Före och efter papper

Transkript

1 Före och efter papper om vägen till effektiv, digital ansökningshantering. 1 Utgivet av digiplant AB ISBN:

2 Den här e-boken riktar sig till dig som är nyfiken på vinsterna med att digitalisera ansökningsflöden, stipendiehantering, nomineringsprocesser med mera inom offentlig förvaltning, stiftelser eller bankväsendet. E-boken innehåller en artikelserie om det digitala kansliet som tidigare publicerats i vår blogg. Utöver tidigare publicerat material finns en exklusiv intervju med en stiftelse som gått från att lita på papper till lyckan i ett säkert digitalt ansökningssystem. 2 Utgivet av digiplant AB ISBN:

3 Innehåll 04 Före och efter papper så mycket kan du effektivisera 06 Tio tips för en smidig övergång till digital verksamhet 08 Så förenklar surfplattan era beslutsmöten 10 Framtidens digitalisering en konkurrens- och servicefaktor 12 Intervju med Svenska Skolan i London Redan första året ser vi att SBS Manager gett resultat 12 Intervju med en heldigital verksamhet Det känns som rena paradiset 14 Intervju med Adolf Lindgrens stiftelse Viktigt att hitta någon med framåttänk som gillar utveckling Boktitel: Före och efter papper om vägen till effektiv, digital ansökningshantering. Författare/skribenter: Pia Salo Törnqvist, Klara Härgestam och Lotta Ekberg Redaktör: Klara Härgestam Formgivning: Alexander Törnqvist ISBN: Utgivet av digiplant AB ISBN:

4 Före och efter papper så mycket kan du effektivisera Vinsterna med ett digitalt ansökningssystem går att mäta på många sätt. Tiden och arbetsinsatsen är två markanta effektivitetsfaktorer som garanterat förändras med den digitala revolutionen. 4 Utgivet av digiplant AB ISBN:

5 Hur en traditionellt papperstyngd ärendehantering ser ut vet de flesta av oss som någon gång varit med i processen. Allt fler har dock fått upptäcka hur en ny ansökningshantering kan se ut den digitala. Med effektiva flöden och ett flexibelt system som anpassas efter varje verksamhet kan en avancerad process göras omvälvande enkel. En ny dörr har öppnats Fram till nyligen upplevdes sällan ansökningsförfarandet i pappersform som ineffektivt. Varför har den då blivit ett problem nu? Svaret är att det tidigare inte funnits några jämförbara alternativ och så länge hanteringen inte kunnat bli snabbare och enklare så har ingen heller kunnat uppleva den som långsam eller omständlig. I takt med att tekniken har utvecklats har också dörren till en effektiv, flexibel och mobil lösning öppnats. Avancerade ansökningsförlopp går idag att göra helt digitala, från blanketter till bedömningsprocesser, beslut, återrapportering och utbetalning. Kravställningar minimerar fel Pappersansökningar som kommer in kan till exempel vara ofärdiga och felaktigt ifyllda. Att hantera dem stjäl tid från andra arbetsuppgifter och ansökningar som håller kvaliteten. Problemet är att man i en pappersbaserad ansökningsprocess omöjligt kan styra vad en sökande skriver eller låter bli att skriva, hur tydliga instruktionerna än är. I en digital ansökan är de här problemen minimala. Flexibla och specifika kravställningar optimerar förutsättningarna för att den sökande fyller i rätt uppgifter på rätt plats. Registeruppslag i realtid säkerställer även att informationen är korrekt. Kommunikation med några klick Skulle det ändå uppstå behov av att komplettera erbjuder standardiserade kommunikationsvägar en kontakt och återlämning av ansökan med bara några klick. Lika enkelt är det för den sökande att lämna in ansökan igen. Detsamma gäller för återrapportering med några enkla handgrepp skickas ett meddelande med begäran till en eller flera sökande som de sedan besvarar på samma sätt. Enkel uppföljning och statistik Att följa upp vad som sker med beviljade ansökningar är viktigt för de flesta men har varit tidskrävande och inom många verksamheter prioriterats bort. I förlängningen blir det svårt att se om beviljade ansökningars mottagare hållit sig inom ramarna för villkoren. Få kontrollmöjligheter kan leda till att beredningen saknar fakta om tidigare beviljningar och därför hamnar i onödiga diskussioner om ett ärende. Utan kontroll på beviljningar i olika kategorier eller till olika mottagare finns risken att ansökningar beviljas med fel fördelning. Med ett digitalt arkiv som erbjuder en lätthanterad och överskådlig statistik genom bara några klick finns inte längre några anledningar till att inte använda sig av de fördelar som uppföljningen medför. Det digitala mötesummet I konceptet Det digitala kansliet finns naturligtvis möjligheten att inte bara digitalisera det som tidigare inneburit tidsåtgång för den praktiska handläggningen. Utöver beredning, granskning och beslut finns idag alla möjligheter att göra möten och sammanträden mobila. Mindre krav på fysisk närvaro, kortare mötestid och lättillgängligt underlag utan att tumma på det som är kärnan i mötet den effektiva kommunikationen. 5 Utgivet av digiplant AB ISBN:

6 Tio tips för en smidig övergång till digital verksamhet Inom många verksamheter är digitaliseringen något som man både bävar för och längtar efter. Hur landar man mjukt i den digitala världen och hur gör man resan dit till en trevlig tur? 6 Utgivet av digiplant AB ISBN:

7 Ofta finns det några som driver digitaliseringen framåt medan andra känner ett större motstånd och upplever att förändringen är något av ett tvång. Vi har mött både entusiaster och skeptiker och kan kosta på oss att dra slutsatsen att i princip alla digitaliseringar blir bra i slutändan. Efter att ha deltagit i många övergångar från pappershantering till digitala system vill vi dela med oss av de tips vi samlat på oss om hur du som står i startgroparna i den digitala resan kan göra för att få den så smidig som möjligt. 1. Involvera hela organisationen inför digitaliseringen. Diskutera för- och nackdelar, problematisera och framför kommentarer och tankar till leverantören. En bra leverantör kan möta era frågor och dessutom använda dem konstruktivt som vägledning för hur ni vill att ert system ska utvecklas och anpassas. 2. Tänk framtidssäkring och ett steg längre. Det kan kännas tryggt att börja utvecklingen småskaligt men se till att din leverantör har kompetensen för större lösningar. Framtiden innebär sannolikt mer omfattande digitaliseringar så att våga visionera om kommande steg för er organisation är ett smart drag. 3. Välj en leverantör som har erfarenhet av tidigare liknande lösningar. Att leverantören förstår er verksamhet och kan prata samma språk gör det lättare för er att få precis det ni vill ha. 4. Gör matteläxan ta fram en ekonomisk beräkning som tydliggör vad din investering faktiskt tillför. Det gör det enklare att motivera en uppstartskostnad i organisationen när man enkelt kan se hur snabbt den betalar sig själv. 5. Hitta standarder och fundera över minsta gemensamma nämnare. En digitaliserad lösning är distinkt och för att optimera ansökningsflöden och blanketter är det bra om kravställningarna är genomtänka. Det förenklar både för er och era användare. 6. Avdramatisera digitaliseringen och översätt den i praktiska termer. För den som är van att arbeta med pappersansökningar kan det bli logiskt att gå igenom ett nytt system med tydliga kopplingar till hur arbetssättet sett ut innan. Det fysiska skrivbordet hamnar på en skärm, de olika korgarna läggs i en meny och ansökningsfaserna i en rullist. Vad är egentligen lättast att leta igenom flera hundra pappersansökningar eller göra en snabb sökning? 7. Planera in tid för övergången. Sätt gärna av en period för att testa och gå igenom det nya systemet innan det är skarpt läge. Stress gör det mesta svårare och har man provat och känner sig hemma i systemet är det mycket enklare att känna sig bekväm även när det är högt tempo. 8. Fundera på vad en digitalisering innebär för era kunder och användare. Är målgruppen datorvan och teknisk eller behöver man vara extra tydlig i instruktionerna och börja informera om ändringarna i god tid? Kommer det att behövas support och vem kan i så fall sköta den? Lite planering hjälper alla att hitta rätt i den nya tillvaron. 9. Välj en leverantör som kan ta ansvar för driften. Någon som tar ansvar för att systemet hålls igång är en trygghet och kräver större kunskap och insats än man kan tro. 10. Glöm inte utbildningarna och utbilda på rätt nivå. Se till att din leverantör erbjuder utbildningar både för nybörjaren och för den avancerade användaren. Köp hellre tre utbildningstillfällen med olika fokus så att alla inom organisationen lär sig systemet på rätt sätt. Det kommer garanterat att löna sig. 7 Utgivet av digiplant AB ISBN:

8 Så förenklar surfplattan era beslutsmöten När du förstått och upplevt effektivitetsvinsterna med en digital verksamhet i praktiken och fått hela organisationen att vara nöjda digitala användare. Då finns det en bit till att upptäcka den mobila kraften. 8 Utgivet av digiplant AB ISBN:

9 Lätt start på det mobila mötet Tänk dig ett klassiskt mötesrum. Kanske kommer du dit efter en hel dags resande eller från flera andra möten. Du går in för att ta din plats runt bordet men istället för att leta fram rätt pappersbunt från din papperstyngda portfölj lyfter du upp en lätt surfplatta, loggar in och har snabbt aktuella ärenden, dina och andras kommentarer framför dig och det mobila mötet kan börja. Snabb information på det mobila mötet Alla mötesdeltagare kan se samma ärendelistor, kommentarer från både styrelsen och externa granskare, översikter, statistik och enskilda ärenden på storbild. När ni behöver information om historik för en viss sökande, kategorier eller tidigare summor får ni snabbt fram en heltäckande statistik och slipper dra ut på mötestiden med spekulationer och att leta fakta i pappersarkiv. Effektiva beslut på det mobila mötet När ni bedömt ärendena och det är dags för beslut markerar ni buntvis alla ärenden som ska beviljas och avslås. Med ett par klick är de beviljade och redo för återkoppling till sökande av en adminstratör. 9 Utgivet av digiplant AB ISBN:

10 Framtidens digitalisering en konkurrensoch servicefaktor Utvecklingen av digitala system går snabbt. Lika snabbt ökar användningsområdena och antalet verksamheter som går från papper till modern teknik. Vi har låtit vår VD Alexander Törnqvist visionera om framtiden och det digitala läget om fem år. 10 Utgivet av digiplant AB ISBN:

11 Hur digitala kommer vi att vara inom fem år? Om fem år kommer sannolikt en majoritet av alla ansökningar vara digitala. De administrativa processerna kommer generellt att ha digitaliserats i mycket större omfattning och vi kommer se mer av integrerade kommunikationsytor. Flexibiliteten växer och man kan själv välja vilken plattform man vill kommunicera genom såsom olika sociala kanaler eller liknande. Mycket av kommunikationen kommer att skötas digitalt. Likaså kommer säkerheten att ha förbättrats och förenklats. Vi kommer nog se betydligt enklare lösningar för personidentifiering, vilket underlättar för bland annat ansökningsbedömningar och ett hundraprocentigt säkerställande av identiteten utan komplicerade installationer. Säkerheten är hög redan i dag, men de system som hänger med i utvecklingen är på gång att bli betydligt smidigare och smartare. Hur tror du att användarna kommer att se på ökad digitalisering? Det pågår en tydlig förändring i hur användarna tar emot nya arbetsmetoder. Traditionen som håller utvecklingen tillbaka minskar hela tiden motståndet och tröskeln för digitalisering kommer definitivt att vara lägre om några år. Generellt kommer vi att ha högre förtroende för digital säkerhet och våga lita på att det är både tryggt och användarvänligt. Den upplevda innovationstakten kommer att minska, även om innovationen fortsätter i samma tempo. Detta tack vare att kompetensen höjs och användarna blir mer mogna. Att användandet av mobila enheter ökat ser vi redan nu och jag tror att det kommer att öka markant även framåt. Det upplever många som en stor fördel. Jag tror inte att vi kommer att vara lika platsbundna till en dator, utan kan använda olika enheter för att göra olika saker. Många fler moment kan mer naturligt göras via exempelvis en mobiltelefon. Hur påverkas verksamheterna? Många kansliverksamheter kommer att ta ny form. Viss administration måste fortfarande göras men den kommer att skötas på andra sätt än de traditionella. Den kommer helt säkert vara effektivare och tiden kommer att läggas på mer relevanta uppgifter. Datorvanan kommer att vara högre och systemen utvecklas hela tiden till att bli mer pedagogiska. Integrationen mellan system kommer att vara bättre och vi kan koppla ihop oss på effektiva sätt. Vi är redan nu på god väg åt det hållet. Vad kan man förvänta sig av systemen om fem år? Och hur ska man planera för framtidens digitalisering? Det kommer krävas mindre bakåtkompabilitet, det vill säga att stödet för pappersbaserade flöden kan minskas naturligt. Idag finns ofta digitala och analoga flöden parallellt vilket gör att de digitala lösningarna anpassas lite efter befintliga arbetsmetoder. Detta är i mångt och mycket en förtroendefråga. Effektivare och mer anpassade lösningar utvecklas i takt med att man övergår mer till de digitala flödena, men många har tidigare velat se en stegvis övergång. Även om man idag vill starta digitaliseringen i mindre skala och prova sig fram är det bra att förbereda sig för en mer omfattande lösning framåt. Då är det viktigt att man väljer en leverantör som inte bara jobbar småskaligt, utan också kan visa på större lösningar och som också håller sig à jour med den snabba utvecklingstakten. Kommer man klara sig utan digitala lösningar om fem år? Nej. Det är en konkurrens- och servicefaktor, man kommer sannolikt få problem om man inte tar ett steg in i den digitala världen. Logiken som tillförs med den här tekniken är omöjlig att få med mänsklig hand och pappersflöden. Samhället kräver det, kort och gott. 11 Utgivet av digiplant AB ISBN:

12 Redan första året ser vi att SBS Manager gett resultat För Svenska skolan i London blev satsningen på SBS Manager ett lyft för hela verksamheten. Förutom besparing av tid och resurser har kvaliteten och effektiviteten höjts kring hela ansökningsförfarandet. 12 Utgivet av digiplant AB ISBN:

13 Att vi idag kan erbjuda en modern och lättillgänglig ansökningsprocess är förstås mycket positivt för verksamheten, men framför allt en trovärdighetsfråga gentemot våra kunder, säger biträdande rektor Jenny Abrahamsson. Berätta om ert behov av digitalisering som ledde till investeringen i SBS Manager? Vi är en liten organisation som behöver använda våra resurser så effektivt som möjligt. Det innebär att minimera manuella processer och tidskrävande arbeten. Samtidigt måste vi möta de krav vi har på oss, både från kunder och myndigheter. Genom digitaliseringen och anskaffandet av SBS Manager har vår verksamhet effektiviserats och kvalitetförbättrats inom flera områden. Resursbesparing genom att undvika manuella processer. Rättssäkerhet en digital ansökningsprocess ger bättre kontroll och säkerhet. Effektivisering besparing av tid och resurser i samband med ansökningar och urval. Säkrare register och dokumenthantering. Nöjdare kunder genom att vara en del av det digitaliserade samhället möts förväntningar från kunder om en god service och lättillgänglighet. Hur såg er situation ut innan ni införde digitala lösningen SBS Manager? Vi har haft olika lösningar med manuella ansökningsprocesser, först via traditionell post och därefter e-post (med bifogade dokument och blanketter). Vi har även provat ett enkelt digitalt system som inte fungerade. Situationen var till slut ohållbar; det var svårt att återfinna dokument och att få en överblick. Det krävde mycket tid och resurser. Ansökningsprocessen innehåller många faktadelar då eleverna ofta inackorderas och vårdnadshavare behöver involveras i processen. Vi började titta på alternativa lösningar och kom då i kontakt med digiplant och ansökningssystemet SBS Manager. Beskriv samarbetet med digplant och introduktionen av SBS Manager? Det har fungerat mycket bra. Vi har periodvis haft ett mycket nära samarbete med digiplant, särskilt under inlednings- och uppbyggnadsfasen då det krävdes en hel del telefon- och mailkontakt samt möten på skolan i London. Därefter fick vi gå en kurs i hur administrativa funktionen av systemet fungerade. Sedan dess har vi knappt haft något behov av att kontakta supporten för hjälp med tekniska frågor. Systement är mycket enkelt och går snabbt att lära sig. Hur såg processen och tidsplanen ut från att ni identifierade ett problem till att lösningen var på plats? Vår process och tidsplan började mars/april Vi gjorde en utvärdering av ansökningsprocessen (HT15/VT16), och kartlade de problem vi upplevde. Efter en tids letande efter lämpliga system, kom vi i kontakt med digiplant vilket sedermera ledde fram till ett avtal och det system vi använder idag. Vid årsskiftet 2016/2017 började vi konstruera systemet och påbörjade implementeringen. I slutet av januari 2017 öppnades sedan ansökningssystemet för sökande elever. Vad var de största utmaningarna på vägen? Det första var att hitta ett stabilt och trovärdigt företag med ett system som uppfyllde våra krav och behov inom ramen för vår budget. Sedan har det också varit utmanande att frigöra tid för att leverera de uppgifter som digiplant behövde samtidigt som ordinarie verksamhet skulle bedrivas. Rent praktiskt var det också en utmaning att komma fram till formulär/ funktioner som ger oss den information vi behöver och i rätt format. 13 Utgivet av digiplant AB ISBN:

14 Hur har SBS Manager förbättrat er verksamhet? Idag kan jag själv samordna ansökningsprocessen och på ett enkelt sätt dela information till de personer som är en del av urvalsprocessen. Vi har tillgång till all information som behövs för mig, administratörer och vår ekonomiavdelning. Det är enklare att sätta tydliga deadlines i systemet eftersom det är mer tydligt hur lång tid som krävs för de olika momenten. Enbart under antagnings- och urvalsprocessen har vi sparat cirka 200 arbetstimmar. Vad är de största kvalitativa och kvantitativa vinsterna med SBS Manager? Redan första året ser vi att effektiviseringen gett resultat. Den insparade personalkostnaden mer eller mindre täckte kostnaden för SBS Manager. Vi räknar därför med positiva siffror reda nästa år. Genom SBS Manager har vi skapat en trygghet kring vår ansökningsprocess som är väldigt viktig, inte minst eftersom vi måste ta hänsyn myndighetsbeslut. Det är betydligt smidigare för de sökande att få en översikt över vad vi efterfrågar. De kan också se att deras ansökning är inskickad och får bekräftelse på detta. SBS Manager sköter dessutom automatiskt om personuppgiftshanteringen i ansökningar som inte beviljas och därmed inte längre är av vikt för organisationen. Vi upplever mindre stress. I stort har det påverkat arbetsmiljön positivt. Vi vet också att vi har support om det uppstår problem. Digitaliseringen har också varit en viktig trovärdighetsfråga för skolan (och vårt varumärke) gentemot våra kunder /elever och föräldrar som har höga krav på skolan; att vi är en professionell och trovärdig organisation. Några fler konkreta förbättringar i den dagliga verksamheten? Det finns flera tydliga förbättringar som underlättar för oss i det dagliga arbetet: Vi har hela tiden en aktuell antagningsstatistik tillgängligt (antal sökande till varje program) vilket kan hjälpa oss att anpassa vår marknadsföring. Det är lättare att rapportera till huvudmannen. Det är en tidsbesparing för vår CFO och vid fakturering har vi korrekta kontaktuppgifter. Det är möjligt att ha ett fungerande kösystem efter avslutad antagning som inte kräver någon personalinsats för att upprätthålla. Vad har varit extra lärorikt på vägen under digitaliseringsresan som kan vara till nytta för verksamhetens fortsatta utvecklingsarbete? Det har varit väldigt nyttigt för oss att sätta oss ner och analysera hur vår antagningsprocess var uppbyggd och samtidigt kunna utveckla processen för att möta verksamhetens behov. Vår slutats är att vi kontinuerligt skulle behöva utvärdera våra nyckelprocesser på ett liknande sätt. Detta för att säkerställa att de ständigt är aktuella och utformade på ett sätt som ger oss den information och den struktur vi bör ha för att arbeta på ett optimalt sätt. Kort om Svenska Skolan i London Enda svenska skolan i hela Storbritannien. Privat, icke vinstdrivande skola, registrerad som en välgörenhetsstiftelse i England och Wales. Erbjuder svensk utbildning från förskola till gymnasium. Fyra personer arbetar med administrativa sysslor. Närmare 40 lärare arbetar på skolan. 14 Utgivet av digiplant AB ISBN:

15 Det känns som rena paradiset Både ansökningsperioden och styrelsearbetet är numera digitalt hos Ragnar Söderbergs stiftelse. Vi var nyfikna på hur vårt ärende- och ansökningssystem upplevts så vi ställde fem frågor om SBS Manager och samarbetet med oss till vd Kjell Blückert. 15 Utgivet av digiplant AB ISBN:

16 1. Är du nöjd hittills? Ja, det måste jag säga att jag är. 2. Vad är de största skillnaderna i årets arbete jämfört med förra? - Det är många skillnader. Den stora skillnaden är att allt är mer översiktligt och hanterbart. Vi slipper den stora pappersmängden. Och det här med att göra sökningar och snabbt få fram uppgifter när man sitter i ett sammanträde, framförallt för budgeten; nu kan vi alltmedan sammanträdet pågår snabbt få fram olika alternativ och jämföra. Sen blir vi inte lika sårbara med ett digitalt system. Jag erfor själv svårigheten med att hitta enkla svar när jag kom hit. Jag fick leta bland tusen papper. Den dagen då nya människor kommer och ska fortsätta stiftelsens arbete, ja, då finns det ett fungerande arkiv. Ett sådant stöd är ovärderligt för en liten organisation som vår. Kjell pausar och sammanfattar sedan sitt eget svar. Så det är framförallt två saker. Det ena är att ansökningsprocessen blivit lättare att hantera. Det andra är att det här kan fungera som ett arkiv så att vi blir mindre sårbara. 3. Vilka förväntningar hade ni inför digitaliseringen av er verksamhet? Jag hade just de här förväntningarna. Jag har tidigare erfarenheter av liknande system så det har ju jämförts en del. Man kan väl säga att jag inte haft anledning att längta tillbaka till andra system. Det är väl så vilket system man än har att man ser för- och nackdelar. Vad vi särskilt uppskattat med ert system är användarvänligheten för alla inblandade. 4. Du har i princip redan besvarat frågan om förväntningarna infriats Ja. Och det är inte bara artighet att jag säger så. Det kostar för mycket för att vi ska ha råd att vara artiga, säger Kjell och skrattar. Du kan skriva att det är ett ärligt svar. Ja, det känns som rena paradiset i jämförelse med pappershanteringen. Med de orden känner vi oss mer än nöjda men Kjell fortsätter: Sen är vi väldigt nöjda med samarbetet, krävande och kritiska som vi är. Vi kommer fortsätta att samarbeta med er och göra vissa utvecklingar. Det är först när man jobbar i ett system som man ser precis hur man vill ha det. 5. Ni delar ut stjärnor till era ärenden så till sist måste jag fråga; hur många stjärnor vill du ge SBS Manager? Menar du av de fem? Ja, det är alltid svårt att sätta högsta betyget, säger Kjell och skrattar igen. Vi säger så här: Vi utdelar fyra stjärnor i väntan på utvecklingar som leder till fem stjärnor. Vi tackar Kjell Blückert, Ragnar Söderbergs stiftelse, för de glädjande orden. Kort om Ragnar Söderbergs stiftelse Ragnar Söderbergs stiftelse stöder forskning inom främst ekonomi, rättsvetenskap och medicin. Under 2012 beviljade de anslag för 127 miljoner kronor. 16 Utgivet av digiplant AB ISBN:

17 viktigt att hitta någon med framåttänk som gillar utveckling Adolf Lindgrens stiftelse brukade lita på handunderskrifter på papper. Nu har de gjort en lyckad resan till ett säkert digitalt ansökningssystem och en mobil styrelse. Ewa-Marie Bengtsson berättar om deras fascinerande digitalisering i en intervju. 17 Utgivet av digiplant AB ISBN:

18 Ewa-Marie börjar med att berätta hur deras verksamhet såg ut före digitaliseringen och vad som gjorde dem intresserade av att digitalisera styrelsearbetet och inlämningen av ansökningar. En stor del av arbetstiden togs upp av att kopiera mängder av papper som sedan skickades med vanlig post till styrelsen. Styrelsemedlemmarna sitter med i flera styrelsen och bar därför runt på mycket papper papper som skrevs ut bara för att förstöras så fort de blivit lästa. Detta fick mig att tänka på vilken otrolig miljöförstöring det egentligen är; jag brukar inte tänka på det men här blev det sådana uppenbara mängder, säger Ewa-Marie och fortsätter sedan: Vi hade även våra ansökningsblanketter på papper som ledde till en del frustration. Ansökningarna kunde vara felaktiga och innehålla uppgifter som vi inte ville ha. Så först såg vi behovet i styrelsen och sedan för ansökningarna. Det ena gav det andra i den här processen. Ewa-Marie fortsätter berätta om upptäckten av surfplattan och möjligheten till en digital styrelse. Jag gillar de nya mobiltelefonerna och jag köpte en ipad när de kom. De gör att jag inte behöver sitta på ett kansli för att jobba. Jag var till exempel i Australien och om något behövde ordnas så kunde jag koppla upp mig och fixa det där med min ipad. När ipad kom in i min värld så tänkte jag att det måste gå att digitalisera styrelsehandlingarna så att de kan läsas digitalt. Jag visste inte vad jag skulle göra med mina tankar men, tänkte jag, någon måste kunna hjälpa mig med det här. Det var starten. När Adolf Lindgrens stiftelse väl började leta efter hjälp med digitaliseringen var det viktigt för stiftelsen att hitta en seriös leverantör som kände till deras situation. De hörde talas om digiplant via Sparbanksstiftelsen Nya. Ewa-Marie betonar vikten av att hitta ett system de kunde lita på, inte ett litet system som skulle kräva stora insatser från deras sida för att få det som de önskade. Det var också viktigt att hitta någon med framåttänk och som gillar utveckling. Idag är jag så glad över utvecklingen vi gjort. Det känns så bra att vara med på tåget, ja, jag är jätteglad. Och när ni nu är med på tåget, vad är då största skillnaden mellan pappersarbetet och SBS Manager? Det är så många saker, jag kan nog inte säga en, säger Ewa-Marie glatt. Hon säger att det är hanterbart på ett helt annat sätt och nämner säkerhetsnivån som en stor skillnad. I och med att de får de uppgifter de efterfrågat, varken mer eller mindre, i ansökningarna beskriver Ewa-Marie det hela som arbetsbesparande. Hon berättar även att de kommer digitalisera sitt stipendieflöde med ca ansökningar och det är tydligt att hon ser fram emot det. Nu klickar jag och där finns allt! Jag behöver inte hålla på med gemen och kuverten. 18 Utgivet av digiplant AB ISBN:

19 Har du någon favoritfunktion i det digitala ansökningssystemet? Jag har så många! En favorit måste nog vara hur jag kan läsa hela ansökan; att bara klicka, läsa och få fram allt på en gång. Ewa-Marie tar också upp möjligheten att skicka meddelande och e-post till sökade direkt i systemet utan att behöva leta kontaktuppgifter som en favorit, och att allting finns tillgängligt så enkelt. Jag tycker verkligen att allt är bra och att ha allt samlat är en verkligen en stor fördel. Du låter som en riktigt nöjd användare, finns det något du saknar i ansökningssystemet? Ewa-Marie berättar att de önskar kunna betala ut till de som får pengar direkt från systemet. Men det kan bli så i framtiden. Vi har pratat om hur vi ska lösa det. I Adolf Lindgrens stiftelse är det naturligtvis fler än Ewa-Marie som fått ett digitalt ansökningssystem att arbeta i. Ewa-Marie berättar att det gått bra att befästa det digitala i organisationen. Hon har skrivit instruktioner till styrelsemedlemmarna om hur de kan arbeta på en ipad. Sedan kan de som vill arbeta med papper fortfarande välja att skriva ut men det är stor skillnad på hur mycket papper som kopieras jämfört med tidigare. När mina frågor tagit slut passar Ewa-Marie på att ge oss och SBS Manager ännu fler lovord. Helheten har gett så mycket till oss. Vi sa senast idag vilken tur det är att vi valde digiplant. Det ena har gett det andra. När vi började med att digitalisera styrelsen visste vi inte ens att vi behövde digitala ansökningar. Vi hade sådana krav på bilagor, original och namnunderskrifter och vi såg inte att det skulle gå att ordna. Vi behövde handunderskriften för att veta att det var rätt ansökan när det ska betalas ut pengar. Men det är nog lättare att förfalska ett papper än att skapa konto digitalt så som det fungerar i SBS Manager. Nu har vi också e-legitimation för att hämta och lägga till vissa bilagor så det är inte så lätt att förfalska. Man har börjat tänka om när det gäller det här, man måste tänka om, och det har inte varit några bekymmer. Inga bekymmer, effektivitet och säkerhet samt lite lycka. Tack Adolf Lindgrens stiftelse för ert förtroende! Kort om Adolf Lindgrens stiftelse Stiftelsen delar varje år ut stipendier till studerande på gymnasier, folkhögskolor, högskolor och universitet. De delar även ut bidrag till behövande, jordbrukare samt allmännyttig verksamhet. Under en ansökningsperiod hanterar de cirka tusen stipendieansökningar, numera digitalt och smidigt. 19 Utgivet av digiplant AB ISBN:

20 Rådgivning och kontakt Den här e-boken ges ut av digiplant AB. Vi har utvecklat SBS Manager, ett komplett digitalt ansökningssystem, i nära kontakt med stiftelser, sponsorer och offentliga organisationer. Vill du ha rådgivning eller prata om digitalisering av era ansökningsflöden är du välkommen att kontakta oss. SBS Manager info@sbsmanager.se 20 Utgivet av digiplant AB ISBN: