Kallelse/Agenda/Anteckningar

Transkript

1 Kallelse/Agenda/Anteckningar Datum: Tid: kl Plats: Stora konferensrummet, Regionens Hus Södra Hamngatan 37, Göteborg Deltagare: Ann-Sofi Lodin Lars Jansson Malin Bexell Thomas Front Magnus Bäckström Marie-Louise Gefvert Lars Backström, förhindrad Marina Olsson Joakim Björck Henrik Erdalen, ers Daniel Daniel Dåverhög, förhindrad Bengt Säterskog Agenda 1. Lägesrapport om bygglovsprocessen Anteckning/Beslut Redovisades illustrationer över fasadutformningen samt några perspektiv över innegård och från plan 00. Fasadutformningen tillgodoser Stadsbyggnadskontorets (SBK:s) krav för bygglov. Bygglovsprocessen är uppdelad i tre steg: Rivningslov för den låga tillbyggnaden av gamla stationsbyggnaden, marklov för start av pålningsarbete mm samt bygglov i början av juni för projektet som helhet. Ann-Sofi framförde att regionens politiska ledning inte accepterar krav från SBK som innebär försämrad energiprestanda. Styrgruppen diskuterade utifrån illustrationerna - Utformningen av innergårdarna mellan de tre förbindelsegångarna

2 mellan gamla och nya byggnaderna och betonade att allmänheten inte ska kunna ta sig in i dessa. - Möjligheten att ha en av innergårdarna under tak. - Utformningen av tillbyggnaden för den externa restaurangen. - Trafiksituationen runt nya Regionens Hus. Projektledningsgruppen fick i uppdrag att återkomma med en tydlig redovisning av gator, trafikflöden etc runt byggnaderna, ev genom medverkan av SBK/Trafikkontoret. Styrgruppen efterfrågade en mer detaljerad redovisning av såväl externa som interna planlösningar, hyresgästernas delaktighet och former för styrgruppen att fastställa ritningarna. 2. Övriga aktuella frågor i projektet Redovisades aktiviteter inom projektet sedan styrgruppens senaste möte: Första skisserna på kontorsplanet har varit ute för synpunkter från hyresgästerna. Ny version är på gång. Plan 99, under mark presenterat. Första skisserna på nämndrummen och personalmatsalen framme. Styrgruppen uttalade att en personalmatsal som tillgodoser det behov (4 500 personer) som framkommit i behovsanalyserna inte är möjlig eller önskvärd. Den fortsatta planeringen ska utgå från att en yta motsvarande ett våningsplan i höghuset används för personalmatsal. Trapphusutredning pågår i syfte att klarlägga för-och nackdelar med två alternativt ett trapphus i lågbyggnaden. Styrgruppen uttalade att vid bedömningen av beläggningen av grupprummen i nybyggnaden

3 ska det beaktas att Campus Nya varvet, Gullbergsvass Konferens och Kungshöjd Konferens kommer att finnas till hands. Arkitekten söker lösningar för god logistik i samverkan med FM-gruppen. Studiebesök (Saab, Coor, HSB, Kinnarp, Input, Volvo 5 maj). Basmaterial om aktivitetsbaserat arbetssätt klart och lagts ut på webbplatsen. Riktlinjer för hyresgästernas anpassning av kontorsmöbler är på gång. Konstgrupp är etablerad och inlett sitt arbete. Styrgruppen framförde att den fackliga referensgruppen ska tillfrågas om medverkan i konstgruppen Hälsan&Arbetslivet medverkar nu som adjungerad i hyresgästgruppen och i den fackliga referensgruppen. Lokal projektledare rollbeskrivs för ett brett uppdrag som omfattar dels förändringsledning, dels FM-frågor. Projektledaren ska knytas till projektkontoret. 3. Styrning av projektets ekonomi (för att inom några veckor kunna teckna avtal med Skanska om genomförandedelen av projektet) Ett orienterande diskussionsunderlag hade skickats ut inför dagens möte om den viktiga frågan om vilket antal samtidigt närvarande personer som byggnaden ska dimensioneras för. Ytterligare klarlägganden kommer inom kort från ventilationskonsulten, arkitekt m fl. Frågan bör därefter snarast avgöras. Henrik redovisade centrala frågeställningar kopplade till byggprojektets ekonomi. Den inledande frågan avser att det i RF:s beslut om uppstart av projektet angavs alla priser i 2014-års nivå och utan angivelse av årlig indexkompensation. Styrgruppen beslutade att ge Joakim i uppdrag att ta fram ett TU inför RF i juni med förslag till indexkompensation för projektet samt samtidigt lyfta andra frågor av

4 övergripande betydelse för projektet såsom den utökade volymen, miljöklassningen, styrande principer, innehållsbeskrivning. Utgångspunkten är RF:s tidigare beslut och vad som därefter ändrats i planeringsförutsättningarna. 4. Fortsatt diskussion om visionen/byggnadens idé och karaktär Henrik redogjorde för den avtalsprocess som nu pågår fram till entreprenadavtal och de kostnadsbedömningar som Västfastigheter resp Skanska gör. Styrgruppen markerade sin vilja och sitt ansvar att prioritera mellan olika kostnader. Det utsända förslaget återremitterades till projektledningsgruppen för att återkomma med en ny skrivning där följande aspekter ingår: - Koppling till Västra Götalandsregionens kärnvärden som trygghetsskapande, långsiktig och hållbar. - Samverkan är en viktig ambition med byggnaden så också smarta, kreativa möten och effektiv kommunikation. 5. Lägesrapporter om de uppdrag som lämnades vid styrgruppens förra möte Följande uppdrags status rapporterades: Tidsplanen behöver kompletteras med tydligare anvisningar om när hyresgästerna ska lämna besked. (Daniel) Återkomma med förslag till modell/- er för kostnadsfördelning mellan hyresgästerna. (Joakim) Projektledningsgruppen får i uppdrag att återkomma med förslag till var konferensgäster ska äta. Projektledningsgruppen ska återkomma med underlag inför ställningstagande om ev synpunkter på den externa restaurangens profil. (Restaurangkonsult) Regionservice får ansvaret att implementera ett FM-koncept i Nya Regionens Hus Göteborg. I uppdraget ligger att utveckla, koordinera och etablera effektiva och attraktiva servicetjänster för

5 6. Regionens Hus Skövde, lägesrapport 7. Övrigt och planering av kommande möten hyresgästerna. Inkluderar frågan om möteslokaler ska var fri nyttighet eller interndebiteras eller om olika regler ska gälla olika möteslokaler (konferensrum vs grupprum) (Thomas) Projektledningsgruppen ges i uppdrag att ta fram ett gemensamt kommunikationsmaterial och återkomma med förslag till vad projektet i övrigt kan ge för stöd till hyresgästernas förändringsarbete. Marina ges i uppdrag att ta upp frågan om aktivitetsbaserat arbetssätt ur ett HR- resp förändringsledningsperspektiv och återkomma med förslag. (Uppdraget genomförs i samverkan med Thomas uppdrag om lokal projektledare) Tas upp vid nästa möte. Magnus väckte frågan om ambitionen vad gäller tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning eller andra särskilda behov. En reviderad riktlinje/standard för fysisk tillgänglighet är aktuell för politiskt beslut. I det nya förslaget ingår också krav på tillgänglighet för anställda. Styrgruppen uttalade att nya Regionens Hus Göteborg ska tillgodose högt ställda tillgänglighetskrav och om inte grön standard kan väljas så ska avsteg dokumenteras. Ann-Sofi ställde frågan om vad som avses med behov av mötesplats i Göteborg. Bl a har detta framförts av Film i Väst. Styrgruppens uppfattning var att särskilda behov av mötesplatser ska dokumenteras och värderas inför ställningstagande om ev anpassningar. Styrgruppen beslöt att lägga in ett nytt möte den 4 maj kl med det primära syftet att ta ställning i frågan om byggnadens dimensionering.

6 Antecknat av Bengt Säterskog