Hur du frigör tid och pengar i personlig assistans

Transkript

1 Hur du frigör tid och pengar i personlig assistans Mille Salomaa Lindström Enhetschef Enheten för personligt stöd i Farsta Sdf Marie Kringberg Kundansvarig projektledare Kaustik AB

2 RÖRIGT FELAKTIG REDOVISNING INEFFEKTIVITET OFÖRUTSÄGBARHET STRESS BRISTFÄLLIGHET OTYDLIGHET TIDSKRÄVANDE SISYFOS ORO

3 8 - personlig assistans enligt SFB 5 - personlig assistans enligt LSS 75 - avlösning eller ledsagning 7 - hemtjänst i assistansliknande form 45 - kontaktperson 8 - korttidsfamilj 100 st assistenter timmar

4 Såhär gick det till förut

5

6 Det här går inte

7 5 Krav Skräddarsytt schemaläggningsprogram för personlig assistans Automatiska rapporter till Försäkringskassan baserat på aktuellt schema Möjlighet till att samla dokument digitalt Tillgänglighet Underlag för lönehantering

8 Vi fastnade för Aiai från leverantören Kaustik AB.

9 Med en komplett webbtjänst för administration av personlig assistans sparar stadsdelsförvaltningen i Farsta både tid och pengar. Kärnan är ett digitalt stöd för smidig schemaläggning och automatiska tidrapporter, som användarna når via smartphone, dator eller surfplatta. Det minskar risken för fel och frigör tid som kan ägnas åt att ge omsorgstagarna bättre hjälp i sin vardag.

10 Aiai (Administrativ, Interaktiv, Assistans över Internet)

11 Lösning & funktion Webbtjänst med följsam design (dator, pekskärm, mobil) Användarvänlig mycket lätt att lära sig Effektivt och tidsbesparande Mobile first Scrum utvecklar i tvåveckorsperioder (sprintar)

12 Aiai - den ledande webbtjänsten för administration av personlig assistans Schema Kärnan i Aiai är ett smart och flexibelt schema som tar hänsyn till och kontrolleras mot beslut, kollektivavtal och arbetstidslagen. Automatiska påminnelser Automatisk påminnelse om att godkänna tidrapporter skickas till personliga assistenter. Godkännandet görs enkelt med en elektronisk signatur. Automatisk tidrapportering Aiai skapar automatiskt tidrapporter utifrån schemat. Aiai tar fram Försäkringskassans tidsredovisning och räkning samt sjukfakturor till kommunen. Personakt och Journalföring Aiai erbjuder ett enkelt och säkert sätt att hantera den dokumentation och journalhantering som IVO kräver. Ärendehantering Ärendehantering är en unik tjänst för att säkra kvalitén. Genom Ärendehanteringen får kunden kontroll över alla av företagets ärenden. Lönehantering Aiai skapar löneunderlag där t.ex. OB-tid och frånvaro framgår. Aiai kan exportera all lönedata till de vanligaste lönesystemen. Stöd till ledningssystem Verksamhetsdokument och annan viktig information samlas enkelt i Aiai. Aiai hjälper även kunden att hålla koll på myndigheternas redovisningskrav. HR-system Med Aiai får kunden tillgång till en samlad plats för personalrelaterad information som hantering av kompetenser, utbildning, delegering av arbetsuppgifter, registerutdrag och personalanteckningar. Beslutsrapport I beslutsrapporten är det enkelt att hålla reda på förbrukning av antalet timmar utifrån aktuellt beslut.

13 Hur har Aiai fungerat? Ordning och reda Nytta för kunder Nytta för oss som arbetar Nytta för Stockholms stad Ekonomiska besparingar

14 Elektronisk signering

15 Ekonomi ROI- analys Utfall = besparing på kr/brukare och månad Omfattande riskanalys och informationsklassificering genomförd

16 Nyttan för oss alla för den assistansberättigade: Ökad insyn i bemanningsfrågor för anställd assistent: Minimal administration, frigjord tid åt det viktiga = utföra assistans för verksamheten: Tids- och kostnadsbesparingar, stärkt rapporteringskontroll, förbättrad arbetsmiljö..för kommun och samhället: Bättre resursutnyttjande

17 Bonus för Stockholm stad Alltid senaste versionen av FK blanketter Information om nyheter inom vår bransch Kostnadsfri utbildning och support Ständigt kompletterat med ny funktionalitet

18 Lärdomar & Tips Manuell handläggning av personlig assistans är inte bara tidskrävande och ineffektivt. Det blir också allt svårare att säkerställa korrekt rapportering, i takt med att nya regler införs och gamla tas bort. Att byta verksamhetsstöd är en komplicerad process, som bland annat kräver riskanalys och informationsklassificering. Men tänk på att olika kommuner kan dra nytta av varandras arbete och använda samma förberedande analyser om gemensamma system införs. Det tar tid att få in scheman och inloggningsuppgifter. Gör införandet steg för steg, med en grupp i taget, och gå igenom med varje medarbetare exakt hur systemet ska användas. Nyttja Aiai Akademi, Aiai Magasinet och den kunskap som finns hos Kaustik

19 RÖRIGT FELAKTIG REDOVISNING INEFFEKTIVITET OFÖRUTSÄGBARHET STRESS BRISTFÄLLIGHET OTYDLIGHET TIDSKRÄVANDE SISYFOS ORO

20 kr KORREKT REDOVISNING TRYGGHET EFFEKTIVITET GOD ARBETSMILJÖ KR FÖRUTSÄGBARHET KVALITET 90 % TILLGÄNGLIGHET TYDLIGHET 288 KR KONTROLL

21 TACK! Mille Salomaa-Lindström Enhetschef för personligt stöd vid Farsta stadsdelsförvaltning e-post: Tel: Marie Kringberg Kundansvarig projektledare Kaustik/Aiai e-post:

22 Mer informa+on om Aiai under MVT