Datum Sida (15) KOSTUTREDNING Fördjupad analys av centraliserad alternativt decentraliserad matproduktion.

Transkript

1 Datum Sida (15) KOSTUTREDNING 2008 Fördjupad analys av centraliserad alternativt decentraliserad matproduktion.

2 2(15) Sammanfattning På uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott har projektgruppen gjort en fördjupad analys av två huvudalternativ för matproduktion inom skola och social omsorg i Tibro kommun. Som utgångspunkt inleddes analysen med en studie av nuvarande matproduktion vilket benämns nolläge (alternativ A). De två huvudalternativen som enligt uppdraget därefter studerades var centraliserad tillagning (alternativ B) i centralköket med cook-chill metoden och lokal tillagning (alternativ C) i köken vid serveringsställena. Alternativ B liknar i stort sett dagens produktion men innebär att man koncentrerar tillagningen till centralköket och tillämpar cook-chill fullt ut för samtliga kök. Alternativ C innebär att all tillagning flyttas ut till serveringsställena där så är praktiskt möjligt. Centralköket blir då ett mindre tillagningskök för matgäster i dess närområde och cook-chill metoden läggs ned. Samtliga alternativ, även nolläget, innebär ombyggnad och komplettering av utrustning för att modernisera och anpassa köken. Alternativ B medför en del mindre ombyggnader för kylförvaring utöver nolläget.. I alternativ C blir investeringskostnaderna relativt stora för utökning till tillagningskök. Investeringskostnaderna uppvägs dock av bland annat lägre personalkostnader. En lokal tillagning bedöms också öka matkvaliteten med ett bättre näringsinnehåll i maten och en lägre miljöbelastning. Ett förslag lämnas med en ny gemensam organisation för matproduktionen. Organisationen innebär att all kökspersonal organiseras under en kostchef med de större köken som grupper för matproduktion. En gemensam organisation är oberoende av valet av matproduktion. Projektgruppens förslag är att alternativ C med lokal tillagning väljs och att en gemensam organisation införs. Kostnadsmässigt skulle förslaget ge en årlig besparing med 1,3 milj kr. Motiveringen till projektgruppens förslag grundar sig främst på att alternativ C skulle innebära lägre årlig produktionskostnad och ge bättre matkvalitet. Den höga investeringskostnaden uppvägs på sikt av kostnadsbesparingar för driften. En gemensam organisation ger bättre förutsättningar till fördelning av resurserna och en nödvändig samt stimulerande kompetensutveckling. Införandet av alternativ C kräver totalt investeringar på 9,1 milj kr och skulle kunna vara genomfört till höstterminen 2009.

3 3(15) Bakgrund Tibro kommun driver ett antal storkök för tillagning, mottagning och beredning av mat till skola och omsorg. Totalt tillagas ca portioner varje år omräknat till skollunchportioner. Sedan 1994 har i stort sett all tillagning skett centralt enligt cook-chill metoden. Detta innebär att tillagning av huvudkomponenterna har utförts i centralköket och därefter kylts ned. Den kylda komponenten levereras ut till de olika köksenheterna som värmt upp den och tillagat övriga tillbehör lokalt. Frågan om centraliserad eller lokal tillagning har sedan något år tillbaka väckts igen. Det som har diskuterats är hur kvaliteten på maten påverkas av de olika metoderna för tillagning. Även ur kostnadssynpunkt är det intressant att göra en utvärdering av matproduktionen. Oavsett val av metod är det önskvärt med hög valfrihet för kunden. Under 2007 genomfördes en kostutredning där flera alternativ för matproduktionen analyserades. Utredningen kompletterades med en genomgång och ett yttrande av en matkonsult. Kostutredningen 2007 resulterade i en översiktlig bedömning av fem olika handlingsalternativ. Uppdrag På uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott har nu en fördjupad analys gjorts av de två huvudalternativen centraliserad tillagning respektive decentraliserad (lokal) tillagning med utgångspunkt från tidigare kostutredning. De båda alternativen har kostnadsberäknats med avseende på investeringskostnad och årlig produktionskostnad. Utredningen visar även hur valfriheten för kunden skall kunna ökas. Ett förslag till eventuell förändring av kökspersonalens organisatoriska tillhörighet har tagits fram samt en plan har upprättats för hur ett förändringsarbete skall genomföras. Uppdraget benämns kostutredning 2008 för att inte förväxlas med tidigare arbete. Projektgrupp Analysen har gjorts av en projektgrupp bestående av Svante Andrén TK, Eddie Jellinek BUN, Göte Emilsson SOC, Bo Klamfelt KLK, Conny Bjurman TK, med Kenneth Franzén Terra-Limnogruppen AB som koordinator för arbetet. Utöver gruppen har fastighetsingenjörer, kökspersonal och personalchef konsulterats i valda delar.

4 4(15) Matproduktion Behov För att försörja skola och omsorg med mat i verksamheten produceras årligen ca portioner i kommunens kök. Antalet portioner är omräknat till skollunchportion och fördelar sig med portioner för skolan och portioner för omsorgen. Skolluncher serveras 175 dagar om året och omfattar endast lunchmåltid. För fritidsverksamheten tillkommer frukost och mellanmål som serveras 200 dagar om året. Mat till vårdtagare inom den sociala omsorgen omfattar frukost, lunch, mellanmål och kvällsmat under årets alla dagar. I dessa luncher ingår även efterrätt och kaffe. Skillnad mellan en skollunch och mat till omsorgen är därför stor och gör det svårt med direkta jämförelser. En prognos för befolkningsutvecklingen den närmaste tioårsperioden visar på en minskning av ungdomar i tonåren med ca 20 %. Detta kommer att avspegla sig i en relativt stor minskning av elevantalet vid Nyboskolan och Fågelviksgymnasiet. För övriga ungdomsgrupper är prognosen ett i stort sett oförändrat antal elever. Omvänt förhållande gäller för åldersgrupper med 85 år och äldre, där en ökning med 50 % förväntas inom tioårsperioden. Det är inom denna grupp som de potentiella omsorgstagarna finns vilket påverkar behovet av matproduktion för dessa enheter. I nedanstående diagram visas ungefärliga antalet matgäster som får mat från de olika köken i dagsläget och om 5 respektive 10 år. Matgästerna inom sociala omsorgen har summerats under SOC. Observera att de inte är direkt jämförbara med skolorna eftersom varje matgäst inom omsorgen serveras mat i större omfattning och under hela året. Antal matgäster Ransbergsskolan Förskolor (6 st) Gärdhemskolan Solbacken (fsk) Torpet (fsk) Snickaregården (fsk) Smulebergsskolan Häggetorpsskolan Nyboskolan Fågelviksskolan Centralköket Figur 1: Prognos för antalet matgäster vid de olika köken i nuläget, samt om 5 år och 10 år.

5 5(15) Alternativen för matproduktion Inom ramen för uppdraget har två olika metoder för produktion av mat i kommunen analyserats. Traditionellt tillagas maten lokalt där den skall serveras. Tiden för varmhållning får inte överstiga 2 tim för huvudkomponenten och 1 tim för potatis, vilket är en begränsande faktor för leverans av mat till andra serveringsställen. Alternativet är Cook-chill metoden som innebär att stora mängder mat tillagas i ett centralkök och sedan kyls ned för förvaring. Leverans sker dagen efter till mottagningsköken där kylförvaring sker. Servering sker den tredje dagen då maten värms samt övriga tillbehör såsom potatis, pasta och grönsaker tillagas. Idag produceras maten i Tibro kommun genom en mix av båda metoderna. Huvuddelen produceras centralt med cook-chill metoden, men några mindre köksenheter tillagar maten helt och hållet lokalt. Man kan dela in köken i tre olika typer beroende av verksamhet, utrustningar och lokaler. Tillagningskök tillagar mat från råvaror till färdig mat. Komplett köksutrustning krävs, samt olika utrymmen för behandling av råvaror. Mottagningskök tar emot och värmer färdiglagade huvudkomponenter, samt tillagar alla tillbehören. Kräver i stort sett samma utrustning som ovan och utrymmen för kylförvaring. Serveringskök är ett enklare kök där man tar emot varm mat från något nära liggande kök och endast gör mindre kompletteringar, samt serverar maten. Alternativ A För att få en utgångspunkt för de olika handlingsalternativen har först nuläget analyserats, här kallat alternativ A, nolläge. Uppdraget gällde sedan att analysera de två handlingsalternativen centraliserad tillagning och decentraliserad (lokal) tillagning. Alternativ B Centraliserad tillagning innebär att all tillagning sker i centralköket och genom cook-chill metoden levereras till serveringsställena som har mottagningskök alternativt serveringskök. Innebär endast några mindre förändringar jämfört med nolläget. Förskolan (6 st), Brittgården Pegasus och gruppboenden övergår till att bli mottagningskök av cookchill mat. Alternativ C Lokal tillagning (decentraliserad) innebär att hela måltiden tillagas lokalt där maten serveras. Enda undantagen är en del enheter som genom sin närhet till ett större kök kan erhålla varm mat från dessa. I detta alternativ blir förändringen betydligt större då all central tillagning vid centralköket upphör och att cook-chill metoden därmed överges. I skolorna uppgraderas köken till tillagningskök och all mat lagas lokalt.

6 6(15) Hur och var produktionen av mat kommer att ske i de olika alternativen redovisas i följande sammanställning. Oberoende av alternativ avses mat till hemvården att upphandlas externt. Alternativ A Alternativ B Alternativ C Typ av kök Nolläge Centraliserad tillagning Lokal tillagning Tillagningskök Centralköket Centralköket Allégårdsköket (Centralköket) Förskolan (6 st) Fågelviksgymnasiet Nyboskolan Häggetorpsskolan Smulebergsskolan Ransbergs skola Snickargården (fsk) Förskolan (6 st) Mottagningskök Brittgården Pegasus Gruppboenden Fågelviksgymnasiet Nyboskolan Häggetorpsskolan Smulebergsskolan Ransbergs skola Snickargården (fsk) Fågelviksgymnasiet Nyboskolan Häggetorpsskolan Smulebergsskolan Ransbergs skola Snickargården (fsk) Förskolan (6 st) Brittgården Pegasus Bäckliden Gruppboenden Serveringskök Bäckliden Torpet (fsk) Solbacken (fsk) Gärdhemskolan Brittgården Pegasus Gruppboenden Fredsgatan Bäckliden Torpet (fsk) Solbacken (fsk) Gärdhemskolan Torpet (fsk) Solbacken (fsk) Gärdhemskolan Fredsgatan Allégården, HO-enheter (3 st) Hemvården Fredsgatan Allégården HO-enheter (3 st) Hemvården Figur 2: Typ av kök och plats för matproduktionen. Fredsgatan Allégården HO-enheter (3 st) Hemvården

7 7(15) Lokaler Köken är med några undantag i bra skick och lämpade för sitt ändamål. Oavsett vilket alternativ, även alternativ A, som väljs så måste dock en del ombyggnader och moderniseringar göras. Bland annat kommer Nyboskolan och en del av förskolor byggas om för att uppfylla den nya livsmedelslagstiftningen. I alternativ B med helt centraliserad tillagning måste även en del mindre kompletteringar göras för transport och kylförvaring av mat. Om alternativ C väljs krävs ganska omfattande ombyggnader samt komplettering av utrustningar i de flesta skolköken för att möjliggöra lokal tillagning av all mat. I nedanstående tabell redovisas de beräknade kostnaderna för ombyggnad och köksutrustning i de olika alternativen. Som framgår kräver alternativ C initialt en relativt stor investering för anpassning av skolköken till lokal tillagning. Lokal Alternativ A Nolläge Alternativ B Central tillagning Alternativ C Lokal tillagning Ombyggnad Köksutrustning Ombyggnad Köksutrustning Ombyggnad Köksutrustning Centralköket (Allégårdsköket) Fågelviksgymnasiet Nyboskolan Häggetorpsskolan Smulebergsskolan Snickaregården (fsk) Torpet (fsk) Solbacken (fsk) Gärdhemskolan Förskolor (6 st) Ransbergsskolan Brittgården Bäckliden Pegasus Gruppboenden Fredsgatan, Allégården HO-enheter (3 st) Hemvården Delsumma (kkr) Investeringskostnad (kkr) Merkostnad jämfört med alternativ A Figur 3: Investeringskostnad för ombyggnad och utrustning.

8 8(15) Personal Organisation En ny gemensam organisation föreslås för all kökspersonal i samtliga köksenheter. Undantaget är personal som har annan huvudbefattning och bara hjälper till med servering eller beredning i mindre omfattning. Som ansvarig för kostorganisationen tillsätts en kostchef. Centralt inrättas även en kvalitets- och miljöansvarig och en kokerska för tillagning av all dietmat. Köken grupperas i olika geografiska enheter med de fem största köken som sammanhållande och ansvariga för respektive grupp. Till fördelarna med en gemensam organisation hör större möjligheter att svara för kompetensutveckling och utjämning av resurser vid olika arbetsbelastningar samt vid behov av vikarier. Samtliga husmödrar har deltagit i diskussionen och ställt sig positiva till en gemensam organisation. Information om förslaget till ny organisation har hållits i kommunens samverkansgrupp. Förhandling om ny organisation måste ske i samverkansgruppen innan beslut tas. Kostchef Kvalitet och miljö Dietmatlagning Allégårdsköket Fågelviksgymnasiet Nyboskolan Häggetorpsskolan Smulebergsskolan Bäckliden Brittgården Snickargården Torpet Sprattelbo Ängen Ransbergs skola Karusellen Kullerbyttan Tuvan Gläntan Figur 4: Förslag till organisationsplan för en gemensam kostorganisation. Bemanning Personalbehovet vid köken är i nollalternativet 36,2 heltids årsarbeten. I beräkningen har viss justering gjorts efter aktuellt personalbehov i dagsläget. Personal för tillagning av mat till hemtjänsten har inte medräknats, utan tillkommer med 0,5 årsarbete om den skall produceras internt. I personalstyrkan ingår 4,0 årsarbeten centralt som utgör en gemensam resurs för hela organisationen, samt servering i Allégårdens matsal.

9 9(15) Om all tillagning skall ske centralt enligt alternativ B blir personalbehovet 36,3, alltså i stort sett oförändrat jämfört med nollalternativet. Enda skillnaden blir en mindre omfördelning av resurserna till centralköket. I alternativ C med lokal tillagning i alla kök av tillräcklig storlek minskar personalbehovet till 32,0 årsarbeten. Detta innebär en total minskning av personalkostnaderna med ca 1,5 milj kr per år jämfört med nolläget. Orsaken är framförallt att personalbehovet vid centralköket (Allégårdsköket) minskar, eftersom produktionen av mat till skolköken upphör. Kvar blir endast dietmatlagning och matlagning till serveringsköken enligt figur 2, med undantag för Torpet som får sin mat från Häggetorpsskolan. Ökningen i de kök som går från mottagningskök till tillagningskök blir endast marginell och uppgår inte till det minskade personalbehovet vid centralköket. Detta kan tyckas lite märkligt men orsaken är att dessa kök redan vid central tillagning lagar en hel del av måltiden, såsom potatis, pasta, grönsaker och liknande tillbehör. Som mottagningskök har även ingått att värma upp huvudrätten, skillnaden blir att man nu utgår från råvaror eller halvfabrikat. Beräkningen förutsätter att bemanningen godkänns ur arbetsmiljöpunkt. I nedanstående tabell redovisas det beräknade personalbehovet omräknat i årsarbeten för de olika alternativen. Ett flertal av nuvarande personal har deltidstjänster och säsongsanställningar varför antalet tjänster är fler än ovan angivna antal årsarbeten. Den totala personalkostnaden är baserat på en kalkyl med utgångspunkt från nedan beräknat personalbehov för kommande år.

10 10(15) Lokal Alternativ A Nolläge Alternativ B Central tillagning Alternativ C Lokal tillagning (Antal årsarbeten) (Antal årsarbeten) (Antal årsarbeten) Gemensamma resurser 4,0 4,0 4,0 Centralköket (Allégårdsköket) 8,4 9,0 2,6 Fågelviksgymnasiet 4,0 4,0 4,0 Nyboskolan 3,4 3,4 4,0 Häggetorpsskolan 2,6 2,6 2,8 Smulebergsskolan 2,4 2,4 2,6 Snickaregården (fsk) 1,0 1,0 1,2 Torpet (fsk) 1,0 1,0 1,0 Solbacken (fsk) 0,0 0,0 0,0 Gärdhemskolan 0,0 0,0 0,0 Förskolor (6 st) 5,5 5,0 5,5 Ransbergsskolan 1,1 1,1 1,3 Brittgården 1,5 1,5 1,5 Bäckliden 1,3 1,3 1,5 Pegasus 0,0 0,0 0,0 Gruppboenden 0,0 0,0 0,0 Fredsgatan, Allégården, HO-enheter (3 st) 0,0 0,0 0,0 Hemvården 0,0 0,0 0,0 Personalbehov (årsarbeten) 36,2 36,3 32,0 Personalkostnad (kkr) Differens jämfört med alt A Figur 5: Personalbehov och årskostnad för personal

11 11(15) Ekonomi Byggkostnader För att kunna göra en jämförelse mellan alternativen har en beräkning gjorts av den årliga produktionskostnaden för maten. Den tidigare redovisade kostnaden för ombyggnad och utrustning (enligt figur 3) fördelas genom årlig avskrivning och internränta för investeringen. Den avskrivningstid som tillämpas inom kommunen är för ombyggnadskostnader 20 år och för köksutrustning 10 år. Beräkningen gäller för år 1, därefter faller kostnaden för internräntan successivt tills investeringen är helt avskriven. Personalkostnader Kostnaden för personalen bygger på tidigare redovisat personalbehov (enligt figur 5) för en gemensam organisation av all kökspersonal. Observera att utöver redovisad bemanning assisterar skolpersonal och omsorgspersonal med servering, frukost och mellanmål. De tillhör dock annan organisation och budgeteras även där, varför de inte inräknas i redovisade personalkostnader. Övriga kostnader De kostnader som i figur 6 sorterats under centralköket omfattar endast kostnaderna där. Motsvarande kostnader för skolköken är inte medtagna eftersom de ingår i respektive skolas budget. Anledningen till att dessa kostnader inte tagits med vid skolorna är att de är svåra att jämföra på ett enhetligt sätt och att de inte innebär någon större skillnad mellan de olika alternativen. Kommentar Alternativ C medför en relativt stor investeringskostnad med höga årliga kostnader för avskrivning och ränta. Detta uppvägs av lägre kostnader för personal, transporter, el och förbrukningsmateriel, vilket innebär en lägre årlig produktionskostnad på ca 1,3 milj kr jämfört med alternativ B. För alternativ B blir investeringskostnaden betydligt lägre men den årliga produktionskostnaden ligger kvar på dagens nivå.

12 12(15) Investeringskostnader för omställning Alternativ A Alternativ B Alternativ C Nolläge Centraliserad tillagning Lokal tillagning (kkr) (kkr) (kkr) Ombyggnad kök Storköksutrustning Figur 6: Investeringskostnad för de olika alternativen. Årlig produktionskostnad Alternativ A Alternativ B Alternativ C Nolläge Centraliserad Lokal tillagning tillagning (kkr) (kkr) (kkr) Ombyggnad (avskrivn 20 år) Storköksutrustning (avskrivn 10 år) Internränta investering 5,3 % (år 1) (efter 5 års avskrivning) Personalkostnad Livsmedel Transporter kostnader för centralköket Hyreskostnad El Städ Förbrukningsmateriel Fördelning IT Telefon Försäkringar Tillsynsavgifter Köp av verksamhet Total produktionskostnad år Differens jämfört med nollalternativ Figur 7: Årlig produktionskostnad för de olika alternativen inkl avskrivning och ränta för investeringar.

13 13(15) Kvalitet Lagkrav Det är fram för allt livsmedelslagen som styr hantering och produktion av mat i köken. Tillsyn av verksamheten utövas av kommunens bygg- och miljöförvaltning. Samtliga alternativ måste givetvis uppfylla de lagar och förordningar som gäller varför det på denna punkt inte finns någon skillnad. Matkvalitet Nedkylning och uppvärmning av maten påverkar näringsinnehållet på ett negativt sätt. Även om det görs inom ramen för gällande lagkrav medför alternativ B därför att huvudkomponenten i maten får ett något lägre näringsinnehåll. Alternativ C med lokal tillagning är därför att föredra ur näringssynpunkt. När det gäller råvaror till maten är det ingen skillnad mellan alternativen eftersom all upphandling sker centralt. En gemensam organisation skapar förutsättningar för ökad andel av ekologiskt framställda produkter. Valfrihet Förutsättningar finns att kunna erbjuda två olika rätter vid varje lunch, vilket är den framtida målsättningen för samtliga alternativ. Utöver detta kommer specialkost tillhandahållas som tidigare. Vid alternativ C kommer det att bli lättare att anpassa maten efter skolornas verksamhet. Exempelvis kan ett enskilt skolkök ändra matsedeln för att passa in vid en friluftsdag eller plötsliga förändringar i schemat. Övrigt I princip blir det ingen skillnad i serveringen mellan de olika alternativen, men direktkontakten mellan de som tillagat maten i alternativ C och matgästerna ger en feedback som kan ha stor positiv betydelse för matkvaliteten. Den föreslagna gemensamma organisationen skapar bättre förutsättningar för en ständig kompetensutveckling bland kökspersonalen vilket borde vara stimulerande och bidra till högre kvalitet. I en gemensam organisation blir det även lättare att fördela resursbehoven mellan köken. Det enda kök som har tillgång till reservkraft är centralköket. Alternativ C innebär på sikt en minskning av centralkökets kapacitet vilket försämrar beredskapen vid elavbrott. Miljö Den största miljöpåverkan orsakas av energiförbrukning och transporter. Alternativ C medför en minskad energiförbrukning med ca kwh/år genom att maten inte kyls och värms upp på nytt. Även transporterna minskar i alternativ C genom att leveranser av mat från centralköket upphör. Besparingen uppskattas till ca liter diesel per år.

14 14(15) Annan typ av miljöpåverkan uppstår vid användning av kemikalieanvändning för disk och rengöring. Valet av råvaror påverkar också miljön. I dessa fall är det dock ingen skillnad i miljöpåverkan mellan alternativen. En gemensam organisation ger bra förutsättningar på en gemensam syn med ständiga miljöförbättringar. Lokal tillagning kan öka tidspressen på personalen vilket är negativt för arbetsmiljön. Till det positiva bör dock räknas de ombyggnader och moderniseringar som kommer att göras i alternativ C. Slutsats Förslag Med utgångspunkt från de fördjupade analyser som projektgruppen gjort förordar gruppen val av alternativ C med lokal tillagning i samtliga kök. Undantaget är några mindre enheter där det inte är praktiskt genomförbart. Vidare så föreslår gruppen införandet av en gemensam organisation för all kökspersonal. Motivering Valet av alternativ C baseras fram för allt på att det innebär lägre produktionskostnader och en bättre matkvalitet. Nackdelen är en hög initial investeringskostnad men den uppvägs av lägre årlig personalkostnad. Matkvaliteten kommer att öka genom att näringsinnehållet i maten bibehålls bättre. Det föreslagna alternativet innebär även en viss minskning av miljöpåverkan genom lägre energiförbrukning och minskade tranportbehov. En gemensam organisation bör införas, oavsett valet av alternativ för matproduktionen, eftersom det ger bättre förutsättningar till fördelning av resurserna och en nödvändig samt stimulerande kompetensutveckling.

15 15(15) Genomförande En ny gemensam organisation för kökspersonal kan införas 1 jan Införande av alternativ C med övergång till lokal tillagning kan genomföras successivt och vara helt klart till start av höstterminen Kostnadsbesparingarna uppnås dock inte förrän lokal tillagning sker i samtliga kök och centralköket upphör med cook-chill leveranserna. Tidplan Ombyggnad Nyboskolan sommaren 2008 Införande av gemensam organisation 1 jan 2009 Ombyggnad övriga skolkök våren 2009 Ombyggnad Fågelviksgymnasiet sommaren 2009 Ombyggnad Smulebergsskolan sommaren 2009 Start av lokal tillagning i samtliga kök 20 aug 2009 Tibro 25 feb 2008 Projektgruppen