Protokoll fört vid LAG/styrelsemöte 2 mars 2017

Transkript

1 Protokoll fört vid LAG/styrelsemöte 2 mars 2017 Tid: Torsdagen den 2 mars 2017, kl Plats: Åbrogården, Vingåkers kommun Närvarande: Offentlig Privat Ideell Tommy Björkdal Birgitta Blanck Leif Skeppstedt Björn Ekengren Torbjörn Gårdestig Cenneth Åhlund Lars Wigström Annlouise Olsson Magnus Svensson Göran Nygren Annelie Allard Lucie Bernhardsson Bertil Karlsson Gunilla Malm samt adjungerad: Emma Dahlin. 5. Mötets öppnande Ordförande Tommy Björkdal förklarar mötet för öppnat. 6. Val av sekreterare för mötet Till sekreterare väljs Emma Dahlin. 7. Val av justerare Björn Ekengren väljs att jämte ordförande justera protokollet. 8. Fastställande av dagordningen Dagordningen godkändes utan tillägg. Lena Stensgård Lars-Olov Lundqvist 9. Föregående protokoll LAG beslutar att lägga protokollet från beslutsmötet den 22 november 2016 till handlingarna. Annlouise O poängterar att beslut fattats under punkten Övriga frågor vilket är olämpligt och inte bör förekomma fortsättningsvis. LAG beslutar även att lägga protokollet från beslutsmötet 18 januari 2017 till handlingarna. 10. Rapporter: a) Organisation personal, kontor/lokal, projekt LAG-ägda projekt Beslut från jordbruksverket har den 1 mars 2017 beslutats av Jordbruksverket om projektet Service & Liv på landet!. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

2 Tommy rapporterar att presidiet ser över vem som kan vara lämplig att anställa som projektledare i projektet. Rekryteringsfasen kommer inledas omgående. Kontor/lokal Presidiet har idag ( ) träffat fackföreningen Unionen för att diskutera och informera kring de organisationsförändringar som är på gång, utifrån de möten som de har haft kan nu MBLförhandlingen anses som avslutad. Lokaler ses över i Eskilstunaområdet då LAG/styrelsen vill att organisationen sprids ut ytterligare över området, lokaler i Katrineholm kommer dock finnas kvar. Leader Södermanlands personal kommer, då en lämplig lokal hittats informeras om de förändringar som berör dem, senast 6 april Hela omorganisationen förväntas vara färdig till sommaren Bam B och Cenneth Å har genom presidiet haft i uppdrag att se över de rutiner och riktlinjer som organisationen tidigare fattat beslut om samt att se över arbetsbeskrivningen för verksamhetsledaren för att dela upp tjänsten på två personer, en extern verksamhetsledare och en administrativ. Lars W har kopplats på för att se över attesträtten. Arbetet framöver ska fokusera på målstyrning så att medlen används på ett effektivt sätt. Ordförande Tommy har informerat enhetschef på Jordbruksverket Carin Alfredsson om läget på Leader Södermanland och också informerat om den omorganisation som är på gång. b) Idéer på gång Projektidéer som är på gång gicks igenom samt statusen på de olika projektidéerna. LAG/styrelsen vill fortsättningsvis veta när en projektidé inkommit som finns i deras direkta närhet. Kansliet gör bedömningen när en projektidé är tillräckligt redo för att kommuniceras med respektive LAG-ledamot. LAG/styrelsen önskar också att listan över projektidéer på gång snarast uppdateras och att information om senaste kontakten och statusuppdatering på projektidén läggs till. Det är viktigt för LAG/styrelsen att det finns projektidéer vid vare beslutsmöte. c) Pågående projekt Hässelbymuseet steg 2 Emma rapporterar att projektet har fått sitt beslut från Jordbruksverket och att en projektskola har hållits med projektet. Kontaktperson Bertil K informerar om att arbetet inte står stilla utan att projektägaren arbetar med offerter och planeringsarbetet. Byggfasen förväntas startas så snart vädret tillåter. d) Arbetsgrupper och delegationer Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

3 Arbetsgrupp entreprenörskap: Arbetsgruppens uppdrag har legat något på is under det senaste halvåret dels på grund av Birgits sjukskrivning men del också på grund av att arbetsgruppen har velat invänta EU:s utredning och svar angående paraplyprojekt. Arbetsgrupp kommunikation: Gruppen har sammanstrålat 4 gånger och enats om att ett mer säljinriktat marknadsföringsmaterial måste tas fram till Leader Södermanland. Arbetsgruppen har tagit in offerter på en ny broschyr med tillhörande insticksmaterial kopplade till vardera av insatsområdena. Arbetsgruppen har gjort en förfrågan till LAG/styrelsen om att få en budget om kronor för sitt fortsatta arbetet, förfrågan behandlas under separat punkt. Det arbete som tidigare har gjorts av kommunikationsgruppen under deras senaste uppdrag bör ligga till grund för det kommande kommunikationsarbetet. Delegation: Verksamhetsledare Birgit Andersson beslutade den om förlängd projekttid till projektet Idécentrum Kafjärden till och med e) LUS LUS har besökt Jordbruksverket för att diskutera läget för handläggarna och även informeras om omfördelningen av medel från Leaderområden som inte kommer upparbeta sina budgetar. Arbetet med omfördelning väntas starta under Vidare informerar Jordbruksverket om att det hålls flera utbildning runt om i landet både digitalt men också regionala utbildningar på plats. Handläggare från Jordbruksverket kommer under året också att göra studiebesök på utvalda Leaderkontor för ökad förståelse för arbetet. 11. Uppföljning fattade beslut De sedan tidigare fattade besluten av LAG/styrelsen gick genom enligt den lista som upprättats. Aktuell status och en kort rapport återgavs LAG/Styrelsen: 52 Presidiet , Rutiner, riktlinjer, arvode mm: Allmänna riktlinjer etc. Genomlysning och revidering kommer fortsättas under LAG konst , Övriga ärenden: Då det snart är stämma är det aktuellt att se över någon lämplig gåva att överlämna till en stämmoordförande från Leader Södermanland Personal och organisation: Agneta P har avsagt sig sitt uppdrag som kontaktperson. 12. Projektbeslut LAG fattade beslut om två (2) ansökningar gällande ändring av budget. Beslut i varje enskilt ärende enligt nedan. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

4 a) Idécentrum Kafjärden ändring av beslut Projekt: Idécentrum Kafjärden Journalnummer: Projektägare: Föreningen Kunskapsturism Kafjärden Organisationsnummer: Projektets beslutade budget: Projektets omprövade budget Projektstöd: kronor Projektstöd: kronor LAG-pott: kronor LAG-pott: kronor Totalt: kronor Totalt: kronor Projektbeskrivning : Föreningen Kunskapsturism Kafjärder ansöker om utökning av budget med kronor, för att skapa en attraktiv utemiljö och caféverksamhet. Anpassningar bör göras utifrån ursprungs planen för att tillämpa säkerhetsaspekter och tillgängliggörande för funktionsnedsatta. LAG är beslutsmässig Lena Stensgård anmäler jäv och deltar inte i beslutet. LAG beslutar att under förutsättning att projektägaren Föreningen Kunskapsturism Kafjärden inkommer med dokumentation av den kravställning som finns från myndigheten att tillgänglighetsanpassa utomhusmiljön beviljas medel för delen som rör att tillgänglighetsanpassa (kostnader för entrén, ramper och staket etc.). I övrigt beslutade LAG/styrelsen att avslå ansökan om utökad budget Beslutsmotivering : LAG/styrelsen anser att de inventarier som projektägaren söker utökad budget för så som exempelvis projektor, utemöbler och så vidare är kostnader projektägaren själv får bekosta. Den utökade budgeten består av inköp av inventarier med mera och dessa ingick inte i den ursprunglig projektbeskrivningen. Kontaktperson från LAG: Bam Björling Tommy Björkdal Björn Ekengren Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

5 b) Skebo i hjärtat av Sörmland Projekt: Skebo i hjärtat av Sörmland Journalnummer: Projektägare: Skebokvarns bygderåd Organisationsnummer: Projektets beslutade budget: Projektets omprövade budget Projektstöd: kronor Projektstöd: kronor LAG-pott: kronor LAG-pott: kronor Egen privat finansiering kronor Egen privat finansiering kronor Totalt: kronor Totalt: kronor Projektbeskrivning : Skebokvarns bygderåd ansöker om ändring av sin budget med kronor, för att tillgodo se de nödvändiga åtgärder som Flen kommuns miljöinspektör framfört efter sin inspektion. Den utökade budgeten omfattar också den prisjustering som skett på köket och dess utrustning sedan offerterna lämnades in i ansökningsprocessen. Skebokvarns bygderåd ansöker också om ändring av sitt slutdatum till och med Utökning av tid beror på att fördröjd aktivitetsplan på grund av senareläggning av byggstart och att byggtiden var längre än tidigare beräknat. LAG är beslutsmässig Ingen ledamot anmälde jäv. LAG beslutar att tillstyrka utökning av tid till och med samt att tillstyrka beloppet kronor för kostnader kopplade till den ytterligare diskbänk med tillbehör som efter Flens kommuns miljökontor gjort sin inspektion fram kommit att köket behöver utrustas med. LAG beslutar att avslå resterande del av ansökan om utökad budget. Beslutsmotivering : LAG/styrelsen anser att projektägaren själv har ansvar för att arbeta med uppdaterade offerter men att en kontrollerande myndighets beslut och krav är svårt att förutse varför LAG/styrelsen anser att att den delen av utökningen kan bifallas. Kontaktperson från LAG: Lucie Bernhardsson Tommy Björkdal Björn Ekengren Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

6 13. Verksamhetsplan Marknadsplan 2017 LAG/styrelsen beslutar att uppdrar till kansliet tillsammans med presidiet att ta fram en verksamhetsplan och koppla en marknadsplan till verksamhetsåret Presidiet har rätt att adjungera in personer utifrån kompetens och behov. Ett möte kommer kallas till snarast för att påbörja arbetet. LAG/Styrelsen diskuterar att LAG-ledamöter som blir uppmärksammade på olika events, möten och träffar i vårt område ska anmäla dessa till kansliet och ordförande för beslut om vilka Leader Södermanland ska finnas representerade på samt fördela resurserna. Inplanerade evenemang: mars, Strängnäs näringslivsdagar arrangeras. LAG/beslutar att Leader Södermanland ska finnas på plats båda dagarna och att montern kommer bemannas av Annelie A, Lena S och eventuellt Tommy B. Vidare beslutar LAG att tilldela Annelie A kronor i budget för att ta fram två lämplig roll-upp:er (var av den andra kommer användas samma dag på Landsbygdstinget i Högsjö) och anmäla Leader Södermanland till evenemanget ( De broschyrer som finns kvar på kansliet kommer också att användas som marknadsföringsmaterial. 17 mars Landsbygdsting i Högsjö med temat Landsbygdsutveckling på riktigt Vart är vi på väg Leif S, Björn E och Torbjörn G representerar Leader Södermanland. 17 april, frukostmöte i Kungsör. 14. Arvodesreglemente Arbetsgruppen har arbetat under sommaren/hösten 2016 med att ta fram ett förslag till reviderat arvodesreglemente, arbetsgruppen har bestått av Cenneth Å, Bam B och Lars, W. Uppdraget som arbetsgruppen fick av LAG/styrelsen var att: ta fram en tolkning av de befintliga arvodesreglementet för att underlätta fram till årsstämman, se över arvoderingen av offentliga representanter vid kontaktmannaskap, se över förlorad arbetsförtjänst samt, arvodering av ordförande och vice ordförande. Det föreslagna arvodesreglementet innehåller följande förändringar utifrån det nu gällande arvodesreglementet: ett årligt grundarvode för föreningens ordförande om 50 % av Inkomstbasbelopp (vilket fastställs av regeringen varje år), vice ordförande med 25% av inkomstbasbelopp och för ordinarie ledamot i presidiet 10% av inkomstbasbelopp, beloppet betalas ut av Leader Södermanland även till offentlig representant. att mötesarvode utgår med 1600 kronor för hel dag (möte över 5 timmar inklusive restid) och 800 kronor för halv dag (mindre än 5 timmar inklusive restid). Ordförande har till uppgift att vid mötets slut bestämma om ersättning utgår för hel- eller halvdagsmöte. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

7 att ersättningen för kontaktperson står fast som tidigare beslutat vid LAG-mötet samt, att arvode utbetalas till enskild person eller ledamotens egna företag. Oavsett utbetalningssätt skall arvodet vara kostnadsneutralt för Leader Södermanland. LAG beslutar att anta arbetsgruppens förslag som sitt eget samt föreslår årsstämman att anta förslaget. 15. Budget för presidiets uppdrag Efter översyn av delegationsordningen anser LAG/styrelsen det inte nödvändig att ge ytterligare budget till presidiet då både ordförande och vice ordförande har delegation på att fatta beslut om kostnader upp till och med kronor. 16. Budget till arbetsgrupper Marknadsföringsgruppen har av LAG/styrelsen efterfrågat en budget om kronor för sitt fortsatta arbete att ta fram en ny broschyr till Leader Södermanland. I budgeten ingår framtagning materialet/broschyren, foto och kostnader för tryck. LAG beslutar om en budget för arbetsgruppen om kronor samt att arbetsgruppen får fortsatt förtroende att arbeta vidare till beslutsmötet 8 juni 2017 då arbetet ska presenteras, redovisas och gruppen eventuellt lösas upp. 17. Årsrapport Den, på tjänstemannanivå, producerade årsrapporten ansågs inte uppfylla de kriterier LAG/styrelsen har för årsrapporten. Lars W har på uppmaning av presidiet startat arbetet med att omarbeta rapporteringen av verksamhetsåret Presidiet anser att det är av stor viktigt att det i rapporteringen till stämman framgår att Leder Södermanland ska få ärva pengar av Leader Inlandet. LAG beslutar att beslut om årsrapporten kommer ske per capsulam samt att LAG/styrelsen kommer ordna med de underskrifter som behövs på rapporten. 18. Nästa LAG-möte Näst kommande LAG/styrelsemöte har planerats till den 20 april 2017, kl på Framtidscenter (Trädgårdsgatan 1), Katrineholm. 19. Årsstämma Leader Södermanlands årsstämma avhålls den 20 april 2017 på Framtidscenter, Katrineholm från kl Övriga frågor Den maj arrangeras årets nationella leaderträff i Sollefteå med temat Entreprenörskap skapar Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

8 en levande landsbygd. Varje leaderområde är garanterade 3 platser vardera. Leader Södermanland kommer anmäla och boka upp boende för tre personer och fyller dessa med namn senare. Angående sommarsemestern önskar ordförande att personalen innan den 31 mars 2017 inkommer med planen av sommarsemestern Studenter från SLU som läser programmet agronom-landsbygdsutveckling har kontaktat Leader Södermanland med ett antal frågor kopplade till vår verksamhet få de läser en kurs om grunderna i det politiska systemet i EU och i Sverige. Varpå de har valt att fördjupa sig i governance och att jämföra detta med Leader. Ordförande Tommy ber kansliet att besvara på frågorna. 21. Avslutning Ordförande Tommy Björkdal tackar för visat intresse och avslutar mötet. Tommy Björkdal Björn Ekengren Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte