Lägesrapport: Omställning av Måltidsservice

Transkript

1 Datum: Lägesrapport: Omställning av Måltidsservice 1. Bakgrund I kommunfullmäktiges direktiv för verksamhetsplanering och årsbudget 2004 beslutades att en översyn av kommunens måltidsverksamhet skall göras där förslag till hur en samordning mellan socialnämndens och barn- och utbildningsnämndens verksamheter redovisas samt vilka ekonomiska, personella och eventuella kvalitativa konsekvenser detta leder till. Barn- och utbildnings förvaltningschef och socialchefen fick uppdraget att leda arbetet med utredningen. Styrgruppen och referensgruppen lyckades inte enas om ett gemensamt förslag på framtida kostverksamhet i kommunen. Fullmäktiges beslut Fullmäktige beslutade vid sammanträde den 24 oktober 2005; att Piteå kommun skall ha en gemensam kostorganisation, att ta hem en besparing på 4 5 mkr inom måltidsverksamheten med full drift 1 januari 2007, varav minst 2,0 mkr hos socialnämnden och minst 1,9 mkr hos barn- och utbildning, att kommunledningskontoret leder arbetet med utredning av gemensam kostorganisation, enligt nedan utredningsdirektiv, i nära samarbete med ekonomikontoret, att berörda förvaltningar och fackliga organisationer involveras i arbetet samt att kommunstyrelsens arbetsutskott fungerar som styrgrupp. Arbetsgruppens förslag Tre tänkbara ägare av gemensam kostorganisation för matproduktion i kommunen har diskuterats, socialtjänst, barn och utbildning och fastighetskontoret. De fördelar som framkommit om BuN eller SN blir ägare är att de redan har erfarenhet och kompetens att bedriva kostverksamhet. Inom äldreomsorgen ses dessutom maten som en viktig del av vård och omsorg. Nackdelarna kan beskrivas som att två kulturer ska mötas och svårigheter kan uppstå om en redan befintlig organisation tar över en annan. Här anses det bättre att två kulturer får mötas i något nytt, särskilt då förändringar i arbetssätt ska genomföras. Förvaltningarna är dessutom redan i dag stora, vilket balanserar illa mot övriga förvaltningar. Varken socialtjänst eller barn och utbildning önskar dock i dagsläget ansvara för hela kommunens kostorganisation. Matproduktionen kan ses som en stödfunktion till kärnverksamheterna, vilket kan göra att ledningen får lättare att behålla kärnan i fokus om man låter någon annan operativt ta hand om stödfunktionerna. Inom fastighetskontoret finns idag andra stödfunktioner och service till kärnverksamheter organiserat som städ och vaktmästeri. Ur ett medborgar- och

2 personalperspektiv anser en enig arbetsgrupp och referensgrupp, att fastighetskontoret är bäst lämpad att ansvara för kostorganisationen i Piteå Kommun. Besparingar Arbetsgruppen anser det nödvändigt att de personella och lokalmässiga besparingar som ska ske måste genomföras i den nya organisationen. Här kan andra, mer personalvänliga lösningar finnas än om besparingarna genomförs inom BuN och SN. Vårt förslag är att fastighetskontoret tar över matproduktionen fr. o m och genomför i samband med övertagandet besparingarna. Översyn av avtal och till skapande av ett användarvänligare beställarstöd som kan ge vinster motsvarande 4,0 milj.kr genomförs i den nya organisationen. Processledning För uppdraget att organisera mat produktionen inom fastighetskontoret krävs processledning och anställning av kostchef under Kompetensprofil utarbetas i nära samarbete med barn och utbildning och socialtjänst. Arbetsgruppen och referensgruppen föreslår att fastighetskontoret får i uppdrag att leda arbetet. Kommunstyrelsens beslut att fastighetskontoret får i uppdrag att organisera matproduktionen i Piteå Kommun med övertagande fr. o m , att de personella och lokalmässiga besparingarna på 4 5 miljoner kronor sker under 2007 och ska vid utgången av 2007 volymmässigt vara genomförda, att uppdra åt fastighetskontoret, i nära samarbete med ekonomikontoret, att genomföra en översyn av avtal och till skapa ett användarvänligare beställarstöd som på sikt kan ge vinster motsvarande 4,0 milj.kr, att anställning av gemensam kostchef sker under 2006 som deltar i uppbyggnaden av den nya organisationen och att uppdra åt fastighetskontoret att leda arbetet med att forma den nya kostorganisationen, i nära samarbete med arbetsgrupp och referensgrupp. 2. Fastighetskontorets strategier för uppdraget Som grund för arbetet har vi tittat förutsättningslöst d v s att inte tänka SOC och BUN isolerat, vad är logiskt, hur kan det se ut utan att tänka historiskt. Följande grundpelare har varit vägledande utan inbördes rangordning för framtagandet av strategierna. Lagstiftning / kvalitet Heltidstjänster Sparkrav

3 Varm mat Vår strävan är att leverera varm mat. Det som styr är varmhållningstider, transportkostnader och sparkravet. Varm lunch och middag till äldreboenden Komplett måltid produceras och levereras varm. En kombination av varm och kyldmatsystem kommer att användas. Lunch till förskola En kombination av varm och kyldmatsystem kommer att användas. Potatis, ris och pasta kokas i respektive mottagningskök. Undantaget är enavdelningsförskolor där vi söker andra lösningar för att skapa heltider ex vis komplett leverans. Tanken är att samarbetet över förvaltningsgränserna ska innebära en kommunalekonomisk effektiv lösning. Centralisera matproduktionen i centrala Piteå Få leveranser/vecka. Kyld mat till de kök där vi inte klarar livsmedelsverkets krav på grund av långa serveringstider. Potatis, ris och pasta kokas i respektive kök. Detta innebär en effektivisering av resurserna samt sänkta drift och underhållskostnader. Centralisera matproduktionen i Norrfjärden, Öjebyn, Infjärden och Hortlax Samhällen runt Piteå där enheterna är koncentrerade avser vi att förlägga produktionen till centrala kök. Urval för utredningen är standarden och möjligheten att utveckla köken. Långsiktig hållbar lösning En hållbar lösning som på sikt skall kunna svara upp mot framtida förändringar/krav. Att endast se till nuvarande besparingskrav kan innebära att vi i nära framtid måste göra ytterliggare översyner. Minimera transporter Antalet leveranser kommer att minimeras genom leverans av kyld huvudkomponent till mottagningsköken ett fåtal gånger per vecka. Antal mottagningsställen kommer att öka. Vi kommer att utarbetar lokala körslingor. Landsbygdskök Ytterområdena lämnas utan förändring tillsvidare. Här försöker vi hitta lokala lösningar. Dessa enheter lever under speciella förutsättningar och ger förhållandevis små besparingar. Vi kommer i första hand att fokusera på enheter där vi kan se klara effektivitetsvinster. Modifierad atmosfär till enportionsleveranser kyld För att kunna leverera flera portioner vid ett tillfälle, planeras produktionen till ett eller ett fåtal kök pga. dyr investering. Köken/köket skall vara strategiskt beläget. På sikt kan även en centraliserad produktion av specialkoster ske, detta för att kvalitetssäkra och möjliggöra spårbarheten av kosten.

4 Salladsbuffé och grönsaksrätt Central tillverkning i tillagningskök för att upprätthålla en god och jämn kvalitet. Likvärdigt utbud i hela kommunen. Heltider en rättighet och deltid en möjlighet Målet är att kunna erbjuda heltider. För att nå detta mål måste samarbete ske mellan ibland olika yrkeskategorier. Att följa med maten ut från ett tillagningskök till ett mottagningskök / serveringskök kan vara en möjlighet för att få en heltid. 3. Nuläget Efter beslut om investeringar av 5 st geografiskt spridda produktionskök har Hortlax produktionskök färdigställts och personalen har under omställningen kompetensutvecklats i takt med att ny utrustning och tillverkningsmetoder påbörjats. I nuläget byggs produktionsköket i Norrfjärden för att vara klart årsskiftet 2009/2010. Under 2008 och 2009 har livsmedelspriserna stigit vilket medfört ett underskott på 2,1 miljoner kronor i livsmedelsbudgeten. Detta medförde ytterligare översyner av kostnader i verksamheten. I februari 2009 genomfördes förändringar i Piteå kommuns skol- och förskolematsedel. 1 vegetariskrätt per vecka, soppa varannan vecka samt gröt varannan vecka. Gröten visade sig strida mot livsmedelsverkets tolkning av stående alternativ och serveras numera endast 2 gånger per termin. Detta medförde starkar reaktioner från elever och föräldrar och idag svarar endast 30% av våra skolungdomar att de äter skolmat varje dag. Ser vi oss runt i Sveriges skolmatsalar kan vi konstatera att vi har mycket åsikter om skolmaten just nu i media. Förutom förändringar i menyn så beslutades att Strömbackas personalmatsal flyttas till elevmatsalen, annan driftansvarig för Café Zenith än Fastighets- och Servicekontoret och att matersättning vid Prao för gymnasieelever utgår. Prao-elever hänvisas till närmaste skolmatsal. På vilket sätt har vi tagit till oss kritiken och vad har det lett till? Näringsberäkningar av måltider har påbörjats Aktiv hemsida där vi svarar på frågor och lägger ut aktuell information Möten med intressentgrupper: Kommunala pensionärsrådet, Centralt och lokala matråd inom BUN där vi lyfter och samtalar om önskemål och förbättringar Kontinuerligt anpassad matsedel där vi balanserar elevernas önskemål utifrån ekonomiska förutsättningar. System där vi kontinuerligt får och skriver avvikelserapporter som vi sedan gemensamt utvärderar och vidtar åtgärder, i dag sker det endast med Socialtjänsten.

5 4. Handlingsplan skol- och förskolemat 2010 Då äldreomsorgen inte påverkades av de besparingar som genomfördes med anledning av prisökningarna så omfattas de inte av denna handlingsplan. Inom äldreomsorgen finns redan en bra modell för utveckling och kvalitetssäkring av måltider. Handlingsplanen bygger på fyra prioriterade områden. Ändrad meny Utifrån den kritik som nämnds under nuläget så har KF beslutat att tillskjuta 1,3 Mkr under 2010 för att stärka upp Måltidsservice livsmedelsbudget. Dessa medel kommer att användas till förändringar i menyn utifrån den kritik som framkommit. Utbildningsinsatser av måltidspersonal Inom befintliga ramar kommer förutom budgeterade kompetensinsatser avseende produktionsomställningen extra insatser inom serviceområdet att genomföras. Information till elever, föräldrar och pedagoger Måltidspersonal och pedagoger behöver stöd för att på ett bra sätt kunna informera elever och föräldrar om nyttig och näringsrik kost. Under 2010 kommer dietistkompetens vara tillgänglig för stöd. Miljö Ambitionen för Måltidsservice är att verka för klimatsmarta val för att bidra till en uthållig kommun. I detta arbete med miljön måste även aspekter som ekonomi, rätters popularitet och näringsvärden vägas in. Marknadsföring Vi kommer mer aktivt att marknadsföra våran mat, exempelvis menyn, varudeklarationer och favoriträtter. Utvecklad samverkan med Barn och Utbildningsförvaltningen För att måltidsverksamheten ska nå framgång, för att barnen ska vara nöjda med maten och miljön i skolrestaurangerna krävs samverkan samsyn och dialog över förvaltningsgränserna. Ambitionen är att Piteå skall ha en god och näringsriktig skolmat i toppklass som kan avnjutas med gott samvete. I detta arbete behöver vi hjälp av både föräldrar barn och skolpersonal. Dialog och samsyn är en viktig framgångsfaktor. 5. Framtid Att påbörja arbete med att ta fram ett kostpolitiskt program för måltidsservice är viktigt. Programmet omfattar inriktning och ambitionsnivå för måltidsverksamheten och ger medarbetarna ett nödvändigt styrmedel att följa vid beslutsfattande.