KOMPETENSFÖRSÖRJNING

Transkript

1 KOMPETENSFÖRSÖRJNING Om konsten att tillgodose organisationens behov av arbetskraft Upplägget Introduktion Viktiga begrepp Kompetensförsörjningsprocessen Rekrytering i fokus Summering 1

2 Kompetensförsörjning enligt Granberg Granberg (2011, s 365): en sammanfattande benämning på planering och åtgärder som syftar till att tillgodose företagets behov av arbetskraft, såväl kvantitativ som kvalitativ REKRYTERA UTVECKLA AVVECKLA Varför är det så viktigt att prata om kompetensförsörjning? Brist på utbildad arbetskraft Stora kompetensöverföringsbehov Praktisk hantering av arbetskraftstillskottet Nya krav från en mer flexibel generation Kriget om talangerna 2

3 Kompetensförsörjningens strategiska sida Vad vill företagen? Skapa hållbara konkurrensfördelar på marknaden Man vill vara en aktör att räkna med! Hur ska det ske? Attrahera och behålla medarbetare Identifiera framtida kompetensbehov Bygga affärer och strategier på befintlig kompetens VAD ÄR KOMPETENS? Generell beskrivning: En individs förmåga att utföra ett visst jobb 3

4 Kompetensbegreppet KUNSKAP Kompetens TILL- FÄLLE VILJA Enligt Granberg (2011) Kunskapens beståndsdelar enligt Granberg (2003:405): - Faktakunskaper - Förståelse - Färdighet - Förtrogenhet Kompetens och Kvalifikation Faktisk kompetens Uppgiftens krav på kompetens (kvalifikation) INDIVIDEN VISAD KOMPETENS HANDLING UPPGIFTEN Formell kompetens Föreskriven kompetens (kvalifikation) Omarbetad efter Ellström i Granberg (2011:517) 4

5 Från kompetensutveckling till kompetensförsörjning KOMPETENSUTVECKLING aktivitet för att bredda alternativt höja individers och gruppers kompetens KOMPETENSFÖRSÖRJNING process i organisationen för att fortlöpande säkerställa rätt kompetens för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov Granberg (2003:280): Kompetensförsörjning är den sammanfattande benämningen på de planer och åtgärder som syftar till att tillgodose företagets behov av arbetskraft, såväl kvantitativ som kvalitativ PA/HR-planering Kvantitativa och kvalitativa aspekter av arbetsstyrkans sammansättning (behov och tillgång) Antal och rörlighet Arbetstidsuttag Kapacitet Alla aktiviteter är beroende av varandra Analysmetoderna och verktygen kan vara mer eller mindre sofistikerade Handlar alltid om människor! Täcker såväl nutid som framtid inom hela PA-området 5

6 Kompetensförsörjningsprocessen Möjligt indata: Verksamhetens behov Kompetenspolicy Tidigare utvärderingar Återkoppling Förväntade resultat? Rätt kompetens Nöjd medarbetare Nöjd kund INVENTERA PLANERA UTVÄRDERA GENOMFÖRA Inventera: Steg 1 Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 ANALYSERA KOMPETENS KRAV Analysera krav: - Omvärld - Kunder - Strategier 6

7 Organisationens yttre och inre kontext Företagets yttre kontext styr organisationens: Behov av kompetensutveckling Strategival för att hantera behovet Företagets inre kontext handlar om organisationens olika system: Det tekniska Det ekonomiska Det sociala Kunskapsbindning Kunskap kan bindas till: Kapitalet ett pappersbruks maskinpark Organisationen ett byggföretags samverkande (tysta) kunskap Individen ett IT-företags anställda 7

8 Inventera: Steg 2-3 Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 ANALYSERA KOMPETENS KRAV IDENTIFIERA KOMPETENS BEHOV KARTLÄGG BEFINTLIG KOMPETENS Analysera krav: - Omvärld - Kunder - Strategier Identifiera kompetensbehov: - Yttre kontext - bör-läget - Precisera behov - Prioritera Kartlägg befintlig kompetens: - Inre kontext - nu-läget - Medarbetarsamtal - Enkäter Arbetssätt för kompetenskartläggning? Vilket förhållningssätt har organisationen till kompetensutveckling? Vilken syn på kompetens finns i organisationen? Vilka värderingar finns kring synen på medarbetarna och deras kompetens? Kartläggningen gäller både framtida och dagens kompetensbehov Verksamhetsplanering Kompetensplanering 8

9 Verktyg för kompetenskartläggning Helhetsgrepp: IPF:s kompetenshjul (Granberg 2003) 21 steg (Granberg 2003) Fröberg & Franks 7 steg (Personalhandboken) Standard för strategisk kompetensförsörjning (Bowin 2004) Kompetensgap: Spindeldiagram / Kompetensstjärnan (Bjurklo & Kardemark 2003) Medarbetarenkät Medarbetarsamtal Inventera: Steg 2-4 Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 ANALYSERA KOMPETENS KRAV IDENTIFIERA KOMPETENS BEHOV KARTLÄGG BEFINTLIG KOMPETENS IDENTIFIERA KOMPETENS- GAP Analysera krav: - Omvärld - Kunder - Strategier Identifiera kompetensbehov: - Yttre kontext - bör-läget - Precisera behov - Prioritera Kartlägg befintlig kompetens: - Inre kontext - nu-läget - Medarbetarsamtal - Enkäter Identifiera kompetensgap: - Skillnad mellan bör-läge och nu-läge - Ska fyllas med kompetensutveckling - Vad ska åstadkommas? - Till vilken grad? 9

10 Att upptäcka kompetensbristerna En kartläggning av befintlig kompetens och eventuella behov bör utgå från: Anställdas förmåga att lösa uppgiften Anställdas möjligheter att lösa uppgiften Anställdas motivation att lösa uppgiften Bristerna kan motverkas genom att: Öka kunskapen om hur uppgiften löses (personalutbildn.) Förändra yttre faktorer (tekniska hjälpmedel, sätta av tid) Påverka attityder (mål, visioner) Prioritering av gap Den anställde det som är viktigt i det dagliga arbetet Enhetschefen det som är viktigt för enhetens funktion och utveckling Ledningen det som är viktigt för att företaget ska kunna leva upp till fastställda strategier och mål 10

11 Planera: Steg 1-2 Steg 1 Steg 2 IDENTIFIERA KOMPETENS- MÅL UPPRÄRTTA PLANER Identifiera kompetensmål: - Inom vilka områden? - Vilken är målgruppen? - Vilka är behoven? - Vilka är målen? Upprätta planer: - Vilka är aktiviteterna? - När ska det ske? - Vilka omfattas? Genomföra REKRYTERA UTVECKLA AVVECKLA Rekrytering: - Extern - Intern - Omplacering - Head-hunting Utveckling: - Arbetsrotation - Personalutbildning - Lära av varandra - Mentorsystem - Uppmuntra självstudier - Samarbetsträning Avveckling: - Uppsägning - Outplacement - Omplacering - Pensionsavgång - Avveckling 11

12 Några funderingar Motivation och engagemang Ibland acceptera motstånd mot att delta i planerade aktiviteter Balansen mellan organisationens behov och anställdas behov Felbedömning av kompetensutvecklingsbehov Rätt lösning, men fel problem Man gör saker på rätt sätt, men inte rätt saker Kompetenshöjningens paradox Vem gör lågkvalificerat arbete när lågutbildade sägs upp och högutbildade anställs? Nyutbildad anställd slutar = investering återbetalas ej Utvärdera: Steg 1-2 Steg 1 Steg 2 UTVÄRDERA MÅLUPPFYLLELLSEN GENOMFÖRA FÖRBÄTTRINGAR Utvärdera måluppfyllelsen: - Var konkret - Ta hjälp av andra vid mätning (anställda, ledning, kunder) Genomföra förbättringar: - identifiera de områden där målen inte uppfyllts - Planera och initiera förbättringsåtgärder 12

13 Kompetensförsörjningsprocessen Möjligt indata: Verksamhetens behov Kompetenspolicy Tidigare utvärderingar Återkoppling Förväntade resultat? Rätt kompetens Nöjd medarbetare Nöjd kund INVENTERA PLANERA UTVÄRDERA GENOMFÖRA Bemanning och Rekrytering genom anställning tillgodose företagets behov av personal Tillsvidare Temporär (projekt, vikariat, tidsbegränsad) Bemanning alla åtgärder som syftar till att tillgodose företagets behov av personal Rekrytering Inhyrning av arbetskraft Köp av konsulttjänster Entreprenörer 13

14 Rekryteringsprocessen Avslag till övriga sökande Anställning Rekryteringsordning Slutbedömning Val av sväg MBL-förhandling vid chefstillsättning Hantera ansökningshandlingar Referenstagning Gallring och urval Fyller många funktioner: - Bestämmer skanal - Utformning av annons - Urvalskriterier - Upplägg och genomförande av intervju - Underlag för det formella beslutet om anställning - Introduktionen av den nyanställde 14

15 Rekryteringsordning Rekryteringsordning + Extern = ny medarbetare tillförs organisationen utifrån + Intern = redan anställd får den lediga tjänsten + Rekryteringsordning - Omplacering inom avdelningen - Omplacering inom företaget - Utökad sysselsättningsgrad för personal med deltid - Interna sökande - Företrädesberättigade enligt LAS - Extern Val av sväg Rekryteringsordning Val av sväg + Ledig tjänst ska ALLTID utlysas + Valet av kanal styrs av kravspecifikationens innehåll och tänkt målgrupp + Olika svägar: - Annonser - Arbetsförmedlingar - Headhunting, Personliga kontakter - Öppet hus, Jobbmässor, Studiebesök 15

16 Hantera ansökningshandlingar + Sammanställ alla ansökningar - En översiktlig bild - Meriterna i kravspecen i fokus + Skicka bekräftelse till ALLA sökanden om att ansökan är mottagen Rekryteringsordning Val av sväg Hantera ansökningshandlingar Gallring och urvalsmetoder Rekryteringsordning + Gallring i tre steg 1) Utgå från informationen som finns i ansökan 2) Lägg till övrig information 3) Väg de sökande mot varandra + Var medveten om jämställdhets- och mångfaldsaspekten vid urvalet Val av sväg Hantera ansökningshandlingar Gallring och urval 16

17 Referenstagning Rekryteringsordning + Kontakt med nuvarande eller tidigare arbetsgivare - Kontroll av angivna uppgifter - Information om tidigare arbetsuppgifter - Bedömning av tidigare arbetsinsatser + Fråga alltid om lov innan kontakt med referenser Val av sväg Hantera ansökningshandlingar Referenstagning Gallring och urval MBL-förhandling vid chefstillsättning + Förhandlingar med facket när chefsbefattning ska tillsättas + Facklig representant kan närvara vid intervju Rekryteringsordning Val av sväg MBL-förhandling vid chefstillsättning Hantera ansökningshandlingar Referenstagning Gallring och urval 17

18 Slutbedömning + En helhetsbedömning + Provanställning vid osäkerhet + Lita inte bara på magkänslan Rekryteringsordning Slutbedömning Val av sväg MBL-förhandling vid chefstillsättning Hantera ansökningshandlingar Referenstagning Gallring och urval Anställning och Avslag till övriga sökande Rekryteringsordning + Bestäm lön innan anställningserbjudandet ges + Muntligt erbjudande är bindande! + Båda parter ska underteckna avtalet innan tillträdet Avslag till övriga sökande Anställning Slutbedömning Val av sväg MBL-förhandling vid chefstillsättning Hantera ansökningshandlingar Referenstagning Gallring och urval 18