Time Care Pool när vikariehantering är som bäst

Transkript

1 Time Care Pool när vikariehantering är som bäst

2 Vikarier med rätt kompetens på rätt plats vid rätt tid För er som behöver vikarier är den manuella jakten på rätt person ofta både tids- och resurskrävande. Hur många timmar går det åt i din organisation för att leta reda på rätt personer att fylla luckorna med via listor, telefon och lösbladssystem? Med ett bra systemstöd kan värdefull personal användas till annat. För pooler med 10 eller vikarier Med Time Care Pool får du kontroll över hela din bemanningspool oavsett om organisationen är liten eller riktigt stor. Förutom vikariesökning får du även tillgång till kompetensinventering, inskolnings- och rekryteringsplanering allt på ett överskådligt och tillgängligt sätt. Öka eller jämna ut arbetsbelastningen En arbetsdag har oftast inte en jämn belastning. Vissa tider är det högt tempo på en del arbetsplatser och på andra tider är det lugnare. Med hjälp av Time Care Pool kan du jämna ut arbetsbelastningen så att personalen är där den mest behövs. Arbetsbelastningen kan ytterligare jämnas ut när organisationen kan planera tvärs över olika enheter. Öka sysselsättningsgraden Genom en bättre överblick över tillgängliga resurser kan din verksamhet effektivisera beställningarna så att fler deltidsanställda kan arbeta istället för timanställda. På det sättet ökar sysselsättningsgraden, kontinuiteten förbättras och dessutom minskar kostnaderna. NÖJDARE kunder och lägre kostnader Med Time Care Pool ökar möjligheten att använda fast personal som kan verksamheten. Det ökar tryggheten för slutkunderna och gör den fasta personalen nöjdare. Arbetsgivaren kan glädja sig åt mer lojala vikarier, mer nöjda medarbetare, en effektivare organisation för vikariehantering och en lägre total bemanningskostnad. Genom att vi skickar beställningar via SMS sparar vi väldigt mycket telefontid. Det ringer heller inte lika mycket in som tidigare. Vård och omsorg, Mölndals stad Minska administrationen Time Care Pool sparar många timmars manuell administration det garanterar vi. Alla flöden om behov, tillgängliga resurser och förfrågningar till dina vikarier sköts via verktyget. Alla som tidigare mest satt i telefon och jagade folk kan nu ägna sig åt kärnverksamheten. TIME CARE

3 FOTO: Ingemar Lindewall Tydligt och enkelt för alla Verktyget Time Care Pool är anpassat efter alla olika roller i vikarieprocessen. Du får en tydligare och enklare hantering eftersom du bara ser det som du behöver använda. Så användarvänligt att beställaren är igång på en halvtimme Effektiv resursmatchning, moderna kommunikationskanaler, uppföljningsmöjligheter och korrekta debiteringsunderlag ger rätt förutsättningar för en effektiv vikarieprocess. Tänk att något så avancerat kan vara så enkelt att använda. Det kanske är svårt att tro, men de flesta kan redan efter en halvtimmes genomgång av Time Care Pool skapa sina första beställningar. Och ännu enklare för vikarierna Alla vikarier får en egen sida där de kan planera sin tillgänglighet och tid, se sitt schema, tacka ja eller nej till förfrågningar, välja hur de vill bli kontaktade och sköta sin personliga kalender. Det enda vikarien behöver är tillgång till Internet ingen förkunskap krävs! Kontroll hela vägen Så fort en beställning blir mottagen, tilldelas den ett unikt id-nummer och blir märkt med aktuell resursplanerare. På det sättet riskeras inget dubbelarbete och ärendet går alltid att spåra. Smart och tryggt för alla I Time Care Pools Tidsregelmodul finns en färdig funktion som automatiskt kan kontrollera vikariens tid mot arbetstidslagen och varnar när man bryter mot den. Boka och acceptera via SMS Med hjälp av avancerade sökfunktioner hittar du precis den vikarie som passar uppdraget. Resursplanerare kan fråga flera vikarier samtidigt om de vill och kan jobba och vikarierna får förfrågningarna via SMS och/eller e-post. Prioritera som du behöver När flera vikarier tackat ja till samma förfrågan kan administratören avgöra vem som är mest lämpad för uppdraget och bekräfta beställningen via Time Care Pool. Administratören har hela tiden möjlighet att prioritera bland den tillgängliga personalen, t ex välja de som har högst kompetens, är billigast eller de som vill komma upp i heltid. Över 100 kommuner och 10 landsting använder Time Cares produkter för personalplanering och vikariehantering. TIME CARE

4 Lagen om anställningsskydd Resursplanerarna har kontroll över aktuella LAS-saldon. En del av helheten Time Care Pool går utmärkt att integrera med dina övriga verksamhetssystem, t ex schemaläggning, löne- eller ekonomisystem. Beställaren ute i verksamheten får möjlighet att följa sina vikarieärenden oavsett om det handlar om beställningar, faktureringsunderlag eller inskolade vikarier. Såväl resursenhet som beställare kan följa kostnader för utförda och planerade uppdrag. Vikarien loggar in via Internet till sin egen sida där hon kan se sitt schema, sin personliga kalender, sina förfrågningar och sin profil. Hon styr enkelt sin tillgänglighet och tackar ja eller nej till förfrågningar. Resursplaneraren har översikt över alla beställningar, både de mest akuta och de mer långsiktiga. Time Care Pool presenterar lämpliga kandidater för uppdraget. Förfrågningarna skickas ut som SMS och/eller e-post och efter acceptans och tidsregelkontroll ges uppdraget till lämpligt kandidat. Alla inblandade parter informeras via SMS. FOTO: Nicho Södling Utan Time Care Pool Manuella ouppdaterade listor med vikarier, adresser och kompetenser, som ofta finns hos flera personer och som inte stämmer mot varandra. Telefonen används för att ringa in vikarier och det krävs i snitt ca 5 samtal per beställning. Telefontiden tar ofta upp till 75 % av en bemannares vardag. Personal utan utbildning och resurser kan omöjligt hålla reda på när man bryter mot Arbetstidslagen. kostsam hantering, då kommunikationsbristen leder till att hela vakanser alltid tillsätts. oviss arbetssituation för vikarien, som varken har möjlighet att planera fritid eller sin ekonomi. Med Time Care Pool ständigt uppdaterade vikarielistor, där du snabbt hittar den information du är i behov av. Telefon används bara vid akuta ärenden eller andra relevanta frågor. Alla onödiga samtal försvinner och tiden vid telefon kan reduceras med ca 90 %. utbildad personal kan utnyttja verktyget och själva kvalitetssäkra att Arbetstidslagen efterföljs. Flexibla lösningar där verksamheten enkelt beställer de resurser som verkligen behövs. när Time Care Pool används på rätt sätt får vikarien möjlighet till stabilare ekonomi och kan planera sin arbetstid och fritid. TAXI STOCKHOLM Idag Vi som hjälper arbetar Time inom Care handeln Taxi med behöver typografi inte är längre medlet lägga att tid hantera på att text ringa så in den vikarier passar utan sitt kan ändamål: fokusera på planera försäljningen. sättningen. TIME CARE

5 FÖRSTUDIE DESIGN implementering DRIFT utvärdering utveckling Integrationen med Personec P var avgörande när vi valde Time Care Pool. Varbergs Kommun Så här får du en väloljad vikariehantering! För att få bästa möjliga resultat är det viktigt med ett grundligt förarbete. Vi inför Time Care Pool i några väl definierade steg. Hur lång tid de olika stegen tar beror på din organisations storlek och behov, men generellt kan vi lova att det går fortare och är enklare än du tror! Förstudie vilka är ni? Innan vi börjar designa vikarieprocessen intervjuar vi nyckelpersoner i organisationen. Nu tar vi reda på vilka och hur många som ska använda verktyget, vilka förväntningar och krav de har, var de sitter rent fysiskt och hur de kommunicerar idag. Vi samlar också en styrgrupp i din organisation som är beslutsstöd genom hela införandet av Time Care Pool. Design hur vill ni ha det? Time Care Pool är ett konfigurerbart standardverktyg som enkelt anpassas efter din verksamhet. Med hänsyn till målsättningen, vikariehanteringsprocessen och arbetsfördelningen mellan roller anpassas Time Care Pool till era behov. Implementering och drift nu kör vi! När designen är klar är det dags att installera Time Care Pool och utbilda användarna. Vi börjar med Resursplanerarna, därefter beställarna och om önskvärt vikarierna. Det här är det roligaste momentet i installationen, eftersom de allra flesta blir så positivt överraskade över hur enkelt Time Care Pool är att använda. När ni kommit igång med Time Care Pool och har frågor finns vi tillhands att svara på dem, det är bara att lyfta luren. Utvärdering hur går det? När Time Care Pool har varit i drift en tid gör vi en utvärdering tillsammans med er för att se att allt fungerar som det ska. Vi brukar sitta med i produktionen och observera hur ni jobbar med Time Care Pool. Sedan intervjuar vi nyckelpersoner för att utvärdera hur ni upplever verktyget. Är det någon funktion ni saknar? Har det uppstått nya behov? Utveckling vi förstår att verkligheten förändras Time Care Pool är i ständig utveckling för att möta de behov som uppstår hos våra befintliga och potentiella kunder. Metoden vi använder kallas iterativ utveckling, vilket betyder att vi utvecklar Time Care Pool i små delprojekt som snabbt går att implementera hos våra kunder. På det här sättet är vi hela tiden närmare din verklighet som den ser ut just nu. Efter att ha utvärderat flertalet vikariehanteringssystem på marknaden har Aditro konstaterat att Time Care Pool väl uppfyller de krav och förväntningar våra kunder har på en effektivt vikariehantering. Aditro HRM TIME CARE TIME CARE 9

6 FOTO: Jonas Ingerstedt Sedan många år används Time Cares produkter av många företag inom transport och logistik. Taxiverksamhet, flyg, tunnelbana och lagerverksamhet använder Time Cares verktyg för att förbättra effektiviteten och personalens välmående. Enheterna är också glada eftersom de nu bara behöver göra en beställning i datorn så ordnar vi vikarien! Kristinehamns kommun Vi kan hjälpa dig med resurser Det är inte alltid självklart att göra allting själv. Vi på Time Care har personal som kan användas som resursplanerare och beställare vi kan även tillhandahålla vikarier. Det perfekta bemanningscentret Time Care har totalt fokus på att förenkla och effektivisera bemanning. För både arbetsgivare och anställdas skull, för vikarier, hel- och halvtidsanställda. Ett effektivt och väl fungerande bemanningscenter är möjligt och med hjälp av våra produkter och tjänster kommer du en bra bit på väg. Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig och din organisation tveka inte att höra av dig. Ring , besök eller e-posta till information@timecare.se. 10 TIME CARE

7 Time Care AB Warfvinges väg Stockholm Tel: Fax: DESIGN: SAFLUNDDESIGNERS.COM, OMSLAGSFOTO: JACOB SJÖSTEDT