Projektstyrgruppen för nya Regionens hus Göteborg resp Skövde

Transkript

1 Kallelse/Agenda/Anteckningar Datum: Tid: kl Plats: Fullriggaren, Regionens hus Lillhagsparken, Göteborg Deltagare: Ann-Sofi Lodin Lars Jansson Thomas Front Magnus Bäckström, förhindrad Marie-Louise Gefvert, förhindrad Lars Backström, delvis via Skype Marina Olsson Joakim Björck Daniel Dåverhög Gunilla Axelsson Micael Ekberg, pkt 1 Bosse Svensson Bengt Säterskog Agenda Anteckning/Beslut Nya Regionens Hus Skövde 1. Presentation av utformningen av nya Regionens Hus Skövde Arkitekt Micael Ekberg presenterar byggnadens planlösningar enligt det förslag som tagits fram tillsammans med hyresgästernas företrädare. Styrgruppen lyfter följande frågor: De båda nya Regionens hus ska vila på samma principer vad gäller t ex säkerhet i lokalerna, FM-koncept, hantering av sekretess och tillämpning av aktivitetsbaserat arbetssätt. Den slutliga utformningen och användningen av lokalerna ska baseras

2 på kompletterande behovsanalyser. Styrgruppen uttalar att en kompletterande behovsanalys ska genomföras på ett likartat sätt för all verksamhet i de båda husen. Beträffande cykelparkering, plan 1, påpekar styrgruppen att möjligheter att ladda elcykel ska tillgodoses. Beträffande receptionen med tillhörande kontorsrum, plan 2, så ska behovsanalysen/verksamhetskraven redovisas för styrgruppen, som menar att ytan ser tilltagen ut. Regionservice/Thomas ges i uppdrag att fördjupa analysen av konferensrummens antal, storlek och möjligheterna för intäktsfinansiering (plan 1 och 2). Bengt redovisar Västtrafiks farhågor om att de små rummen (som anges för möten, enskilda samtal, Skype eller telefoni) istället borde minskas till renodlade telefonhytter och till förmån för mer öppna kontorsytor. Hyresgästgruppen är i övrigt enig om utformningen av kontorsplanen. Styrgruppen delar Västtrafiks uppfattning, samtidigt som det påpekas att antalet arbetsplatser i de mindre rummen är ett fåtal i förhållande till arbetsplatser i öppna eller delade miljöer. 2. Förslag till avtalslösning för plan 2 mellan Västra Götalandsregionen och hyresvärden Bengt redovisar att formerna för samutnyttjande av ytor, möbler och porslin regleras mellan Västra Götalandsregionen/Västfastigheter och hyresvärden genom ett tillägg till hyresavtalet. Utkast från juristerna bifogas. Därigenom säkerställs en långsiktig lösning där hyresvärden förbinder sig att upplåta restaurangen med de fastställda villkoren oavsett vilken restauratör som hyr lokalen.

3 Nya Regionens Hus Göteborg 3. Lägesrapport a. produktion b. projektering/pla nering c. hyresgästernas medverkan och egna förberedelser d. ekonomi I projektet har beslut tagits om att benämna den gamla bygganden/konferensbyggnaden för Stationshuset och nybyggnaden för Kontorshuset. Daniel rapporterar att produktionen följer plan. Varje vecka utkommer ett nummer av Skanskas Veckonytt där den senaste informationen lämnas. Ännu saknas stadens beslut om bygglov. Beslutet väntas i slutet av november. Terrassen med utgång från personalmatsalen ingår i bygglovsansökan. Under sommaren har revideringar och anpassningar av 2012-års handlingar för Stationshuset genomförts. Främst handlar detta om nya funktioner för hantering av catering då leveranser från externa parter måste kunna hanteras. Under tidig vår beräknas vissa fasadarbeten inledas för Stationshuset. Hyresgästerna har i mitten av oktober fått ta del av ritningar för Kontorshuset i skala 1:75, vilket medger en bättre förståelse jämfört med bygglovshandlingarna. Styrgruppen beslutar att utöka hyresgästernas representation i projektledningsgruppen genom Carolina Lundberg, Västtrafik Jörgen Hohlfält, Närhälsan Styrgruppen lyfter upp att de principer som säkerhetsprogrammet vilar på behöver diskuteras gemensamt. Det finns en risk att säkerhetshänsynen utgår från ett worst casescenario utan tillräcklig hänsyn till visionen om ett hus som är öppet för de som arbetar där och för säkerhetsarrangemangens kostnader. Ett ärende är nu inlämnat om utökning av ramen för de fastighetsrelaterade kostnaderna. Kommer upp till RS i nov och RF i dec.

4 4. Ang fastställande av lokalförteckningen 5. Lägesrapport Gestaltningsprogram Bengt rapporterar att, i anslutning till hyresgästernas godkännande av lokalförteckningen för Kontorshuset, har tre hyresgäster lämnat särskilda synpunkter. Västtrafik påpekar bl a att det är svårt att ta ställning till rumsförteckningen när det ej är kompletterat med inredningsskisser över hur lokalerna kan nyttjas. Styrgruppen diskuterar svårigheten att fastställa en lokalförteckning när hyresgästerna saknar underlag som säkerställer funktionalitet och då byggnadstekniska förändringar sker successivt. Styrgruppen ger i uppdrag till projektledningsgruppen och Västfastigheter att ta fram presentationsmaterial/t ex ritningar i 3D-format som är anpassade till hyresgästernas förståelse och behov av insyn i arbetet. Styrgruppen beslutar att lokalförteckningen för Kontorshuset ska betraktas som preliminär i avvaktan på kompletterande behovsanalyser och tydligare presentationsmaterial. Det är viktigt att det finns möjligheter för hyresgästerna att göra mindre justeringar efter behovsanalysen. Daniel rapporterar att arbete pågår med ett gestaltningsprogram för nya Regionens hus i Göteborg. En första version föreligger och synpunkter har inhämtats från Västfastigheter, Skanska och hyresgästerna genom Bengt. En reviderad version väntas inom kort. Utöver den diskussion som styrgruppen hade vid sitt senaste möte om Västra Götalandsregionens varumärke anmäls att arbetet med arbetsgivarvarumärkte nu lett fram till begreppet Närhet. Till det som hittills sagts om varumärkets påverkan på gestaltningsprogrammet läggs också ledordet Närhet (Vi bryr oss om dig som gör skillnad för andra).

5 Styrgruppen ger projektledningsgruppen i uppdrag att ta fram illustrationer på förslagen till intern gestaltning på ett sådant sätt att de ger hyresgästerna insikt och förståelse för de föreslagna miljöerna. 6. Förslag till inriktning för FM-tjänsterna Styrgruppen betonar betydelsen av hyresgästernas delaktighet i framtagandet av gestaltningsprogrammet. Utsänt förslag diskuteras. Styrgruppen justerar förslaget till att ett gemensamt SLA ska gälla för alla verksamheter i respektive hus. I övrigt ställer sig styrgruppen sig bakom utsänt förslag. Bengt anmäler att FM-konceptet medför krav på omställning från medarbetare som idag utför FM-tjänsterna inom varje verksamhet/hyresgäst till att tjänsterna övergår till Regionservice. Berörda tjänster behöver inventeras och en omställningsprocess behöver läggas upp. 7. Inför möte med förvaltningschefer och VD-ar den 2 november 8. Övrigt Gemensamma arbetsgrupper Projektledningsgruppen ges i uppdrag att återkomma med förslag. Ann-Sofi har bjudit in förvaltningschefer och VD-ar den 2 nov för att säkerställa att information och förändringsprocesserna mot ett nytt arbetssätt startar upp. Viktigt att arbetet blir så enhetligt som möjligt. Avslutningsvis återkom styrgruppen till behovet av gemensamma koncept och spelregler för de båda nya Regionens hus: Arbetsgrupper ska tillsättas för att ta fram gemensamma förhållningssätt till - aktivitetsbaserat arbetssätt och stöd till hyresgästernas förändringsarbete mot digitala arbetsrutiner - precisering av FM-konceptet inkl möblering - säkerhet/beteenden/värdskap i husen, inkl vem som ska ha tillgänglighet till vilka ytor Antecknat av Thomas anmälde att Regionservice kan bidra och stödja detta arbete.

6 Bengt Säterskog Justeras Ann-Sofi Lodin