diligentia Aktivitetsstyrd Arbetsmiljö

Transkript

1 A² diligentia Aktivitetsstyrd Arbetsmiljö 1 Aktivitetsstyrd Arbetsmiljö

2 2 Aktivitetsstyrd Arbetsmiljö diligentia Hur kommer vi att arbeta i framtiden? För några år sedan började Diligentia att fundera på hur framtidens arbetsplats kommer att se ut. Våra kunder söker ständigt nya sätt att mer effektivt nyttja kontoren både ur ett mänskligt och ekonomiskt perspektiv. Kundkraven på effektivitet och lönsamhet gjorde att vi tog nästa steg i utvecklingen av arbetsplatsen. Detta gjorde vi genom internprojektet Diligentia Future Lab som resulterade i en metodik för att hantera framtidens kontor A2- Aktivitetsstyrd Arbetsmiljö. Med denna metodik vill vi hjälpa våra kunder att framtidsäkra sina kontor och sina arbetssätt.

3 diligentia Aktivitetsstyrd Arbetsmiljö 3 Hur gör vi idag? Aktiviteter, beläggning och variation En arbetsdag består vanligtvis av en mängd olika aktiviteter, från högt till lågt, strategiskt som operativt och från enkelt till svårt. Alla dessa aktiviteter är inte lämpade att genomföras vid det traditionella skrivbordet. Fundera på i vilken miljö du skulle vilja utföra aktiviteter som t.ex. läsa, prata i telefon, skriva längre dokument, ha kreativa möten, m.m. Ha sedan i åtanke att olika individer troligtvis vill utföra samma aktiviteter i olika miljöer och på olika platser. Med detta som bakgrund kan man relativit snabbt konstatera och morgondagens kontor behöver vara mer individanpassade och mindre generaliserande. Utöver detta kan vi också lägga till faktorn beläggningsgrad till ekvationen. Det är sällan mer än 50 % beläggning på dagens arbetsplatser, d.v.s. vartannat skrivbord står tomt. Här handlar det om att tänka om, från antalet kvadratmeter per arbetsplats till antalet kvadratmeter per medarbetare. Detta bygger på att vi släpper ägandet av det privata skrivbordet. För att vi effektivt skall kunna genomföra våra olika arbetsuppgifter krävs olika miljöer för respektive uppgift. Utgår vi ifrån detta synsätt, kommer vi att bli mer effektiva, lönsammare och må bättre. Som bonus får vi också en mer stimulerande och trevligare arbetsmiljö. Fyra trender Framtidens arbetsklimat karaktäriseras av fyra trender. Från arbetsplatser till mötesplatser Fokus flyttas från arbetsplatsen till mötesplatsen. Det är i mötet som värde skapas. Samtidigt blir allt fler möten virtuella. Det dagliga arbetet blir mindre stationärt. Vi arbetar på lämpliga platser och ser till att kunna mötas vid lämpliga tillfällen. Allt blir trådlöst Personer, data och information blir mer lättillgängligt. Låt nätet bära informationen. Vi begränsas inte av laptops, utan får information via bl.a. mobiltelefoner, datorer, surfplattor, m.m. Från uppgift till projekt Verksamheter och arbetsuppgifter blir mer projektrelaterade och vi behöver kunna förändra våra kontor för att hantera detta. Kommunikationen blir öppnare och kräver ökad transparens, såväl internt som externt. Detta ändrar layouten för kontoret vilket förutsätter att lokalerna också signalerar öppenhet. Mer flexibla organisationer Arbete blir inte längre kopplat till skrivbordet. Det blir tydligare inslag av självstyrande grupper med lösare organisationsstrukturer och mer mobila kontor. Detta ställer högre krav på tekniska lösningar och tekniskt stöd.

4 4 Aktivitetsstyrd Arbetsmiljö diligentia

5 A² diligentia Aktivitetsstyrd Arbetsmiljö 5 Aktivitetsstyrd Arbetsmiljö Om vi släpper ägarskapet av skrivbordet öppnar sig helt nya möjligheter där vi får plats med den variationsrikedom av platser och miljöer som dagens arbete kräver. Behöver du läsa går du in i biblioteket, ska du prata snabbt i telefon kan du använda ett telefonbås, kreativa möten kan äga rum i loungen, o.s.v. Istället för att vara tvingad att göra många av dessa saker vid skrivbordet väljer vi den plats som har 100 % stöd för vår aktivitet. På detta sätt trivs vi bättre, mår bättre och presterar mer. Vilka ska släppa ägandet av skrivbordet? En hälsosam fördelning är ca 70/30 d.v.s. 70 % både vill och har ett sådant arbete där de inte behöver egna arbetsplatser medan 30 % behåller dem. Det viktiga är att vi jobbar med miljöer som varvas med bl.a. normal sitthöjd, ståhöjd och soffhöjd. Variationen skapar den dynamiska miljön. Hemvistet Ett tidigare problem har varit den personliga förvaringen. Lösningen på detta är den arkitektoniska funktionen Hemvistet. Här börjar vi och slutar vår dag, har vår grupptillhörighet, vår identitet och våra privata saker. I hemvistet behöver vi avpersonifiera pappersdokumentation och samla all företagsgemensam materiel så att alla har tillgång till och hittar denna. Vi gör informationen mer transparent och ser till att den blir mer tillgänglig för alla. Ett hemvist är till för ca 60 personer beroende på företag och storlek. Skapar man ett hemviste för fler medarbetare än så blir det lätt för stort och opersonligt. Detta innebär, för stora företag, flera hemvisten och att de variationsrika arbetsmiljöerna runt dessa ska vara jämt fördelade.

6 6 Aktivitetsstyrd Arbetsmiljö diligentia Hur gör man? För att lyckas behövs tre byggstenar - ledarskap, teknik och den fysiska lokalen. Ledarskap Detta är ett förändringsprojekt vilket från första början innebär en tydlig förankring och involvering hos personalen. Ledningen måste stå bakom detta till 100 % och ledarskapet måste gå från kontroll till förtroende. Teknik Tekniken måste fungera till fullo. Detta återges i en platsobunden IT-miljö med bl.a. trådlösa nätverk, åtkomst till dokument och en platsobunden telefoni. Det måste finnas tekniska lösningar till alla, överallt. Den fysiska lokalen Det måste vara tydligt att det är en förändring som sker. Därför ska vi vara extra noga med att tillföra många nya variationsrika miljöer. Det räcker inte med att ta bort några skrivbord, ställa in en soffa och sedan säga att man jobbar aktivitetstyrt. Då har vi ett flexkontor och inte ett aktivitetsstyrt kontor. Kom ihåg att ett flexkontor är en dålig lösning och är egentligen inget annat än ett traditionellt kontor där man har tagit bort skrivbord och sedan låtit personalen dela på det som är kvar! Hur går det till? Här följer några enkla steg: Gör en beläggningsstudie och se hur det ser ut på just ert företag. Räkna under tre veckor klockan 10, 13 och 16, ut hur många som sitter på sin arbetsplats. Har ni ett bra passersystem kan ni också ta fram hur många som vistas i lokalen. Då får ni en bild av hur många som sitter vid skrivbordet och hur många som är i mötesrum och liknande. Sedan måste ni bestämma vilka som ska ha sin egen arbetsplats. Överväg att låta detta vara helt frivilligt. Det brukar, i de flesta fall, bli en fördelning på ca 70/30. Skaffa därefter ett grepp över hur aktiviteterna fördelar sig på ert företag. Hur mycket arbete sker i telefon, möten, tyst skrivjobb, m.m.? Baserat på detta tar ni fram ett ritningsförslag med en variationsrik miljö på kontoret. Det måste finnas minst tio olika varianter av arbetsplatser för att dessa ska täcka alla behov. Börja redan nu att arkivera, slänga och sortera allt papper. Ni kommer att bli förvånade över hur mycket som försvinner. Hela personalen måste vara involverad från början och redundans är nyckelordet i kommunikationen. Se till att alla kommer in i projektet med en positiv inställning. Förändringen är till för att medarbetaren skall må bättre, trivas bättre och vara mer effektiv. Börja tidigt att utbilda i digitalt arbete. Så mycket som möjligt ska in i datorn och här behövs mycket stöd och hjälp. Detta kan röra sig om scanning, mailhantering, tillgängliggöra gemensamma mappstrukturer, m.m. Ett vanligt misstag är att man lägger för lite krut på den här fasen och de som inte har vant sig vid ett digitalt arbetssätt blir dem som vantrivs i ett aktivitetstyrt kontor. Vi har metoder och verktyg för att hjälpa er att jobba mer aktivitetsstyrt.

7 diligentia Aktivitetsstyrd Arbetsmiljö 7

8 Diligentia på 15 sekunder Diligentia är en av Sveriges största fastighetsägare. Beståndet utgörs av ett balanserat innehav av kontorsfastigheter, köpcentrum och bostäder, huvudsakligen lokaliserat till de tre storstadsregionerna. Vid årsskiftet 2011/2012 bestod Diligentias portfölj av 121 fastigheter till ett värde av cirka 30 miljarder kronor och med nära hyreskontrakt. Den uthyrningsbara arean uppgår till 1,1 miljoner kvm. Diligentias övergripande uppdrag är att leverera en långsiktigt stabil totalavkastning med rimligt risktagande till ägaren Skandia Liv och dess 1,2 miljoner försäkringstagare. Gentemot kunderna ligger fokus på att med lyhördhet och i nära samarbete förvalta och utveckla fastigheterna i enlighet med kundernas förändrade krav. o m s l a g s f o t o : u l f b l o m b e r g Stockholm Diligentia AB Box STOCKHOLM Besöksadress: Jakobsbergsgatan 22 Tel Fax Malmö Diligentia AB Västra Varvsgatan MALMÖ Besöksadress: Västra Varvsgatan 19 Tel Fax MILJÖMÄRKT TRYCKSAK