Diarieföring. D-nr Public360 Diariet Papper/ Digitalt. Beslut om skoldagens omfattning D-nr Public360 Diariet Papper/ Digitalt

Transkript

1 Nivå 1 Nivå 2: Nivå 3: Nivå 4: Handlingsslag: Sorteringsordning: Diarieföring Förvaringsplats Medium / gallras Till närarkiv Till Anmärkning slutarkiv Vem 03. Utbildning Planera, organisera, följa upp och bli granskad Planera och organisera Planera enhetens verksamhet Beslut om verksamhetsinriktning inom resultatenhet alla Beslut om skoldagens omfattning Beslut om fördelning av undervisningstiden över läsåren, timplan Beslut om vilka kurser som ska erbjudas som individuellt val Förskoleklass Gymnasiesärsk n Förteckning program/kurser Beslut om kursplanför lokala kurser i gymnasiesärskn Fastställa antal timmar för lokala kurser Beslut om fördelning av undervisningstiden över läsåren Fastställa lokalt valbar kurs Beslut om lokalt tillägg i gymnasiesärsk Besluta om att inrätta lokalakurser Fastställa betygskriterier för lokala kurser Organisera kärnverksamhet Beslut om tillfällig avveckling av resultatenhet och att underställa denna produktionsledningen Public360 Närarkiv

2 Följa upp Bli granskad Genomföra enkäter Ta fram statistik för eget behov Kvalitetsuppföljning av elevresultat Hantera klagomål, synpunkter Läsårsdata/lärotider Public360 Närarkiv Läsårsplanering Public360 Närarkiv Skns Kalendarium Årsvis/ Terminsvis Närarkivet Arkivbox Kalendarie arbetslaget Terminsvis Pärm arbetslaget Papper Ingår i skns kalendarium Enhetens arbetsplaner Terminsvis Papper Alla Tjänstefördelning Terminsvis 3 år alla Tjänste-/personalschema Kronologiskt/ kursvis Pärm på expedition/ 3 år alla Novaschem Lokalschema Terminsvis Pärm på expedition/ Novaschem Plan för samrättning av nationella prov Public360 Närarkiv Utseende av verksamhetschef för hälso och sjukvård Egna enkäter, enkätsvar på uppdrag alla av nämnd Enkätsammanställning och tom enkät När sammanställning är klar alla på uppdrag av nämnd Enkät gjord på enskild enhet Läsårsvis Trygghetsteam Papper T ex Trivselenkät/trygghetsenskät alla Rapport på gjort enkät Public360 Diariet Papper alla Statistik Betygsstatistik Behörig personal Barn/elevantal Gemensam mapp G: 5 år Övriga nyckeltal 5 år Måluppfyllelse, simkunnighet, läskunnighet Dnr Public360 Diariet Papper Rapport Dnr Public360 Diariet Papper Synpunkter och svar Dnr DF respons 2 år Synpunkter inkomna på papper Efter att handlingen registrerats och scannats in i synpunktshanteringssystemet alla Utreda klagomål Dnr DF respons alla alla

3 Bli reviderad Bedriva tillsyn Bli tillsynad av annan Revisionsrapport Yttranden till revision Tillsynsrapport, yttrande, utredning, uppföljning Mottagande av delgivningar avseende livsmedelsföretag för utbildningsstyrelsen. Registrering av och anmälan om upphörande av livsmedelsanläggning Överklagande av beslut rörande registrering av livsmedelsanläggning överklagande av beslut rörande kontrolluppgifter Överklagande av beslut rörande sanktioner Mottagande av delgivningar avseende livsmedelsföretag för utbildningsstyrelsen Anmälan av verksamhet Överklagande av beslut rörande anmälan av verksamhet Överklagande av beslut rörande kontrolluppgifter Överklagande av beslut rörande sanktioner alla Godkänna fristående förskolor och pedagogisk Bedriva tillsyn på fristående förskolor/fristående pedagogisk Underlag från olika instanser Ansökan med bilagor Beslut om godkännande Klagomål och anmälningar Godkännande/auktorisation av fristående försk enligt riktlinjer, utom avslag enligt 3.10 i riktlinjer Delegering, anmäls till nästkommande

4 03.02 Försk, pedagogisk Administrera barngrupp i försk/pedagogisk Placera barn i verksamheten Utredningar efter klagomål och anmälningar Underlag för tillsynsrapporter När rapporten är färdigskriven och diarieförd Tillsynsrapport Beslut om föreläggande om fristående anordnares uppgiftsskyldighet Beslut om att tilldela fristående anordnare en anmärkning Beslut om att förelägga fristående anordnare att vidta åtgärder Beslut om att avstå från att ingripa Kölista Procapita Under ständig bearbetning. Uppgifter om barn/ vårdnadshavare gallras senast 1 år efter att de slutat i verksamheten Avge yttrande vid mottagande i annan kommun Ansökningar via webben och på papper procapita Tom. att barnet börjar i förskoleklass Uppsägningsblankett och bekräftelse Procapita Papper Platserbjudanden och svar Beslut om plats i förskoleverksamhet för barn med behov av särskilt stöd enligt intagningsregler Beslut om plats i förskn för barn i behov av särskilt stöd Beslut om rätt till plats i försk p.g.a. särskilda skäl enligt intagningsregler Försökran vid föräldraledighet och upphörande av föräldraledighet Ansökan och beslut av vårdnadsbidrag Avtal med annan kommun procapita/pärm hos resp. Skickas elektroniskt Papper 10 år Papper 2 år

5 Inkomstuppgift Ansökan och beslut om barn på obekväm arbetstid Omplaceringsförfrågan Beslut om uppsägning av och avstängning från plats i förskoleverksamhet p g a ej betalade avgifter procapita/pärm hos resp. Papper Papper Informera vårdnadshavare Ta emot barn Information inskolning Pärm på förskn Papper När informationen förändras Försk Nyhetsbrev/Veckobland Kronologiskt Schoolsoft 1 år Dokumentation fr föräldrarmöten Årsvis/grupp Förskn Papper 1 år Intagningsregister Årsvis System, Procapita Innehåller barns namn samt vårdnadshavares namn och adress Styrning och Försk Hantera barn med skyddad identitet, folkbokföringsskydd SOS-blankett Alfbetiskt Pärm på enheten Papper Efter avslutad försk/förändrade förhållanden Övrig information om barn Alfbetiskt Pärm på enheten Papper Efter avslutad försk/förändrade förhållanden Godkännande av webbpulicering Alfbetiskt Pärm på enheten Papper Efter avslutad försk/förändrade förhållanden Försk Försk Försk Handlingsplan Medgivandeblankett från vårdnadshavare att skydd upphävs på deras ansvar Inlåst Papper Så länge som personen har skydd Försk Papper Försk Bedriva pedagogisk verksamhet i försk/pedagogisk Dokumentera och följa upp verksamheten Följa upp barnens utveckling DUP-tid, planering, terminsplan Terminsvis Pärm hos arbetslaget DUP-tid, loggbok Kronologiskt Pärm hos arbetslaget Dokumentation från planeringsdag Årsvis Förbättringsplaner 2 år Försk 2 år Försk Pärm på enhet Försk Pärm på enhet Försk

6 Ge barn stöd Individuell utvecklingsplan Årsvis/Alfabetis kt Dokumentation från utvecklingssamtal Årsvis/Alfabetis kt Tur och retur (kontaktbok)/min bok Årsvis/Alfabetis kt Pärm på förskn Papper Efter avslutad försk Försk Pärm på förskn Papper Om sekretesskyddade uppgifter förekommer måste handlingarna diarieföras Pärm på förskn/schools oft Information om barns utveckling mallan förskn och hemmet Försk Försk Utreda behov av särskilt stöd Genomföra stödinsatser Dokumentation av identifierade stödbehov, utredning, beslut om stödinsatser Möteanteckningar med vårdnadshavare Pärm på enheten Papper Försk Pärm på enheten Papper Försk Följa upp och utvärdera insatser Söka tilläggsbelopp Dokumentation Ansökningar och beslut om särskilt stöd Ansökningar från fristående försk/sk om särskilt stöd Avtal/beslut om stödinsats med fristående försk Dokumentation av uppföljning och utvärdering Möteanteckningar med vårdnadshavare Information om ansökan av tilläggsbelopp Ansökan med bilagor (pedagogisk kartläggning, åtgärdsprogram, uppföljning på åtgärdsprogram) Manuelt Manuelt Pärm på enheten Papper Försk Papper Styrning och Kvalitet Styrning och Kvalitet Styrning och Kvalitet Pärm på enheten Papper Försk Pärm på enheten Papper Försk Styrning och Kvalitet Pärm på enheten Papper Styrning och Försk Beslut om tilläggsbelopp Kompletteringar efter beslut Styrning och Kvalitet Pärm på enheten Papper Styrning och Försk Handlägga ärenden rörande enskilda barn Handlägga kränkande behandling

7 Anmälan till huvudmannen om kränkande behandling Utredning av uppgifter om kränkade behandling och beslut om åtgärder. Beslut diarieförs i Public360, anmäls till Försk nästkommande sammanträde Försk Förskoleklass, grund- och grundsärsk Anmälan till annan myndighet Anmälan till socialtjänst Försk Administrera elever grupp Placera elever Ansökan till kommunal sk i Värmdö Kronologisk Yttrande och beslut samt ansökningsblankett vid mottagande i annan kommun Pärm skns arkiv, eller digitalt Procapita vid t ex skolval 3 år Beslut diarieförs i Public360 Beslut om en elev skall tas emot i grundsärskn eller i träningsskn Kölista Procapita Förskoleklass Erbjudande av plats till vårdnadshavare Efter att svarsbrev erhållits Svar om platserbjudande procapita Efter placering eller nej tack svar Avtal med annan kommun Pärm hos Informera vårdnadshavare Ta emot elever Dokumentation från föräldramöten och Halvårsvis Schoolsoft 1 år informationsmöten Veckoblad mentor Kronologisk Schoolsoft 1 år Nyhetsbrev rektor Kronologisk Schoolsoft 1 år Tur och retur (kontaktbok) Kronologisk Pärm på exp Förvaringsplats ersätts av Schoolsoft Rutinartad/allmän korrespondens elever/föräldrar Förvaringsplats ersätts av Schoolsoft Beslut om att inte ta emot elev samt ansökan Beslut diarieförs i W3D3. Ansökan och beslut om byte melllan kommunala skolor Pärm Papper

8 Beslut om en elev huvudsakligen ska läsa ämnen eller ämnesområden I pärm på exp Papper När eleven registrerats i elevregister Inskrivningsblankett Överlämnanade dokumentation från andra skolor Pärm skns arkiv / i elevakten Papper T ex betygskopior från annan kommun. Önskemål om specialkost Alfabetisk Pärm skns Papper Efter avslutad skolgång eller ändrade arkiv /en förhållanden Web-publiceringsgodkännande Alfabetisk Pärm skns arkiv Papper Efter avslutad skolgång eller återtaget/ändrat godkännande It kontrakt Alfabetisk Pärm skns arkiv Papper Efter avslutad skolgång Beslut om fördelning av premier till elever enligt skolsamfondens intentioner Utflyttning från sk Blankett. Förvaras Papper Förskoleklass hos avlämn sk Ta emot elever vid grundsärskn Hantera barn med skyddad identitet, folkbokföringsskydd Utredningar från rektor till mottagningsteam Beslut /Elev akt /Elev akt Papper Papper nämnd. Handlingsplan Medgivandeblankett från vårdnadshavare att skydd upphävs på deras ansvar Hålla register över elever Elevregister (studieplan, tillval, klass och skoltillhörighet) Hantera skolskjuts och elevtransporter Klasslistor Årsvis/klassvis Schoolsoft Ansökan och beslut om skolskjuts Kronologiskt Arkivskåp på avdelningen Överklagade beslut, beslut vid växelvist boende samt vid särskilda enskilda omständigheter Kronologiskt Intyg och utlåtanden Personnummer Intyg och utlådanden vid överklagade beslut, växelvist boende samt vid särskilda enskilda omständigheter Personnummer Pärm, inlåst Papper Så länge som personen har skydd Pärm, inlåst Papper Schoolsoft Vid ett elektroniskt bevarande bör säkerställas att dessa uppgifter kan sammanställas ur uttaget Arkivskåp på avdelningen Arkivskåp på avdelningen Utskrift för slutarkivering vid årskursslut. (Ska omfatta samtliga som gått i klassen under läsåret). Papper vid beslut som överkagas, vid växelvist boende samt vid särskilda Pärm hos samt i digital mapp enskilda omständigheter Beslut anmäls till nästkommande nämndssammanträde som delegationsbeslut Papper vid beslut om avslag samt vid växelvist boende

9 Administrera enskilda elever Beställning av SL kort Mailmapp Tjänsteanteckningar Arkivskåp på avdelningen Överklagande Hantera interkommunal ersättning för elever från annan kommun. Lista över mottagna elever Per kommun/enhet Exel-fil hos samordnare digit alt vid beslut som överkagas, vid växelvist boende samt vid särskilda enskilda omständigheter Vid ia Efter fakturering Hantera enskilda val Hantera ärenden om Hemspråk, svenska som andra språk Elevens språkval valblankett Läsårsvis Schoolsoft Papper Efter avslutad skolgång Elevens språkval ändringsblankett Kronologisk Schoolsoft Papper Efter avslutad skolgång Elevens val/profil Läsårsvis/termin svis Schoolsoft Papper Efter avslutad skolgång Organisera särskild undervisning Modersmålsundervisning, ansökan/beslut Svenska som andra språk, ansökan/beslut Beslut om särskild undervisning, planering, avtal Alfabetiskt/Läså rsvis Alfabetiskt/Läså rsvis Ansvarig modersmålsenhet Papper Efter avslutad skolgång Beslut diarieförs i Public360. Delegering anmäls till nästkommande Pärm på exp Papper Handlägga enskilda elevärenden Kontrollera närvaro Hantera ledigheter Frånvaro rapport/ogiltig frånvaro Kronologiskt/ele v Schoolsoft Efter avslutad skolgång Rapport om frånvaro till nämnd Public360 Diariet/Schoolsoft Ledighetsansökan lärarbeslut, upp till 10 dagar/läsår Kronologisk/alfa betisk. Ledighetsansökan rektorsbeslut Kronologisk/alfa betisk Schoolsoft Papper Efter avslutad skolgång Schoolsoft Papper Efter avslutad skolgång Hantera kränkande behandling Anmälan till huvudmannen om kränkande behandling DF respons Diariet Anmäls till nästkommande Utredning av uppgifter om kränkade behandling och beslut om åtgärder. DF respons Diariet Göra anmälan till andra myndigheter

10 Bedriva pedagogisk verksamhet Hantera disciplinära ärenden Beslut att polisanmäla brott mot den egna verksamheten (bistånd, avgifter m.m.) Anmälan till socialtjänst Utredning, mötesanteckningar, kommunicering av beslut och ev yttrande, beslut om åtgärder Beslut om avstängning av elev från undervisningen Public360 Diariet Diariet Papper Diariet Papper Ex omhändertagande av föremål ex kniv, mobil etc. Skriftlig varning - Förflyttning - Förflyttning till annan sk - Avstängning. Diariet Papper Nämnden ska informeras Undervisa Protokoll ämnesnätverk Kronologisk Arbetslagen Papper Lokal pedagogiskplanering Ämnesvis/läsårs vis Unikum Protokoll klassfonferens Kronologisk Arbetslagen Papper Arbetslagsprotokoll Kronologiskt årsvis Arbetslagsledare Ämneskonferensprotokoll Kronologiskt Ämnesansvarig årsvis Schema Klass/årsvis Papper Förätta prov Prov, uppsatser etc, ämnesvis Kronologisk Läraren Papper Då betyg är satt och tiden för omprövning har löpt ut Diagnostiska prov Kronologisk Skns arkiv Papper Nationella prov svenska Klass/person-nr Skns arkiv Papper Nationella prov övriga ämnen Årsvis Skns arkiv Papper 5 år Sammanställ a provresultat Sammanställningar nationella prov Årsvis Skns arkiv Papper svenska Sammanställningar nationella prov övriga ämnen Årsvis Skns arkiv Papper 5 år Följa upp elevers måluppfyllelse Upprätta och hantera betyg/omdöme Sammanställning av läsutvecklingsschema (LUS) resultat Halvårsvis Specialläraren Papper Avslutad skolgång Underlag för utvecklingssamtal Halvårsvis Kallelse till utvecklingssamtal Efter förälders nävaro el tackat nej Dokumentation av utvecklingsamtal Under förutsättning att uppgifter för uppföljning m.m dokumenterats i t.ex. åtgärdsprogram Individuella utvecklingsplaner IUP Halvårsvis Efter avslutad skolgång Ge elever stöd Underlag för betygssättning Efter betyg är satta Skriftlig bedömning Årsvis i år 9 Skns arkiv Biläggs betygskatalog Terminsbetyg Halvårsvis Skns arkiv Biläggs betygskatalog Slutbetyg,kopia Årsvis i år 9 Skns arkiv Biläggs betygskatalog Betygskatalog Terminsvis Skns arkiv Intyg från träningssk Biläggs betygskatalog Intyg om avgång från grundsk Med betygskatalog Biläggs betygskatalog

11 Upptäcka behov av särskilt stöd Utreda behov av särskilt stöd Besluta om stödinsatser och skriva åtgärdsprogram Genomföra insatser enligt åtgärdsprogram Anmälan till rektor Rektors beslut om utredning, utredningshandlingar med identifierat stödbehov Bilagor till utredning: elevvårdskonferensprotokoll, anteckningar från möte med föräldrar, frånvarorapport Bilagor till utredning: externa underlag/intyg Bilagor till utredning: pedagogiska, medicinska, psykologiska, sociala kartläggningar Mötesanteckningar med vårdnadshavare Beslut att inte upprätta åtgärdsprogram Åtgärdsprogram Beslut om enskild undervisning eller särskild undervisningsgrupp Beslut om anpassad studiegång Beslut om inkluderad särskoleelev Beslut att gå om årskurs Ansökningar om särskilt stöd Protokoll elevhälsoteam Dokumentation av olika möten. Uppföljning av elevvårdsärende Dokumentation av arbete tillsammans med elev som får särskilt stöd Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten Följa upp och utvärdera åtgärdsprogram och stödinsatser Söka tilläggsbelopp Ansökan från frisk om stödinsatser Avtal/beslut om stödinsats med frisk Dokumentation av uppföljning och utvärdering Möteanteckningar med vårdnadshavare Beslut om vidare stödinsatser Information om ansökan av tilläggsbelopp Pärm på enheten Pärm på enheten Pärm på enheten

12 03.04 Bedriva gymnasiesk Erbjuda Fritids/fritidsklubb (skolbarn) Administrera antagning till gymnasieskn Ansökan med bilagor (pedagogisk kartläggning, åtgärdsprogram, uppföljning på åtgärdsprogram) Beslut om tilläggsbelopp Kompletteringar efter beslut Pärm på enheten Papper Pärm på enheten Papper Organisera Fritids/ fritidsklubb Planering Terminsvis Fritids/ fritidsklubben papper Scheman Mötesprotokoll Administrera Fritids/ fritidsklubb Fritidslistor Årsvis/gruppvis Närvarorapport/lista Dagligen skns arkiv papper Lovlappar Kronologiskt Fritids/ fritidsklubben papper Kontaktuppgifter terminsvis Fritids/ fritidsklubben papper Ansökningar fritidshem och fritidsklubb Pärm hos papper Styrninng och Placeringserbjudande Styrninng och Inkomstuppgifter från registerledare Uppsägning av fritidsplats/fritidsklubb Procapita /pap per 3 år efter inkomståre t Styrning och 2 år Styrning och Hantera ansökningar till gymnasieskn Beslut om antagning till gymnasiesk Ansökan och beslut vid senare tidpunkt Beslut om antagning enligt avsatta platser för fri kvot Public360 Diariet/Pärm /Vi d IA Ansökan gallras vid IA. Beslut diarieförs i Public360. Delegering anmäls till nästkommande Hantera färdighetsprov Beslut om färdighetsprov

13 Hanterna sökanden till nationella program Beslut om antagning till gymnasiesk Beslut om mottagande av elev som är folkbokförd i kommun utanför samverkansområdet Beslut att inte ta emot elev som inte är behörig Beslut om mottagande av elev från annan sk i samverkansområdet Beslut om mottagande av elev utanför samverkansområdet för att fullgöra påbörjad utbildning Yttrande om mottagande i sk utanför samverkansområdet för elev folkbokförd i Värmdö kommun Hantera sökanden till introduktionsprogram Beslut om antagning till yrkesintroduktion eller individuellt alternativ vid synnerliga skäl Beslut att inte ta emot elev som inte är behörig Administrera gymnasieskn Informera och kommunicera med elever och vårdnadhavare Administrera inackorderingsbidrag, busskort och reseersättning Inbjudan och dokumentation inför enskilda samtal med vårdnadshavare Löpande information till vårdnadshavare Föräldramöte inbjudan och mötesanteckningar Rutinartad korrespondens elever/vårdnadshavare Kronologiskt Respektive /pap avsändare per Kronologiskt Respektive /pap avsändare per Kronologiskt Hos rektor Kronologiskt Lärares mail Administrera nationella program Ansökan och beslut om inackorderingsbidrag Information om busskort och resersättning Kronologiskt Schoolsoft 3 år Beslut diarieförs i Public 360. nämnd Ej använda busskort skickas tillbaka till SL

14 Besluta om det antal timmar som skall gälla för en kurs, och fördelning av undervisningstiden Besluta om arbetsplatsförlagd utbildning skall förekomma på högskoleförberedande program samt besluta om dess omfattning Anförskaffa platser för arbetsförlagd utbildning Beslut om att förlägga utbildning till skn då arbetsplatsförlagd utbildning är ej möjlig Beslut om valbara kurser/programfördjupning Administrera elever grupp Ta emot elever Information om PUL och samtycke Pärm Expedition Papper Datorkontrakt Kronologiskt Pärm hos IT Papper Gallras när eleven slutar Skåpsfördelning Kronologiskt Pärm hos Gallras när eleven slutar vaktmästare Foto/ Fotokatalog Kronologiskt Skrkiv /Vi 1 ex av fotokatalog sparas. Enskilda d IA foton gallras när eleven slutar. Betygslista från grundsk vid IM Per elev Pärm expedition Papper IM (introduktionsprogrammet) vid G2 Godkännande av elev att foto får användas Per klass Pärm expedition Fotot gallras när eleven slutar Hålla register över elever Elevregistersystem Extens/Schoolsoft Hantera elever med skyddad identitet, folkbokföringsskydd Hantera ledigheter Kontrollera närvaro Elevregister Per elev Extens/Schoolsoft Vid examen akriveras gamla uppgifter och endast administratörer kommer åt arkivet Klasslistor Årsvis/klassvis Exstens/Schoolso ft/pärm på expedition Utskrift för slutarkivering vid examen (Ska omfatta samtliga som gått i klassen under läsåret). Anhöriglistor Per elev Extens/Schoolsoft /Pap Gallras när eleven fyller 18 år per Adressregister Per elev Extens/Schoolsoft /Pap per Handlingsplan Medgivandeblankett från vårdnadshavare att skydd upphävs på deras ansvar Ansökan och beslut om ledighet Kronologiskt Pärm på kansliet/extens Pärm, inlåst Papper Så länge som personen har skydd Pärm, inlåst Papper gallras 1 år efter att eleven slutat Närvaro/frånvaro Per elev Extens/Schoolsoft Vårdnadshavare som skriver in uppgifterna. Gallras 1 år efter att eleven slutat Närvarorapporter Per elev Extens/Schoolsoft Plockas ut för enhetens egna bruk. Gallras 1 år efter att eleven slutat.

15 Upprätta och hantera betyg/omdöme Övriga handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro Per elev CSN-varning Per elev Programrektor/sk olsköterska Tex. sjukintyg. Pärm på Papper kansliet/expeditio n Slutbetygskopia med bilagor Per elev Skrkiv Papper Samlat betygsdokument vid avhopp Per elev Skrkiv eller då slutbetyg ej utfärdats Betyg och omdömen från tidigare Per elev Skrkiv gymnasiestudier Betygskataloger Per elev/per klass Skrkiv Administrera särskild prövning Erbjuda individuellt val Ansökan/anmälan om särskild prövning Kronologiskt Pärm på kansliet Betygskatalog särskild prövning Per elev Skrkiv/Schools oft Beslut om vilka kurser som ska erbjudas som individuellt val Administrera enskilda elever Ta emot elever vid gymnasiesärskn Utredningar från rektor till mottagningsteam Beslut /Elev akt /Elev akt Papper Gymnasiesärsk Papper nämnd. Gymnasiesärsk Hantera ändrad studie-omfattning/ enskilda val Ansökan till kurs/utbildning Per elev Extens/Pärm på kansliet /Pap per Byte av studieväg, inriktning eller klass I elevakt Ansökan och beslut om etappläsning Per elev Pärm på kansliet Papper I elevakt Markering av utökad studiekurs Per elev Extens/Schoolsoft Skrivs ut automatiskt i slutbetyget Ansökan och beslut om byte av individuellt val Ansökan och beslut om reducerat program Per elev Pärm på kansliet Papper Per elev Papper Beslutas inom ett åtgärdsprogram, ska noteras i den individuella studieplanen Beslut om att en elevs utbildning på ett nationellt program till sitt innehåll får avvika från vad som annars gäller för programmets särskilda skäl. Beslut om särskild undervisning Beslut diarieförs i W3D3. Delegering anmäls till nästkommande Beslut om finansiering för förlängd studietid Beslut om medflyttning av skolpeng vid utlandsstudier

16 Hantera elever vid introduktionsprogram Beslut om minskad omfattning för elev i introduktionsprogram Gymnasiesärsk Beslut om plan för utbildningen i introduktionsprogram Gymnasiesärsk Beslut om individuell studieplan i introduktionsprogram Gymnasiesärsk Hantera elever vid gymnasiesärskn Informationsblanketter inför val och antagning Utredningar från rektor till mottagningsteam Beslut Beslut om att fördela utbildningen på längre tid än fyra år Papper Gymnasiesärsk Papper Gymnasiesärsk Papper Gymnasiesärsk nämnd. Gymnasiesärsk Beslut om typ av program för elev Gymnasiesärsk Ansökan och beslut om modersmålsundervisning Gymnasiesärsk Beslut om elev som tas emot på ett individuellt program ska ges yrkesträning eller verksamhetsträning Gymnasiesärsk Beslut om anmälningsskyldighet då elev ej kan deltaga i skrbetet. Gymnasiesärsk Beslut om särskild undervisning Gymnasiesärsk Hantera studieavbrott Hantera det kommunala aktivitetsansvaret Ansökan och beslut om studieavbrott och studieuppehåll Per elev Exstens/Pärm på kansliet Varningsbrev vid eventuell utskrivning Programrektor från sk Utskrivning av elev vid sk Per elev Extens/Pärm på expedition Brev till elever ej noterade på någon gymnasiesk Tjänsteanteckning efter svar Person nr Tjänsteanteckning efter ytterligare Person nr sökning Protokoll/tjänsteanteckning från Person nr kartläggningsmöte Beslut Person nr Arkivskåp på avdelningen Arkivskåp på avdelningen Arkivskåp på avdelningen Arkivskåp på avdelningen I elevakt. Kan gallras då anteckning gjorts i verksamhetssystem, på elevkort eller motsvarande. I elevakt. I elevakt. Efter läsårssslut. Notering i UEDB Notering i UEDB Notering i UEDB Notering i UEDB som kategorisering

17 Handlägga enskilda elevärenden Avtal med utbildingssanordnare/praktikordnare Person nr Arkivskåp på avdelningen Hantera ärenden med CSN Hantera disciplinära ärenden Handlägga kränkande behandling Uppgift till CSN vid ändrad studieomfattning, avstängning och ogiltig frånvaro Utredning, mötesanteckningar, kommunicering av beslut och ev yttrande, beslut om åtgärder Anmälan till huvudmannen om kränkande behandling Utredning av uppgifter om kränkade behandling och beslut om åtgärder. Per elev Per elev Pärm på kansliet/schoolsof t Pärm hos Papper rektor/programrekt or/expedition Delges styrelsen Bedriva pedagogisk verksamhet Anmäla till annan myndighet Anmälan till socialtjänsten Polisanmälan av elev/deltagare Undervisa Förätta prov och sammanställningar av prov Sammanställa provresultat Handlingar rörande undervisning Protokoll från olika typer av möten Kronologiskt årsvis Hos respektive Alla medier lärare FC eller hos lärare /Vi d IA Ämnesrådskonferensens- och klasskonferensensprotokoll bevaras. Övriga gallras vid IA. Kursutvärderingar Kursvis U-tre/Pärm på expedition Schema Klass/årsvis Papper Levereras tillsammans med Betygskataloger och kopia på Slutbetygen till Kommunarkivet. Handlingar rörande prov Provsvar Svar på nationella ämnes- och kursprov i svenska Svar på övriga nationella ämnes- och kursprov Hos respektive lärare Papper 1 år Hos respektive /Pap Då betyg är satt och då tiden för lärare per omprövning av betyg löpt ut. Per klass Skrkiv Papper Per klass Skrkiv Papper 5 år Sammanställningar nationella svenska Årsvis Skns arkiv Papper Sammanställningar nationella prov övriga ämnen Skriftl omdömen muntlig framställn Årsvis Skns arkiv Papper 5 år Hos respektive lärare Papper Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut Sätta betyg

18 Lärarnas sammanställning över uppnådda resultat, underlag för betygssättning (inkl inlämnade arbeten) Hos varje lärare/schoolsoft 1 år Sammanställningarna gallras efter läsårsslut, betygen läggs in i betygskatalogen som bevaras Ge stöd vid särskilda behov Följa upp elevers resultat Utreda behov av stöd/åtgärd Besluta om stödinsatser och skriva åtgärdsprogram Följa upp och utvärdera åtgärdsprogram och stödinsatser Protokoll klasskonferens Per klass Underlag inför klasskonferenser, Per elev Gallras efter eleven slutat utvecklingssamtal m m Anteckningar av mentor Per elev Papper Gallras efter eleven slutat IG/F-varning Per elev Schoolsoft Gallras efter eleven slutat Anmälan till rektor och elevhälsoteam Per elev Rektors beslut om utredning, Per elev utredningshandlingar med identifierat stödbehov Bilagor till utredning: elevvårdskonferensprotokoll, anteckningar från möte med föräldrar, frånvarorapport Per elev Övriga utredningar t ex genomförda av Per elev externa Bilagor till utredning: pedagogiska, Per elev medicinska, psykologiska, sociala kartläggningar. Testresultat screening, läs- och skriv utredning Korrespondens med elev/vårdnadshavare eller annan av vikt Korrespondens med elev/vårdnadshavare eller annan av tillfällig betydelse Per elev Per elev Överlämnandeblankett grundsk/gymnasium Per elev Logopedutlåtande Per elev Beslut att inte upprätta åtgärdsprogram Per elev Åtgärdsprogram Per elev Beslut om enskild undervisning eller Per elev särskild undervisningsgrupp Beslut om anpassad studiegång Per elev Protokoll SPM - studieplaneringsmöte Per elev Protokoll elevhälsoteam Per elev Anmälan om behov av särskilt stöd Per elev Anmälan till elevhälsoteamet Per elev Dokumentation av uppföljning och utvärdering Möteanteckningar med vårdnadshavare Beslut om vidare stödinsatser Per elev Per elev Per elev PMO Skolsköterska/ specialpedagog Papper Papper Papper Specialpedagog/S Papper kns arkiv Specialpedagog/S Papper kns arkiv Elevakt Papper Skolsköterska/ specialpedagog Papper Papper PMO digitalt PMO Programrektor Hos respektive person /Pap per /Pap per

19 03.05 Tillhandahålla skolhälsovård Administrera skolhälsovård Följa upp skolhälsovården Söka tilläggsbelopp Kurators handlingar Studion Information om ansökan av tilläggsbelopp Ansökan med bilagor (pedagogisk Pärm på enheten Papper kartläggning, åtgärdsprogram, uppföljning på åtgärdsprogram) Beslut om tilläggsbelopp Kompletteringar efter beslut Pärm på enheten Papper Kurators dokumentation Per elev Elevbokningar, veckoschema Hålla kontakt med elever/ vårdnadshavare/andra externa Korrespondens av betydelse med vårdnadshavare/elever/övriga externa ej journalmaterial Rekvirera journaler Skicka journaler Beställa läkemedel, Medicinsk apparatur och förbandsmaterial, vaccin Egenkontroll av verksamheten Rekvisition av journal Förteckning av skickade skolhälsovård journal Förteckning, reversal och kvitto över mottagande av skickade barnhälsovård journal Beställnings formulär och kvittens från leverantör Kronologiskt på varje enhet/skolhälso vårdsjournal Kronologiskt på varje enhet Födelseår på varje enhet Datum vid inkommande kopia / faktura Skolhälsov årdens Skolhälsov årdens Skolhälsov årdens Skolhälsov årdens Intern revision År och sk Skolhälsov årdens Hos kurator Papper 1 år Extens o Novaschem Kvarnbergets sk, låst jour-nal skåp på läkarmottagning Papper Jornalsystem Asynja och skolhälsovårdens eget diarie Jornalsystem Asynja och skolhälsovårdens eget diarie Jornalsystem Asynja och skolhälsovårdens eget diarie Raindance Pärm på och faktura skolsköterskemott pärm agning Kvarnbergets sk, låst jour-nal skåp på läkarmottagning Lista temp kontroll Kylskåp. Datum Lista på skolsköterskemott agning Alla skolornas rekvisitoner samlas vid årsslut och registreras in på ett samlingsärende om året i pappersform/digitalt i skolhölsovårdsjournal Alla skolornas förteckningar samlas vid årsslut och registreras in på ett samlingsärende om året/digitalt i skolhälsovårdsjournal Reversal skrivs och skickas till lansdtingsarkivet, kvitto inkommer till skolhälsovården.alla skolornas förteckningar samlas vid årsslut och registreras in på ett samlingsärende om året 1 år Fakturan i raindance ekonomi, Fakrturakopia i pärm kontroll av läkemedelsåtgång Papper Papper När temperaturen är säkrad 10 kontroller tillbaka.

20 Bedriva förebyggande skolhälsovård mot enskild Anmälan till annan myndighet Administrera besök Föra skolhälso-vårdsjournal Signaturförtydligandelista Skolhälsov Kvarnbergets årdens sk, låst jour-nal skåp på läkarmottagning Lokal avvikelserapportering Datum Skolhälsov årdens Beslut om anmälan till socialstyrelsen av allvarlig skada eller sjukdom i samband med vård, behandling eller undersökning (LEX MARIA) Public360/ skolhälsan s Anmälan Socialstyrelsen Public360/ skolhälsan s Bevakningslista för uppföljning av elever, "kontroll elever" Följer med ansvarig personal, soretras efter dautm I nämndens / I låst journal dokument skåp på Kvarnbergs sks läkarmottagning I nämndens / I låst journal dokument skåp på Kvarnbergs sks läkarmottagning Journalssytem Asynja Tidbok Datum Journalssytem Asynja Kallelse Datum Journalssytem Asynja sjournal Person nr Digitala journal systemet Asynja Papper Papper När kontroll är utförd Se skolhälsovårdsjournal När kallelse är skickad Efter avslutad skolgång sjournal Person nr Kommunarkivet Papper Efter avslutad skolgång Handlingar som i förkommande fall förvaras i skolhälsovårdsjournal Uppgifter om personuppgifter, vårdnadshavare, anamnes ex tidigare sjukdomar, ärftlighet Kvarnbergets sk, låst jour-nal skåp på läkarmottagning sjournal Journalanteckning sjournal Hälsodeklaration lämnad av elev och sjournal vårdnadshavare Elevens hälsoformulär inför sjournal hälsobesök Uppgifter om vaccination, tillväxt, sjournal hälsouppgifter mm Provsvar sjournal Uppdrag, remiss, remissvar sjournal Vaccinationsmedgivande sjournal Medgivande att lämna ut sjournal journaluppgifter till annan Medgivande att överföra journal till sjournal annan vårdgivare i digital form i "mellanarkivet" i väntan på slutarkivering i digitalt format. i pappersform.

21 Bedriva förebyggande skolhäslovård mot grupp Föra psykologjournal HPV catch up.vaccinera mot Humant pappilom virus Rekvisition, fullmakt från försäkringsbg sjournal Korrespondens med sjournal elev/vårdnadshavare Bedömnings utlåtande från sjournal utredningsteam och från BUP Barnhälsovårdsjournalen / epikrisinkl sjournal vaccinationsuppgift Journalkopior från Landstinget och sjournal andra verksamheter Psykologbedömning - kopia sjournal Medicinsk bedömning sjournal Kopior på andra utredningar gjorda inom myndigheten sjournal Psykologjournal innehållande: sjournal Psykologs korrespondens med elev/ sjournal vårdnadshavare Upprättade intyg sjournal Uppgifter om personfakta, sjournal vårdnadshavare, anamnes, tidigare sjukdomar, ärftlighet Löpande journalanteckningar sjournal Remisser/remissvar sjournal Psykologredning/psykologutlåtande sjournal Testmaterial sjournal Journalkopior från Landstinget och sjournal andra verksamheter Psykologs övriga handlingar som inte sjournal är underlag i elevvårdsärende Rekvisition, fullmakt från sjournal försäkringsbg Vårdnadshavares medgivande till utlämnande av handlingar Dokumentation i ett separat journalsystem Vaccinera. Som Sockolms läns landsting ger oss tillträde i. sjournal Journalsystemet Vaccinera SLL Landstings-journal / Stockholms läns landsting Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Vaccination av flickor utöver vaccinations åttgandet.humant pappilom virus som kan orsaka livmoderhals canser Bedriva informationsaktivteter, kampanjer Deltagande i Elevhälsoteam Överlämnande rutiner Remiss hantering sjournal Avstämning enligt checkilsta Datum/sk på varje enhet Skolhälsov årdens Jornalsystem Asynja och skolhälsovårdens eget diarie

22 Information till enskild Lus helger,ant Information Alkohol,Narkotika,Tobak,Kost samtal, Sex-samlevnad/Pubertets snack Information till grupp sjournal om det ingå individuell eller klass information Specialkostblankett Alfabetiskt elev Skolkök Papper SYV *Slutrad*