Kallelse/Agenda/Anteckningar

Transkript

1 Kallelse/Agenda/Anteckningar Datum: Tid: kl Plats: Mötesrum Tjärnö, Regionens Hus Södra Hamngatan 37, Göteborg Deltagare: Ann-Sofi Lodin Lars Jansson Thomas Front Magnus Bäckström Marie-Louise Gefvert, förhindrad Lars Backström, förhindrad Margareta Bergström, ersättare för Lars Backström Marina Olsson Joakim Björck, förhindrad Daniel Dåverhög Gunilla Axelson Bengt Säterskog Agenda Nya Regionens Hus Göteborg 1. Redovisning av bygglovshandlingen och aktuella arbetsmaterial/planlösningar Anteckning/Beslut Mattias Lind medverkar och presenterar resultatet av vårens dialog med Stadsbyggnadskontoret inför beslut om bygglov. Han redogör också för förslag till invändiga planlösningar. Hyresgästgruppen har tidigare återkopplat synpunkter på det första förslaget till kontorsplansstandard. Utgångspunkten för den yttre formgivningen är platsen, som är en av de mest centrala i Göteborg. Regionens Hus är kommer att bli den första delen av nya Centralenområdet, som på många sätt avviker från planerna Från ett hus vid en led, till ett hus mitt i den nya staden.

2 Idén är att lyfta fram det gamla huset gentemot en mörk fond. Byggnaderna mellan det gamla och det nya huset ges ett metalliskt skimmer som ska påminna om den malm som exporterades via den forna järnvägsstationen. Låghuset har försetts med en midja i syfte att bryta ner den stora/långa volymen. Utöver de två innegårdarna, så bör de öppna ytorna mellan gamla och nya huset förses med barriär som hindrar obehöriga. Parkeringsplatserna i Plan 99 är dimensionerande efter den nya normen. Styrgruppen uttalar - Det är viktigt att inte gång-, cykeloch bilvägar hamnar direkt inpå Regionens Hus. Person- och materialflödet in och ut ur huset måste säkerställas. Plats måste finnas för taxi och bil för tillfälliga stopp. - Personalrestaurangens föreslagna dimensionering är tillräcklig. Ytan ska också kunna användas för mötesmöjlighet utanför lunchtid. Projektledningsgruppen får i uppdrag att återkomma med förslag till avgränsningar av personalmatsalen för att ge möjlighet till möten utanför lunchtid och ev kvällsmöten. - Grupprumstillgången är i högsta grad beroende av bokningssystemets utformning. Det ska vara möjlighet att boka outnyttjad möteskapacitet oavsett var grupprummet är beläget. - Principen om lika planlösning gäller, dvs kontorsskeppens rumsindelning/planlösning ska inte anpassas till en enskild verksamhet. - Hyresgästrepresentanterna behöver stöd för förankra och sprida

3 förslagen i den egna verksamheten. Det är viktigt att det tydligt framgår vad som är påverkansbart och vad som inte är det. Medarbetarna ska vara delaktiga och ges tillfälle att diskutera planlösningar och den nya arbetsformen. 2. Prognosgrundande årsmedelnärvarograd (Dimensionering av samtidigt närvarande i tillbyggnaden) Den analys som gjorts sedan förra styrgruppsmötet utgår från byggnadens planlösningar och möblerbarhet. Analysen visar att ca 1300 kan samtidigt vara närvarande i nybyggnaden. Detta tillgodoser verksamheternas förväntade personnärvaro och kravet på en attraktiv mötes- och arbetsmiljö. Personbelastning kan hanteras, bl.a. beroende på att det fanns viss reservkapacitet i den tidigare systemlösningen samt genom omdisponering av stom- /planlösningen (bl.a. justerat från två till ett trapphus i Låghuset). Omdisponeringen ger ökade ytor i entréplanet som kan användas till servicefunktioner. Låghuset får möjlighet till en ljusare och luftigare planlösning. Den ökade personbelastningen kommer att ge en högre energiförbrukning. Toppbelastningen vid samtidigt närvarande ger indikativt en energiförbrukning på mellan kwh/m2/år. Analysen pekar dock mot ett måltal på ca 75 kwh/m2/år vid ordinarie personnärvaro. 3. Övriga rapporter från byggprojektet Antecknat av Ett politiskt beslut behövs för att komplettera investeringskalkylen med indexuppräkning. Lasse meddelar att alla kostnadsanalyser ännu inte är klara, utan att frågan behöver

4 avvakta tills dess alla kostnadskomponenter är genomgångna. Ärendet ska, utöver indexfrågan, också belysa de förändrade förutsättningarna i jämförelsen med den tidigare planeringen fram till 2012 och vad som var känt inför nystartbeslutet i februari Ärendet avvaktas tills efter sommaren. Marina rapporterar uppdraget om aktivitetsbaserat arbetssätt ur ett HR- och förändringsledningsperspektiv. Materialet innehåller viktiga utgångspunkter för hyresgästernas förberedelser och övergång till ett nytt arbetssätt. Bifogas. 4. Reviderat förslag till vision för nya Regionens Hus Göteborg Förslag från hyresgästgruppen som sänts ut inför styrgruppens möte var: Som besökare möts man av ett nyskapande hus med omtanke om människa och miljö och tydlig VGR-profil. Man blir glad, nyfiken och tänker här vill man något, här skulle jag vilja jobba. Medarbetaren upplever en funktionell och kreativ arbetsmiljö där samverkan stimulerar nya lösningar. Här finns vikänsla utan att det går ut över helheten. Visionsformuleringen tas upp igen den 8 juni för slutligt ställningstagande. Nya Regionens Hus Skövde 5. Förslag till vision för nya Regionens Hus Skövde Förslag från hyresgästgruppen som sänts ut inför styrgruppens möte var: Ett välkomnande och inspirerande hus som utstrålar utvecklingskraft. Ett funktionellt och hållbart hus för givande möten. Bengt Säterskog

5 Visionsformuleringen tas upp igen den 8 juni för slutligt ställningstagande. 6. Rapport om genomförda behovsanalyser Bengt rapporterar att 12 behovsanalyser nu överlämnats till hyresvärden och arkitekten vid ett första möte 3 maj. Arkitekten medverkar vid hyresgästernas nästa möte den 25 maj för att presentera de första skisserna. Från Skövde kommunen meddelas att det med största sannolikhet kommer att bli en aula för 500 personer i den nya byggnadens bottenvåning. Ansvariga för aulan blir Högskolan i Skövde och Next Skövde Destinationsutveckling AB/Skövde turistbyrå. Next Skövde har i dialog med hyresvärden framfört önskemål om att förlägga turistbyrå och kontor i den nya byggnaden. 7. Övrigt Thomas meddelar att en FM-ansvarig för Regionens Hus Göteborg och Skövde kommer att utses inom kort. Ett annonsförslag är under framtagande för rekrytering av en heltid lokal projektledare, som tillika är förändringsledare, för nya Regionens Hus Göteborg. Personen ska ha erfarenhet av att leda stora komplexa projekt. Synpunkter på annonsutformningen lämnas snarast till Marina.