För förslag på frågor till referenstagning, se Bilaga 3. Exempel på frågor vid referenstagning. Referenstagningen ska utgå från kravspecifikationen och intervjun. En fördel är om samma person från arbetsgivarsidan ringer samtliga referenter och att denna också deltagit vid intervjun. Slutbedömning Ansvarig chef tar tillsammans med representant från arbetsgruppen, tillika facklig företrädare alternativt rekryteringsgrupp ställning till vilken av de sökande som är bäst lämpad för tjänsten. Vid eventuella tveksamheter inför tillsvidareanställning kan provanställning bli aktuell, se Bilaga 5. Rutiner vid provanställning sidan 18. Vid tillsättning av befattningar som omfattas av legitimationsbestämmelser ska följande kontrolleras: Att legitimationen är utfärdad samt att den inte är återkallad. I förekommande fall kontrolleras: Att giltigt körkort finns. Att sökande från tredje land har uppehålls- och arbetstillstånd (Migrationsverket och Skattemyndigheten). Om den sökande har sjukersättning. Att den sökande inte blivit uppsagd på grund av personliga skäl eller blivit avskedad från anställning inom Lycksele kommun eller annan arbetsgivare. Att sökande till befattningar inom skola och barnomsorg samt befattningar inom psykiatrisk vård, vård av utvecklingsstörda, vård av barn och ungdom samt personal inom fritidsgårdar och simhall kontrolleras mot belastnings- och misstankeregistret söks av den arbetssökande 5. En arbetsgivare kan begära att en arbetssökande ska lämna läkarintyg om arbetsförmågan i anslutning till anställningen. Kostnaden för intyget ersätts av arbetsgivaren 6 Anställning och lönesättning Innan anställningserbjudandet görs en bedömning av lönenivå och lönesättning enligt kommunens lönestruktur. Om en sökande angivit löneanspråk och detta inte diskuteras innan anställningserbjudandet sker gäller löneanspråket. Lönesättningen sker i samråd med HRenheten. Därefter kontaktas den sökande för erbjudande om anställning, tillträdesdatum och lön. Tänk på att ett muntligt erbjudande är lika bindande som ett skriftligt. När överenskommelsen är klar skrivs anställningsavtalet under av medarbetaren och chef. För att säkerställa att folkbokfört namn och personnummer skrivs på avtalet ska legitimation begäras. En av anledningarna är att Lycksele kommun utfärdar sis godkända siths-kort till medarbetare. För att utfärda korten krävs korrekta uppgifter på namn- och personuppgifter. 5 Länk till blankett Belastningsregistret finns i FirstClass/Personalingång/Blanketter/Belastningsregistret 6 AB kap 2 Anställningen, 3, Intyg om arbetsförmåga, HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 8/19

9 I samband med att avtal skrivs under ska chef informera om Lycksele kommuns Alkohol och drogpolicy 7 samt kontrollera om personen har en bisyssla 8 som kan var förtroendeskadlig eller på annat sätt påverka arbetet. Chef skickar anställningsavtalet till HR-enheten för kommunens underskrift. HR-enheten skickar ut anställningsavtal 9 till den anställde och kopia till anställande chef samt den fackliga organisationen. Den nye medarbetaren ska även skriva under Lycksele kommuns sekretesshandling 10. Sekretess och tystnadsplikt är en viktig del i arbetet. Sekretess innebär att det är förbjudet att föra vidare uppgifter som omfattas av tystnadsplikt och sekretess till exempelvis privatpersoner eller anhöriga, det gäller det man fått till sig muntligen, sett eller hört. Förbudet gäller alla former av spridning, såväl muntlig som skriftlig, genom samtal i offentliga miljöer eller via sociala medier på Internet såsom exempelvis bloggar eller Facebook. Chefen tar muntlig kontakt med övriga som varit på anställningsintervju. Chef meddelar även HR-enheten vem som fått tjänsten. Via HR-supporten skickar HRenheten ut brev till övriga sökande med information om att tjänsten är tillsatt av annan sökande. HR-enheten sparar även en kopia av den nyanställdes ansökan i dennes akt. Bilaga 6. Chefens Checklista Rekryteringsprocessen är ett stöd i rekryteringsprocessen för dig som chef eller rekryterare. 7 Se Lycksele Kommuns Riktlinjer Alkohol och drogpolicy, 8 Blankett Bisyssla finns i FirstClass/Personalingång/Blanketter/Bisyssla 9 Anställningsavtalet finns i FirstClass/Arbetsgivare/Anställning/Blanketter 10 Sekretesshandling finns i FirstClass/Arbetsgivare/Anställning/Blanketter HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 9/19

10 BILAGOR Bilaga 1. Guide för kravspecifikation Kravspecifikationen ligger till grund för ledigkungörelsen och ska följa med genom hela rekryterings- och urvalsprocessen. Kravspecifikationen bör ta sin utgångspunkt i verksamhetens mål, befattningshavarens mål, ansvarsområden och arbetsuppgifter (en s.k. arbetsbeskrivning) och de krav detta ställer på medarbetaren avseende utbildning, erfarenhet, kunskap och kompetens. Definiera vilka krav som är absoluta, d.v.s. nödvändiga minimikrav för att kunna utföra arbetet på ett tillfredställande sätt och vilka som är önskvärda. Önskvärda krav berikar funktionen, men är inte helt avgörande för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Det kan också vara meriter som går att tillföra efter anställningen genom t ex internutbildning. Kompetenser spelar en avgörande roll då de är relativt beständiga, eftersom de kan vara svåra att förändra/utveckla till skillnad från kunskaper. De har därmed ett högt prognosvärde, d.v.s. förmåga att förutsäga framtida prestationer. Skapa gärna gemensamma definitioner i rekryteringsgruppen av de olika kompetenserna. Detta syftar till att ge gruppen en samsyn över vad de olika kompetenserna innebär, vilket därmed kan underlätta kommunikationen. Befattning INFORMATION OM TJÄNSTEN Verksamhet Anställningsform Omfattning Tillträdesdag Närmaste chef Rekryteringsgrupp Lönenivå HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 10/19

11 KRAVSPECIFIKATION Mål, ansvars- och arbetsbeskrivning Definiera vilka mål befattningshavaren ska arbeta mot inom ramen för verksamhetens mål och vilka ansvarsområden han/hon kommer att ha. Fundera över hur kraven på befattningen kommer att se ut i framtiden. Vilka är verksamhetens mål? Vilka är befattningshavarens mål och ansvarsområden? Vilka arbetsuppgifter ingår för att uppfylla målen (ange gärna fördelning i %)? Relativa vikten/betydelsen hos de olika målen och arbetsuppgifterna? Vilka utmaningar/förändringar står verksamheten inför? Vilka kunskaper och kompetenser blir mer eller mindre viktiga i framtiden? Hur är arbetsplatsen sammansatt/representerad vad gällande jämställdhet och mångfald? HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 11/19

12 forts. Kravspecifikation Utbildning (formella kvalifikationer, utbildning eller kurser). Måste krav Önskvärda meriter Erfarenhet (arbetslivserfarenhet av generell eller specifik karaktär eller annan relevant erfarenhet, t ex ideell). Måste krav Önskvärda meriter Kunskap (kunskaper kan definieras som inlärda teoretiska förmågor eller fakta inom ett ämnesområde, t ex språk-, data/it- och fackkunskaper, ekonomikunskaper). Måste krav Önskvärda meriter HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 12/19

13 Kompetens (kompetens kan definieras som förmågor, färdigheter och förhållningssätt. För exempel på och beskrivningar av kompetenser. Rekommendationen är att välja ut ca 6-8 kompetenser). Måste krav Önskvärda meriter Ev. intresse och motivation (drivkrafter och motivation kopplad till karriärutveckling och/eller arbetsuppgifter). Måste krav Önskvärda meriter Ev. övriga krav (fysiska, medicinska, praktiska eller andra typer av krav. T ex gällande körkort, arbetstider eller resdagar). Måste krav Önskvärda meriter HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 13/19

14 Bilaga 2. Exempel på intervjufrågor Arbetslivserfarenhet 1. Berätta om dina tidigare arbetslivserfarenheter. 2. Berätta om ditt senaste arbete ansvarsområde, organisatorisk placering, arbetsuppgifter med mera. 3. På vilken av dina tidigare arbetsplatser har du trivts bäst och varför? 4. Har du någon erfarenhet från liknande arbete sedan tidigare? Personrelaterade frågor 5. Berätta om dig själv som person. 6. Vilka är dina ambitioner och mål? 7. Vilka är dina starka sidor? 8. Vilka sidor kan du utveckla? 9. Inom vilka områden behöver du utbildning/utveckling? 10. Hur reagerar du om någon kritiserar dig? 11. Hur reagerar du på tidspress i arbetet? 12. Beskriv relationer/samarbete med tidigare chefer och medarbetare. 13. Hur skulle dina nuvarande arbetskamrater beskriva dig? 14. Vad brukar du göra på fritiden? 15. Finns det något i din familjesituation som gör att du har särskilda önskemål, exempelvis när det gäller arbetstider, resor? 16. Är det något jag behöver veta om ditt hälsotillstånd. Varför är personen intresserad av tjänsten? 17. Vilka är skälen till att du söker detta arbete? 18. Vilka kvalifikationer tror du att du har som gör dig rätt för detta arbete? 19. Vilka personliga egenskaper tror du att du har som gör dig rätt för detta arbete? Ställ också beteendebaserade frågor, till exempel hur den sökande har löst problem eller hanterat olika situationer i arbetet. HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 14/19

15 Bilaga 3. Exempel på frågor vid referenstagning Utgå vid referenstagning från aktuell kravspecifikation och eventuella oklarheter från intervjutillfället. Tänk också på att kritiskt bedöma den information som framkommer vid referenstagningen. Nedanstående frågor kan ses som stöd vid referenstagning och bör kompletteras med följdfrågor: 1. Vilket förhållande har du till den sökande (chef, arbetskamrat etc.)? 2. Beskriv er organisation och eventuella förändringar inom en snar framtid. 3. Vilka arbetsuppgifter och vilken roll har/hade den sökande i er organisation? 4. Vilka är den sökandes starka sidor? 5. Vad har den sökande för förbättringsområden? 6. Upplever du att den sökande bäst arbetar i grupp eller individuellt? 7. Vad har den sökande för: a. Initiativförmåga? b. Stresshanteringsförmåga? c. Samarbetsförmåga? d. Social kompetens? 8. Vilken flexibilitet har den sökande vad gäller att ta på sig nya arbetsuppgifter, ändra arbetstider etc.? 9. Hur tror du att den sökande skulle klara arbetet utifrån kraven i kravspecifikationen? 10. Hur ser den sökandes frånvarobild ut (punktlighet, sjukfrånvaro etc.)? 11. Skulle du anställa den sökande igen? HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 15/19

16 Bilaga 4. Exempel Mall Urval (Intervju) Dnr Tom mall finns på nästa sida Använd mallen när du ska bedöma vad som kommer fram genom intervju, referenstagning med mera. Utgå från annonsen som bygger på krav-profilen när du tar fram mallen för bedömning. Var beredd på att alltid kunna motivera ditt ställningstagande. När du tar fram viktningsmallen tänk på att inte ta med för många kompetenser. Under intervjun är det rimligt att bedöma 4 till 5 kompetenser. Vikta* alternativen enligt skalan nedan för att ange hur betydelsefull kompetensen är. Bedömningsområden/Krav Strukturerad Självständig Resultat Kreativ Strategisk Referenser Viktning* av kompetens Eva Ivrig Anders Lättsam Håkan Redig Elisabeth Språng Bertil Korg Summa Betyg *viktning Betyg 1, det finns litet eller inget underlag på att personen uppfyller kompetensen 2, personen har kvalifikationer till viss del men uppfyller inte kraven fullt ut 3, personen uppfyller de kriterier vi har satt upp för kompetensen fullt ut Viktning* 1, det är kompetens som är bra om den sökande har, men tillhör inte de krav som vi bedömer är viktigast för tjänsten. Kompetens kan erhållas på arbetsplatsen 2, står för kompetens som vi bedömer är viktig för tjänsten dock inte viktigast 3, är den kompetens/kompetenser som bedöms viktigast för tjänsten Datum: Namn: Tjänst: Ref.nr: HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 16/19

17 URVALLS MALL Använd mallen när du ska bedöma vad som kommer fram genom intervju, referenstagning med mera. Utgå från annonsen som bygger på krav-profilen när du tar fram mallen för bedömning. Var beredd på att alltid kunna motivera ditt ställningstagande. När du tar fram viktningsmallen tänk på att inte ta med för många kompetenser. Under intervjun är det rimligt att bedöma 4 till 5 kompetenser. Vikta* alternativen enligt skalan nedan för att ange hur betydelsefull kompetensen är. Bedömningsområden/Krav Viktning* av kompetens Summa Betyg *viktning Namn: Namn: Namn: Namn: Namn: Namn: Betyg 1, det finns litet eller inget underlag på att personen uppfyller kompetensen 2, personen har kvalifikationer till viss del men uppfyller inte kraven fullt ut 3, personen uppfyller de kriterier vi har satt upp för kompetensen fullt ut Viktning* 1, det är kompetens som är bra om den sökande har, men tillhör inte de krav som vi bedömer är viktigast för tjänsten. Kompetens kan erhållas på arbetsplatsen 2, står för kompetens som vi bedömer är viktig för tjänsten dock inte viktigast 3, är den kompetens/kompetenser som bedöms viktigast för tjänsten Datum: Namn: Tjänst: Ref.nr: HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 17/19

18 Bilaga 5. Rutiner vid provanställning I AB kap 2 Anställningen, 4 mom. 2 anges: Mom. 2, 6 LAS, provanställning, ersätts av följande bestämmelser: Provanställning kan komma i fråga under sammanlagt högst 6 kalendermånader om det föreligger ett prövobehov. Provanställning kan avbrytas utan särskilda skäl med en månads ömsesidig uppsägningstid. Vill inte arbetsgivaren eller arbetstagaren fortsätta efter att prövotiden har löpt ut ska besked om detta lämnas senast vid prövotidens utgång. Anmärkning Arbetsgivaren ska underrätta berörd arbetstagarorganisation om anställningsavtalet inom en månad efter anställningens ingående. När kan det bli aktuellt med provanställning? o När det finns ett prövobehov arbetsuppgifternas art eller att arbetsuppgifterna ställer särskilda krav på samarbetsförmåga, arbetsledning, smidighet och liknande eller att det i förväg kan vara svårt att bedöma den sökandes kvalifikationer. o Provanställning kan inte bedömas förrän man vet vem som ska anställas. o Vid annonsering kan anges att provanställning kan bli aktuellt o Provanställning får inte förekomma generellt. Följande gäller inom Lycksele kommun Samtal bör hållas tre gånger under provanställningen, det första inom en månad efter tillträdet. Samtal två efter tre månader och samtal tre en månad innan provanställningen går ut. Det är betydelsefullt att dessa samtal dokumenteras. Närmaste chef bör snarast, senast vid prövotidens utgång, meddela arbetstagaren om hon/han kan räkna med fortsatt anställning eller inte och ange skälen för beslutet. Observera att en provanställning som fortsätter efter den bestämda prövotidens slut övergår till att bli en tillsvidareanställning. Om provanställningen inte övergår till en tillsvidareanställning: o Saklig grund behöver inte anges som skäl för att fortsatt anställning inte erbjuds men det är rimligt att ange skälen för beslutet. o Ingen formell underrättelseskyldighet finns och varseltider behöver inte anges o Omplaceringsskyldighet finns inte Provanställning som övergår i en tillsvidareanställning o Nytt anställningsavtal skrivs och sänds till HR-enheten. Vid provanställning av personliga assistenter gäller reglerna enligt 6 LAS Avtal får även träffas om tidsbegränsad provanställning, om prövotiden är högst sex månader. Vill inte arbetsgivaren eller arbetstagaren att anställningen skall fortsätta efter det att prövotiden har löpt ut, skall besked om detta lämnas till motparten senast vid prövotidens utgång. Görs inte detta, övergår provanställningen i en tillsvidareanställning. Om inte annat har avtalats, får en provanställning avbrytas även före prövotidens utgång. I Bilaga M finns särskilda bestämmelser om provanställning som syftar till tillsvidareanställning. Bestämmelsen gäller för lärare vars huvuduppgift är undervisning, förlagd till läsår inom det offentliga skolväsendet eller inom den kommunala musikskolan. Arbetstagare som inte tidigare varit tillsvidareanställd som lärare provanställs automatiskt under de första 12 månaderna av en erbjuden tillsvidareanställning. Om provanställningen ska avbrytas eller inte övergå i en tillsvidareanställning ska reglerna i 31 LAS om underrättelse till arbetstagare och varsel till den lokala arbetstagarorganisationen 14 dagar i förväg följas. Bestämmelserna i bilaga M gäller endast i ovan nämnd situation. För övriga provanställningar av lärare gäller AB; s bestämmelser. Förskollärare/fritidspedagoger/hemspråkstränare, respektive SFI-lärare som inte varit tillsvidareanställd som förskollärare/fritidspedagog/hemspråkstränare respektive SFI-lärare provanställs under de första 12 månaderna av anställningen (enligt Central och lokal protokollsanteckning till HÖK med Lärarförbundets och Lärarnas Riksförbunds Samverkansråd) Enligt en Central och lokal protokollsanteckning till HÖK med Lärarförbundets och Lärarnas Riksförbunds Samverkansråd finns en särskild tidsbegränsad anställningsform, legitimationsgrundande anställning, som tillämpas på nyexaminerade lärare/förskollärare under introduktionsperioden. HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 18/19

19 Bilaga 6. Chefens Checklista Rekryteringsprocessen *Den blå texten är länkar till respektive dokument i texten. Håll in ctrl och klicka på den blå texten för att komma till rätt dokument. REKRYTERINGSPROCESS KAPITEL X 1. Gör behovsanalys Behovsanalys 2. Utred rekryterings- och hanteringsordningen Rekryteringsordning & Hanteringsordning 3. Rekryteringsgrupp väljs 4. Utforma kravspecifikation Kravspecifikation 5. Välj rekryteringsväg Val av rekryteringsväg 6. Gör annonsunderlag utifrån kravspecifikationen Annonsering 7. Minst en vecka innan annonsering skickas annonsunderlag till HR-enheten för annonsering och registrering i HRsupporten Annonsering HR-enheten registrerar i HR-supporten, rekryteringsgrupp och chef får tillgång till verktyget För sent inkomna ansökningar skickas till HR-enheten för registrering i HR-supporten Hantering av ansökningar, Ny tjänst, Diarieföring/registrering, Bekräftelse, För sent inkommen ansökan, Den sökande återtar sin ansökan, Arbetsgivaren avbryter rekryteringen För sent inkommen ansökan 10. Urval görs utifrån Kravspecifikationen Urvalsmetoder 11. Intervju (Använd gärna urvalsmallen) 12. Referenstagning (Använd gärna urvalsmallen) Intervju, Bilaga 2. Exempel på intervjufrågor, Bilaga 4. Exempel Mall Urval (Intervju). Referenstagning, Bilaga 3. Exempel på frågor vid referenstagning 13. Slutbedömning Slutbedömning 14. Rekryteringsgrupp kommer överens 15. Provanställning kan vara aktuellt Bilaga 5. Rutiner vid provanställning 16. Vid befattningar där legitimation eller andra intyg behövs kollas detta, (ex. Läkarintyg för arbetsförmåga och Lärarlegitimation Anställning och lönesättning mm) 17. Om en sökande angivit löneanspråk och detta inte diskuteras innan anställningserbjudandet sker gäller löneanspråket. Anställning och lönesättning Lönesättningen sker i samråd med HR-enheten 18. När rekryteringsgrupp är överens tar chef kontakt med den sökande för erbjudande om anställning, tillträdesdatum, lön Anställning och lönesättning 19. Kolla ev. bisyssla Anställning och lönesättning När överenskommelse om anställning är klar, skrivs anställningsavtal. Legitimation ska begäras. Original av anställningsavtal skickas till lönehandläggare på HR-enheten. HR-enheten skickar därefter ut anställningsavtal till den anställde, verksamheten, de fackliga organisationerna. Chef tar kontakt med de övriga som varit på anställningsintervju för att berätta att en annan sökande fått tjänsten. Chef meddelar HR-support ansvariga på HR-enheten vem som fått jobbet. De skickar i sin tur ut mail till de övriga sökande. Anställning och lönesättning Anställning och lönesättning Anställning och lönesättning 23. Ge introduktion Se Lycksele kommuns riktlinjer för introduktion. HR-enheten, Rekrytering, Riktlinjer Lycksele Kommun Sida 19/19