Hur kommer man igång med effektiviseringsarbetet? Fredrik Davidsson ECE Network

Transkript

1 Hur kommer man igång med effektiviseringsarbetet? Fredrik Davidsson ECE Network

2 ECE Network Start i denna form 2001 i Ronneby Kärnverksamhet - verksamhetsutveckling med logistik i fokus Primärt inom vård och omsorgsverksamhet Erbjuder Stöd vid förändringsarbete (HUR och GENOMFÖRANDE) Seminarier för att förklara fördelar Nulägesanalyser Simuleringar för att se potentialen Implementation Enkla IT baserade planeringsverktyg Komplett IT stöd - Kompanion Omfattande samarbete med Trafikverket och Energikontoret

3 Jag kommer att prata om Varför Förändringsprocess Hur startar man Vad kan man förvänta sig kortsiktigt Hur kommer man i mål (når uppställda mål)

4 Källa: Ronneby Kommun Årsredovisning 2011

5 Källa: Ronneby Kommun Årsredovisning 2011

6 Källa: Örebro Kommun Årsredovisning 2011

7 Källa: Uppsala Kommun Årsredovisning 2011

8 Varför och vad? Karlshamns Kommun 2005: Situationen ohållbar, kräver åtgärder 2006: Processtid för organisationen 2007: Ny organisation startar i feb (6 geografiska enheter), Resursfördelning tas i bruk. Planeringsansvariga tillsätts, ny planeringsmetod tillämpas. Förstudie genomförs genom Trafikverkets projekt 2008: Planeringsverktyg implementeras 2009: Skarp drift av planeringsverktyg. Införande av Portalen för biladministration (lokalt datasystem) 2010: Uppföljning av Trafikverkets förstudie Projekt Nyckelhantering/personallås påbörjas. Utveckling av hantering av trygghetslarm tjänster köps internt & Portalen Ny indelning av geografiska enheter (7 st) 2011: Implementering av nytt planeringsverktyg (Laps Care) Skarp drift av ca 350 personallås (Smith Lock) Förberedelser och införande av nytt verksamhetssystem (Procapita) (Källa: Presentation Karlshamns Kommun Linköping Mars 2012)

9 (Källa: Presentation Karlshamns Kommun Linköping Mars 2012)

10 (Källa: Presentation Karlshamns Kommun Linköping Mars 2012)

11 (Källa: Presentation Karlshamns Kommun Linköping Mars 2012)

12 Hässleholms kommun (Tyringe distrikt, enhetschef Linda Asplund) Start nulägesmätning September 2011 Redovisning nulägesmätning December 2011 Arbete med ny områdesindelning, arbetstider och arbetsgrupper Jan-Mars 2012 Start planering 1 Maj 2012 Första utvärdering skall göras november arbetsschema per dag, insatser per dag Planeringstid ca 2 timmar per dag

13 Hässleholms kommun forts. (Tyringe distrikt, enhetschef Linda Asplund) Erfarenheter Större säkerhet att insatser blir gjorda dokumenterat Färre diskussioner med planeraren Ny personal, vikarier och sommarpersonal kommer snabbare igång Mer dokumenterad information/kommunikation hanteras av personalen MÅNGA sidoprocesser startas i samband med att systemet infördes Ett par personal konstant emot förändringen Mer transparens i arbetsfördelningen Kräver MYCKET energi att komma över puckeln vid uppstart

14 Förändringsprocess

15 Förändringsprocess

16 Förändringsprocess

17 Förändringsprocess Skapa en plan för detta förändringsprojekt Förankra hos förvaltningschef Genomför seminarier med inblandade enhetschefer Genomför seminarier med planerare och samordnare Fokusera på de som är positiva till förändringen Arbeta med hela planeringsprocessen inte bara planeringsverktyget Se till att det finns en projektledare, budget och projektplan

18 Nuläge Starta med en delmängd av hela verksamheten. Planera för helheten Genomför en nulägesmätning av verksamheten Genomför simulering för att se potentialen Ta fram en målsättning/målbild Ta fram ekonomiska konsekvenser

19 Börja med en nulägesmätning

20 Tidsanvändning Fördelning tid h % Kringtid 108 h 21% Planeringstid 49 h 10% Transporttid 90 h 18% Insatstid 273 h 53%

21 Begrepp Insatstid Transporttid Kringtid Planeringstid Rapporterings tid Den faktiska tid som personalen är hos brukaren. All tid, oavsett transportsätt, som används för förflyttningar. Väntetider vid samåkning, hämtning av nycklar etc. Tid som används för att planera arbetsscheman och rutter. Tid som används för rapporter och dokumentation.

22 Realistiska mål Kringtid = all tid som inte är insatstid 40 % Kringtid = all tid som inte är insatstid 40 % Transporttid 10 % Insatstid = insatstid + transporttid 60 % TÄTORT Transporttid 20 % Insatstid = insatstid + transporttid 60 % GLESBYGGD

23 Arbetsschema

24 Kontinuerlig uppföljning

25 Kortsiktigt kan man förvänta sig....frågor om detta verkligen behövs..missnöje med förändringen..att medarbetarna känner kritik avseende nuvarande arbetssätt.. generella synpunkter så som att systemet fungerar inte, krångligt etc. Kommunikation, bra projektplan, tryggt ledarskap och förankrat projekt hanterar detta.

26 Hur kommer man i mål!

27 Hur kommer man i mål!

28 Hur kommer man i mål! Väl definierade mål Använd delmål Fira delmål Informera Kommunicera Jobba aktivt hela tiden (följ upp)

29 Tack för mig! Frågor? Fredrik Davidsson ECE Network AB