Diarieföring. D-nr W3D3 Diariet Papper/ Digitalt. Laglighetsprövning D-nr W3D3 Diariet Papper/ Digitalt. Digitalt s diarium.

Transkript

1 01 Styra och leda verksamheten Överlägga och besluta Planera mål och resuser Hantera beslutsfattande nämnd Anmäla delegation Informera nämnd/styrelse Hantera överklaganden Ta fram budget, mål och visioner för kommunen Planera enhetens verksamhet Nämndens protokoll Delegeringsbeslut och lista "anmälan av delegeringsbeslut" Delgivning information Kronologiskt årsvis Nivå 1 Nivå 2: Nivå 3: Handlingsslag: Sorteringsordning: Diarieföring Förvaringsplats Medium Närarkiv/Insyn Kronologiskt årsvis Lista överdelgivning/ protokollsutdrag/ Kronologiskt årsvis Laglighetsprövning Förvaltningsbesvär D-nr W3D3/ Diariet/ låst skolhälsan journal dokument s skåp på (kopia) Kvarnbergets skolas läkarmottagning Skolväsendets överklagandenämnd D-nr W3D3 (kopia) Diariet Annan överklagningsinstans / gallras Till närarkiv Till slutarki v Anmärkning Ska skickas till nämndsekreterare före nästkommande nämnd Närarkiv Papper 3 år Handlingar som delges och hör till ett registrerat ärende registreras på ärendet.övriga gallras. Vem Pärm Närarkiv Papper 3 år Processer och dokument som fastställer/formulerar verksamhetens uppdrag, omfattning, mål, inriktning Målstyrningssystem Stratsys Vid IA Uppföljningar i Stratsys gallras vid inaktualitet Inriktning för budgetarbetet D-nr W3D3 Diariet/ Stratsys/Närarkiv Nämndens budgetförslag D-nr W3D3 Diariet/ Stratsys/Närarkiv Enhetens budgetförslag Årsvis Stratsys 2 år Samtliga ingår i nämndens underlag Beslut om verksamhetsinriktning inom resultatenhet

2 Beslut om skoldagens omfattning Beslut om fördelning av undervisningstiden över läsåren, timplan Beslut om vilka kurser som ska erbjudas som individuellt val Förskoleklass Gymnasiesärsk olan Förteckning program/kurser Beslut om kursplanför lokala kurser i gymnasiesärskolan Gymnasiesärsk olan Fastställa antal timmar för lokala kurser Gymnasiesärsk olan Beslut om fördelning av undervisningstiden över läsåren Gymnasiesärsk olan Fastställa lokalt valbar kurs Gymnasiesärsk olan Beslut om lokalt tillägg i gymnasiesärskola Gymnasiesärsk olan Besluta om att inrätta lokalakurser Gymnasiesärsk olan Fastställa betygskriterier för lokala kurser Gymnasiesärsk olan Beslut om vilka kurser och delkurser som ska anordnas Beslut om kursutbud kulturskola Kulturskola Leda verksamheten Medieplan Års-/terminsplan av programverksamhet Verksamhetsbeskrivning för stöd till elever med lässvårigheter Processer och dokument som styr hur vi ska nå målen/bedriva uppdraget

3 Upprätta riktlinjer (styrdokument som antas av kommunstyrelse/nämnd) Upprätta styrdokument som gäller endast för viss enhet/processgrupp samt styrdokumnet fastställda av chef Myndighetsvisa riktlinjer antagna av nämnden Planer, rutiner som fastställs med stöd av delegering D-nr W3D3 Närarkiv Ska läggas in i Författningssamlingen Delegering, anmäls till nästkommande Organisera verksamhet Planer,rutiner som fastställs av den enskilda enheten Rutiner beslutade av chef, Ordningsregler, Krisledningsplan D-nr W3D3 Närarkiv Plan mot kränkande behandling Verksamhetsspecifika riktlinjer (gäller bara i en verksamhet ex Lokal plan mot kränkande behandling) Värdegrundsdefinitition Delegering Fördela ansvar och befogenheter Organisera kärnverksamhet Attestordning D-nr W3D3 Närarkiv Delegationsordning D-nr W3D3 Närarkiv Beslut om att utse personuppgiftsombud Beslut i fråga om jäv Beslut om tillfällig avveckling av resultatenhet och att underställa denna produktionsledningen D-nr W3D3 Närarkiv Delegering Delegering Delegering, anmäls till nästkommande Läsårsdata/lärotider D-nr W3D3 Närarkiv Läsårsplanering D-nr W3D3 Närarkiv Skolans Kalendarium Årsvis/ Terminsvis Närarkivet Arkivbox Kalendarie arbetslaget Terminsvis Pärm arbetslaget Papper Vid IA Ingår i skolans kalendarium Enhetens arbetsplaner Terminsvis Papper Tjänstefördelning Terminsvis 3 år Tjänste-/personalschema Kronologiskt/ kursvis Pärm på expedition/ 3 år Novaschem Lokalschema Terminsvis Pärm på expedition/ Novaschem Vid IA

4 01.05 Finansiera verksamheten Söka bidrag för verksamheten Klassförteckning D-nr Diariet Papper Plan för samrättning av nationella prov D-nr W3D3 Närarkiv Utseende av verksamhetschef för hälso och sjukvård Delegering Ansökan, beslut och uppföljning om statsbidrag Ansökan och beslut om statsbidrag för lärarlyftet Delegering, anmäls till nästkommande Följa upp mål och resurser Ansökan och beslut om bidrag från finansieringsnämnd Följa upp måluppfyllelse och ekonomi Verksamhetsoch ekonomiskuppföljning Genomföra enkäter Ta fram statistik för eget behov Årsredovisning D-nr W3D3 Diariet Budgetuppföljning inklusive Kvartalsvis W3D3 Diariet 2 år sammanställningar av enheternas resultat Enhetens budgetuppföljning Månadsvis Pärm på enhet 2 år Verksamhetsberättelse Uppföljningsrapporter ur Stratsys, mål, uppdrag, ekonomi Finansieringsnämndernas avtalsuppföljning Internkontrollplan D-nr W3D3 Närarkiv Sammanställningar per enhet och årsvis av delegationsbeslut Internkontrollrapport ur Stratsys Egna enkäter, enkätsvar på uppdrag Vid IA av nämnd Enkätsammanställning och tom När sammanställning är klar enkät på uppdrag av nämnd Enkät gjord på enskild enhet Läsårsvis Trygghetsteam Papper T ex Trivselenkät/trygghetsenskät Utvärderingssvar programverksamhet G: Vid IA När sammanställning är klar Sammanställning av utvärdering programverksamhet Utvärderingsvar - stöd för elever med D-nr W3D3 Diariet lässvårigheter Statistik Betygsstatistik

5 01.07 Bli granskad Hantera klagomål, synpunkter Kvartalsredovisning detaljerad D-nr W3D3 Chefens kontor verksamhetsstatistik Detaljerad mediestatistik D-nr W3D3 Chefens kontor, Book-It Behörig personal Barn/elevantal Gemensam mapp G: 5 år Övriga nyckeltal 5 år Synpunkter och svar Kronologiskt DF response DF response 2 år Synpunkter inkomna på papper Vid IA Efter att handlingen registrerats och scannats in i synpunktshanteringssystemet Bli reviderad Revisionsrapport Yttranden till revision Bli tillsynad av annan Tillsynsrapport, yttrande, utredning, uppföljning Mottagande av delgivningar avseende livsmedelsföretag för utbildningsstyrelsen. Registrering av och anmälan om upphörande av livsmedelsanläggning Delegering, anmäls till nästkommande Delegering, anmäls till nästkommande Överklagande av beslut rörande registrering av livsmedelsanläggning Delegering, anmäls till nästkommande överklagande av beslut rörande kontrolluppgifter Delegering, anmäls till nästkommande Överklagande av beslut rörande sanktioner Delegering, anmäls till nästkommande Mottagande av delgivningar avseende livsmedelsföretag för utbildningsstyrelsen Anmälan av verksamhet Delegering, anmäls till nästkommande Delegering, anmäls till nästkommande Överklagande av beslut rörande anmälan av verksamhet Delegering, anmäls till nästkommande Överklagande av beslut rörande kontrolluppgifter Delegering, anmäls till nästkommande Överklagande av beslut rörande sanktioner Delegering, anmäls till nästkommande

6 01.08 Rapportera till andra myndigheter Samverka med andra Begäran om statistik samt enkäter ställda tiil myndigheten Begäran om statistik samt enkäter ställlda tiil enhet eller enskild funktion Samverka i fasta beredningar råd m m Samverka i tillfälliga beredningar, råd m m Arbeta i samverkansprojekt Samverka med arbetstagarorganisation Statistik till SCB/Skolverket personal Ämnesprov Betygsstatistik Enkät, enkätsvar, avlämnad statistik Schoolsoft/Proca pita Mötesanteckningar samverkansråd Mötesanteckningar beredningar Elevrådsprotokoll D-nr Pärm på enhet Föräldrarådsprotokoll D-nr Pärm på enhet Mötesanteckningar dialogforum Mötesanteckningar Dokumentation MBL-protokoll Samrådsprotokoll Kronologiskt årsvis Kronologiskt årsvis Närarkiv personalkontor Pärm på expedition Vid IA Filerna sparas ned på G: Gymnasiet Vid IA Vid IA Vid IA Vid IA Samlingsnummer per år och råd Samlingsnummer per år och beredning Samlingsnummer per år Samlingsnummer per år och beredning Samlingsärende per projekt om det inte är för omfattnade. Papper Protokollsutdrag i respektive ärende. Kopia av protokoll som rör enskild även i personalakt.

7 01.10 Ta ställning inta ståndpunkt Utveckla verksamhet Hantera ekonomiska eller andra avtal/överensko mmelser som inte uppstår vid upphandling Hantera externa remisser Hantera interna remisser Inkommen remiss och yttrande Inkommen remiss och yttrande /Vi d IA Den remitterande myndigheten bevarar samtliga handlingar. Myndigheten som yttrar sig gallrar remisshandlingarna som de mottagit. Handlingar som yttrande myndighet producerat i ärendet bevaras (yttrande: tjänsteskrivel-ser protokoll, mm) Kvalitetsarbete Kvalitetsberättelse ur Stratsys Förskoleklass Driva utvecklingsprojekt Utvecklings/projektplan Dig Samlingsärende per projekt om det Utvecklingsmöten/perso nalmöten Kommuninterna avtal Dokumentation av undervisningsprojekt på uppdrag av myndigheten Mötesanteckningar, föreläsningsanteckningar, planering inför möten Godkännande av kommuninterna avtal avseende utförande av verksamhet inom styrelsens/nämndens ansvarsområde Vid IA inte är för omffatnade. Samlingsärende per projekt om det inte är för omffatnade. Delegering, anmäls till nästkommande Avtal med externa Avtal för barn i behov av särskilt stöd D-nr Lista ärenden enhetsnamn D-nr Interkommunala avtal rörande elever D-nr Pärm på enhet Papper Ansökan diarieförs på respektive enhet. G: Vid IA Pärm Papper

8 Övriga avtal Avtal för barn i behov av särskilt stöd Dig Lista ärenden enhetsnamn D-nr G: Vid IA 02 Stöd Ekonomi Hantera fordran/pengar in Ekonomi handlingar som förvaras i original på ekonomiavdelningen (digeller analogt) kan gallras efter 2 år hos ansvarig enhet. Om ansvarig enhet förvarar original följs de angivna gallringsfristerna för resp handling Hantera sökta bidrag Hantera leverantörsfakturor Fakturaunderlag Underlag för stående fakturor Per boendeenhet el liknande resp försystem, manuella underlag kvar hos enheten Excel på G/Ekonomi /PD F Kundfakturor Ver nr Raindance /PD F 10 år/2 år Efter 6 månader 10 år/2 år Efter 6 månader 10 år Efter 6 månader Kundfakturor digitala Ver nr Raindance 10 år Efter 6 månader Kreditfakturor Ver nr Raindance /PD F Kassaredovisning kontantförsäljning original Kronologiskt Pärmpå resp enhet 10 år Efter 6 månader Papper 10 år Efter 6 månader Vid Redovisa verksamhetsspecifka inuaktual system i kolumnen för förvaringsplats itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Avtal sparas hos resp enhet Skannad, bifogad bokföringsorder i redovisningssystemet Inventeringsintyg av försäljningskassa och växelkassa Bokslutspärm Papper 2 gånger per år till ekonomikontoret Debitera läromedel till elever Bokvis Pärm Vid IA Görs på Yrkeshögskoleutbildningen på Ansökan,beslut se Meddelande om utbetalning av Kronologiskt Kassapärm Papper 10 år Efter 6 Vid riktade statsbidrag månader inuaktual Meddelande om beslutad utbetalning av statsbidrag från enheter Kronologiskt Kassapärm Papper 10 år Efter 6 månader Hantera EU-bidrag Kronologiskt Kassapärm Papper 10 år Efter 6 månader Hantera övriga bidrag Kronologiskt Kassapärm Papper 10 år Efter 6 månader Leverantörsfakturor debet/kredit Ver nr Raindance 10 år Efter 6 månader Leverantörsfakturor debet/kredit Ver nr Papper 10 år Efter 6 månader itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Enheten skickar kopia på beslut till ekonomiavd i väntan på utb. Enheten skickar kopia på beslut till ekonomiavd i väntan på utb. Enheten skickar kopia på beslut till ekonomiavd i väntan på utb. Hos Skanningföretag

9 Hantera bidragsutbetalningar Bokföra (registrera i bokföringssystemet) Hantera kontantkassor Rekvisitioner kopia Utanordning Kronologisk/ Ver-nr Kronologisk/ Ver-nr Pärm på expedition/ Raindance Pärm på expedetion/ Raindance Utbetalningsorder inscannad Ver nr Raindance /PD F 2 år Vid IA Original tillsammans med faktura på ekonomiavd. 2 år Original på ekonomiavd. 10 år Efter 6 månader Bokföringsorder digital Ver nr Raindance 10 år Efter 6 månader Beslut om inrättande av handkassa om upp till 5000 kr Dig Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Delegering Kopia till ekonomienheten inkl Försäkran från mottagaren Utkvittens av handkassa Kronologiskt Hos resp nämnd Kopia till ekonomienheten. Redovisning av handkassa,original Ingår i utanordningar Slutredovisning handkassa original Ingår i utanordningar/ Inbetalning Beslut om inrättande av växelkassa om upp till 2500 kr Dig Delegering Personal Under arbete Upphandlla, köpa in Avropa förnyad konkurensutsättning Beslut om avrop från ramavtal inom verksamhetsområde och budget Avropsförfrågan D-nr e-avrop e-avrop/diariet Sändlista D-nr e-avrop e-avrop/diariet Frågor och svar D-nr e-avrop e-avrop/diariet Anbud D-nr e-avrop e-avrop/diariet Kompletteringar D-nr e-avrop e-avrop/diariet Utvärderingsprotokoll D-nr e-avrop e-avrop/diariet Anbudssammanställning D-nr e-avrop e-avrop/diariet Avbrytande av avrop D-nr e- e-avrop/diariet avrop/w3 D3 Tilldelningsbeslut D-nr e- avrop/w3 D3 e-avrop/diariet Avtal D-nr e-avrop e-avrop/diariet Delegering Antaget anbud skrivs ut Delegering Delegering

10 02.04 Hantera allmänna handlingar Registrera handlingar Godkännande av förfrågningsunderlag vid upphandling av ej principiell karaktär under 2 Mkr Beslut om vilka personer som ska närvara vid anbudsöppning Dig Dig Godkännande av upphandlingsavtal Dig Uppsägning av eller, vid avtalsbrott, hävning av avtal vid kontraktssumma understigande 5 MSEK Dig Delegering Delegering Delegering Delegering Diarium W3D3 Ev gallringsutredning görs inför konvertering/ slutbevade i digital form Hantera utlämnande av allmänna handlingar Diarielista Årsvis D-nr Papper Utskrift till arkivet Diarieförda handlingar D-nr W3D3 Diariet om inget annat anges vid Pappersakter levereras till arkivet digitala akter ligger i systemet enskild process ens Kronologiskt Kvarnbergets skola, låst journal skåp på Papper Diarieförda handlingar skolhälsovården D-nr Skolhälsov årdens läkarmot-tagning Kvarnbergets skola, låst journal skåp på läkarmot-tagning Sekretessförbindelser Förbehåll Avslagsbeslut, besvärshänvisning, ev kopior på maskade handllingar Papper Delegering, anmäls till nästkommande Hantera handlingar av tillfällig och/eller ringa betydelse för myndigheten Myndighetsbeslut om avslag eller inskränkning eller förbehåll skolhälsovården D-nr Skolhälsov årdens Kvarnbergets skola, låst journal skåp på läkarmot-tagning Papper Beslut, kopia på det som inte lämnats ut, i Motiverad skriftlig avslagsbegäran, besvärshänvisning. Inkomna eller expedierade Vid IA Se kommentar handlingar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär Handlingar som är av tillfällig Vid IA Se kommentar betydelse för att innehållet överförts till nya databärare eller handlingar ersatts av nya Spam Vid IA Se IT-säkerhet i KS-planen

11 02.05 Administrera möten och sammanträden Hantera Information och kommunikation Arkivera allmänna handlingar Administrera sammanträden för Fullmäktige, nämnd styrelse, utskott Administrera sammanträdes ersättning förtroendevalda Administrera övriga möten sammanträden Publicera på webb Publicera på sociala medier Leveransreversal Kronologiskt Pärm närakiv Papper 1 ex hos arkivmyndigheten Sammanträdestider för politiska organ Kallelse,kungörelse Föredragningslista Utskickade handlingar Kronologiskt Insyn 2 år årsvis Kronologiskt Insyn 2 år årsvis Kronologiskt Insyn 2 år Finns även på respektive ärende i årsvis W3D3 Närvarolista förtroendevalda Vid IA Ingår i protokoll, registreras in i Heroma för utbetalning Utläggskvitton förtroendevalda Vid IA Skickas till lönekontor Kallelse Kronologiskt Vid IA Dagordning Kronologiskt Vid IA Mötesanteckningar (ledningsgrupp, arbetsplatsmöten etc som ej tagits upp på annat ställe) Kronologiskt Respektive enhet 2 år Ledningsprotokoll Kronologiskt årsvis Pärm på expedition Skyddskommitteprotokoll Kronologiskt årsvis Pärm på expedition Krisgruppsprotokoll Kronologiskt årsvis Pärm på expedition Klassrådsprotokoll Kronologiskt årsvis Pärm hos mentor Expeditionsmöte/-adm mötesprotokoll Kronologiskt Pärm på Mötesanteckningar skolhälsovårdskonferens årsvis Kronologisk expedition Värmdö torgets interna sida Skärmdump Webbsidor Information som endast finns på hemsida och ersätter broschyr motsvarande 5 år Gallras kontinuerli gt Årligen görs en utskrift/skärmdump av startsidan samt webbsidans karta/struktur. Gallras efter 6 månader efter att systemet varnat

12 02.07 Hantera personuppgifter Tillgodose verksamhetens lokalbehov Hantera egenproducerade broschyrer/trycksaker Organisera personuppgiftsbehandlin g Administrera personuppgiftsbehandling Planera verksamheternas lokalbehov,- utnyttjande Facebook konto/inlägg/twitter Kundtjänst 3 mån Om inlägg blir till åtgärd måste man kunna föra in det i andra verksamhetssytem Annons facktidnings marknadsföring av vuxenutbildning, YH 2 år Broschyrer/trycksaker Samlingsärende per år Fotokatalog Årsvis Skolans arkiv 1 arkivex läggs i arkivbox som levereras när boxen är full Egen producerade trycksaker, kursutbud, kurskatalog 1 arkivex läggs i arkivbox som levereras när boxen är full Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Förordnande och inrättande av personuppgiftsombud Avtal och instruktion för personuppgiftsbiträde Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Förteckning över personuppgiftsbehandling Registerutdrag, begäran om samt svar Vid IA Delegationsbeslut anmäls till nästa nästkommande nämnd När behandlingen registrerats i Diarpo Diarpo Vid IA Lokalplaner Tecknande av interna hyresavtal vid avtalstid under tre år Lokalplaner Uppsägning av interna hyresavtal Andrahandsuthyrning av lokaler vid avtalstid upp till ett år 03 och annan pedagogisk verksamhet /

13 03.01 Administrera förskolan Skaffa vikarier Beslut om att person som ej uppfyller legitimations/behörighetskrav får bedriva undervisning i mer än 6 mån upp till 1 år Administrera barn grupp Informera vårdnadshavare Placera barn i verksamheten Journal kalender för frånvaro Årsvis Bok på expedition/herom a Sekretessförbindelse vikarier Alfabetisk Pärm på expedition Vikarieförteckning Pärm på expedition Dig Papper 3 år i personala kt Papper Vid IA Pärm på Papper Vid IA När informationen förändras Information inskolning förskolan Nyhetsbrev/Veckobland Kronologiskt Pärm på digi 1 år förskolan/app talt Dokumentation fr föräldrarmöten Årsvis/grupp n Papper 1 år Placering av barn i verksamheten, barngruppers sammansättning och storlek Kölista Procapita Vid IA Under ständig bearbetning. Uppgifter om barn/ vårdnadshavare gallras senast 1 år efter att de slutat i Avge yttrande vid mottagande i annan kommun verksamheten Erbjudande av plats till vårdnadshavare Porcapita, pärm hos handläggare Vid IA Efter att svarsbrev erhållits Svarsbrev Pärm hos Papper Vid IA Efter placering eller nej tack svar. Vid handläggare ja tack skickas kopia till familjedaghemmet Ta emot barn Intagningsregister Årsvis System, Procapita Vid IA Innehåller barns namn samt vårdnadshavares namn och adress SOS-blankett Alfbetiskt Pärm på enheten Papper Vid IA Efter avslutad förskola/förändrade förhållanden Hantera barn med skyddad identitet, folkbokföringsskydd - under arbete Övrig information om barn Alfbetiskt Pärm på enheten Papper Vid IA Efter avslutad förskola/förändrade förhållanden Godkännande av webbpulicering Alfbetiskt Pärm på enheten Papper Vid IA Efter avslutad förskola/förändrade förhållanden Handlingsplan D-nr Inlåst Papper Vid IA Enl rekommendationer SKL gallras det vid inaktualitet. Alltså så länge som personen har skydd

14 03.03.Bedriva pedagogisk verksamhet Ge barn stöd Dokumentera och följa upp verksamheten Följa upp barnens utveckling Dokumentation om barn hos familjedaghem Utreda behov av särskilt stöd Genomföra stödinsatser Följa upp och utvärdera insatser Medgivandeblankett från vårdnadshavare att skydd upphävs på deras ansvar D-nr Papper Vid IA DUP-tid, planering, terminsplan Terminsvis Pärm hos 2 år arbetslaget DUP-tid, loggbok Kronologiskt Pärm hos 2 år arbetslaget Dokumentation från planeringsdag Årsvis Pärm på enhet Förbättringsplaner Individuell utvecklingsplan Dokumentation från utvecklingssamtal Tur och retur (kontaktbok) Årsvis/Alfabetis kt Årsvis/Alfabetis kt Årsvis/Alfabetis kt Pärm på förskolan Pärm på förskolan Pärm på förskolan Papper Vid IA Efter avslutad förskola Papper Vid IA Om sekretesskyddade uppgifter förekommer måste handlingarna diarieföras Papper Vid IA Information om barns utveckling mn förskolan och hemmet "Min bok" Papper Vid IA Information om barns utveckling mn förskolan och hemmet Dokumentation av identifierade stödbehov, utredning, beslut om stödinsatser Möteanteckningar med vårdnadshavare Dokumentation Ansökningar om särskilt stöd till resursteamet Dokumentation av uppföljning och utvärdering Möteanteckningar med vårdnadshavare Papper Pärm på enheten Papper Pärm på enheten Papper Pärm på enheten Papper Pärm på enheten Papper Pärm på enheten Papper

15 03.05.Handlägga ärenden rörande enskilda barn Söka tilläggsbelopp Kopia på resursansökan om tilläggsbelopp och beslut för enskilda elever Pärm på enheten Papper Vid IA När barnet avslutat förskolan Handlägga kränkande behandling Anmälan till huvudmannen om kränkande behandling Utredning av uppgifter om kränkade behandling och beslut om åtgärder. Anmäls till nästkommande 04 Förskolekla ss, grundoch grundsärsk ola Administrera skolverksamhet Anmälan till annan myndighet Anmälan till socialtjänst Skaffa vikarier Journal kalender för frånvaro Årsvis Bok/pärm på Papper Vid IA expedition Sekretessförbindelse vikarier Alfabetisk Pärm på expedition Papper 3 år Vikarieförteckning Pärm på expedition Papper Vid IA Beslut om att person som ej uppfyller legitimations/behörighetskrav får bedriva undervisning i mer än 6 mån upp till 1 år Hantera skolskjuts Hantera interkommunal ersättning för elever från annan kommun Informera/kommunicera med föräldrar Beställning av gruppkort Kopia Halvårsvis Pärm på expedition Lista över busskortsberättigade elever Halvårsvis Pärm på med busskortsnummer expedition Lista över mottagna elever Per kommun/enhet Exel-fil hos samordnare Vid IA Skickas direkt till SL Vid IA Vid ia Efter fakturering

16 04.02 Administrera elever grupp Ta emot elever Dokumentation från föräldramöten och informationsmöten Halvårsvis Pärm hos arbetslagen 1 år Veckoblad mentor Kronologisk Pärm hos mentor 1 år Nyhetsbrev rektor Kronologisk 1 år Tur och retur (kontaktbok) Kronologisk Pärm på exp Vid IA Förvaringsplats ersätts av Rutinartad/allmän korrespondens elever/föräldrar Ansökningsblankett till kommunal skola i Värmdö Beslut om att inte ta emot elev samt ansökan Vid IA Skolportalen Förvaringsplats ersätts av Skolportalen Kronologisk Pärm skolans Dig 3 år arkiv Ansökan och beslut om byte melllan kommunala skolor Yttrande och beslut samt ansökningsblankett vid mottagande i annan kommun Finansieringsnämndens beslut om rätten att gå särskola Beslut om en elev skall tas emot i grundsärskolan eller i träningsskolan D-nr D-nr Pärm Papper Diariet Papper Särskola Beslut om en elev huvudsakligen ska läsa ämnen eller ämnesområden - Särskola Inskrivningsblankett Överlämnanade dokumentation från andra skolor D-nr I pärm på exp Papper Vid IA När eleven registrerats i elevregister Pärm skolans Papper T ex betygskopior från annan arkiv / i kommun. Obs, om sekretesskyddade elevakten? uppgifter förekommer måste handlingarna registreras. Önskemål om specialkost Alfabetisk Pärm skolans arkiv Alfabetisk Pärm skolans Web-publiceringsgodkännande arkiv It kontrakt Alfabetisk Pärm skolans arkiv Beslut om fördelning av premier till elever enligt skolsamfondens intentioner Papper Vid IA Efter avslutad skolgång eller ändrade förhållanden Papper Vid IA Efter avslutad skolgång eller återtaget/ändrat godkännande Papper Vid IA Efter avslutad skolgång Hålla register över elever Elevregister (studieplan, tillval, klass och skoltillhörighet) Procapita Vid ett elektroniskt bevarande bör säkerställas att dessa uppgifter kan sammanställas ur uttaget

17 Administrera enskilda elever Hantera barn med skyddad identitet, folkbokföringsskydd Hantera enskilda val Hantera ärenden om Hemspråk, svenska som andra språk Organisera särskild undervisning Klasslistor Årsvis/klassvis Pärm skolans arkiv/procapita Handlingsplan D-nr Medgivandeblankett från vårdnadshavare att skydd upphävs på deras ansvar D-nr Utskrift för slutarkivering vid årskursslut. (Ska omfatta samtliga som gått i klassen under läsåret). Pärm, inlåst Papper Vid IA Enl rekommendationer SKL gallras det vid inaktualitet. Alltså så länge som personen har skydd Pärm, inlåst Papper Vid IA Elevens språkval valblankett Läsårsvis Pärm på exp Papper Vid IA Efter avslutad skolgång Elevens språkval ändringsblankett Kronologisk Pärm på exp Papper Vid IA Efter avslutad skolgång Elevens val/profil Läsårsvis/termi nsvis Pärm på exp Papper Vid IA Efter avslutad skolgång Modersmålsundervisning, ansökan/beslut Svenska som andra språk, ansökan/beslut Beslut om särskild undervisning, planering, avtal Alfabetiskt/Läså rsvis Alfabetiskt/Läså rsvis Ansvarig modersmålsenhe t Papper Vid IA Efter avslutad skolgång Pärm på exp Papper Vid IA Handlägga enskilda elevärenden Kontrollera närvaro Hantera ledigheter Frånvaro rapport/ogiltig frånvaro Kronologiskt/ele v Skola 24/Elevsystem Vid IA Efter avslutad skolgång Rapport om frånvaro till nämnd Ledighetsansökan lärarbeslut Ledighetsansökan rektorsbeslut Kronologisk/alfa betisk Kronologisk/alfa betisk Pärm på exp/procapita Pärm på exp/procapita Papper Vid IA Efter avslutad skolgång Papper Vid IA Efter avslutad skolgång Hantera kränkande behandling Anmälan till huvudmannen om kränkande behandling Utredning av uppgifter om kränkade behandling och beslut om åtgärder. Anmäls till nästkommande Delegering, anmäls till nästkommande

18 04.05 Bedriva pedagogisk verksamhet Göra anmälan till andra myndigheter Hantera disciplinära ärenden Beslut att polisanmäla brott mot den egna verksamheten (bistånd, avgifter m.m.) D-nr W3D3 Diariet Delegering, anmäls till nästkommande Anmälan till socialtjänst D-nr W3D3 Diariet Utredning, mötesanteckningar, kommunicering av beslut och ev yttrande, beslut om åtgärder Beslut omavstängning av elev från undervisningen D-nr Diariet Papper Dig Nämnden ska informeras Undervisa Protokoll ämnesnätverk Kronologisk Arbetslagen Papper Lokal pedagogiskplanering Ämnesvis/läsår svis Unikum Protokoll klassfonferens Kronologisk Arbetslagen Papper Arbetslagsprotokoll Kronologiskt årsvis Arbetslagsledare Ämneskonferensprotokoll Kronologiskt årsvis Ämnesansvarig Förätta prov Prov, uppsatser etc, ämnesvis Kronologisk Läraren Papper Vid IA Då betyg är satt och tiden för omprövning har löpt ut Diagnostiska prov Kronologisk Skolans arkiv Papper Vid IA Nationella prov svenska Klass/person-nr Skolans arkiv Papper Sammanställa provresultat Följa upp elevers måluppfyllelse Upprätta och hantera betyg/omdöme Nationella prov övriga ämnen Årsvis Skolans arkiv Papper 5 år Sammanställningar nationella prov Årsvis Skolans arkiv Papper svenska Sammanställningar nationella prov Årsvis Skolans arkiv Papper 5 år övriga ämnen Sammanställning av läsutvecklingsschema (LUS) resultat Halvårsvis Specialläraren Papper Vid IA Avslutad skolgång Underlag för utvecklingssamtal Halvårsvis Vid IA Kallelse till utvecklingssamtal Vid IA Efter förälders nävaro el tackat nej Dokumentation av utvecklingsamtal Vid IA Under förutsättning att uppgifter för uppföljning m.m dokumenterats i t.ex. åtgärdsprogram Individuella utvecklingsplaner IUP Halvårsvis Vid IA Efter avslutad skolgång Underlag för betygssättning Vid IA Efter betyg är satta

19 04.06 Ge elever stöd Upptäcka behov av särskilt stöd Utreda behov av särskilt stöd Besluta om stödinsatser och skriva åtgärdsprogram Genomföra insatser enligt åtgärdsprogram Skriftlig bedömning Årsvis i år 9 Skolans arkiv Biläggs betygskatalog Terminsbetyg Halvårsvis Skolans arkiv Vid IA Biläggs betygskatalog Slutbetyg,kopia Årsvis i år 9 Skolans arkiv Biläggs betygskatalog Betygskatalog Terminsvis Skolans arkiv Intyg från träningsskola Biläggs betygskatalog Intyg om avgång från grundskola Med betygskatalog Biläggs betygskatalog Anmälan till rektor Rektors beslut om utredning, utredningshandlingar med identifierat stödbehov Bilagor till utredning: elevvårdskonferensprotokoll, anteckningar från möte med föräldrar, frånvarorapport Bilagor till utredning: externa underlag/intyg Bilagor till utredning: pedagogiska, medicinska, psykologiska, sociala kartläggningar Mötesanteckningar med vårdnadshavare Beslut att inte upprätta åtgärdsprogram Åtgärdsprogram Beslut om enskild undervisning eller särskild undervisningsgrupp Beslut om anpassad studiegång Beslut om inkluderad särskoleelev Beslut att gå om årskurs Ansökningar om särskilt stöd till resursteamet Ansökan till elevhälsoteam Protokoll elevhälsoteam Dokumentation av olika möten. Uppföljning av elevvårdsärende

20 Dokumentation av arbete tillsammans med elev som får särskilt stöd 05 Bedriva gymnasieskola Följa upp och utvärdera åtgärdsprogram och stödinsatser Söka tilläggsbelopp Erbjuda Fritids/fritidsklub b (skolbarnomsor g) Organisera Fritids/ fritidsklubb Administrera antagning till gymnasieskolan Administrera Fritids/ fritidsklubb Hantera ansökningar till gymnasieskolan Dokumentation av uppföljning och utvärdering Möteanteckningar med vårdnadshavare Beslut om vidare stödinsatser Kopia på resursansökan om tilläggsbelopp och beslut för enskilda eleve Vid IA När eleven slutat på skolan Planering terminsvis Fritids/ fritidsklubben papper Vid IA Scheman Vid IA Mötesprotokoll Vid IA Fritidslistor Årsvis/gruppvis Vid IA Närvarorapport/lista Dagligen skolans arkiv papper Vid IA Lovlappar Kronologiskt Fritids/ papper Vid IA fritidsklubben Kontaktuppgifter terminsvis Fritids/ papper Vid IA fritidsklubben Beslut om antagning till gymnasieskola Ansökan och beslut vid senare tidpunkt D-nr W3D3 Diariet/Pärm /Vi d IA Ansökan gallras vid IA. Beslut diarieförs i W3D3. Delegering anmäls till nästkommande

21 Beslut om antagning enligt avsatta platser för fri kvot Hantera färdighetsprov Beslut om färdighetsprov Hanterna sökanden till nationella program Beslut om antagning till gymnasieskola Beslut om mottagande av elev som är mantalskriven i annan kommun än Värmdö Beslut att inte ta emot elev som inte är behörig Beslut om mottagande av elev från annan skola i samverkansområdet Beslut om mottagande av elev utanför samverkansområdet för att fullgöra påbörjad utbildning Administrera gymnasieskolan Hantera sökanden till introduktionsprogram Beslut om antagning till yrkesintroduktion eller individuellt alternativ vid synnerliga skäl Beslut att inte ta emot elev som inte är behörig Delegering Delegering Skaffa vikarier Beslut om att person som ej uppfyller D-nr W3D3 Akriv legitimations/behörighetskrav får bedriva undervisning i mer än 6 månander kommunhuset Informera och kommunicera med elever och vårdnadhavare Inbjudan och dokumentation inför enskilda samtal med vårdnadshavare Löpande information till vårdnadshavare Föräldramöte inbjudan och mötesanteckningar Kronologiskt Respektive avsändare Kronologiskt Respektive avsändare Kronologiskt Hos rektor digi talt /pap Vid IA per /pap Vid IA per Vid IA

22 Administrera busskort och reseersättning Administrera nationella program Rutinartad korrespondens elever/vårdnadshavare Information om busskort och resersättning Besluta om det antal timmar som skall gälla för en kurs, och fördelning av undervisningstiden Kronologiskt Lärares mail Vid IA Kronologiskt Schoolsoft Dig Vid IA Ej använda busskort skickas tillbaka till SL Besluta om arbetsplatsförlagd utbildning skall förekomma på högskoleförberedande program samt besluta om dess omfattning Anförskaffa platser för arbetsförlagd utbildning Beslut om att förlägga utbildning till skolan då arbetsplatsförlagd utbildning är ej möjlig Beslut om valbara kurser/programfördjupning Administrera elever grupp Ta emot elever Information om PUL och samtycke Pärm Expedition Papper Vid IA Datorkontrakt Kronologiskt Pärm hos IT Papper Vid IA Gallras när eleven slutar Skåpsfördelning Kronologiskt Pärm hos vaktmästare Vid IA Gallras när eleven slutar Foto/ Fotokatalog Kronologiskt Skolarkiv digi /Vi 1 ex av fotokatalog sparas. Enskilda talt d IA foton gallras när eleven slutar. Betygslista från grundskola vid IM Per elev Pärm expedition Papper Vid IA IM (introduktionsprogrammet) vid G Hålla register över elever Hantera elever med skyddad identitet, folkbokföringsskydd Godkännande av elev att foto får användas Per klass Pärm expedition Vid IA Fotot gallras när eleven slutar Elevregistersystem Extens/Schoolsof t Elevregister Per elev Extens/Schoolsof Vid examen akriveras gamla uppgifter t och endast administratörer kommer åt arkivet Klasslistor Årsvis/klassvis Exstens/Schoolso Utskrift för slutarkivering vid examen ft/pärm på expedition (Ska omfatta samtliga som gått i klassen under läsåret). Anhöriglistor Per elev Extens/Schoolsof /Pap Vid IA Gallras när eleven fyller 18 år t per Adressregister Per elev Extens/Schoolsof /Pap Vid IA t per

23 05.04 Administrera enskilda elever Hantera ledigheter Kontrollera närvaro Upprätta och hantera betyg/omdöme Administrera särskild prövning Erbjuda individuellt val Hantera ändrad studieomfattning/ enskilda val Handlingsplan D-nr Medgivandeblankett från vårdnadshavare att skydd upphävs på deras ansvar D-nr Ansökan och beslut om ledighet Kronologiskt Pärm på kansliet/extens Närvaro/frånvaro Per elev Extens/Schoolsof t Pärm, inlåst Papper Vid IA Enl rekommendationer SKL gallras det vid inaktualitet. Alltså så länge som personen har skydd Pärm, inlåst Papper Vid IA digi talt Vid IA gallras 1 år efter att eleven slutat Vid IA Vårdnadshavare som skriver in uppgifterna. Gallras 1 år efter att eleven slutat Vid IA Plockas ut för enhetens egna bruk. Gallras 1 år efter att eleven slutat. Tex. sjukintyg. Närvarorapporter Per elev Extens/Schoolsof t Övriga handlingar rörande ledighet, Per elev Programrektor/sk sjukdom eller annan frånvaro olsköterska CSN-varning Per elev Papper Pärm på kansliet/expeditio n Slutbetygskopia med bilagor Per elev Skolarkiv Papper Samlat betygsdokument vid avhopp Per elev Skolarkiv eller då slutbetyg ej utfärdats Betyg och omdömen från tidigare Per elev Skolarkiv gymnasiestudier Betygskataloger Per elev/per klass Skolarkiv Ansökan/anmälan om särskild prövning Kronologiskt Pärm på kansliet digi Vid IA talt Betygskatalog särskild prövning Per elev Skolarkiv/Schools oft Beslut om vilka kurser som ska erbjudas som individuellt val Dig Ansökan till kurs/utbildning Per elev Extens/Pärm på kansliet Byte av studieväg, inriktning eller klass Dig Delegering /Pap I elevakt per Delegering Även till elevakt. Ansökan och beslut om etappläsning Per elev Pärm på kansliet Papper I elevakt Markering av utökad studiekurs Per elev Extens/Schoolsof Skrivs ut automatiskt i slutbetyget t Ansökan och beslut om byte av individuellt val Per elev Pärm på kansliet Papper Vid IA

24 Ansökan och beslut om reducerat program Beslut om att en elevs utbildning på ett nationellt program till sitt innehåll får avvika från vad som annars gäller för programmets särskilda skäl. Per elev Papper Beslutas inom ett åtgärdsprogram, ska noteras i den individuella studieplanen Dig Beslut om särskild undervisning Dig Hantera elever vid introduktionsprogram Beslut om minskad omfattning för elev i introduktionsprogram Delegering Delegering Beslut om plan för utbildningen i introduktionsprogram Beslut om individuell studieplan i introduktionsprogram Hantera elever vid gymnasiesärskolan Beslut om att fördela utbildningen på längre tid än fyra år Gymnasiesärsk olan Gymnasiesärsk olan Beslut om typ av program för elev Gymnasiesärsk olan Ansökan och beslut om modersmålsundervisning Gymnasiesärsk olan Beslut om elev som tas emot på ett individuellt program ska ges yrkesträning eller verksamhetsträning Gymnasiesärsk olan Beslut om anmälningsskyldighet då elev ej kan deltaga i skolarbetet. Gymnasiesärsk olan Beslut om särskild undervisning Gymnasiesärsk olan Hantera studieavbrott Ansökan och beslut om studieavbrott och studieuppehåll Per elev Exstens/Pärm på kansliet Varningsbrev vid eventuell utskrivning Programrektor från skola Utskrivning av elev vid skola Per elev Extens/Pärm på expedition Dig Vid IA I elevakt. Kan gallras då anteckning gjorts i verksamhetssystem, på elevkort eller motsvarande. Vid IA I elevakt. Dig Dig Vid IA I elevakt. Efter läsårssslut.

25 05.05 Handlägga enskilda elevärenden Hantera ärenden med CSN Hantera disciplinära ärenden Handlägga kränkande behandling Uppgift till CSN vid ändrad studieomfattning, avstängning och ogiltig frånvaro Utredning, mötesanteckningar, kommunicering av beslut och ev yttrande, beslut om åtgärder Anmälan till huvudmannen om kränkande behandling Utredning av uppgifter om kränkade behandling och beslut om åtgärder. Per elev Per elev Pärm på Dig Vid IA kansliet/schoolso ft Pärm hos rektor/programrek tor/expedition Papper Delges styrelsen Bedriva pedagogisk verksamhet Anmäla till annan myndighet Anmälan till socialtjänsten Polisanmälan av elev/deltagare Undervisa Handlingar rörande undervisning Hos respektive lärare medier Vid IA Protokoll från olika typer av möten Kronologiskt årsvis FC eller hos lärare /Vi d IA Förätta prov och sammanställningar av prov Sammanställa provresultat Kursutvärderingar Kursvis U-tre/Pärm på expedition Dig Vid IA Ämnesrådskonferensens- och klasskonferensensprotokoll bevaras. Övriga gallras vid IA. Handlingar rörande prov Hos respektive lärare Papper 1 år Provsvar Hos respektive /Pap Vid IA Då betyg är satt och då tiden för lärare per omprövning av betyg löpt ut. Svar på nationella ämnes- och kursprov i svenska Per klass Skolarkiv Papper Svar på övriga nationella ämnes- och Per klass Skolarkiv Papper 5 år kursprov Sammanställningar nationella Årsvis Skolans arkiv Papper svenska Sammanställningar nationella prov övriga ämnen Årsvis Skolans arkiv Papper 5 år Skriftl omdömen muntlig framställn Hos respektive lärare Papper Vid IA Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut Sätta betyg

26 Lärarnas sammanställning över uppnådda resultat, underlag för betygssättning (inkl inlämnade arbeten) Hos varje lärare/schoolsoft digi talt 1 år Sammanställningarna gallras efter läsårsslut, betygen läggs in i betygskatalogen som bevaras Ge stöd vid särskilda behov Följa upp elevers resultat Utreda behov av stöd/åtgärd Besluta om stödinsatser och skriva åtgärdsprogram Protokoll klasskonferens Per klass Vid IA Underlag inför klasskonferenser, Per elev Vid IA Gallras efter eleven slutat utvecklingssamtal m m Anteckningar av mentor Per elev Papper Vid IA Gallras efter eleven slutat IG/F-varning Per elev Schoolsoft Vid IA Gallras efter eleven slutat Om det kan förekomma sekretess måste dessa handlingar regisreras Anmälan till rektor och elevhälsoteam Per elev Rektors beslut om utredning, Per elev utredningshandlingar med identifierat stödbehov Bilagor till utredning: Per elev elevvårdskonferensprotokoll, anteckningar från möte med föräldrar, frånvarorapport Övriga utredningar t ex genomförda Per elev av externa Bilagor till utredning: pedagogiska, Per elev medicinska, psykologiska, sociala kartläggningar. Testresultat screening, läs- och skriv utredning Korrespondens med Per elev elev/vårdnadshavare eller annan av vikt Korrespondens med Per elev elev/vårdnadshavare eller annan av tillfällig betydelse Överlämnandeblankett Per elev grundskola/gymnasium Logopedutlåtande Per elev Beslut att inte upprätta åtgärdsprogram Per elev Åtgärdsprogram Per elev Beslut om enskild undervisning eller Per elev särskild undervisningsgrupp Beslut om anpassad studiegång Per elev Protokoll SPM - studieplaneringsmöte Per elev Protokoll elevhälsoteam Per elev Anmälan om behov av särskilt stöd Per elev Anmälan till elevhälsoteamet Per elev PMO Skolsköterska/ specialpedagog Specialpedagog/ Skolans arkiv Specialpedagog/ Skolans arkiv Dig Om det kan förekomma sekretess måste dessa handlingar regisreras Papper Papper Papper Papper Papper Elevakt Papper Skolsköterska/ specialpedagog Papper Om det kan förekomma sekretess måste dessa handlingar regisreras Papper PMO dig PMO Programrektor Hos respektive person /Pap per /Pap per

27 06 Tillhandahå lla skolhälsovå rd Administrera skolhälsovård Följa upp och utvärdera åtgärdsprogram och stödinsatser Söka tilläggsbelopp Dokumentation av uppföljning och utvärdering Möteanteckningar med vårdnadshavare Beslut om vidare stödinsatser Kopia på resursansökan om tilläggsbelopp och beslut för enskilda eleve Per elev Per elev Per elev Vid IA När eleven slutat på skolan Kurators handlingar Om det kan förekomma sekretess måste dessa handlingar regisreras Kurators dokumentation Per elev Hos kurator Papper 1 år Efter inaktualitet Studion Om det kan förekomma sekretess måste dessa handlingar regisreras Elevbokningar, veckoschema Extens o Novaschem Hålla kontakt med elever/ vårdnadshavare/andra externa Rekvirera journaler Skicka journaler Korrespondens av betydelse med D-nr vårdnadshavare/elever/övriga externa ej journalmaterial Rekvisition av journal Förteckning av skickade skolhälsovård journal Förteckning, reversal och kvitto över mottagande av skickade barnhälsovård journal Kronologiskt på varje enhet/skolhälso vårdsjournal Kronologiskt på varje enhet Födelseår på varje enhet Skolhälsov årdens Skolhälsov årdens Skolhälsov årdens Skolhälsov årdens Kvarnbergets skola, låst journal skåp på läkarmot-tagning Jornalsystem Asynja och skolhälsovårdens eget diarie Jornalsystem Asynja och skolhälsovårdens eget diarie Jornalsystem Asynja och skolhälsovårdens eget diarie Papper skolornas rekvisitoner samlas vid årsslut och registreras in på ett samlingsärende om året i pappersform/dig i skolhölsovårdsjournal skolornas förteckningar samlas vid årsslut och registreras in på ett samlingsärende om året/dig i skolhälsovårdsjournal Reversal skrivs och skickas till lansdtingsarkivet, kvitto inkommer till skolhälsovården. skolornas förteckningar samlas vid årsslut och registreras in på ett samlingsärende om året

28 06.02 Följa upp skolhälsovården Bedriva förebyggande skolhälsovård mot enskild Beställa läkemedel, Medicinsk apparatur och förbandsmaterial, vaccin Egenkontroll av verksamheten Anmälan till annan myndighet Administrera besök Föra skolhälsovårdsjournal Beställnings formulär och kvittens från leverantör Datum vid inkommande kopia / faktura Raindance och faktura pärm Intern revision År och skola Skolhälsov årdens Pärm på skolsköterskemot tagning Kvarnbergets skola, låst journal skåp på läkarmot-tagning Lista temp kontroll Kylskåp. Datum Lista på skolsköterskemot tagning Signaturförtydligandelista D-nr Skolhälsov årdens Lokal avvikelserapportering Datum Skolhälsov årdens Beslut om anmälan till socialstyrelsen av allvarlig skada eller sjukdom i samband med vård, behandling eller undersökning (LEX MARIA) D-nr Kvarnbergets skola, låst journal skåp på läkarmot-tagning Kvarnbergets skola, låst journal skåp på läkarmot-tagning W3D3/ I nämndens skolhälsan / I s låst journal dokument skåp på Kvarnbergs skolas läkarmottagning Anmälan Socialstyrelsen D-nr W3D3/ I nämndens skolhälsan / I s låst journal dokument skåp på Kvarnbergs skolas läkarmottagning Bevakningslista för uppföljning av elever, "kontroll elever" Följer med ansvarig personal, soretras efter dautm Journalssytem Asynja Tidbok Datum Journalssytem Asynja Kallelse Datum Journalssytem Asynja 1 år Fakturan i raindance ekonomi, Fakrturakopia i pärm kontroll av läkemedelsåtgång Papper Papper Vid IA När temperaturen är säkrad 10 kontroller tillbaka. Papper Papper Beslutet registreras i W3D3. Vid IA När kontroll är utförd Se skolhälsovårdsjournal Vid IA När kallelse är skickad

29 Föra psykologjournal sjournal Person nr Digitala journal systemet Asynja Efter avslutad skolgång sjournal Person nr Kommunarkivet Papper Efter avslutad skolgång Handlingar som i förkommande fall förvaras i skolhälsovårdsjournal Uppgifter om personuppgifter, vårdnadshavare, anamnes ex tidigare sjukdomar, ärftlighet P-nr sjournal Journalanteckning P-nr sjournal Hälsodeklaration lämnad av elev och P-nr sjournal vårdnadshavare Elevens hälsoformulär inför P-nr sjournal hälsobesök Uppgifter om vaccination, tillväxt, P-nr sjournal hälsouppgifter mm Provsvar P-nr sjournal Uppdrag, remiss, remissvar P-nr sjournal Vaccinationsmedgivande P-nr sjournal Medgivande att lämna ut P-nr sjournal journaluppgifter till annan Medgivande att överföra journal till P-nr sjournal annan vårdgivare Rekvisition, fullmakt från P-nr sjournal försäkringsbolag Korrespondens med P-nr sjournal elev/vårdnadshavare Bedömnings utlåtande från P-nr sjournal utredningsteam och från BUP Barnhälsovårdsjournalen / epikrisinkl P-nr sjournal vaccinationsuppgift Journalkopior från Landstinget och P-nr sjournal andra verksamheter Psykologbedömning - kopia P-nr sjournal Medicinsk bedömning P-nr sjournal Kopior på andra utredningar gjorda inom myndigheten P-nr sjournal Psykologjournal innehållande: P-nr sjournal Psykologs korrespondens med elev/ P-nr sjournal vårdnadshavare Upprättade intyg P-nr sjournal Uppgifter om personfakta, P-nr sjournal vårdnadshavare, anamnes, tidigare sjukdomar, ärftlighet Löpande journalanteckningar P-nr s- i digital form i "mellanarkivet" i väntan på slutarkivering i dig format. i pappersform. Papper Papper Papper Papper Papper journal Remisser/remissvar P-nr sjournal Papper

30 06.04 Bedriva förebyggande skolhäslovård mot grupp Bedriva informationsaktivteter, kampanjer HPV catch up.vaccinera mot Humant pappilom virus Deltagande i Elevhälsoteam Överlämnande rutiner Information till enskild Information till grupp Psykologredning/psykologutlåtande P-nr sjournal Papper Testmaterial P-nr sjournal Papper Journalkopior från Landstinget och andra verksamheter P-nr sjournal Papper Psykologs övriga handlingar som inte P-nr sjournal Papper är underlag i elevvårdsärende Rekvisition, fullmakt från P-nr sjournal Papper försäkringsbolag Vårdnadshavares medgivande till utlämnande av handlingar P-nr sjournal Papper Dokumentation i ett separat journalsystem Vaccinera. Som Sockolms läns landsting ger oss tillträde i. P-nr Journalsystemet Vaccinera SLL Landstingsjournal / Stockholms läns landsting Remiss hantering P-nr sjournal Avstämning enligt checkilsta Lus helger,ant Information Alkohol,Narkotika,Tobak,Kost samtal, Sex-samlevnad/Pubertets snack Lus helger,ant Information Alkohol,Narkotika,Tobak,Kost samtal, Sex-samlevnad/Pubertets snack Tjej kill grupper samtal i grupp med pedagog eller kurator Datum/skola på varje enhet P-nr Tidbok, datum ordning Tidbok, datum ordning Skolhälsov årdens Vaccination av flickor utöver vaccinations åttgandet.humant pappilom virus som kan orsaka livmoderhals canser. Jornalsystem Asynja och skolhälsovårdens eget diarie sjournal om det ingå individuell eller klass information sjournal om det ingår individuell eller klass information sjournal om det ingår individuell eller klass information Aktiviteter redovisas i verksamhetsberättelse Aktiviteter redovisas i verksamhetsberättelse

31 07 Tillhandahå lla studieoch yrkesvägled ning SYV 08 Erbjuda fritidsgårds verksamhet 09 Erbjuda kulturskola Planera verksamhet Bedriva fritidsgårdsverks amhet Anmälan till annan myndighet Administrera elever Bedriva verksamhet Hålla gårdsråd planeringsdagar Genomföra aktiviteter ex replokal, fritidsledare på nätet, café Uthyrande av instrument Producera föreställningar konserter Under arbete Protokoll kronologiskl Pärm kontoret /gemensam mapp Värmdö Torget Mötesanteckningar, utvärdering, uppföljning kronologiskl Pärm på kontoret / gemensam mapp på Värmdö Torget Anmälan till socialtjänsten Polisanmälan av elev/deltagare SYV Fritidsgård Fritidsgård 2 år Revideras i verksamheten Fritidsgård Fritidsgård 2 år Revideras i verksamheten Fritidsgård Fritidsgård Ev samtal m mydighet kan Fritidsgård förekomma om vårdnadshavare vill/önskar.ftl i dialog med re-chef Rechef gör anmälan Fritidsgård Kulturskola Kulturskola Ansökningar Kronologiskt Närarkiv/ Pro Vid IA Efter avslutad kurs Kulturskola Captia Elevregister Kronologiskt Pro captia 3 år Årslista Kulturskola Kulturskola Kulturskola Uthyrningslista elev/instrument Årsvis, Pärm Papper 3 år Efter instrumentet återlämnats Kulturskola alfabetiskt kulturskolan Utkvitering av instrument? Årsvis, Pärm Papper 3 år Efter instrumentet återlämnats Kulturskola alfabetiskt kulturskolan Hyresavtal Årsvis, Pärm Papper 3 år Efter instrumentet återlämnats Kulturskola alfabetiskt kulturskolan Egen producerade läromedel Dropbox 10 år 1 arkiv ex när det är möjligt Kulturskola Kulturskola Projektplan Kronologiskt D-nr Arkiv MusikensHus Program Kronologiskt D-nr Arkiv MusikensHus Lokalbokningar Kronologiskt Arkiv MusikensHus Affisch Kronologiskt D-nr Arkiv MusikensHus Papper Kulturskola Papper Kulturskola Papper Vid IA Kulturskola Papper 1 arkiv ex Kulturskola