1. Fyll i din kontaktinformation * Förnamn. Efternamn. Tjänst eller befattning. E-post. Kommun

Transkript

1 IT i kommunerna 2013 Enkäten IT i kommunerna 2013 är Kommunförbundets utredning om IT och informationsförvaltning i kommunerna och samkommunerna. Enkäten tar fram jämförande uppgifter för Kommunförbundets och kommunernas behov. Senaste kartläggning gjordes I år genomförs IT-kartläggningen i två delar. Enkäten har skickats till alla kommuner och samkommuner. Samtidigt skickas också enkäten IT i skolorna 2013 ut till organisationer med ansvar för grundskolorna och gymnasierna. Det är möjligt att båda enkäterna kommer till samma personer i vissa organisationer. Vi ber er i så fall besvara båda enkäterna. Denna gång har syftet varit att få mer information om skolorna och gymnasierna, eftersom digitala arbetssätt blir allt vanligare i skolorna och avsikten är att elektroniska studentskrivningar ska införas Fyll i din kontaktinformation * Om fler än en person besvarar enkäten kan personernas kontaktinformation skrivas in i det öppna textfältet i slutet av enkäten. Förnamn Efternamn Tjänst eller befattning E-post Kommun

2 2. Kryssa för och fyll i ditt mobilnummer i textfältet om du önskar få en ÄRRÄ-kod som pris. Fyll i det telefonnummer som du vill att textmeddelandet med ÄRRÄ-koden ska skickas till. Varje uppgiftslämnare får en kod. Om du inte vill ha något pris kan du lämna fältet tomt. Koden sänds samtidigt till alla uppgiftslämnare då enkäten avslutats Mobiltelefon (i formatet ) Nyckeltal och organisering av informationsförvaltningen 3. IT-utgifter 2013, Med IT-utgifter avses utgifter som budgeterats för år Investeringar periodiseras inte. Ange beloppen i tusen euro (1000 ). Den egna personalens löner Utrustning Konsulttjänster Telekommunikation och dataöverföring (exkl. telefonutgifter) Program, användarrättigheter och underhåll Upphandling av tjänster (som inte ingår i de föregående punkterna) Totala utgifter 4. Vilka förändringar sker i IT-utgifterna ? De minskar De är oförändrade De ökar 5. I fältet nedan kan du ge mer utförliga uppgifter om IT-utgifterna.

3 6. Antal heltidsanställda inom IT i organisationen åren 2012 och 2013, årsverken Anställda 2012 Anställda Antal arbetsstationer, st. (inkl. smarttelefoner, surfplattor, bärbara datorer osv.) Används av personalen Används av kunderna Används av förtroendevalda 8. IT-underhållet/den grundläggande informationstekniken har i organisationen i huvudsak ordnats med hjälp av den egna personalen genom externa tjänster genom samarbete kommunerna emellan genom kommunalt ägda IT-företag 9. Vilka tjänster i anslutning till IT-underhåll/grundläggande informationsteknik har lagts ut till utomstående? 10. I organisationen används programvaror med öppen källkod I webbservrar (t.ex. Apache) I applikationsservrar (t.ex. Linux) I skolornas undervisning (t.ex. Moodle) I kontorssystem (t.ex. OpenOffice) I applikationsprogram I publikationsprogram (t.ex. Wiki) I databasprogram (t.ex. MySQL) Som operativsystem i arbetsstationer (t.ex. Linux)

4 Utveckling och utmaningar i verksamheten 11. Har ni en gemensam plattform eller ett gemensamt system för produktion av e-tjänster? Gemensamt för hela organisationen Sektorspecifikt 12. Hur har elektroniska arbetssätt och processer införts i organisationen? I organisationen tillämpas ett elektroniskt rekryteringssystem Fakturorna cirkulerar och godkänns endast i elektronisk form Organisationen har beredskap att skicka e-fakturor. Organisationen har beredskap att ta emot e-fakturor. Anställda som rör sig på fältet (t.ex. inom hemservice, samhällsteknik) har tillgång till de datasystem de behöver genom fjärranslutning. Frånvaroanmälningar fylls i och behandlas elektroniskt Tekniskt och juridiskt sett har de anställda möjlighet att jobba på distans Sakkunnigtjänster kan förmedlas till serviceställena med hjälp av videokonferensteknik Inom markanvändning och byggande används elektroniska verktyg för medborgarinflytande eller responskanaler De viktigaste anvisningarna, processerna och förfarandena har samlats i ett system, organisationens kvalitetshandbok, som personalen har tillgång till I systemen tillämpas automatisk processtyrning

5 13. Hur har elektroniska processer införts i organisationens mötespraxis och dokumenthantering? De förtroendevalda i styrelsen och fullmäktige får föredragningslistor och bilagor endast i elektronisk form. De förtroendevalda har tillgång till nödvändiga handlingar via intranätet eller en motsvarande tjänst. De förtroendevalda har möjlighet att delta i möten med hjälp av videokonferensteknik. Fullmäktigeledamöterna använder bärbara datorer eller mobila enheter. Fullmäktigesammanträdena kan följas online. Fullmäktigesammanträdena bandas in på video och kan senare ses på webben. De anställda i organisationen kan delta i möten med hjälp av videokonferensteknik. De anställda i organisationen har möjlighet att använda snabbkommunikation (Lync eller motsvarande). Dokumenthanteringen sköts med hjälp av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. Hanteringen, beredningen och beslutsfattandet i fråga om ärenden, dokument och projekt sker elektroniskt genom ett handläggningssystem eller ett ärendehanteringssystem.

6 14. Bedöm i vilken mån elektroniska tjänster och funktioner tillämpas inom verksamhetsområdet. Ange i kolumn 1 de tre sektorer där du anser att man bäst lyckats införa e-tjänster och e-funktioner. Ange i kolumn 2 de tre sektorer där du anser att e-tjänster och e-funktioner används minst. Om du inte kan bedöma sektorn i fråga, eller om det inte gäller din egen organisation, kryssa för Vet inte Boende (t.ex. hyresbostäder) Demokrati och växelverkan Näringslivstjänster (t.ex. företagstjänster) Förvaltning Planläggning och planering av markanvändningen Fastighetsservice Bibliotek Kultur (teatrar, orkestrar, museer osv.) Trafik Idrott och motion Undervisning och utbildning Småbarnsfostran (t.ex. dagvård) Social service Byggande Primärvårdstjänster Specialiserade sjukvårdstjänster Miljö (t.ex. avfallshantering) 1. Det finns gott om e- tjänster (välj 3) 2. E-tjänster används knappast alls (välj 3) Vet inte

7 15. Här kan du komplettera dina svar om e-tjänsterna och utvecklingen av verksamheten. 16. Det som i dag bromsar upp utvecklingen av informationsförvaltningen i kommunen/samkommunen gäller främst (välj ett alternativ). Specificera ditt svar i det öppna textfältet vid behov. Resurser och kunnande (ekonomi, personalresurser, kompetensbehov, konkurrensutsättning är svårt) Ledningen (ledningens engagemang, planeringen av verksamheten, strategier) Samarbete (brist på samarbete, omorganiseringar) Marknadsföring eller kommunikation (man känner inte till kundernas behov, ingen marknadsföring av tjänster, kommunikationen fungerar inte) Något annat, vad? Vet inte 17. Pågående eller planerade projekt i organisationen de närmaste åren. Ange de IT-projekt som i synnerhet ger en bild av vilka slags IT-investeringar som prioriteras och/eller de IT-projekt som enligt din bedömning kan vara av betydelse också för andra kommuner och samkommuner.

8 Öppna data Med öppna data avses att data görs tillgängliga och kan utnyttjas av vem som helst utanför organisationen. Öppna data bör vara avgiftsfria och tekniskt tillgängliga (lätta att hantera med datorprogram). Användarvillkoren tillåter vidareutnyttjande av öppna data, materialet är lättillgängligt och dess innehåll och struktur har beskrivits tydligt. Som exempel kan nämnas uppgifter om kommunernas ekonomi som belyser vad kommunens inkomster och utgifter består av. 18. Välj ja/nej Har er organisation redan tillgängliggjort data? Ja Nej Planerar er organisation att tillgängliggöra data under 2014? Får er organisation för tillfället inkomster av försäljning av vissa data som den framställt? Om er organisation får inkomster av försäljning av data, skulle det medföra stora problem att samla in informationen i nuvarande omfattning om dessa inkomster föll bort? (Om organisationen inte säljer data kan denna punkt lämnas oifylld) 19. Vad finns det för hinder i er organisation för att tillgängliggöra data? Välj de 3 viktigaste. Det anses inte vara viktigt Kunnandet räcker inte till för att tillgängliggöra data Tiden räcker inte till för att tillgängliggöra data En ny utgiftspost (det finns inte ekonomiska resurser) Risk med tanke på datasskyddet Risk för att fenomenet kumulerar och medför konstant mer arbete Risk för att det behövs mer serverkapacitet Risk för att behovet att korrigera informationen ökar Man förlorar inkomsterna från försäljningen av data.

9 20. Vilken slags nytta skulle motivera er organisation att tillgängliggöra data? Välj de 3 viktigaste. Medborgarnas tillgång till information och kvaliteten på informationsförmedlingen förbättras Demokratin och medborgarnas möjligheter till inflytande stärks Tillgängliggörandet av data förbättrar kvaliteten hos organisationens informationshantering och insamlingen av t.ex. mer jämförbar information Data används mer effektivt än tidigare Det lokala/regionala näringslivet kan dra nytta av informationen Tillgängliggörandet av data är ett incitament för applikationsutvecklare att utveckla sådana e- tjänster som organisationen inte själv har resurser att utveckla Organisationen får i sin tur avgiftsfri tillgång till t.ex. data som staten upprätthåller och som i dagsläget är avgiftsbelagda. 21. Här kan du komplettera dina svar om öppna data. Om data tillgängliggjorts, vilket slags data och varför har de gjorts tillgängliga? Om organisationen får inkomster från försäljning av data, vilken sektor gäller det och hur betydande är dessa inkomster?

10 Frågor som gäller den offentliga förvaltningens övergripande arkitektur Lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen ( /634) trädde i kraft Lagen fokuserar på en förbättring av informationssystemens interoperabilitet inom den offentliga förvaltningen, i synnerhet mellan statliga och kommunala ämbetsverks och inrättningars informationssystem. I och med lagen har myndigheterna inom offentlig förvaltning tilldelats tre huvudskyldigheter som träder i kraft då förordningarna i fråga har utfärdats. Myndigheterna ska 1) planera och beskriva sin informationsförvaltning i enlighet med den offentliga förvaltningens gemensamma övergripande arkitektur, 2) för att möjliggöra interoperabiliteten mellan informationssystemen, iaktta den övergripande arkitekturen för offentlig förvaltning och de beskrivningar samt de definitioner av interoperabiliteten som den övergripande arkitekturen förutsätter samt de beskrivningar och definitioner enligt ansvarsområde vars innehåll fastställs i förordningar, 3) ta i bruk sådana elektroniska stödtjänster för service och förvaltning som skapar förutsättningar för interoperabilitet. 22. Namnge den kontaktperson i er organisation som ansvarar för frågor som gäller den offentliga förvaltningens övergripande arkitektur. Namn E-postadress 23. Har er kommun vidtagit åtgärder enligt informationsförvaltningslagen i fråga om den övergripande arkitekturen? Ja Nej (gå vidare till fråga 25)

11 24. Vad gäller åtgärderna? Hanteringsmodell Beskrivning av nuläget Beskrivning av målnivå Definition av referensarkitektur Lösningsarkitektur Utbildning Nätverkande med andra aktörer Informationsarkitektur Något annat, vad? 25. Inom vilka delområden i fråga om den övergripande arkitekturen finns det behov av utbildning i er organisation? Allmän översikt Allmän översikt, fördjupad fortsättningskurs Hantering av den övergripande arkitekturen Arbetsmetoder Projektportföljshantering Utformning av modeller för den övergripande arkitekturen Något annat, vad? 26. Vilka i er organisation deltar i planeringen, ledningen och genomförandet av den övergripande arkitekturen? Den allmänna ledningen Informationsförvaltningen Sektorerna

12 27. Var är ägandet av den övergripande arkitekturen placerat i er kommun - hos sektorerna eller representanterna för informationsförvaltningen? Tycker ni att er praxis fungerar? 28. Vilka utmaningar finns det i er organisation i samband med den övergripande arkitekturen? Brist på förståelse, man har inte förståelse för saken på olika nivåer i organisationen. Organisationens utgångsläge, arbetsmiljö, kultur eller övriga omständigheter stöder inte arbetet med att införa en övergripande arkitektur. Man har börjat vidta åtgärder, men genomförandet har varit otillräckligt. Man har inte organiserat arbetet med den övergripande arkitekturen, den är lösryckt från det övriga utvecklingsarbetet, någon hanteringsmodell har inte fastställts. Ledningen förstår sig inte på, eller har inte ställt sig bakom arbetet med den övergripande arkitekturen. Man har inte tagit ansvar för arbetet utanför informationsförvaltningen. Något annat, vad? 29. Utvecklingsförslag i fråga om arbetet med en övergripande arkitektur. 30. Övriga kommentarer. Här kan du till exempel ge dina synpunkter på hur informationsförvaltningen bör utvecklas och/eller vilken praxis som är viktigast att sprida i kommunerna och/eller samkommunerna med tanke på informationsförvaltningen. Här kan du också komplettera dina tidigare svar. Tack! [Jag sparar svaret, och fortsätter senare]