Barn- och utbildningsförvaltningen Dnr: 2013/479-UAN-006 Sabina Finnilä - BUNSF01 E-post:

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Barn- och utbildningsförvaltningen Dnr: 2013/479-UAN-006 Sabina Finnilä - BUNSF01 E-post: sabina.finnila@vasteras.se Kopia till Stadsarkivet Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Plan för redovisning av allmänna handlingar för utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Förslag till beslut Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar om plan för redovisning av allmänna handlingar. Den gäller från och med 1 januari Ärendebeskrivning Enligt arkivlagen (SFS 1990:782) och offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) ska varje myndighet bland annat upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Syftet med denna är att, genom att redovisa vilka handlingar som kan förekomma hos en myndighet, underlätta och möjliggöra för allmänheten att ta del av dessa. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har reviderat redovisningsplanen för den nya organisationen varför denna föreslås börja gälla retroaktivt från årsskiftet. Föreliggande plan har upprättats av registrator på barn- och utbildningsförvaltningen i samråd med stadsarkivet. Bilagor Plan för redovisning av allmänna handlingar för utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Plan för redovisning av allmänna handlingar för utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Skickad av: Sabina Finnilä - BUNSF01

2 1 TJÄNSTESKRIVELSE Dnr: 2013/479-UAN-006 Sabina Finnilä Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Delges: Stadsarkivet Plan för redovisning av allmänna handlingar för utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Allmänt Enligt arkivlagen (SFS 1990:782) och offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) ska varje myndighet bland annat upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Syftet med denna är att, genom att redovisa vilka handlingar som kan förekomma hos en myndighet, underlätta och möjliggöra för allmänheten att ta del av dessa. Begreppet allmänna handlingar är mediaoberoende och gäller alltså bl a både pappershandlingar och digitala handlingar/upptagningar. Inom Västerås Stad utgörs beskrivningen dels av en blankett där myndighetens organisation framgår och dels av en redovisning av myndighetens allmänna handlingar (redovisningsplan). Planen tar upp vilka rutiner och vilka handlingar som kan finnas och den ska följaktligen hållas aktuell och i möjligaste mån visa faktiska förhållanden. Planen anger dessutom om handlingar ska diarieföras eller ej, ger information om och vissa handlingstypers ev sekretess samt handlingarnas gallringsfrist. Redovisningsplanen är mediaoberoende och såväl digitala som pappersbaserade allmänna handlingar redovisas. Gallring Att gallra innebär förstörande av allmän handling. Enligt Arkivlagen får allmän handling förstöras under förutsättning att man beaktar att arkiven är en del av vårt kulturarv samt att de handlingar som dock bevaras tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, forskningens behov samt behovet av information för förvaltningen och vid rättsskipning. När det gäller digitala handlingar sker gallring då man till exempel vid konvertering eller överföring av data förlorar sökmöjligheter och data samt förlorar möjlighet att fastställa handlingars autenticitet och att göra viss sammanställning av data. Gallring innebär i sig en inskränkning av offentlighetsprincipen och beslut därom ska därför fattas av varje ansvarig myndighet. En redovisningsplan, där gallringsfrister anges, gäller alltså inte förrän den antagits av respektive nämnd / styrelse.

3 VÄSTERÅS STAD 2 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har reviderat redovisningsplanen för den nya organisationen varför denna föreslås börja gälla retroaktivt från årsskiftet. Föreliggande plan har upprättats av registrator på barn- och utbildningsförvaltningen i samråd med stadsarkivet. Ett förslag till redovisningsplan utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden föreligger således och de nya instruktionerna föreslås börja gälla retroaktivt från och med Sabina Finnilä registrator

4 Nämnd Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Redovisning av allmänna handlingar Översikt Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Allmänna frågor/ärenden rörande nämndens verksamhet IT-system Verksamhet/ansvarsområde Elever Uppföljning/utvärdering Projekt Vuxenutbildning/Vuxenutbildni ngs- Centrum (VUC) Arbetsmarknadsåtgärder Skolskjutsfrågor Utbildning, undervisning och fritid Sida Övergripande gemensamma 4 frågor Planer 4 Stipendier, premier, fonder 5 Statistik 5 När- och frånvaro 5 Enkäter, sammanställningar/utvärderingar 5 Skolfotokatalog 5 Skolhälsovård, samordn. 5 skolsköterska Arbetsskada, elev 6 Gymnasieintagning 6 Inackorderingstillägg 7 Elevregistrering 7 Studieorganisation Sida Undervisning 8 Undervisningsprojekt, 9 temaundervisning Uppdragsutbildning 9 Praktiksamordning 9 Verksamhetsförlagd utbildning (VFU) Studiebesök, resor 9 10 Individuellt program 10 Utvärdering och åtgärd 10 Betyg och omdömen 11 Prov 12 Prövning/betyg 12 Barn- och elevhälsa 12 Skolhälsovård 13 Kost och måltid 14 Föräldra- och anhörigkontakter 15 Studie- och yrkesorientering 15 Bibliotek 15 Grundläggande- och gymnasial vuxenutbildning, 15 komvux Påbyggnadsutbildning, YH 16 Betyg och intyg, vuxenutbildning 16 Svenska för invandrare, SFI 16 Elevföreningar 16 Modersmålsstöd, modersmålsundervisning 17 Beställningar 17 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.

5 Ansvar och av handlingar revidering pågår av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvaltning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat. av digitala handlingar sker hos I verksamhetssystem (hos Staden eller hos leverantören) eller i Lokal lagring på enhet på H: ( Mina dokument ) eller G: ( Gemensamt ). Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk). För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring i verksamhetssystem ansvarar normalt objektsförvaltaren och för handlingar som lagras på H: och G: ansvarar den som skapat handlingen eller en av förvaltningen särskilt utsedd person. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste den finnas med i redovisningsplanen. Gallringsfrist kan vara: ualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Ej Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. systematiskt eller i diariet innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas.

6 revidering pågår Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet VÄHS. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet. Observera att offentliga allmänna handlingar av rutinmässig karaktär och av ringa betydelse för verksamheten inte behöver diarieföres och kan gallras vid ualitet (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).

7 Nämnd Beskrivning av allmänna handlingar / arkivbeskrivning Upprättas enligt arkivlagen 6 samt offentlighets- och sekretesslagen kap.4:2 ORGANISATION Myndighetens namn Förvaltning avdelningar Uppgift Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Barn- och utbildningsförvaltningen (BUF) Tillkomstår Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ansvarar för gymnasieskola, gymnasiesärskola, kommunal vuxenutbildning, utbildning i svenska för invandrare, särskild utbildning för vuxna samt arbetsmarknadsfrågor. För vuxenutbildningen har nämnden inrättat ett Vuxenutbildningscentrum som vägleder och samordnar vuxnas utbildningsbehov. Nämnden ska följa arbetsmarknadsläget och vid behov föreslå åtgärder inom sitt ansvarsområde. Nämnden svarar också för kommunens samarbete med Mälardalens högskola. Kontaktperson/-er på Sabina Finnilä, huvudregistrator skola förvaltningen TILLGÄNGLIGHET TILL MYNDIGHETENS HANDLINGAR Huvudsakliga register, förteckningar och sökvägar Tekniska hjälpmedel som allmänheten kan få använda för att ta del av allmänna handlingar och gallring Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar och lämnar till andra (hur och när) Myndighetens rätt till försäljning av Kommungemensamt ärendehanteringssystem VÄHS, Dexter, IST förskola, IST Analys, IST Statistik, Extens m m Besöksdatorer i Kontaktcenter i stadshusets entré samt via hemsida Uppgifter om gallring samt vanligaste sekretessbestämmelser som tillämpas framgår av myndighetens redovisningsplan. SCB, Skolverket, Skolinspektionen, Barn- och elevombudet m m - personuppgifter Beskrivning Ev revidering: upprättad:

8 1 (17) 60 UTBILDNINGS- och ARBETSMARKNADSNÄMNDEN Allmänna frågor / ärenden X 5) VÄHS Ej Nämnden övergripande. IT-SYSTEM Verksamhetssystem Extens /Dexter - - X OSL 23:2 - Ärendehanteringssystem VÄHS Marsh Plus Rapporter av tillfällig betydelse X X Blankett - skydd av personuppgift X X OSL 23:2 Se även under avsnitt Kulturskola. Hanterar betyg, när- och frånvaro, ledigheter, utvecklingssamtal, IUP m m. Se dessa handlingsslag. Västerås stads ärendehanteringssystem. Se redovisningsplanen för Gemensamma administrativa processer. Marsh Plus Ej Digital rapportering av klagomål Sammanställningar, rapporter ur Extens, Dexter etc Originalhandling förvaras hos objektansvarig som även utför gallring. Samtycke enligt personuppgiftslagen Extens/Dexter X X Behörighet till systemet Extens/Dexter X X VERKSAMHET / ANSVARSOMRÅDE (rubrik) tidigast vid elevens avgång Så länge personen arbetar i systemet. Förvaras hos objektsägaren Personalkontakter X 5) VÄHS Ej Föräldra- / elevkontakter X 5) VÄHS Ej Utvecklingsfrågor X 5) VÄHS Ej ELEVER (rubrik) T ex skriftväxling T ex skriftväxling 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

9 2 (17) Disciplinära åtgärder X 5) VÄHS 23:2 Ej T ex avstängning av elev, flytt av elev Intagning X 5) VÄHS Ej Elevvård X 5) VÄHS Ej Elevärenden X 5) VÄHS 23:2, 23:3 Ej Statistik till nämnden från Intagningen, proaros Tex anmälningar från Skolverket, Skolinspektionen, Barnoch elevombudet UPPFÖLJNING / UTVÄRDERING (rubrik) Tillsyn X 5) VÄHS Ej Tillsyn utförs av Skolinspektionen. Enkäter X 5) VÄHS Ej Utredningar / rapporter X 5) VÄHS Ej 013 t kvalitetsarbete X 5) VÄHS Ej Resursfördelning; uppföljning av elevantal etc per skola X Extens _ Se riktlinjer i redovisningsplanen för gemensamma administrativa processer. Ex: uppföljning Underlag/uppgifter till Konsult o service; ekonomicenter (för utbetalning) PROJEKT (rubrik) Projektbeskrivningar, minnesant, möteshandl e t c X 5) VÄHS Ej Pedagogiska priset X 5) VÄHS Ej Nämnden utser vinnare årligen Statsbidrag X 5) VÄHS Ej VUXENUTBILDNING / VUXENUTBILDNINGSCENTRUM (VUC), övergripande X 5) VÄHS Ej Även Svenska för invandrare (SFI), Särvux 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

10 3 (17) Uppsökande verksamhet X 5) VÄHS Ej T ex informationsbroschyrer. Validering / prövning X 5) (X) VÄHS Ej Statsbidrag, ansökan och beslut X 5) VÄHS Ej Orienteringskurser, beslut om inrättande X 5) VÄHS Ej T ex avtal med prövningsutförare (ska bevaras i papper), projekthandlingar e t c 617 Elevärenden X 5) VÄHS 678 t kvalitetsarbete :2, 23:3 Ej X 5) VÄHS Ej Antagning elev, allmänt X 5) VÄHS Ej Ansökan till kommunal vuxenutbildning X X Extens Ej Prövning, ansökan om X X Extens Ej Validering, ansökan om X X Extens Ej Betyg, allmänt X 5) VÄHS Ej Betygskataloger X X Extens Ej Kurskod, förklaring till koder X X Ej Slutbetyg, kopia X X Extens Ej T ex vid anmälan till Skolinspektion/Barn- och elevombudet, Skolverket. Uppgifter införs i Extens. Ansökan bevaras men bilagor gallras efter avslutad utbildning. Ansökan sorteras årsvis i personnr.ordning. Resultat från prövning i ett ämne införs i betygskatalog ( läser upp ett betyg). Resultat från validering införs i betygskatalog (validering för att få betyg i ett ämne). T ex beställning av nationella prov. Nationella prov genomförs av utbildningsanordnare. Sorteras halvårsvis alfabetiskt efter kursbeteckning och inom varje kurs i datumordning. Kurskods-nyckel i första kartongen per halvår. Pappersuttag. Förvaras tillsammans med betygskataloger. Läggs i första kartongen/halvår. Slutbetyg i personnummerordning (uttag i papper). Samlat betygsdokument utfärdas endast på begäran av eleven (kan välja ett urval av ämnen). 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

11 4 (17) Individuell studieplan (elevhistorik) X X VÄHS Ej Sammanställning/elev 150 ARBETSMARKNADSÅTGÄRDER, övergripande X 5) VÄHS Ej T ex avtal och beställningar Projekt, allmänna frågor X 5) VÄHS Ej 610 Årsredovisningar, verksamhetsberättelser från utförare X 5) VÄHS Ej Skolskjutsfrågor X 5) VÄHS Ej Särskilda skäl för enskilda barn kan förekomma. Delegeringsbeslut återrapporteras till nämnden i form av rapporter på beviljade och avslagna skolskjutsar. Inspektion, klagomål, sjukintyg, beslut, ev prövning X X VÄHS 25:1 Ej Gäller grundskola. Fria skolresor för gymnasieelever handläggs av VL. Ansökan om skolskjuts X X 3 år Beställning av transport Handläggs av Samtrafik UTBILDNING, UNDERVISNING OCH FRITID (rubrik) ÖVERGRIPANDE GEMENSAMMA FRÅGOR Information ( t ex internt och externt informationsmaterial, veckoblad e t c) X X Ej Ett arkivexemplar av egenproducerat material arkiveras av utfärdaren. Veckoblad av kortsiktig betydelse gallras vid ualitet. Planer (t ex arb miljöplan, jämställdhetsplan, hälsoplan, kompetensutv plan, handlingsplaner) X X Ej Kursplaner (gymnasiet) X X Ej 013 Kvalitetsrapport (-redovisning) X VÄHS Ej 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

12 5 (17) 107 Klagomål X VÄHS Ej Blankett finns. Stipendier och fonder t ex förteckningar över fördelning, motiveringar etc Handlingar rörande stipendier och fonder är inte allmänna handlingar utan ska hanteras helt separat och ej registreras i VÄHS. Handlingarna skall förvaras ordnat. Rutin för hantering under utarbetande på Sk (dec 2012). 607 Internationalisering X 5) VÄHS Ej Samtliga EU-projekt Statistik (rubrik) Statistik (t ex särskilda verksamheter, placering olika åldrar) X Extens Ej Framtagning av statistik till görs av objektsförvaltare som fr o m 2011 är placerad på Konsult o Service. Tabeller bevaras. Förberett för sökning på placering var, vilka, inkomstuppg. Uttag arkiveras centralt. Statistik till SCB, Skolverket m fl X Extens (3 år, tom 2009) 1 år Statistik - intern X X Ej Färdigställd enhetsspecifik statistik När- och frånvaro X Dexter, Extens X 1 år Enkäter, sammanställningar / utvärderingar (egna), elever X X Ej ett år efter läsårets slut. Barn/elevs när- och frånvaro ska kunna styrkas av personalen. Detaljerad frånvarolista skrivs ut från Dexter innan elev avslutas. Gäller elever från år 6 till gymnasiet. Sammanställning bevaras. Se även gemensamma administrativa processer om enkät och remisshantering. Skolfotokatalog X X Ej Ett arkivexemplar bevaras. 614 Blankett riktlinjer vid publicering av foton och filmer X X Skolhälsovård, samordnande skolsköterska, övergripande frågor X 5) VÄHS Ej 614 Metodbok X VÄHS Ej vid ualitet efter upphörd giltighetstid (3 år). Hantering av tillstånd för webbpublicering, se redovisningsplanen för Gemensamma administrativa processer (s. 6) T ex patientsäkerhetsberättelse Handbok; Riktlinjer, metoder och strategier för skolhälsovården, elevhälsans medicinska insats. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

13 6 (17) 614 Avvikelserapport, Lex Maria-anmälan X VÄHS OSL 23:2 Ej Lokala instruktioner för systemadministration X X Lokala instruktioner för dokumentation skolsköterska/skolläkare X X Lokala instruktioner för dokumentation psykologer X X Behörighet Journal III X X Originalhandling förvaras hos samordnande skolsköterska. Lex Maria anmälan beslutas av skolöverläkare, anmäls till socialstyrelsen som yttrar sig i ärendet Rutiner för objektledaren i skolhälsovårdens system Journal III Rutiner för dokumentation i skolhälsovårdens system Journal III Rutiner för dokumentation i skolhälsovårdens system Journal III (elevakt) vid upphörande av anställning Arbetsskada (elev), PRAO X X OSL 23:2 Ej Original till försäkringskassan. Kopia i elevakten. Tillbud (elev) X X OSL 23:2 Ej Förvaras på skolan i elevakten. Gymnasieintagning Särskola se rubrik Stödundervisning Informationsmaterial studie- och yrkesvägledning X Extens X Ej Ett arkivexemplar bevaras av egenproducerat material. Statistik, övergripande intagningsstatistik, intagningslistor X X X Ej Ansökningshandlingar X X X Efter avslutad utbildning. Handl från ej antagna elever gallras efter 1 år. Gäller även KY-utbildn. 662 Överklagan X VÄHS Ej 662 Besvär - övriga X VÄHS Ej 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

14 7 (17) Gymnasieintagning, särskola se rubrik Stödundervisning 604 Inackorderingstillägg, övergripande frågor X 5) VÄHS Ej Informationsmaterial X X Ej Ett arkivexemplar bevaras av egenproducerat material. Statistik, inackorderingstillägg X Extens 3 år Ansökan om inackorderingstillägg X Extens X 3 år Beslut om inackorderingstillägg X Extens X 3 år 604 Överklagan, inackordering X VÄHS 1 år ELEVREGISTRERING 644 Övergripande frågor X VÄHS Ej Byte av skola X X 1 år Klasslista X Rapport ur Extens X Ej Original skickas till mottagande skola. Kopia hos avlämnande skola. Blankett finns. Uttages läsårsvis vid vårterminens slut. Med uppg om skola, läsår, klass, lärare, elevnamn, pers nr, adress Elevhistorik ( elevkort ), studieplan (gymnasiet) X Extens Ej Listor/grupplistor (av tillfällig betydelse) X X Gäller ev listor som skrivs ut från Extens/Dexter. STUDIEORGANISATION 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

15 8 (17) 644 Övergripande frågor X 5) VÄHS Ej 617 Ledighet för elev, ansökan X X 1 år 1 år efter att eleven slutat skolan. Centralt utarbetad blankett ska användas. Ansökan om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning e t c X Extens X Överenskommelse elevs studiegång (enskilda elever) X VÄHS OSL 23:2 Ej efter att anteckning har gjorts på klasslista samt i elevsystemet Extens. 617 Beslut om tillfällig omplacering X VÄHS OSL 23:2 Ej Blankett finns 617 Beslut om tillfällig placering vid annan skolenhet X VÄHS OSL 23:2 Ej Blankett finns 617 Varning CSN (gymnasiet) X VÄHS 3 år 617 Skriftlig varning X VÄHS OSL 23:2 Ej Blankett finns 617 Beslut om avstängning i de frivilliga skolformerna (gymnasiet) X VÄHS OSL 23:2 Ej Blankett finns 617 Beslut om avstängning från utbildning med praktiska inslag (gymnasiet) Beslut om svenska som andraspråk X X X VÄHS OSL 23:2 Ej Blankett finns när eleven slutar skolan. Blankett finns. Pedagogisk journal / elevakt, särskola X X OSL 23:2 Ej övergång till gymnasiesärskola följer akten eleven. UNDERVISNING (rubrik) 643 Undervisningsplanering, övergripande frågor X VÄHS Ej 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

16 9 (17) Lokala arbetsplaner X X Årsvis per enhet Försöksverksamhet (gymnasiet) X X Ej Medgivande att tillåta inspelning i utbildningssyfte X X Blanketten skrivs under av målsman. då eleven slutat skolan. Blankett finns. Andra undervisningsformer (gymnasiet) X X Ej Medgivande att tillåta transport av elever i bil/buss X X Timplan (eller motsv.) för varje läsår och skolenhet X Extens X Ej Blanketten skrivs under av målsman. då eleven slutat skolan. Blankett finns. Årskursens timplan vid årets slut skrivs ut i papper av skolan. Schema av kortsiktig betydelse som tas ut under terminens gång X X Ansökan till Lovskola X X Avtal om elevdator X X Blankett finns. i samband med att dator återlämnas av elev. 601 Läromedel, resurser X VÄHS Ej T ex lån av dator, Stöd-PC (gymnasiet) 643 Dispensansökan (20-årsregeln) (gymnasiet) X VAHS Ej Undervisningsprojekt / temaundervisning, 643 övergripande frågor (gymnasiet) X 5) VÄHS Ej 660 Uppdragsutbildning, övergripande frågor (gymnasiet) X 5) VÄHS Ej 606 Praktiksamordning, övergripande frågor X 5) VÄHS Ej 600 Verksamhetsförlagd utbildning (VFU) X VÄHS Ej 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

17 10 (17) Studiebesök, resor, övergripande frågor X X T ex rapporter, deltagarförteckningar STÖDUNDERVISNING 616 Ansökan om plats, med fyra särskilda utlåtanden samt beslut, särskolan (grund- och gymnasiesär). Utskrivning av elev X VÄHS OSL 23:2 Ej Ansökan med underlag skickas till central samordnare för särskolan som beslutar. Särskilt utarbetad rutin ska följas. Original förvaras t o m i skolhälsovårdsjournal. Kopia hos placeringsassistent. Beslut kan överklagas av vårdnadshavare. För gymnasiet: Särskild blankett Ansökan till gymnasiesärskolan år 1 ska användas. Kräver ett särskilt mottagande. 616 Ansökan samt beslut om plats i särskild undervisningsgrupp X VÄHS OSL 23:2 Ej Beslut kan överklagas av vårdnadshavare. Överklagan sker till skolväsendets överklagandenämnd 616 Ansökan och erbjudande om plats för aspergerverksamhet / språkspåret / RHverksamhet X VÄHS OSL 23:2 Ej Individuellt program, övergripande frågor X 5) VÄHS Ej (gymnasiet) Personakter över ungdomar som omfattas av uppföljningsansvaret X X 5 år under förutsättning att elevregister bevaras Praktikplatser, närvarorapporter redovisning från arbetsgivare X X 3 år UTVÄRDERING OCH ÅTGÄRD Individuell utvecklingsplan (IUP) med skriftligt omdöme X Dexter X 3 år efter att eleven slutat Det senast upprättade gallras på enheten 3 år efter att eleven slutat grundskolan. Original kvarstannar på skolan. Kopia av IUP kan medfölja eleven till nästa skola inom Västerås Stad Skolverksamheter. Till skola utanför Västerås stad Skolverksamheter sänds kopior efter att tillstånd från vårdnadshavare inhämtats. Ska endast innehålla information om studieresultat. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

18 11 (17) 616 Utredning och beslut om åtgärdsprogram X VÄHS OSL 23:2 Ej Beslut av rektor. Gäller från Beslutet kan överklagas. Beslutet ska registreras på samma ärende som ÅP:t. Blankett finns. 616 Åtgärdsprogram (ÅP) X VÄHS OSL 23:2 Ej Särskilt utarbetad rutin skall följas med tillhörande blanketter. Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd. 616 Beslut om anpassad studiegång X VÄHS OSL 23:2 Ej Beslutas av rektor. Blankett finns. Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd. 616 Samrådsmöte enskild elev X VÄHS OSL 23:2 Ej Ersätter elevvårdskonferens. Gymnasiet: Individuella studieplaner (uppgift om elevens studieväg och val av kurser) X Extens BETYG OCH OMDÖMEN 647 Betyg och omdömen, övergripande frågor X 5) VÄHS Ej Betygskataloger X Extens Läsårsvis Ej Uttag per klass med koder i klartext alt. med kodförklaring separat. Bevaras digitalt och som underskrivet dokument i papper. Betyg förvaras i 10 år på resp skola. Leverans sker på 11:e året. Gymnasiet: Lokala kursbeskrivningar/kursplaner X X Ej Årsvis alfabetisk arkivering. Utgör bilagor till betygen. Gymnasiet: Slutbetyg, kopia = examensbevis Samlat betygsdokument = studiebevis X X Ej Förvaras läsårsvis i personnummerordning. Koder får ej användas. Se separat bilaga om hantering av betyg från gymnasiet. Gymnasiet: Grupplista, projektarbete X X X Ej Projektarbete - blankett X X 3 år 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

19 12 (17) Anmälan, prövning X X 3 år Intyg av betydelse för betygssättning X X Ej Intyg av rutinkaraktär gallras vid ualitet. PROV Sammanställning över resultat från nationella prov i svenska (Gymnasiet samt ämnesprov från år 9 och nationella ämnesprov år 5 och år 3) X Extens X Ej Sammanställning bevaras i samtliga ämnen t o m Från 2011 endast sammanställning i svenska. Från läsår 2011/2012 genomförs ämnesprov i år 6. Sammanställning över resultat i nationella prov ämnen utom svenska (Gymnasiet samt nationella ämnesprov år 3, 6 och 9) X Extens 5 år Samtliga svar från övriga nationella ämnesprov X X 5 år Samtliga svar på nationella ämnesprov som genomförts inom kommunal vuxenutbildning X X Ej Övriga prov X X Prövning / betyg X X Ej Sorteras in med elevens betygskopia / samlat betygsdokument BARN- OCH ELEVHÄLSA 615 Elevhälsa, övergripande frågor X 5) VÄHS OSL 23:2 Ej T ex externa psykologutlåtanden. 615 Anmälan till Individ och Familj (socialtjänsten) X VÄHS OSL 23:2 Ej Blankett med rutin finns. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

20 13 (17) Psykologiska undersökningar / skolpsykologjournaler X Journal III SHV X OSL 23:2 Ej Elevhälsans pedagogiska handlingar X Elevakt OSL 25:1 Ej Journalförs digitalt i åtskild del i Journal III SHV från För elever födda före 1992: slutarkiveras i pappersformat. För elever födda : slutarkiveras både digitalt och i pappersformat enl ök med stadsarkivet. För elever födda efter 2004 endast digital arkivering förutom testmaterial som slutarkiveras i egen pappersakt. Samlade dokument t ex utlåtanden från talpedagog, dyslexipedagog och specialpedagoger. Förvaras i elevakt på skolan. 615 Anmälan om diskriminering/kränkande behandling X VÄHS OSL 23:2 Ej Särskilt utarbetad rutin finns och ska följas. Blankett finns. SKOLHÄLSOVÅRD Skolhälsovårdsjournaler X Journal III SHV Pappershandlingar som skannats till skolhälsovårdens digitala journalsystem Journal III t ex logopedremiss X Journal III SHV Medgivanden och vaccinationstillstånd X Journal III SHV Akt OSL 25:1 Ej /Ej Se not. /Ej Se not. Journalförs digitalt i Journal III SHV. Pappersjournaler förvaras i accessarkivet. Slutarkivering ombesörjs av Barn och Utbildningsförvaltningen. Journaler för elever födda 1996 eller senare slutarkiveras digitalt. Tidigare journaler arkiveras både digitalt och i pappersform enl ök med stadsarkivet. Skanningen ska utföras i enlighet med särskilda rutiner (skolhälsovårdens Lokala instruktioner för dokumentation skolsköterskor/skolläkare ). Pappershandlingarna kan efter skanning och kvalitetskontroll gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). Den digitala bilden bevaras. Vaccinationserbjudanden där vårdnadshavare tackat nej skannas till skolhälsovårdens digitala system Journal III. Pappershandlingarna kan efter skanning och kvalitetskontroll gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). Den digitala bilden bevaras. Övriga medgivanden och tillstånd gallras när elev slutat på aktuell skola. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

21 14 (17) Fullmakter Barnavårdsjournaler (BVC) Reversaler Kvitto på överlämnade handlingar till arkivmyndighet (Stadsarkiv eller Landsting). KOST OCH MÅLTID (rubrik) X Journal III SHV / Ej Se not. X X OSL 25:1 Ej Skannas till skolhälsovårdens digitala journalsystem. Skanningen ska utföras i enlighet med särskilda rutiner (skolhälsovårdens Lokala instruktioner för dokumentation skolsköterskor/skolläkare ). Pappershandlingarna kan efter skanning och kvalitetskontroll gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). Den digitala bilden bevaras. Journaler för barn födda fr o m 1991 till landstingsarkivet senast när eleven slutar grundskolan. X X Ej Skall kvarstanna på förvaltningen. 611 Kost, måltid, cafeteria övergripande frågor X5) VÄHS Ej Planering, inköp etc 611 Godkännande av livsmedelsanläggning X VÄHS Ej Ansökan, godkännande, beslut om riskklassificering samt inspektionsrapport Matsedel, näringstabell X X Ej Prover, friskintyg, egenkontroll X X 1 år Beställningar, följesedlar X X Matråd, minnesanteckningar X X Specialkostsammanfattning X X Ej 750 Prislista kost X VÄHS Ej Distributionslistor X X Ej 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

22 15 (17) 602,634, 645,654 FÖRÄLDRA- OCH ANHÖRIGKONTAKTER Hem och skola / Brukarråd / Föräldrainflytande / Lokala styrelser - övergripande frågor X 5) VÄHS Ej 606 STUDIE- OCH YRKESORIENTERING, övergripande frågor X 5) VÄHS Ej 606 Utredning och rapporter X VÄHS Ej Arbetsplatskontakter X X 3 år Praktikbesked X X 3 år PRAO-listor X X 3 år Omdömen, PRAO X X 3 år 063 Arbetsplatsförlagd utbildning (APU), överenskommelser X VÄHS X Ej Externa avtal 612 Studieekonomi, gymnasiet, övergripande frågor X 5) VÄHS Ej Studieredovisning till Centrala studiestödsnämnden (CSN) X 3 år Original bevaras på CSN. Förfrågan från Centrala studiestödsnämnden (CSN) om läsårstider X X 3 år 613 BIBLIOTEK, övergripande frågor X 5) VÄHS Ej T ex ansökan om tillstånd enl 17 URL att få framställa exemplar, nerladdning och kopiering av talböcker mm till personer med funktionshinder. 670, 671, 672 GRUNDLÄGGANDE- OCH GYMNASIAL VUXENUTBILDNING, KOMVUX övergripande frågor X 5) VÄHS Ej 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

23 16 (17) Ansökan X X Ej Bilagor gallras efter avslutad utbildning Test i svenska, förkunskaper X X Efter avslutade studier 673 Påbyggnadsutbildning, Yrkeshögskolan (YH), övergripande frågor X 5) VÄHS Ej 673 Ansökningar X Extens X Efter avslutad utbildning. Handlingar från ej antagna elever gallras efter 1 år Lista intagna elever X Extens X Ej Betyg och intyg - vuxenutbildning Betyg och betygskataloger X X X Ej I systemet Extens om grund- och gymnasiekurser. Intyg för genomgången utbildning YH X X Ej Examensarbeten X X Ej 674 Svenska för invandrare (SFI), övergripande frågor X 5) VÄHS Ej Elevregister X Extens X OSL 21:5 Ej 603 ELEVFÖRENINGAR (t ex elevråd, elevkår), övergripande frågor X 5) VÄHS Ej Protokoll X X Ej Korrespondens, protokoll m fl originalhandlingar från elevrådet bevaras. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för

24 17 (17) 618 MODERSMÅLSSTÖD / MODERSMÅLSUNDERVISNING, övergripande frågor X 5) VÄHS Ej Centrum för tvåspråkighet Elevlistor X Extens 3 år Närvarorapport X Dexter / Extens X 1 år Ett år efter läsårets slut. Underlag för prövningsresultat X X 3 år Efter provtillfället Skriftlig bedömning (ej uppnått mål), modersmål X Med betygskatalogen Ej Avgångselev får ett skriftligt omdöme om eleven inte har godkänt slutbetyg i ett eller flera ämnen. Använd INTE blankett i Dexter. Särskild blankett ska användas. Skriftligt omdöme, modersmål X X 5 år En del av den individuella utvecklingsplanen (medföljer eleven). 616 Ansökan samt beslut om plats i särskild undervisningsgrupp/introduktionsgrupp X VÄHS OSL 23:2 Ej Beslut kan överklagas av vårdnadshavare. Skoltransport, uppgift om X X 1 år Busskort, beställning X X 3 år Original hos Centrum för tvåspråkighet, faxas till skolskjutshandläggare Original hos Centrum för tvåspråkighet, faxas till skolskjutshandläggare Beställningar (rubrik) Modersmålsundervisning, beställning X X 3 år Introduktionsgrupp, beställning X X 3 år Studiehandledning, beställning X X 3 år Inskolningsassistent (inskolningslärare t o m 2000), beställning X X 3 år 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för