Protokoll fört vid LAG-sammanträde i Leader Södermanland

Transkript

1 Protokoll fört vid LAG-sammanträde i Leader Södermanland Tid: Måndagen den 14 september 2015 Plats: Skebokvarnsgården Närvarande: Tommy Björkdal, Birgitta, Blanck Göran Nygren, Lars Wigström, Bam Björling, Annlouise Olsson, Lucie Bernhardsson, Torbjörn Gårdestig, Lena Stensgård, Leif Skeppstedt, Regina Westas, Gunilla Malm, Lars-Olof Lundkvist, Magnus Svensson, Noel Ohraha, Lars-Erik Sandgren, Agneta Pettersson Cenneth Åhlund samt adjungerade Birgit Andersson och Emma Dahlin 68. Mötets öppnande Styrelsens ordförande Tommy Björkdal öppnar sammanträdet. 69. Val av sekreterare för mötet Till sekreterare väljs Emma Dahlin. 70. Val av Justerare Lars-Olof Lundkvist väljs att justera mötets protokoll. 71. Godkänna dagordningen Dagordningen godkänns med följande tillägg: 78 Övriga frågor a) Mötesplacering b) Inventering av behovet av läsplattor resterande punkter flyttas ned med ny numrering. 72. Föregående protokoll Protokollet från föregående möte i Vingåker den 4 juni 2015 är ännu inte justerat då ordförande och utsedd justerare inte kunnat komma överens gällande 65 Arbetsgrupper b) Kommunikation LAG beslutar att föregående protokoll skall justeras utan 65 Arbetsgrupper b) Kommunikation samt godkänns därefter. Vidare uppdrar LAG till arbetsgruppen att presentera sin slutprodukt för styrelsen vid nästkommande möte, då gruppen sedan avslutas. Generella arbetsrutiner för framtida arbetsgrupper skall tas fram. 73. Rapporter & Information En rapport har skickats till ledamöterna i förväg med information kring aktuella aktiviteter sedan föregående möte. Sedan förra LAG-mötet har vi fått igång bankfunktionerna och har därmed Leader Södermanland Protokoll LAG-möte , sid 1 av 5

2 kunnat löneadministrera och betala ut arvoden till ledamöterna för de möten som varit och övriga timmar som redovisats in. En fullständig ekonomirapport redovisas separat (Bokföring kommer att upprättas innan årsskiftet). Från och med 1 augusti är Emma Dahlin anställd av föreningen och har jobbat intensivt med att få ihop förslag på de kompletteringar som behövs på strategin och övrigt för att ansöka om att bilda leaderområde och få startbeslut från Jordbruksverket. Kansliet har också varit delaktiga i att gå igenom och föreslå stadgeändringar som behövs med utgångspunkt i den information som Jordbruksverket kom med på försommaren. Planeringsarbetet för att lägga upp kansliarbetet har påbörjats i och med att presidiet fattat beslut om anställning av verksamhetsledare. Ett flertal projektidéer finns runt om i området. Telefonsamtal och personliga möten med olika potentiella projektägare har ägt rum för att lyssna in och påbörja process kring deras kommande ansökningar. Tommy och Birgit deltog i möte med Länsstyrelsens i Södermanland partnerskap för landsbygdsfrågor. Birgitta och Emma har medverkat på Kommunstyrelsen i Nykvarn för att informera om Leader Södermanland. Även information för KS i Strängnäs har hållits, då av Gunilla Malm. Tommy informerar styrelsen om att före detta ordförande Bo Nilsson fortfarande hävdar ersättning för ej styrkta kostnader. Tommy har tagit hjälp av kommunjurist Niklas Witt för att reda ut frågan ytterligare. Bo Nilsson har tidigare erhållit ersättning samt kostnadstäckning för arvoden, resor och kostnader som är stödberättigade samt styrkta med underlag. Information kring arvodesreglemente på föreningens första föreningsstämma den 1 oktober 2014 fattade stämman beslut om arvodena enligt det reglemente som tidigare antagits av Leader Inlandet samt uppdrog till Leader Södermanlands nytillträdda styrelse att ta fram förslag till arvodesreglemente till nästkommande föreningsstämma. Vid föreningsstämman den 22 april 2015 antog föreningsstämman förslaget till nytt arvodesreglemente under förutsättningen att reglementet skulle kunna komma att revideras om detta inte överensstämde med Jordbruksverkets framtida riktlinjer. Rutin för att väcka ärenden till styrelsen - önskar ledamot ta upp ett ärende till styrelsen skall ett relevant underlag skickas in till kansliet i god tid innan nästa möte för att kunna tas upp till diskussion. Leader Södermanland Protokoll LAG-möte , sid 2 av 5

3 På gång: Tommy, Birgit och Emma kommer att delta vid Jordbruksverkets grundutbildning för programmet. Hålls i Jönköping den september. Det blir ytterligare ett tillfälle med samma innehåll i mitten av december, då Birgitta och en person till från styrelsen kan delta. Dessa personer kommer att sprida informationen vidare till övriga ledamöter. Nationell leaderträff hålls i Haparanda den 6-7 oktober, med årsmöte för den nationella föreningen LUS den 6 oktober på förmiddagen. Tommy, Birgitta, Birgit och Emma kommer att delta. 74. Strategi, kompletteringar Emma föredrog de kompletteringar som hittills är färdiga (engelsk version av sammanfattningen, konkretisera de horisontella målen, konkretisera målen med siffror, urvalskriterier till grund för bedömning, finansieringsplan, kommunikationsplan samt uppföljning och utvärderingsplan) för LAG att godkänna. Målet är att kompletteringarna skall skickas in till Jordbruksverket fredagen den 18 september Eventuella synpunkter lämnas till kansliet innan onsdagen den 16 september för att dessa ska kunna beaktas. LAG beslutar att godkänna de kompletteringar som under dagen blivit presenterade samt att uppdra till ordförande och vice ordförande att godkänna den sista kompletteringen som rör urvalskriterier och poängsättningssystem. 75. Kansli & Personal Presidiet har diskuterat kring att i framtiden kunna ha dels ett fast kansli, men också att ha ambulerande nedslag i området för kansliets personal. Vingåkers kommun har visat intresse genom att presentera eventuella lokaler som kan passa leaderverksamheten. Leader Södermanland har i dagsläget inte något eget avtal på lokaler utan använder sig av Leader Inlandets avtal fram tills avtalet upphör 31 december LAG har sedan tidigare uppdragit åt ordförande och vice ordförande tillsammans med personal att diskutera frågan om framtida lokaler. Detta uppdrag kvarstår då det ej är tidsbegränsat och presenteras för styrelsen då arbetet är färdigt. Eftersom arbetsuppgifterna för Leader Södermanland nu ökar i takt med att området kommer igång och startbeskedet väntas någon gång i oktober, behöver verksamhetsledaren anställas. Presidiet har därför fattat beslut om anställning av Birgit Andersson som verksamhetsledare för Leader Södermanland från och med 1 oktober Leader Inlandet har rätten att göra en hemställan hos Leader Södermanlands ordförande för att avropa timmar för de kvarstående uppgifterna innan föreningens nedläggning. LAG uppdrar till ordförande att göra en förfrågan till Leader Inlandet angående disponering av lokal t.o.m. 31/ samt inventarier och utrustning tills dess att beslut fattats av Leader Inlandet om eventuellt överlåtande av dessa till Leader Södermanland. Leader Södermanland Protokoll LAG-möte , sid 3 av 5

4 LAG beslutar att ta över från Leader Inlandet de två telefonnummer hos Telia som anses vara inarbetade i området. Kansliet får i uppdrag att se över abonnemangen. Som arbetsgivare bör man vara bunden till en arbetsgivarorganisation för att kunna koppla till sig kollektivavtal. IDEA är arbetsgivarorganisationen för ideella och idéburna organisationer. Kostnaden för medlemskapet baseras på lönesumman och beräknas till ca 2000kr/år för Leader Södermanland. LAG beslutar att ansluta sig till arbetsgivarorganisationen IDEA samt uppdrar till Birgit A att ombesörja ansökan om anslutning. 76. Driftprojekt För att LAGs arbete ska komma igång har Jordbruksverket meddelat att man ska kunna ansöka om driftprojektet så snart man fått startbeslut, tidigast från 8 oktober. Det gör att kostnader som uppstår efter ansökan om driftprojektet lämnats in kan finansieras också med projektstöd, det vill säga EU- och statliga medel. LAG beslutar enligt presidiets förslag, att kansliet och presidiet får i uppdrag att ansöka om driftprojektet så snart det är möjligt. När projektplanen är framtagen kommer den skickas ut till LAG för påseende och kännedom. 77. Projekt-/Inspirationsresa Ett förslag har inkommit till presidiet, att genomföra en bussresa till olika projekt tillika inspirationsresa för LAG-ledamöterna, med syfte att visa upp vad leader kan bidra med, ge för mervärden samt vara en sammansvetsande aktivitet för LAG. LAG beslutar att resan läggs på våren 2016 och att kansliet får i uppdrag att ta in information och sammanställa ett program som sedan kan beslutas om på nästkommande möte. 78. Övriga frågor 1) Inkomna synpunkter från LAG: att i den mån det är möjligt placera styrelsemötena där trådlös WIFI finns för att kunna använda digitala handlingar under styrelsemötet. Ledamöterna bör informeras om det finns internetuppkoppling eller ej på mötesplatsen. Vidare handlar synpunkten om att aktuella handlingar till mötet kommer samlade. Birgit föreslår att så snart en hemsida är på plats, lägga en inloggningsfunktion till LAGs sida på webbplatsen, där information, kallelser och handlingar kommer att ligga. att i den mån det är möjligt använda oss av närproducerad mat och dryck till mötena. 2) Göran tog vid förra mötet upp tekniska hjälpmedel, varpå kansliet önskar göra en inventering av ledamöters behov av ex-vis läsplatta ( padda ) för uppdraget i LAG/styrelsen. Ledamöterna ska efter dagens styrelsemöte meddela Birgit vilka eventuella behov som finns hos var och en. Till nästa möte kommer då Birgit ha tagit fram prisuppgifter för behovet av tekniska hjälpmedel. Leader Södermanland Protokoll LAG-möte , sid 4 av 5

5 79. Nästa möte Nästa LAG-möte är inplanerat sedan tidigare till den 16 november, mötet förläggs i Kungsör och förväntas ta hela dagen i anspråk med start kl Förmiddagen kommer ägnas åt LAG-möte och eftermiddagen åt inspiration och projektbesök för ledamöterna. 80. Avslutning Ordförande Tommy Björkdal tackar för visat intresse och avslutar mötet. Tommy Björkdal ordförande Lars-Olof Lundkvist justerare Emma Dahlin sekreterare Leader Södermanland Protokoll LAG-möte , sid 5 av 5