Rapport om genomlysning av matsituationen i förskolan

Transkript

1 Utbildningsförvaltningen Barn- och ungdomsavdelningen Helena Rolandsson, Bo Eriksson 1 (7) Rapport om genomlysning av matsituationen i förskolan BAKGRUND Barn- och ungdomsnämnden gav på sitt sammanträde i april utbildningskontoret i uppdrag att genomföra en fullständig genomlysning av matsituationen i förskolan. Genomlysningen ska ge svar på varför en upplevd situation av matbrist har kunnat uppstå. Den ska också ge svar på om förvaltningens interna kommunikation har brustit när det gäller att rätta till den uppkomna situationen. Rapporten ska tillställas planeringsutskottet och kommunstyrelsen. Genomlysningen har försökt besvara fyra frågor: Vad var det som hände? Varför hände det? Vad har gjorts av olika aktörer? Vad kommer att göras? För att få underlag till genomlysningen har frågor ställts till Livsmedelsverket, ISS (Integrated Service Solutions) samt Kost & Restaurang (Leanlink). Frågor har också ställts till den konsult (kostexpert) som har varit behjälplig vid upphandlingen och nu är kontoret behjälplig med utvärdering av kostens innehåll och kvalitet. En enkät med möjlighet att redovisa övriga synpunkter har även skickats ut till samtliga förskolechefer. Denna sammantagna information bildar underlag för det resultat som redovisas i denna rapport. Rapporten försöker ta ett helhetsgrepp och belysa en komplex situation och orsakerna till att en upplevd matbrist kunde uppstå på några förskolor trots att alla inblandade parter formellt sett inte har begått något fel.. UTBILDNINGSKONTORETS ARBETE UNDER HT 2013 Under hösten 2013 hade kontoret ett antal möten med ISS och även möten med Kost & Restaurang om kravspecifikationen och ingångna avtalen med anledning av den nya upphandlingen. Kravspecifikationen skickades ut till alla rektorer och förskolechefer. Kontoret inbjöd rektorer och förskolechefer till en allmän information och diskussion om val av utförare, avtalens innehåll och delar av innehållet i kravspecifikationen t ex utökning till tre rätter och andelen ekologiska livsmedel. Avtalsförlagan skickades ut till alla

2 2 (7) rektorer och förskolechefer för information. Ledningsgrupp, skolområdeschefer och områdesekonomer fick information om såväl kravspecifikationen som avtal. Sakkunniga har under hösten ansvarat för att kommunicera avtal och kravspecifikation inom organisationen. VAD VAR DET SOM HÄNDE? Nordiska rådet tar med hjälp av många sakkunniga fram rekommendationer på portionsstorlekar. Livsmedelsverket har i uppdrag av regeringen att ta fram rekommendationer till kommunerna. Livsmedelsverket grundar sig på Nordiska rådets rekommendationer. Under föregående avtalsperiod var kravet att Livsmedelsverkets rekommendationer för portionsstorlekar skulle följas, alltså 0,8 för förskolebarnen. Beräknat på portionsstorleken för åk 4-6 som är på 1,0. (Se tabell sidan 3). Dining Development (kostexpert), som biträtt kontoret och Upphandlingscenter vid den nya upphandlingen ansåg att Livsmedelsverkets rekommenderade portionsstorlekar borde följas. Rekommendationerna bygger på Nordiska rådets rekommendationer med det tillgängliga vetenskapliga underlag som finns att tillgå idag. Nordiska rådet fokuserar på kvalitet och en helhetssyn gällande kosten. Utbildningskontoret bad, i samband med upphandlingsarbetet, konsulten Dining Development att redovisa skillnaden mellan portionsstorlekarna 0,8 och 1,0. Det redovisas i tabellen nedan. Lunchmåltid typ av rätt Köttbullar med sås, kokt potatis, grönsaker/sallad Köttgryta, kokt potatis el ris, grönsaker/sallad Tallrik 0,8 portion (6-9 år) färdiglagad mat Köttbullar 90 g (ca 5-7 köttbullar beroende på storlek) Kokt potatis 140 g (ca 2 st) Sås 0,8 dl Grönsaker minst 80 g Köttgryta 180 g Kokt potatis 140 g (ca 2 st) eller Ris (okokt) 48 g Grönsaker minst 80 g Tallrik 1,0 portion (åk 4-6) färdiglagad mat Köttbullar 110 g (ca 7-9 köttbullar beroende på storlek) Kokt potatis 175 g (ca 3 st) Sås 1 dl Grönsaker minst 100 g Köttgryta 225 g Kokt potatis 175 g (ca 3 st) eller Ris (okokt) 60 g Grönsaker minst 100 g

3 3 (7) Under perioden valde Kost & Restaurang (KoR) utan barn- och ungdomsnämndens vetskap att servera full portionsstorlek (1,0) till förskolebarnen trots en lägre avtalad mängd i avtalet. Denna portionsstorlek (1.0) har levererats från KoR ända sedan början av 1990-talet då skolköken började leverera mat till förskolan. Under denna avtalsperiod fanns endast en utförare. För den nya avtalsperioden har två olika utförare tilldelats uppdraget att leverera mat. Dessa är ISS och Kost & Restaurang. Även i det nya avtalet sattes portionsstorleken till 0,8 för förskolan i enlighet med Livsmedelsverkets rekommendationer. Enligt Kost & Restaurang har man nu i samband med det nya avtalet ikraftträdande valt att börja följa beräkningsgrunden (portionsstorleken) för förskolan i enlighet med avtalet och Livsmedelsverkets rekommendationer, dvs en reducering från 1,0 till 0,8 portionsstorlek tidigare levererad mängd mat. Förändringen genomfördes hos Kost & Restaurang från och med vecka 8 (det nya avtalet trädde i kraft ). Vissa förskolechefer informerades av Kost & Restaurang om förändringen av portionsstorlekarna och i ett område uppmanades några förskolor att informera föräldrarna om förändringen. Detta skedde utan utbildningskontorets vetskap. Detta ledde på några förskolor till att oro spreds bland föräldrarna, frågor ställdes om orsaken. Förskolepersonalen hade svårt att förklara orsaken till förändringen. Även ISS levererade i enlighet med beställd kvantitet. Dock valde ISS att kommunicera ut till sina kök att det var portioner på 0,8 som gällde, men att barnen skulle bli mätta och nöjda. Det innebar att vissa dagar, t ex vid populära rätter, skulle mer mat levererats. Portionsstorleken var vid dessa tillfällen enligt uppgift 0,9 till förskolebarnen. Livsmedelsverkets rekommenderar en tallriksmodell som bygger på att lunchmåltiden innehåller en huvudkomponent (kött, fisk), potatis, pasta eller ris, sås, sallad/grönsaker, en skiva bröd, matfett och dryck. Kontoret tillfrågade leverantörerna om synen på tallriksmodellen hade förändrats och därmed rekommendationer om servering. Såväl Kost & Restaurang som ISS menar att man inte har förändrat sin syn på tallriksmodellen och därmed inte heller ur den aspekten ändrat den levererade kosten. Båda säger sig följa Livsmedelsverkets rekommendationer. Livsmedelsverket säger också att man inte har gjort några förändringar gällande rekommendationer för förskolan sedan UTBILDNINGSKONTORET AGERANDE VT 2014 Det nya avtalet trädde i kraft första januari I mitten av februari skickades informationsbrev ut till alla föräldrar med barn i förskolan och skolan med information om det nya kostavtalet. När signaler nådde utbildningskontoret att upplevelsen vid vissa förskolor var att levererad matkvantitet inte alltid räckte till (inga rapporter om brister från grundskolan kom in) kallades Kost & Restaurang samt ISS till möte med utbildningskontoret. Ett ingående resonemang fördes kring det upplevda problemet, orsakerna samt varför

4 4 (7) det verkade skifta så kraftigt mellan kommunens olika förskolor. Alternativ till lösningar av problemet diskuterades med utförarna. Den 27 mars var det möte med flertalet förskolechefer. Vid förskolechefsnätverket uppmanades förskolecheferna att tills vidare beställa fler portioner under tiden som kontoret arbetade för en lösning på det uppkomna problemet. Vid kompletterande förfrågningar till utbildningskontoret gavs ånyo samma uppmaningen. Lördagen den 5 april uppmärksammade Östgöta Correspondenten det upplevda problemet i förskolan. Den 7 april togs ett ordförandebeslut att höja portionsstorleken generellt i förskolan till 0,9, alltså lika stor portion som till förskoleklass och åk 1-3. Förändringen trädde i kraft omgående. RESULTAT AV ENKÄT TILL ALLA FÖRSKOLECHEFER Sex frågor om lunchmåltiden har ställts till samtliga förskolechefer. Enkäten genomfördes i anslutning till den uppkomna situationen. Det fanns även möjlighet att redovisa övriga synpunkter i enkäten. Svarsfrekvensen var ca 87 procent. Nedan redovisas resultatet av enkäten fråga för fråga. Hur ofta har huvudkomponenten räckt till barnen t ex korv, kött, fisk? Maten räcker alltid Någon enstaka gång räcker inte maten Vid ett flertal tillfällen har inte maten räckt (mer än en gång per vecka) Hur ofta har potatis, pasta, ris mm räckt? Maten räcker alltid Någon enstaka gång räcker inte maten Vid ett flertal tillfällen har inte maten räckt (mer än en gång per vecka) Hur ofta har sallad/grönsaker inte räckt? ISS % Lealink % Totalt % Maten räcker alltid

5 5 (7) Någon enstaka gång räcker inte maten Vid ett flertal tillfällen har inte maten räckt (mer än en gång per vecka) Hur ofta har drycken inte räckt? Maten räcker alltid Någon enstaka gång räcker inte maten Vid ett flertal tillfällen har inte maten räckt (mer än en gång per vecka) Hur ofta har brödet inte räckt? Maten räcker alltid Någon enstaka gång räcker inte maten Vid ett flertal tillfällen har inte maten räckt (mer än en gång per vecka) Har ökningen av portionsstorleken märkts? (Ökningen gjordes 8 april) Ja Kan ej bedöma Nej Ett urval av övriga synpunkter gällande ISS Mer grönsaker är positivt. Det är rikliga portioner hela tiden. Inte märkt av små portioner, nu kastas mer, risk för svinn. Dialogen med köken fungerar bra. Huvudrätten har försämrats, maten har blivit blaskigare. Önskas mer varierad kost. Maten räcker inte vid populära rätter.

6 6 (7) Ett urval av övriga synpunkter gällande Kost & Restaurang (Leanlink) Maten är god och varierad. Bra med fler grönsaker och uppdelade. Hade alla barnen varit på plats hade inte maten räckt. Populära rätter räcker inte. Barnen får inte ta själva, då räcker inte maten. Köttgrytor är inte populära, då ingredienserna är hopblandade. Grönsaksmängden kan minskas för där är det mycket svinn. Styckvis kontra vikt? Leverans i vikt, styckvis servering till barnen. ANALYS OCH SLUTSATS Under föregående avtalsperiod har Kost & Restaurang levererat fullstora portioner till förskolan (1,0). Det nya avtalet trädde i kraft I mitten av februari (vecka 8) ändrades portionsstorleken av KoR till att överensstämma med avtalet, gällande kravspecifikation och Livsmedelsverkets rekommendationer dvs portionsstorlek 0,8. Nämndens avsikt med att besluta att följa Livsmedelsverkets och konsultens rekommendation var att samtidigt komma tillrätta med problemet rörande stort matsvinn, svinnet skulle genom beslutet minska. Nämnden var vid sitt beslut om ett nytt kostavtal gällande från 1 januari 2014 inte medveten om att Kost & Restaurang levererat en större mängd mat än som var avtalat under den föregående avtalsperioden. ISS, som ny leverantör, levererade i enlighet med avtalet redan från början. Dock synes ISS ha hanterat situationen med portionsstorleken för förskolans barn något mer pragmatiskt än vad som gjorts i ett antal av KoR:s kök. ISS synes i betydligt större utsträckning än Kost & Restaurang ha valt att variera levererad portionsstorlek utifrån maträtt och popularitet så att mer mat levererades vid populära maträtter och något mindre populära rätter. Detta kan vara förklaringen till att maten oftare upplevdes ej räcka i förskolor som hade Kost & Restaurang som leverantör. Initialt gavs informationen att Livsmedelsverket förändrat sina rekommendationer parallellt med tecknandet av det nya avtalet. Detta är inte korrekt. Livsmedelsverket har inte förändrat sina rekommendationer för förskolans mat varken avseende innehåll eller portionsstorlek. Att man skulle ha gjort förändringar är ett missförstånd som har florerat. Livsmedelsverket vill att tallriksmodellen ska följas vilket innebär att en tredjedel är huvudkomponent, en tredjedel är pasta, potatis eller motsvarande och en tredjedel är grönsaker. Ett problem här är att barnen inte alltid äter enligt tallriksmodellen. Detta kan, i uppkommen situation och förändring, ha bidragit till att huvudkomponenten vid vissa tillfällen och vid vissa förskolor inte levererats i tillräcklig omfattning samtidigt som det har levererats grönsaker i sådan omfattning att det blivit över och fått kastas. Redovisad enkät visar att även sallad/grönsaker vid enstaka tillfällen inte upplevts ha räckt till. Denna situation har varit mer frekvent hos KoR än hos ISS. Utbildningskontoret drog i den uppkomna situationen slutsatsen att rekommendera att portionsstorleken för förskolan skulle höjas till 0,9 alltså lika stora portioner som

7 7 (7) serveras till F-3. Detta beslut togs också av ordföranden efter samråd med vice ordförande. Men för att långsiktigt nå den optimala nivån att alla komponenter av levererad mat räcker till utan att svinnet ökas krävs en utvecklad dialog mellan matleverantörer och förskolor. Flexibiliteten gällande levererade portionsstorlekar vid mer eller något mindre efterfrågade maträtter måste öka. En uppföljning av matsvinnet bör genomföras i slutet av Då det gäller frågeställningen gällande kommunikation inom och mellan verksamheter så kan konstateras att tillräckligt god kommunikation mellan tillagningskök (leverantörer) och förskoleenheter inte hunnit upparbetats då problemet identifierades. Detta innebar försening med att hitta snabb och bra lösning. Informationen från verksamheten till utbildningskontoret var divergerande och otydlig. Detta bidrog till att det tog tid att definiera vari problemet bestod. UTBILDNINGSKONTORETS PLANERADE ÅTGÄRDER Utbildningskontoret har givit den externa konsulten i uppdrag att fortsätta med att kontrollera portionsstorlek och innehåll i levererade portioner. Ett utvecklat samråd med leverantörer har inrättats med regelbundna möten mellan kontoret, Kost & Restaurang och ISS. Utbildningskontoret kommer att genomföra kompetensutveckling för i förskolor med egna kokerskor/kockar gällande näringsriktig mat och hur en korrekt komponerad lunch kan skapas. Kommunikationen mellan tillagningskök (leverantörer) och förskolor fungerar följs upp kontinuerligt liksom kommunikationsvägarna i linjeorganisationen. En uppföljning av att maten räcker på förskolorna kommer att genomföras. I detta sammanhang är det av stor vikt att även följa matsvinnet.