101. Föregående protokoll LAG beslutar att lägga protokollet från beslutsmötet den 4 oktober 2016 till handlingarna.

Transkript

1 Protokoll fört vid LAG/styrelsemöte 22 november 2016 Tid: Tisdagen den 22 november 2016, kl Plats: Leader Södermanlands kansli, Katrineholm Närvarande: Offentlig Privat Ideell Tommy Björkdal Annelie Allard Lena Stensgård Björn Ekengren Bam Björling Lucie Bernhardsson Lars Wigström Birgitta Blanck Magnus Svensson Anna Jernemalm Tomas Jönsson samt adjungerad: Emma Dahlin. 97. Mötets öppnande Ordförande Tommy Björkdal förklarar mötet för öppnat. 98. Val av sekreterare för mötet Till sekreterare väljs Emma Dahlin. 99. Val av justerare Tomas Jönsson väljs att jämte ordförande justera protokollet Fastställande av dagordningen Dagordningen godkändes med följande förändringar: 107. Personal och organisation flyttas till 104. Resterande punkter justeras därefter. Lars-Olof Lundkvist Leif Skeppstedt Regina Westas Agneta Pettersson 101. Föregående protokoll LAG beslutar att lägga protokollet från beslutsmötet den 4 oktober 2016 till handlingarna Rapporter: a) Verksamhetsrapport Projektutvecklare Emma Dahlin gav LAG/styrelsen en kort rapport kring det arbete som utförts på kansliet den senaste tiden. Rapporteringen gäller tidsperioden t.o.m Utöver den skriftliga rapport som LAG/styrelsen tagit del av rapporterades också om att Birgit delvis Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

2 åter är i tjänst om 25% samt att kansliet planerar att stänga över jul- och nyårshelgerna då personalen tar semester mellan den 22/ / b) Ekonomisk rapport Inga ekonomiska rapporter presenterades. c) Idéer på gång Projektidéer som är på gång gicks igenom samt statusen på de olika projektidéerna. d) Pågående projekt Rapport från kontaktpersoner: Lucie Bernhardsson rapporterade från projektet Skebo hjärtat i Sörmland att hon varit på besök i bygdegården på ett av deras söndagscaféer. Projektet är färdiga med ombyggnationen av köket och cafédelen och har invigning den 27/11. Trots renoveringen har det varit full aktivitet kring söndagscaféerna om än i en mindre skala. Projektet gör också bedömningen att de kommer klara sin projekttid med råge. Vidare informerar projektutvecklare Emma Dahlin om att projektet har ansök om sin första delutbetalning vilken också är godkänd av Jordbruksverket, projektet inväntar nu utbetalning. Projektet var de första i Sverige att ansöka om och få en godkänd delutbetalning. Emma kommer närvara vid projektets invigning. Bam Björling rapporterar från projektet Idécentrum Kafjärden, vilket hon besökt och projektet genomföra enligt plan. Upplevelsen är att projektet har flera engagerade och samarbetsparters vilket är lyckosamt. Emma Dahlin informerar att projektet också är i startgroparna för att ansöka om sin första delutbetalning. e) LUS Föreningen LUS har haft en dialog med Jordbruksverket angående de handläggningsproblem som finns. För framtida dialog om denna typ av problem kommer LUS att skicka utvalda verksamhetsledare, att diskutera konkreta förslag och förbättringsåtgärder med Jordbruksverket. f ) Arbetsgrupper och delegationer Arbetsgrupp entreprenörskap: På grund av resursbrist på kansliet har arbetsgruppens arbete legat lågt. Det finns tankar att samarbeta med närliggande organisationer för att uppnå synergieffekter i projektet. Diskussionen kring projektidén förväntas återupptas efter årsskiftet. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

3 Arbetsgrupp arvode: Nya uppgifter har inkommit från Skatteverket kring att ledamöter fakturerar sitt styrelsearvode. Arbetsgruppen ska se över de nya riktlinjerna och arbeta in dem i det nya förslaget till Leader Södermanland arvodesreglemente. Enligt tidigare fattade beslut ska sedan uppdraget gå vidare till presidiet för att utreda reglementets konsekvenserna för föreningens budget. Arbetsgrupp kommunikation: LAG/styrelsen framför att de önskar återuppliva kommunikationsgruppen, för att aktualisera och uppdatera den kommunikationsplan om ligger till grund för delar av föreningens arbete. Till arbetsgruppen väljs följande ledamöter att ingå: Bam Björling (sammankallande), Annlouise Olsson, Magnus Svensson samt Björn Ekengren. Arbetsgruppen får i uppdrag att vid nästkommande styrelsemöte rapportera om arbetet samt att arbetet ska vara färdigt senare våren 2017 då också arbetsgruppen kommer lösas upp. LAG/styrelsen beslutar att arbetsgruppen får tre halvdags möten för att genomföra arbetet Projektbeslut LAG fattade beslut om en (1) ansökning om projektstöd inom Leader. Beslut i varje enskilt ärende enligt nedan. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

4 a) Kunskapsseminarier Deltagande demokrati Projekt: Kunskapsseminarier Deltagande demokrati Journalnummer: Projektägare: Tankesmedjan Stallarholmen Organisationsnummer: Fond: Landsbygdsfonden Insatsområde: Livsstil/Livskvalité Projekttyp: Projektstöd - genomförande Projektperiod: Sökt stöd: kronor Poängbedömning (samlad poäng ): 0p Projektbeskrivning : Projektet syftar till att anordna kunskapsseminarium gällande deltagande demokrati. Sakkunniga föreläsare planeras att bjudas in till seminariet för att ge ett varierat perspektiv på ämnet. Seminariet kommer vara öppet för alla medborgare och verksamma i Stallarholmen. Kunskapsseminariet kommer utgå ifrån en direktdemokratisk modell vilket innebär att intresserade också kommer kunna vara med via en digital plattform, vilket ger en diversifiering av tillgängligheten för den tänka målgruppen. LAG är beslutsmässig Ingen ledamot anmälde jäv. LAG beslutar att avslå projekten då det inte uppfyller de ställda villkoren. Beslutsmotivering : LAG anser att projektidén inte har tillräcklig förankring och saknar underifrånperspektiv. Projektet saknar också delaktighet och engagemang från ungdomar. LAG anser också att syftet med projektet är en politisk fråga och att projektsökande bör vända sig till sin kommun för att arbeta vidare med frågan om demokrati. Vidare anser LAG att projektet inte visar på någon långsiktighet eller nytänkande. Tommy Björkdal Tomas Jönsson Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

5 104. Personal och organisation LAG/styrelsens ledamot Agneta Pettersson höll ett föredrag kring sin upplevelse kring Birgits sjukskrivning. Sedan den 17 november 2016 arbetar Birgit 25%. LAG/styrelsen rapporteras att ett inledande möte med ordförande Tommy Björkdal, verksamhetsledare Birgit Andersson, LAG/styrelse ledamot Agneta Pettersson och fackföreningen unionens representant Lena Sundbom har ägt rum för att diskutera Birgits återgång till arbetet, mötet rapporteras ha varit konstruktivt. Agneta Pettersson har utsetts av LAG/styrelsen vara Birgits kontaktperson i sin fortsatta rehabilitering. Arbetsgivaren har för ansvar att ta fram en rehabiliteringsplan då personal r sjukskriven, LAG/styrelsen vill avvakta Birgits möte tillsammans med sin rehabiliteringskoordinator på Vårdcentralen innan fortsatt planering görs. Agneta Pettersson får i uppdrag att sköta rapporteringen mellan parterna i ärendet. Vidare beslutar LAG/styrelsen att utse Björn Ekengren, offentlig sektor Katrineholm kommun att vara kontaktperson för arbetsmiljöfrågor gentemot personalen. Björn finns i nära anslutning till verksamheten och underförutsättning att hans arbetsgivare godkänner uppdraget tackar Björn ja. LAG/styrelsen delegerade till presidiet vid beslutsmötet att se över organisationen för att minska sårbarheten i framtiden, LAG/styrelsen anser att det är viktigt utifrån den situation som finns i verksamheten att utredningen sker skyndsamt. En förfrågan har inkommit till Leader Södermanland från nuvarande hyresvärd Katrineholms kommun om att diskutera de kontorsutrymmen Leader Södermanland idag hyr. Hyresvärden står inför en omorganisation och kan komma att behöva delar av de lokalerna Uppföljning av fattade beslut De av LAG tidigare fattade beslut gicks igenom för att se hur långt arbetet kommit med de olika besluten Allmänna riktlinjer LAG/styrelsen beslutar att ärendet om de allmänna riktlinjerna ska återremitteras. Skälet till återremissen är att LAG/styrelsen anser att riktlinjen bör innehålla en bedömning av de arbetsuppgifter som ska prioriteras vid exempelvis tids- och/eller resursbrist på kansliet. Exempelvis, vid tidsbrist behöver ledningen tydligt uttala vad tjänstemännen ska prioritera för arbetsuppgifter. Arbetet förväntas utföras under arbetstid då det inte är en lösning för organisationen med övertidstimmar för tjänstemännen då arbetet inte hunnits med som vanligt. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

6 108. Riktlinje kontaktpersoner LAG/styrelsen beslutar att följande riktlinjer ska gälla för kontaktpersoner: Kontaktpersonen ska vara stöttande gentemot projektet, en länk mellan projekten och LAG/styrelsen. Kontaktpersonen ska återrapportera till LAG/styrelsen vad som händer i projektet vid LAG/styrelsemöte Kontaktpersonen ska inte ge råd och stöttning i projektredovisning och regler kring projektgenomförandet, där det är kansliet som ansvarar för dessa insatser. Kontaktperson (som ej är offentlig representant) arvoderas för 5 timmars kontakt med projektet samt att delta i en projektskola vid ett tillfälle, bland annat för att etablera en första kontakt med projektet. LAG/styrelsen kan vid behov bevilja fler antal timmar till kontaktmannaskapet om projektet omfattning bedöms stor. Kontaktpersonen arvoderas med timarvode enligt gällande arvodesreglemente eventuell reseersättning betalas ut. Om kontaktpersonen anser sig behöva fler timmar för uppdraget tas frågan upp för beslut i LAG/styrelsen Val av kontaktperson till Hässelbymusseet steg 2 LAG/styrelsen valde inte någon kontaktperson till projektet Hässelbymusseet steg 2 vid beslutsmötet den 4 oktober LAG/styrelsen beslutar att tillfråga Bertil Karlsson, offentlig sektor, Gnesta kommun som kontaktperson till projektet. Under förutsättning att Bertil tackar ja blir han också kontaktperson för projektet Möteskalender 2017 LAG/styrelsen beslutade om följande möteskalender för 2017: LAG/styrelsemöten: 2 mars, 20 april, 8 juni, 15 september, 9 november samt 7 december samt med ett planerat fördjupnings-/utbildningstillfälle den september. LAG/styrelsen beslutar också om ett utbildningstillfälle tillsammans med Leader Sörmlandskusten den 7-8 februari Styrelsemötenas placering kommer fördelas jämt över verksamhetsområdet. Förstärkta presidiemöten: 14 februari, 6 april, 18 maj, 24 augusti, 18 oktober samt 23 november 110. Nästa LAG-möte & presidiemöte Nästkommande presidiemöte planeras till den 14 februari 2016 och nästkommande LAG/styrelsemöte till den 2 mars, tid och plats meddelas styrelsen vid senare tillfälle. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

7 111. Övriga frågor För LAG/styrelsens vidare utveckling har en förfrågan inkommit från Leader Sörmlandskusten om en 2 dagars utbildning/utvärdering. Utbildningstillfället är planerat till den 7-8 februari 2017 med syfte att utvärdera det första verksamhetsåret. LAG/styrelsen önskar också att utbildningsdagarna skall innehålla diskussioner kring: arbetsmiljö, kommunikationsplan samt urvalskriterier/projektbedömning. Utbildningstillfället kommer ersätta den tidigare Finlands-resan. LAG/styrelsen uppdrar till kansliet att planera dagarna Avslutning Ordförande Tommy Björkdal tackar för visat intresse och avslutar mötet. Tommy Björkdal Tomas Jönsson Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte