DATUM: DIARIENR: A /08 TEAM HR

Transkript

1 ANSTÄLLNINGS- OCH REKRYTERINGSPROCESS DATUM: DIARIENR: A /08 TEAM HR Anställnings- och rekryteringsprocess 1. Behovsanalys och initiering av rekryteringsärende ska tillämpa en tidig samverkan och öppen dialog med de fackliga organisationerna angående personalbehov. För att uppnå en god och långsiktig kompetensförsörjning är myndighetens strategi att utöver extern rekrytering se till att skapa utvecklingsmöjligheter för befintlig personal. 2. Beslut om rekrytering Beslut om behov av rekrytering tas av arbetsgivaren i samverkan med de fackliga organisationerna. När myndigheten fattat beslut om att rekrytering ska ske görs en tydlig kravprofil. 3. Upprättande av kompetensprofil tar tillsammans med HR och i samverkan med facken fram ett förslag till kompetensprofil för befattningen samt fastställer tidsplan och forum för ledigförklarande. Kompetensprofilen ska spegla befattningshavarens roll, ansvarsområden och arbetsuppgifter. I kompetensprofilen ska ingå: a) krav på kunskap b) krav på erfarenhet c) krav på färdighet d) krav på personliga egenskaper 4. Planering av rekryteringsprocessen En planering som innehåller tidsplan och lönenivå tas fram. Utifrån kompetensprofilen utformas en annons som diarieförs. Kompetensprofilen ska utformas så att det blir naturligt för både kvinnor och män att söka. 5. Ledigförklarande Lediga anställningar annonseras läggs på den nationella sidan på Intrapolis och anslås på myndighetens anslagstavla. Lediga anställningar som polisman anslås

2 dessutom på Rikspolisstyrelsens anslagstavla. Vidare sker annonsering på och samt eventuellt via arbetsförmedlingens platsbank och facktidsskrifter/övriga externa media. Vid omplacering sker med intresseanmälan annonseringen via Polismyndigheten i Kalmar läns sida på Intrapolis. ombesörjer att annonsering sker i valda forum. Lämplig ansökningstid är 2-3 veckor. Ansökningar/intresseanmälningar diarieförs. 6. Återkoppling till sökande Sökandeförteckning upprättas. Vid rekrytering skickar en bekräftelse till de sökande med tack för ansökan och eventuell övrig information. Vid omplacering bekräftas att intresseanmälan mottagits via Groupwise. 7. Genomgång av inlämnade intresseanmälningar/ansökningar och urval till eventuella intervjuer beslutar i samverkan med facken vilka som eventuellt ska kallas till personliga intervjuer. 8. Intervju En partsammansatt grupp samlas och gör intervjuerna(rekryteringsgrupp).syftet med anställningsintervjun är dels att informera om den utlysta funktionen, dels att värdera den sökandes lämplighet. Samtliga medverkande under intervjuerna noterar sina synpunkter utifrån den intervjumall som tagits fram. När alla intervjuer är genomförda går rekryteringsgruppen igenom synpunkterna om de intervjuade som grund för eventuell referenstagning. 9. Referenstagning Referenstagningen syftar till att bekräfta respektive dementera styrkor och svagheter som framkommit under intervjun och anpassas efter aktuell kompetensprofil. Referenser tas av HR-team och kan även tas före intervju. 10. Förord, erbjudande och beslut om tillsättning Vid rekrytering gör rekryteringsgruppen en slutlig sammanvägning utifrån ansökan, intervjuer och referenstagning som grund för vem som förordas till anställningen. Vid omplacering grundar sig förordet på kunskap om de sökande samt eventuella intervjuer och eventuell referenstagning. Avdelningschef fattar i samråd med HR-chefen beslut om vem som ska erbjudas anställningen/den internt utlysta funktionen. I anställningserbjudandet ska alla detaljer vara klargjorda (såsom lön, datum för tillträde, mm). Löneförslaget ska även presenteras för berörd facklig organisation. Lönenivå skall dock vara fastställd redan vid utlysandet av funktionen. När förhandlingen om anställningsvillkor är klar skriver Hr-teamet beslut om anställning och

3 anställningsavtal/beslut om ny funktion. Beslut hålls under sekretess tills samtliga sökande hunnit få återkoppling, se nedan. 11. Återkoppling till de sökande ger återkoppling till de sökande som erbjuds tjänsten och de som ej erbjudits tjänst. De som deltagit i intervju får muntlig återkoppling. Övriga sökande får ett brev/meddelande med tack för visat intresse. 12. Kungörelse ser till att information om intern såväl som extern tillsättning går ut via Polismyndigheten i Kalmar läns sida på Intrapolis samt att anställningsbeslut kungörs via den nationella sidan på Intrapolis och på myndighetens anslagstavla. Beslut om anställning av polisman ska dessutom kungöras på Rikspolisstyrelsens anslagstavla. Bilagor: 1. Omplaceringsmodell 2. Rekryteringsmodell

4 ANSTÄLLNINGS- OCH REKRYTERINGSPROCESS Bilaga 1 Omplaceringsmodell definierar och analyserar behovet av omplacering av personal till en ledig funktion kallar till MBL-förhandling. Denna kan leda till en direkt omplacering och går då inte vidare. Behörig chef meddelar Teamchef HR om behovet av omplacering till funktion inom avdelningen. Underlag för kravprofil till intresseanmälan översändes till teamchefen HR. HR och chef samråder om underlaget. HR samverkar med facken om innehållet i annonsen för intresseanmälan till omplacering. Tar fram intresseanmälan för omplacering, vilken diarieförs. Intresseanmälan för omplacering läggs ut på Intrapolis/Kalmar Registratorn diarieför intresseanmälningarna. Bekräftelse till sökande via gw görs av.. Efter sista ansökningsdag skickas kopior till fackliga företrädare och arbetsgivaren. Går igenom intresseanmälningarna. Föreslår om någon/några ska kallas till intervju och när. Samverkar med fackliga företrädare om urval och tidsplan Bokar lokal för ev.intervjuer samt kallar till dessa Rekryteringsgrupp* Gör intervjuerna. Beslut om ev. inhämtning av referenser. Referenstagning utförs av HR. Gör efter intervjuerna en sammanställning och ett förord HR dokumenterar och daterar. Det ska där framgå att man är överens 1

5 ANSTÄLLNINGS- OCH REKRYTERINGSPROCESS Bilaga 1 Avdelningschef/ bitr. avdelningschef & HR AC /BAC fattar beslut om vem som ska erbjudas omplaceringen till funktionen. (Mbl inför beslut vid oenighet). Eventuell ny lön beslutas i samråd med HR-chef. Ger återkoppling till samtliga sökande. Skriver beslut, AC skriver under, och HR ser till att PAC ändrar i Palassoträdet. * Rekryteringsgruppen består av ansvarig chef, HR och fackliga företrädare 2

6 ANSTÄLLNINGS- OCH REKRYTERINGSPROCESS Bilaga 2 Rekryteringsmodell definierar och analyserar behovet av rekrytering av personal till en ledig funktion. kallar till MBL-förhandling. Behörig chef meddelar Teamchef HR om rekryteringsbehov och skickar med ett underlag till annons innehållande bl.a. kompetensprofil, forum för annonsering, tidsplan för rekrytering och förslag till lönenivå. Förslag till lönenivån tas fram tillsammans med HR-chefen. HR och chef samråder om underlaget. Samverkar med facken om rekrytering och annonsförslag. Beslutar om forum för annonsering och myndighetens anslagstavla. Tar fram annons som diarieförs. Ombesörjer ledigförklarandet. Registratorn diarieför ansökningar. Ser till att de sökande får bekräftelse Efter sista ansökningsdag skickas kopior till fackliga företrädare och arbetsgivaren. Går igenom ansökningarna. Föreslår om någon/några ska kallas till intervju och när. Samverkar med fackliga företrädare om urval och tidsplan Bokar lokal för intervjuer samt kallar till dessa Rekryteringsgrupp* Gör intervjuerna. Beslut om ev inhämtning av referenser. Referenstagning utförs av HR. Gör efter intervjuerna en sammanställning och ett förord. HR dokumenterar och daterar. Det ska där framgå att man är överens.

7 ANSTÄLLNINGS- OCH REKRYTERINGSPROCESS Bilaga 2 Avdelningschef/ bitr. avdelningschef & HR AC /BAC fattar beslut om vem som ska erbjudas tjänsten. (Mbl inför beslut vid oenighet). Lönen beslutas i samråd med HR-chef. Ger återkoppling till samtliga sökande. Skriver beslut, AC skriver under, och HR kungör detta efter att återkoppling har gjorts av arbetsgivaren. Kungör tillsättningen på myndighetens anslagstavla, Intrapolis Kalmar, Intrapolis Nationella sidan och vid anställning av polisman även på Rikspolisstyrelsens anslagstavla. * Rekryteringsgruppen består av ansvarig chef, HR och fackliga företrädare