85. Val av justerare Björn Ekengren väljs att jämte ordförande justera protokollet.

Transkript

1 Protokoll fört vid LAG/styrelsemöte 4 oktober 2016 Tid: Tisdagen den 4 oktober 2016, kl , mötets ajourneras för lunch mellan Plats: Åsborgen, Ärla, Eskilstuna Kommun Närvarande: Offentlig Privat Ideell Tommy Björkdal Birgitta Blanck Lars-Olof Lundkvist Björn Ekengren Bam Björling Cenneth Åhlund Bertil Karlsson Annelie Allard Regina Westas Lars Wigström Annlouise Olsson Lucie Bernhardsson Anna Jernemalm samt adjungerad: Emma Dahlin. 83. Mötets öppnande Ordförande Tommy Björkdal förklarar mötet för öppnat. 84. Val av sekreterare för mötet Till sekreterare väljs Emma Dahlin. 85. Val av justerare Björn Ekengren väljs att jämte ordförande justera protokollet. 86. Fastställande av dagordningen Dagordningen godkändes med följande förändringar: Lena Stensgård Leif Skeppstedt Magnus Svensson 91 b) Diskussionspass: Samverkan/samarbete och Hållbara lösningar senare läggs till nästkommande LAG/styrelsemöte. 87. Föregående protokoll LAG beslutar att lägga protokollet från beslutsmötet den 2 september 2016 till handlingarna. 89. Rapporter: a) Verksamhetsrapport Projektutvecklare Emma Dahlin informerar LAG/styrelsen om den senaste tidens arbete om utförts av kansliet. Rapporteringen gäller tidsperioden t.o.m Utöver den skriftliga rapporten som LAG/styrelsen tagit del av meddelas också att Jordbruksverket den 27 september Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

2 2016 har beviljat Leader Södermanlands Driftsprojekt. Tommy och Bam som också deltog på den Nationella Leaderträffen september berättar om sin upplevelse och vilka erfarenheter träffen gav dem. b) Ekonomisk rapport Inga ekonomiska rapporter presenterades. c) Idéer på gång Projektidéer som är på gång gicks igenom samt statusen på de olika projektidéerna. d) Pågående projekt Rapport från kontaktpersoner: Lucie rapporterar från projektet Skebo i hjärtat av Sörmland, att hon besökt projektet på plats, arbetet med renoveringen i projektet går framåt snabbt. Projektet planerar att vara klara med sin renovering så att de kan ha sin årliga julmarknad i de nya lokalerna. Bam har inte haft något kontakt med projektet Idécentrum Kafjärden sedan senaste LAG/styrelsemötet och hade således inget att rapportera. e) LUS Ordförande Tommy Björkdal informerar om LUS medlemsmöte från träffen i Varberg den 27 september. Tommy berättar också kort om LUS organisation och syfte, LUS arbetar både med styrelsefrågor och verksamhetsfrågor. I dagsläget har LUS 40 medlemmar vilket ger föreningen en bra tyng inför framtida diskussioner och dialoger med Jordbruksverket. f ) Arbetsgrupper och delegationer Arbetsgrupp entreprenörskap: arbetsgruppen har haft att uppsamlingsmöte i Malmköping den 16/9. Arbetet har lags lite på is då arbetsgruppen inväntar tillräckligt med resurser på kansliet för att fortsatt kunna arbeta med det tilltänkta LAGägda projektet. Arbetsgruppen har sedan tidigare en delegation från LAG/styrelsen att arbeta med att e över och formulera ett förslag till en utlysning, aktivitet, insats för att främja entreprenörskap. Alternativt att starta och driva ett övergripande LAG-ägt projekt för att främja målgruppen entreprenörer. Arbetsgrupp arvode: Utifrån de frågeställningar som LAG/styrelsen hade vid föregående beslutsmöte har arbetsgruppen arbetat vidare med frågan. Förtydliganden i reglementet innefattar bland annat att de som ansöker som ersättning för förlorad inkomst och kan styrka denna har rätt till ersättningen. Gällande nystartade företag gäller samma princip att en inkomst som är förlorad ska kunna styrkas för att ersättning ska kunna betalas ut. En timkostnad kan räknas fram med hjälp av en schablon, vilken sedan använd som underlag för ersättningen. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

3 Om det i specifika fall uppstår oklarheter vid utbetalning av arvoden/ersättningar beslutar styrelsen i den enskilda frågan. 89. Uppföljning av fattade beslut De av LAG tidigare fattade beslut gicks igenom för att se hur långt arbetet kommit med de olika besluten. LAG önskar se de olika aktiviteter i listan av Uppföljning av fattade beslut som är genomförda i syfte att kunna se vad som fattats beslut om. Kansliet får i uppdrag att göra i ordning denna lista. Vidare önskar LAG ta upp riktlinjer för kontaktpersoner på nästkommande LAG/styrelsemöte den 22 november. 90. Allmänna riktlinjer LAG beslutar att bordlägga ärendet till nästkommande LAG-möte. 91. Bedömningsgrunder a) Revidering LAG diskuterade på föregående LAG/styrelsemöte de definitioner av begrepp som LAG/styrelsen använder vid bedömning av projektansökningar. Begreppen är definierade för att LAG/styrelsen ska ha en samsyn samt att bedömningarna kunna bli så jämn som möjligt och hålla över tid. LAG beslutar i enlighet med de förslaget: Begrepp Definition När har man uppnått? Genomarbetad projektplan Innovativ/nytänkande Genomförandeförmåga Underifrånperspektiv Beskrivning av projektets innehåll, syfte, mål, tid, aktivitetsplan, budget och organisation. Nya angreppssätt på att organisera, lösa problem och/eller möta behov. Projektet har administrativ kapacitet, plan för likviditets säkring, tillräckliga resurser för att genomföra projektet samt en trovärdig organisation kopplat till en komplett projektplan. Idéer och projekt ska vara initierade av invånare, företag, grupper och/eller organisationer i det aktuella området. Projektägaren kan vara en större organisation som definierat ett behov och gör ansökan. Då samtliga uppgifter är inlämnade och projektplanen är tillräckligt komplett för att fatta beslut kring. När projektet beskrivit på vilket sätt projektet är nytänkande. Projekt kan vara nytänkande/innovativa om idén är ny på den plats projektet ska genomföras. Projektsökande ska beskriva sin kapacitet till att driva projektet. Projektplanen ska beskriva bakgrunden till projektet, vart idén kommer ifrån samt hur processen gått till exempelvis med medlemsprotokoll, eller anteckningar från stormöte. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

4 92. Personalfrågor (utökat delegation till presidiet) Verksamhetsledare Birgit Andersson är från och med sjukskriven fram till och med På grund av den uppkomna situationen diskuterar LAG vilka åtgärder som behöver vidtas för att arbetet på kansliet fortsatt ska kunna rulla på. Om kansliet överbelastas med projektansökningar ska LAG/styrelsen ha möjlighet att sätta ett tak för hur många projektansökningar som kan beredas på en och samma gång. LAG/styrelsen diskuterar att efter Birgits nästkommande läkarbesök ta kontakt med henne för att de tillsammans ska göra en plan för hur Birgit ska kunna återvända till arbete. Det är arbetsgivaren som ansvarar för rehabiliteringsåtgärder på arbetsplatsen. Vidare anser LAG/styrelsen att det är viktigt att se över arbetsbelastningen på kansliet för att förhindra att liknade situationer i framtiden. LAG/Styrelsen önskar se över organisationen för att skapa en plattare struktur för verksamheten och för att ge möjlighet till en förändrad arbetssituation vilket är arbetsgivarens ansvar. Ordförande Tommy har sett över möjligheterna att eventuellt kunna ta hjälp av något annat leaderområde om Birgits sjukskrivning skulle bli långvarig. Enligt de beslut Leader Södermanland fått från jordbruksverket för att driva leaderområde måste området ha en verksamhetsledare. Vidare information i ärendet gällande Birgits sjukskrivning önskar LAG/styrelsen erhålla information per e-post minst varannan vecka. LAG beslutar att ge i uppdrag till presidiet att: se över organisationen ta över hela ansvaret för personalen och personalfrågor samt även att tillförordna verksamhetsledare om det krävs. se över arbetsbeskrivningen för verksamhetsledaren för att kunna underlätta för framtiden titta över på en profil för den som behöver anställas i projektet Service & Liv på landet 93. Projektbeslut LAG fattade beslut om en (1) ansökning om projektstöd inom Leader. Beslut i varje enskilt ärende enligt nedan. a) Hässelbymuseet steg 2 Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

5 Projekt: Hässelbymuseet steg 2 Journalnummer: Projektägare: Gryts Hembygdsförening Organisationsnummer: Fond: Landsbygdsfonden genomförande Insatsområde: Livsstil/Livskvalité Projekttyp: Projektstöd Projektperiod: Projektets beslutade budget: Faktisk Projektstöd: kronor LAG off. Medfinansiering: kronor Totalt: kronor Poängbedömning (samlad poäng ): 300 poäng Projektbeskrivning : Projektet övergripande syfte är att uppföra en 1700-tals timmerstuga samt inreda denna till läsarstuga och museum för att på ett bättre sätt kunna åskådliggör de samlingar av föremål och dokument som samlats in under åren. Projektet vill skapa en etablerad besöks- och studieplats för skolor och enskilda personer som vill läsa eller forska i Gryts socken. LAG är beslutsmässig Lucie Bernhardsson anmäler jäv och deltar inte i beslutet LAG beslutar att tillstyrka projektet Hässelbymuseet steg 2. Beslutsmotivering : LAG anser att projektet har ett tydligt underifrånperspektiv med lokal förankring och en stark genomförandeförmåga. Projektet bidrar till utveckling av föreningslivet i bygden och kan skapa nya nätverk för att lyfta fram natur- och kulturmiljöer.. Vidare ser LAG att det finns ett behov av att digitalisera hembygdsförenings samlingar för att kunna visa upp den för omgivningen. Tommy Björkdal Björn Ekengren Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare 94. Per capsulam beslut: Kontrasignering Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

6 Genom ett per capsulam den 21 september 2016 beslutade LAG/styrelsen att utse ordförande Tommy Björkdal samt vice ordförande Birgitta Blanck att tillfälligt kontrasignera utbetalningar från bankkonto jämte någon av redan tidigare beslutade personer. LAG/styrelsen har på beslutsmötet den 4 oktober tagit del av beslutet samt haft möjlighet att ta del av de inkomna svaren. LAG beslutar att med godkännande lägga per capsulam-beslutet till handlingarna. 95. Nästa LAG-möte & presidiemöte Nästkommande LAG-möte planeras till den 22 november 2016 i Hälleforsnäs, Flens kommun. Mötet planeras till heldag med start Nästkommande Presidie-möte planeras till den 8 november 2016 på Leader Södermanlands kansli i Katrineholm, kl Övriga frågor Ordförande Tommy rapporterade om sina vidare kontakter med de finländska samt åländska leaderområdena som kan vara aktuella för ett samarbetsprojekt. Planen är att samarbeta kring ung entreprenörskap samt utvärdering av leaderområdet, Leader Södermanland har blivit inbjuda av det finländska leaderområdet att delta på en resa för att starta upp samarbetet under vecka LAG/Styrelsen har informerats om att samarbetsprojekt kan genomföras som antingen förberedelse inför samarbetsprojekt eller genomförande av samarbetsprojekt. LAG måste besluta vilken typ av samarbetsprojekt Finlandsresan ska falla in under. Enligt Jordbruksverkets anvisningar kan ett förberedande projekt vara aktuellt: Det förberedande projektet kan liknas vid en förstudie. Projektet kan exempelvis innehålla utgifter för resor och konferenser. Ett förberedande projekt måste dock innehålla en idé om ett framtida genomförandeprojekt. Det går därför inte att få stöd för möten eller studieresor utan syfte, det måste finnas en idé om ett gemensamt projekt ( Jordbruksverket 2016, Leaderguiden, Samarbetsåtgärden) 97. Avslutning Ordförande Tommy Björkdal tackar för visat intresse och avslutar mötet. Tommy Björkdal Björn Ekengren Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte