Den digitala arbetsplatsen. Vägen till effektivitet, kreativitet och innovation på jobbet. acando.se

Transkript

1 Den digitala arbetsplatsen Vägen till effektivitet, kreativitet och innovation på jobbet acando.se

2 Den digitala arbetsplatsen En arbetsplats består idag av mycket mer än bara det fysiska kontoret. Det mesta vi gör, gör vi digitalt. Vi jobbar och lever genom våra digitala verktyg, även om ett analogt anteckningsblock kan vara uppfriskande att bryta av med ibland. Som arbetsplats är det därför viktigt att se till att medarbetarna får tillgång till verktyg som uppfyller och förhoppningsvis överstiger anställdas önskemål och krav på sömlöst internt samarbete. I denna rapport visar vi vägen till en framgångrik digital arbetsplats genom att bryta ner begreppet i tre olika perspektiv - teknik, flexibilitet samt beteende och kultur - som när de optimeras skapar förutsättningar för ett effektivt samarbete. Historiskt sett har individens produktivitet ökat dramatiskt, men företagens produktivitetsökning har inte hängt med i samma takt. Att sträva efter att arbeta smartare och mer effektivt är därför helt nödvändigt för att ta jämna kliv med förändringen som sker i omvärlden. Det finns stor potential för organisationer att effektivisera det interna samarbetet och närma sig samma produktivitetsnivå som den hos individen. Om man ska sammanfatta en digital arbetsplats är det på ett övergripande plan alla digitala plattformar, skrivbord, mobila enheter och applikationer som används för att göra arbetsplatsens samarbete mer effektivt, smidigt och med lite kreativitet till och med roligt. Om man vågar tänka utanför boxen finns det otroligt mycket man kan göra för att skapa en arbetsmiljö som uppmuntrar till innovation och kreativitet, med digitala hjälpmedel. Men var börjar man? Här ger vi en överblick över den digitala arbetsplatsens byggstenar och framgångsfaktorer, och vad som är viktigt att ha i åtanke för att lyfta det interna samarbetet till nya höjder. Den digitala arbetsplatsen 2

3 Organisationers produktivitet hamnar på efterkälken Produktivitetsgapet Från 90-talet och framåt har nya digitala arbetsverktyg varit under ständig utveckling och hjälpmedel som Excel, internet och har gjort det möjligt för oss att göra mycket mer på betydligt kortare tid. Verktygen har ökat vår produktivitetsnivå och hjälpt oss att arbeta snabbare och med förbättrat resultat. Det finns dock en hake med vår tilltagande effektivitet. Våra analyser visar att den personliga produktiviteten har ökat nästan fyra procent årligen sedan 1990, medan organisationers produktivitet bara har ökat med omkring en procent per år. Fritt översatt är vi som individer produktiva, men som organisation är vi desto mer trögrörliga. Vilka är orsakerna? Förklaringarna till organisationers relativa ineffektivitet är flera, men som exempel kan tillgängliga samarbetsverktyg vara otillräckliga, och i vissa fall är de hemmasnickrade med otydliga kommunikationsvägar och stökiga ITlandskap som följd. Oavsett utnyttjas sällan den fulla potentialen av de verktyg som faktiskt finns. Och det slutar med att man fastnar i mailkorgen för att det helt enkelt är det första man kommer att tänka på som kommunikationsmedel. Vilket inte alltid är det mest effektiva alternativet. Vi kan konstatera att verksamheters produktivitetskurva halkar efter den på individnivå men i det gapet finns samtidigt potential att jobba smartare, snabbare och bättre tillsammans. Den digitala arbetsplatsen 3

4 Vad är egentligen en digital arbetsplats? Så, hur utnyttjar man digitala verktyg för att skapa bästa möjliga samarbetskultur på jobbet? Tre grundpelare i en digital arbetsplats För att förenkla innebörden av en digital arbetsplats bryter vi ner det i tre delar teknik, flexibilitet samt beteende och kultur. De tre perspektiven utgör grundpelarna i en framgångsrik digital arbetsplats och alla tre behöver samspela och optimeras för att skapa en produktiv och positiv intern samarbetskultur. 16% av svenskarna är engagerade på arbetsplatsen En anställd som upplever arbetsmiljöproblem har i genomsnitt ett produktionsbortfall på 38% 20% av arbetstid går till att söka och hitta information I snitt existerar 11 versioner av samma dokument 36% av anställda lider av digital stress Endast 19% tycker att de har den rätta företagskulturen Källa: Den digitala arbetsplatsen 4

5 Det tekniska perspektivet Den digitala arbetsplatsen bygger i grund och botten på teknologi digitala skrivbord och mobila arbetsenheter blir den virtuella motsatsen till ditt fysiska skrivbord. Utgå ifrån användaren Tekniken går framåt och vi människor har blivit vana vid lättillgängliga och snabba kommunikationsvägar dessutom blir hemsidorna vi besöker och apparna vi laddar ner allt mer anpassade efter våra personliga preferenser och intressen. När man sätter igång arbetet med en digital arbetsplats är det därför viktigt att bygga arbetsytorna med användarvänlighet i fokus och se till att de går att anpassa på individnivå. Kommunikationsverktygen som används på våra arbetsplatser behöver motsvara de vi använder privat i form och funktion. Lyckas man skapa en stimulerade digital arbetsmiljö får det en positiv inverkan på medarbetarnöjdheten som i förlängningen gör att vi stannar längre på våra arbetsplatser. Sträva efter en enhetlig känsla Med en modern digital arbetsplats ger den personliga arbetsytan en upplevelse av att man arbetar i ett och samma system hela tiden oavsett om det tekniskt sett består av flertalet underliggande delar. Det är av stor vikt att skapa en enhetlig känsla mellan ytorna och applikationerna, så att de inspirerar och gör det smidigt att påbörja arbetet i en enhet och fortsätta i en annan. Det är också positivt om verktygen är anpassade efter individens arbetsuppgifter, till exempel genom att de senast besökta dokumenten alltid dyker upp först när man kopplar upp sig. Sist, men inte minst, möjliggör ett modernt system snabbare vägar till utveckling av nya tjänster och funktioner så att man alltid kan uppdatera kommunikationen med ny teknik och smarta appar. Den digitala arbetsplatsen 5

6 En flexibel arbetsmiljö Fysisk plats får mindre betydelse Den digitala arbetsplatsen gör att vi inte längre är bundna till våra kontor eller stationära arbetsplatser, och tiden då vi behövde vara på jobbet för att faktiskt jobba är förbi. Med hjälp av molnteknik kan alla samarbetsytor, dokumenthantering och kommunikationsverktyg hanteras från håll och från alla olika mobila enheter. Arbetet blir mer flexibelt och det spelar mindre och mindre roll vart vi befinner oss rent fysiskt för vad vi har möjlighet att göra. Allt ligger i molnet En digital arbetsplats som utgår från molnet ger oss möjlighet att jobba när det passar oss själva för att bättre balansera vardagen, oavsett om vi hämtar på dagis eller är på resande fot. Det ger också ett brett utbud av tillgängliga kanaler för både interna möten och kundmöten, där det inte alltid är nödvändigt att ses i person för att komma vidare. Det märks inte minst på aktivitetsbaserade kontor, som blir en vanligare arbetsform, där förbestämda platser försvinner till fördel för situationsanpassade arbetsytor. Med den digitala arbetsplatsen i molnet slipper man även hamna i en situation där man skickar ut ett dokument för feedback till ett antal kollegor, för att därefter få lika många olika versioner av samma dokument tillbaka. Med filen sparad i molnet kan alla jobba i samma dokument och på så vis sparar man värdefull tid till annat, och effektiviserar samarbetet. Den digitala arbetsplatsen 6

7 Beteende och kultur Det mänskliga perspektivet Den kanske viktigaste delen i en digital arbetsplats stavas beteende och kultur. Tekniken är bara halva bilden, och det är minst lika viktigt att organisationen använder verktygen och arbetssätten annars står man där med en massa verktyg, men ingen som använder dem. Det finns ju sällan incitament eller regelverk över vilka verktyg man ska nyttja för att kontakta en kollega eller dela ett dokument, vilket gör det svårare att få med hela organisationen i samma riktning. Att ha detta perspektivet med sig från början till slut är en nyckelkomponent för att skapa en framgångsrik digital arbetsmiljö. Redskap för uppskattning och feedback Får man med sig verksamheten på banan, och alla använder de digitala verktygen som tilltänkt, kommer beteenden och kultur kring hur vi använder tekniken att anpassas. De nya redskapen och möjligheterna leder till ett förbättrat tänk i hur vi söker och delar information, kommunicerar och lär av varandra. Vilket skapar bra förutsättningar för en kultur där man på ett enkelt sätt berömmer och lyfter varandra internt - som sporrar motivationen och leder till en inkluderande arbetsmiljö. Den digitala arbetsplatsen 7

8 Den digitala arbetsplatsens 5 effekter Samarbete Det blir smidigare att dela information tvärs över organisationen, i olika konstellationer av lag och grupper. Det blir även enklare att bjuda in kunder och andra aktörer till arbetsutrymmen där man gemensamt kan uppdatera dokument. Kunskapsutbyte En digital arbetsplats möjliggör lärande av varandra, och sätter fokus på att lära upp organisationen snarare än individen. Det finns också kanaler där medarbetare kan få snabba svar på sina frågor samt önska specifik information från experter, kollegor eller en smart digital tjänst. Attraktion Den digitala arbetsplatsen är en användarvänlig väg in i till en portal där man har allt man behöver för att jobba, samlat på ett ställe. Det skapar en flexibel användarupplevelse, där individen själv styr innehållet utefter sina behov och intressen. Upplevelsen anpassar sig automatiskt efter tidigare beteende, mönster och önskemål, vilket gör det till en tilltalande och attraktiv miljö att arbeta i. Frihet Molnet skapar möjlighet att komma åt sin digitala arbetsplats från olika arbetsenheter och från håll man behöver inte längre vara på sitt fysiska kotor för att jobba. Det finns också ett brett och modernt utbud av tillgängliga kanaler för samarbete och kundmöten, där man sömlöst förflyttar sig mellan olika kanaler, enheter och platser. Innovation En digital arbetsplats förenklar snabb utveckling av nya tjänster och funktioner till medarbetarna. Digitalt mogna medarbetare kan även själva effektivisera sin och kollegornas vardag genom att tänka kreativt, komma på och implementera nya innovationer. Den digitala arbetsplatsen 8

9 Högre effektivitet och nöjdare medarbetare Det finns stor potential för organisationer att effektivisera det interna samarbetet och närma sig samma produktivitetsnivå som den hos individen. Verktyg, flexibilitet och kultur För att skapa en framgångsrik digital arbetsplats behöver man hela tiden ha med sig de tre perspektiven teknik, flexibilitet samt beteende och kultur och säkerställa att de både samspelar och optimeras. Se till att ha nödvändiga verktyg för effektivt samarbete tillgängliga, låt verktygen blir en möjliggörare av en flexibel arbetsmiljö och glöm inte det mänskliga perspektivet. Den digitala arbetsplatsen innebär inte bara tekniska verktyg och system, utan snarare hur verktygen används av individerna i organisationen för att göra det interna samarbetet mer effektivt. Man kan implementera hur många nya tekniska hjälpmedel som helst, men om ingen använder dem är de till liten nytta. För att lyckas med en digital arbetsplats behöver man självklart ha nödvändiga och optimerade verktyg på plats, men också en strategi för hur de blir en naturlig del av arbetet. När den fulla potentialen av de digitala redskapen utnyttjas, leder till det inte bara till en högre effektivitetsnivå, utan även till nöjdare medarbetare som vill stanna kvar längre på arbetsplatsen. Vill du veta mer? Kontakta Carolina Wallbäcks på carolina.wallbacks@acando.com eller per telefon på +46 (0) Om Acando: Acando är konsultbolaget som med lika delar teknisk spetskompetens och insikt i mänskliga beteenden - innoverar, effektiviserar och mobiliserar organisationer till hållbar förändring. Koncernen har cirka 1900 anställda fördelade på fem länder. Acando omsatte över 2 miljarder kronor 2016 och är noterat på Nasdaq Stockholm. Den digitala arbetsplatsen 9

10