Diarieföring. D-nr W3D3 Diariet Papper/ Digitalt. Laglighetsprövning D-nr W3D3 Diariet Papper/ Digitalt. Digitalt s diarium.

Transkript

1 01 Styra och leda verksamheten Överlägga och besluta Planera mål och resuser Hantera beslutsfattande nämnd Anmäla delegation Informera nämnd/styrelse Hantera överklaganden Ta fram budget, mål och visioner för kommunen Planera enhetens verksamhet Nämndens protokoll Delegeringsbeslut och lista "anmälan av delegeringsbeslut" Delgivning information Kronologiskt årsvis Nivå 1 Nivå 2: Nivå 3: Handlingsslag: Sorteringsordning: Diarieföring Förvaringsplats Medium Närarkiv/Insyn Kronologiskt årsvis Lista överdelgivning/ protokollsutdrag/ Kronologiskt årsvis Laglighetsprövning Förvaltningsbesvär D-nr W3D3/ Diariet/ låst skolhälsan journal dokument s skåp på (kopia) Kvarnbergets skolas läkarmottagning Skolväsendets överklagandenämnd D-nr W3D3 (kopia) Diariet Annan överklagningsinstans / gallras Till närarkiv Till slutarki v Anmärkning Ska skickas till nämndsekreterare före nästkommande nämnd Närarkiv Papper 3 år Handlingar som delges och hör till ett registrerat ärende registreras på ärendet.övriga gallras. Vem Pärm Närarkiv Papper 3 år Processer och dokument som fastställer/formulerar verksamhetens uppdrag, omfattning, mål, inriktning Målstyrningssystem Stratsys Vid IA Uppföljningar i Stratsys gallras vid inaktualitet Inriktning för budgetarbetet D-nr W3D3 Diariet/ Stratsys/Närarkiv Nämndens budgetförslag D-nr W3D3 Diariet/ Stratsys/Närarkiv Enhetens budgetförslag Årsvis Stratsys 2 år Samtliga ingår i nämndens underlag Beslut om verksamhetsinriktning inom resultatenhet

2 Beslut om skoldagens omfattning Beslut om fördelning av undervisningstiden över läsåren, timplan Beslut om vilka kurser som ska erbjudas som individuellt val Förskoleklass Gymnasiesärsk olan Förteckning program/kurser Beslut om kursplanför lokala kurser i gymnasiesärskolan Gymnasiesärsk olan Fastställa antal timmar för lokala kurser Gymnasiesärsk olan Beslut om fördelning av undervisningstiden över läsåren Gymnasiesärsk olan Fastställa lokalt valbar kurs Gymnasiesärsk olan Beslut om lokalt tillägg i gymnasiesärskola Gymnasiesärsk olan Besluta om att inrätta lokalakurser Gymnasiesärsk olan Fastställa betygskriterier för lokala kurser Gymnasiesärsk olan Beslut om vilka kurser och delkurser som ska anordnas Beslut om kursutbud kulturskola Kulturskola Leda verksamheten Medieplan Års-/terminsplan av programverksamhet Verksamhetsbeskrivning för stöd till elever med lässvårigheter Processer och dokument som styr hur vi ska nå målen/bedriva uppdraget

3 Upprätta riktlinjer (styrdokument som antas av kommunstyrelse/nämnd) Upprätta styrdokument som gäller endast för viss enhet/processgrupp samt styrdokumnet fastställda av chef Myndighetsvisa riktlinjer antagna av nämnden Planer, rutiner som fastställs med stöd av delegering D-nr W3D3 Närarkiv Ska läggas in i Författningssamlingen Delegering, anmäls till nästkommande Organisera verksamhet Planer,rutiner som fastställs av den enskilda enheten Rutiner beslutade av chef, Ordningsregler, Krisledningsplan D-nr W3D3 Närarkiv Plan mot kränkande behandling Verksamhetsspecifika riktlinjer (gäller bara i en verksamhet ex Lokal plan mot kränkande behandling) Värdegrundsdefinitition Delegering Fördela ansvar och befogenheter Organisera kärnverksamhet Attestordning D-nr W3D3 Närarkiv Delegationsordning D-nr W3D3 Närarkiv Beslut om att utse personuppgiftsombud Beslut i fråga om jäv Beslut om tillfällig avveckling av resultatenhet och att underställa denna produktionsledningen D-nr W3D3 Närarkiv Delegering Delegering Delegering, anmäls till nästkommande Läsårsdata/lärotider D-nr W3D3 Närarkiv Läsårsplanering D-nr W3D3 Närarkiv Skolans Kalendarium Årsvis/ Terminsvis Närarkivet Arkivbox Kalendarie arbetslaget Terminsvis Pärm arbetslaget Papper Vid IA Ingår i skolans kalendarium Enhetens arbetsplaner Terminsvis Papper Tjänstefördelning Terminsvis 3 år Tjänste-/personalschema Kronologiskt/ kursvis Pärm på expedition/ 3 år Novaschem Lokalschema Terminsvis Pärm på expedition/ Novaschem Vid IA

4 01.05 Finansiera verksamheten Söka bidrag för verksamheten Klassförteckning D-nr Diariet Papper Plan för samrättning av nationella prov D-nr W3D3 Närarkiv Utseende av verksamhetschef för hälso och sjukvård Delegering Ansökan, beslut och uppföljning om statsbidrag Ansökan och beslut om statsbidrag för lärarlyftet Delegering, anmäls till nästkommande Följa upp mål och resurser Ansökan och beslut om bidrag från finansieringsnämnd Följa upp måluppfyllelse och ekonomi Verksamhetsoch ekonomiskuppföljning Genomföra enkäter Ta fram statistik för eget behov Årsredovisning D-nr W3D3 Diariet Budgetuppföljning inklusive Kvartalsvis W3D3 Diariet 2 år sammanställningar av enheternas resultat Enhetens budgetuppföljning Månadsvis Pärm på enhet 2 år Verksamhetsberättelse Uppföljningsrapporter ur Stratsys, mål, uppdrag, ekonomi Finansieringsnämndernas avtalsuppföljning Internkontrollplan D-nr W3D3 Närarkiv Sammanställningar per enhet och årsvis av delegationsbeslut Internkontrollrapport ur Stratsys Egna enkäter, enkätsvar på uppdrag Vid IA av nämnd Enkätsammanställning och tom När sammanställning är klar enkät på uppdrag av nämnd Enkät gjord på enskild enhet Läsårsvis Trygghetsteam Papper T ex Trivselenkät/trygghetsenskät Utvärderingssvar programverksamhet G: Vid IA När sammanställning är klar Sammanställning av utvärdering programverksamhet Utvärderingsvar - stöd för elever med D-nr W3D3 Diariet lässvårigheter Statistik Betygsstatistik

5 01.07 Bli granskad Hantera klagomål, synpunkter Kvartalsredovisning detaljerad D-nr W3D3 Chefens kontor verksamhetsstatistik Detaljerad mediestatistik D-nr W3D3 Chefens kontor, Book-It Behörig personal Barn/elevantal Gemensam mapp G: 5 år Övriga nyckeltal 5 år Synpunkter och svar Kronologiskt DF DF response 2 år response Synpunkter inkomna på papper Vid IA Efter att handlingen registrerats och scannats in i synpunktshanteringssystemet Bli reviderad Revisionsrapport Yttranden till revision Bli tillsynad av annan Tillsynsrapport, yttrande, utredning, uppföljning Mottagande av delgivningar avseende livsmedelsföretag för utbildningsstyrelsen. Registrering av och anmälan om upphörande av livsmedelsanläggning Delegering, anmäls till nästkommande Delegering, anmäls till nästkommande Överklagande av beslut rörande registrering av livsmedelsanläggning Delegering, anmäls till nästkommande överklagande av beslut rörande kontrolluppgifter Delegering, anmäls till nästkommande Överklagande av beslut rörande sanktioner Delegering, anmäls till nästkommande Mottagande av delgivningar avseende livsmedelsföretag för utbildningsstyrelsen Anmälan av verksamhet Delegering, anmäls till nästkommande Delegering, anmäls till nästkommande Överklagande av beslut rörande anmälan av verksamhet Delegering, anmäls till nästkommande Överklagande av beslut rörande kontrolluppgifter Delegering, anmäls till nästkommande Överklagande av beslut rörande sanktioner Delegering, anmäls till nästkommande

6 01.08 Rapportera till andra myndigheter Samverka med andra Begäran om statistik samt enkäter ställda tiil myndigheten Begäran om statistik samt enkäter ställlda tiil enhet eller enskild funktion Samverka i fasta beredningar råd m m Samverka i tillfälliga beredningar, råd m m Arbeta i samverkansprojekt Samverka med arbetstagarorganisation Statistik till SCB/Skolverket personal Ämnesprov Betygsstatistik Enkät, enkätsvar, avlämnad statistik Schoolsoft/Proca pita Mötesanteckningar samverkansråd Mötesanteckningar beredningar Elevrådsprotokoll D-nr Pärm på enhet Föräldrarådsprotokoll D-nr Pärm på enhet Mötesanteckningar dialogforum Mötesanteckningar Dokumentation MBL-protokoll Samrådsprotokoll Kronologiskt årsvis Kronologiskt årsvis Närarkiv personalkontor Pärm på expedition Vid IA Filerna sparas ned på G: Gymnasiet Vid IA Vid IA Vid IA Vid IA Samlingsnummer per år och råd Samlingsnummer per år och beredning Samlingsnummer per år Samlingsnummer per år och beredning Samlingsärende per projekt om det inte är för omfattnade. Papper Protokollsutdrag i respektive ärende. Kopia av protokoll som rör enskild även i personalakt.

7 01.10 Ta ställning inta ståndpunkt Utveckla verksamhet Hantera ekonomiska eller andra avtal/överensko mmelser som inte uppstår vid upphandling Hantera externa remisser Hantera interna remisser Inkommen remiss och yttrande Inkommen remiss och yttrande /Vi d IA Den remitterande myndigheten bevarar samtliga handlingar. Myndigheten som yttrar sig gallrar remisshandlingarna som de mottagit. Handlingar som yttrande myndighet producerat i ärendet bevaras (yttrande: tjänsteskrivel-ser protokoll, mm) Kvalitetsarbete Kvalitetsberättelse ur Stratsys Förskoleklass Driva utvecklingsprojekt Utvecklings/projektplan Dig Samlingsärende per projekt om det Utvecklingsmöten/perso nalmöten Kommuninterna avtal Dokumentation av undervisningsprojekt på uppdrag av myndigheten Mötesanteckningar, föreläsningsanteckningar, planering inför möten Godkännande av kommuninterna avtal avseende utförande av verksamhet inom styrelsens/nämndens ansvarsområde Vid IA inte är för omffatnade. Samlingsärende per projekt om det inte är för omffatnade. Delegering, anmäls till nästkommande Avtal med externa Avtal för barn i behov av särskilt stöd D-nr Lista ärenden enhetsnamn D-nr Interkommunala avtal rörande elever D-nr Pärm på enhet Papper Ansökan diarieförs på respektive enhet. G: Vid IA Pärm Papper

8 Övriga avtal Avtal för barn i behov av särskilt stöd Dig Lista ärenden enhetsnamn D-nr G: Vid IA 02 Stöd Ekonomi Hantera fordran/pengar in Ekonomi handlingar som förvaras i original på ekonomiavdelningen (digeller analogt) kan gallras efter 2 år hos ansvarig enhet. Om ansvarig enhet förvarar original följs de angivna gallringsfristerna för resp handling Hantera sökta bidrag Hantera leverantörsfakturor Fakturaunderlag Underlag för stående fakturor Per boendeenhet el liknande resp försystem, manuella underlag kvar hos enheten Excel på G/Ekonomi /PD F Kundfakturor Ver nr Raindance /PD F 10 år/2 år Efter 6 månader 10 år/2 år Efter 6 månader 10 år Efter 6 månader Kundfakturor digitala Ver nr Raindance 10 år Efter 6 månader Kreditfakturor Ver nr Raindance /PD F Kassaredovisning kontantförsäljning original Kronologiskt Pärmpå resp enhet 10 år Efter 6 månader Papper 10 år Efter 6 månader Vid Redovisa verksamhetsspecifka inuaktual system i kolumnen för förvaringsplats itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Avtal sparas hos resp enhet Skannad, bifogad bokföringsorder i redovisningssystemet Inventeringsintyg av försäljningskassa Bokslutspärm Papper 2 gånger per år till ekonomikontoret och växelkassa Debitera läromedel till elever Bokvis Pärm Vid IA Görs på Yrkeshögskoleutbildningen på Ansökan,beslut se Meddelande om utbetalning av Kronologiskt Kassapärm Papper 10 år Efter 6 Vid riktade statsbidrag månader inuaktual Meddelande om beslutad utbetalning av statsbidrag från enheter Kronologiskt Kassapärm Papper 10 år Efter 6 månader Hantera EU-bidrag Kronologiskt Kassapärm Papper 10 år Efter 6 månader Hantera övriga bidrag Kronologiskt Kassapärm Papper 10 år Efter 6 månader Leverantörsfakturor debet/kredit Ver nr Raindance 10 år Efter 6 månader Leverantörsfakturor debet/kredit Ver nr Papper 10 år Efter 6 månader itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Enheten skickar kopia på beslut till ekonomiavd i väntan på utb. Enheten skickar kopia på beslut till ekonomiavd i väntan på utb. Enheten skickar kopia på beslut till ekonomiavd i väntan på utb. Hos Skanningföretag

9 Hantera bidragsutbetalningar Bokföra (registrera i bokföringssystemet) Hantera kontantkassor Rekvisitioner kopia Utanordning Kronologisk/ Ver-nr Kronologisk/ Ver-nr Pärm på expedition/ Raindance Pärm på expedetion/ Raindance Utbetalningsorder inscannad Ver nr Raindance /PD F 2 år Vid IA Original tillsammans med faktura på ekonomiavd. 2 år Original på ekonomiavd. 10 år Efter 6 månader Bokföringsorder digital Ver nr Raindance 10 år Efter 6 månader Beslut om inrättande av handkassa om upp till 5000 kr Dig Vid inuaktual itet Vid inuaktual itet Delegering Kopia till ekonomienheten inkl Försäkran från mottagaren Utkvittens av handkassa Kronologiskt Hos resp nämnd Kopia till ekonomienheten. Redovisning av handkassa,original Ingår i utanordningar Slutredovisning handkassa original Ingår i utanordningar/ Inbetalning Beslut om inrättande av växelkassa om upp till 2500 kr Dig Delegering Personal Under arbete Upphandlla, köpa in Avropa förnyad konkurensutsättning Beslut om avrop från ramavtal inom verksamhetsområde och budget Avropsförfrågan D-nr e-avrop e-avrop/diariet Sändlista D-nr e-avrop e-avrop/diariet Frågor och svar D-nr e-avrop e-avrop/diariet Anbud D-nr e-avrop e-avrop/diariet Kompletteringar D-nr e-avrop e-avrop/diariet Utvärderingsprotokoll D-nr e-avrop e-avrop/diariet Anbudssammanställning D-nr e-avrop e-avrop/diariet Avbrytande av avrop D-nr e- e-avrop/diariet avrop/w3 D3 Tilldelningsbeslut D-nr e- avrop/w3 D3 e-avrop/diariet Avtal D-nr e-avrop e-avrop/diariet Delegering Antaget anbud skrivs ut Delegering Delegering

10 02.04 Hantera allmänna handlingar Registrera handlingar Godkännande av förfrågningsunderlag vid upphandling av ej principiell karaktär under 2 Mkr Beslut om vilka personer som ska närvara vid anbudsöppning Dig Dig Godkännande av upphandlingsavtal Dig Uppsägning av eller, vid avtalsbrott, hävning av avtal vid kontraktssumma understigande 5 MSEK Dig Delegering Delegering Delegering Delegering Diarium W3D3 Ev gallringsutredning görs inför konvertering/ slutbevade i digital form Hantera utlämnande av allmänna handlingar Diarielista Årsvis D-nr Papper Utskrift till arkivet Diarieförda handlingar D-nr W3D3 Diariet om inget annat anges vid Pappersakter levereras till arkivet digitala akter ligger i systemet enskild process ens Kronologiskt Kvarnbergets skola, låst journal skåp på Papper Diarieförda handlingar skolhälsovården D-nr Skolhälsov årdens läkarmot-tagning Kvarnbergets skola, låst journal skåp på läkarmot-tagning Sekretessförbindelser Förbehåll Avslagsbeslut, besvärshänvisning, ev kopior på maskade handllingar Papper Delegering, anmäls till nästkommande Hantera handlingar av tillfällig och/eller ringa betydelse för myndigheten Myndighetsbeslut om avslag eller inskränkning eller förbehåll skolhälsovården D-nr Skolhälsov årdens Kvarnbergets skola, låst journal skåp på läkarmot-tagning Papper Beslut, kopia på det som inte lämnats ut, i Motiverad skriftlig avslagsbegäran, besvärshänvisning. Inkomna eller expedierade Vid IA Se kommentar handlingar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär Handlingar som är av tillfällig Vid IA Se kommentar betydelse för att innehållet överförts till nya databärare eller handlingar ersatts av nya Spam Vid IA Se IT-säkerhet i KS-planen

11 02.05 Administrera möten och sammanträden Hantera Information och kommunikation Arkivera allmänna handlingar Administrera sammanträden för Fullmäktige, nämnd styrelse, utskott Administrera sammanträdes ersättning förtroendevalda Administrera övriga möten sammanträden Publicera på webb Publicera på sociala medier Leveransreversal Kronologiskt Pärm närakiv Papper 1 ex hos arkivmyndigheten Sammanträdestider för politiska organ Kallelse,kungörelse Föredragningslista Utskickade handlingar Kronologiskt Insyn 2 år årsvis Kronologiskt Insyn 2 år årsvis Kronologiskt Insyn 2 år Finns även på respektive ärende i årsvis W3D3 Närvarolista förtroendevalda Vid IA Ingår i protokoll, registreras in i Heroma för utbetalning Utläggskvitton förtroendevalda Vid IA Skickas till lönekontor Kallelse Kronologiskt Vid IA Dagordning Kronologiskt Vid IA Mötesanteckningar (ledningsgrupp, Kronologiskt Respektive enhet 2 år arbetsplatsmöten etc som ej tagits upp på annat ställe) Ledningsprotokoll Kronologiskt årsvis Pärm på expedition Skyddskommitteprotokoll Kronologiskt årsvis Pärm på expedition Krisgruppsprotokoll Kronologiskt årsvis Pärm på expedition Klassrådsprotokoll Kronologiskt årsvis Pärm hos mentor Expeditionsmöte/-adm mötesprotokoll Kronologiskt Pärm på Mötesanteckningar skolhälsovårdskonferens årsvis Kronologisk expedition Värmdö torgets interna sida Skärmdump Webbsidor Information som endast finns på hemsida och ersätter broschyr motsvarande 5 år Gallras kontinuerli gt Årligen görs en utskrift/skärmdump av startsidan samt webbsidans karta/struktur. Gallras efter 6 månader efter att systemet varnat

12 02.07 Hantera personuppgifter Tillgodose verksamhetens lokalbehov Hantera egenproducerade broschyrer/trycksaker Organisera personuppgiftsbehandlin g Administrera personuppgiftsbehandling Planera verksamheternas lokalbehov,- utnyttjande Facebook konto/inlägg/twitter Kundtjänst 3 mån Om inlägg blir till åtgärd måste man kunna föra in det i andra verksamhetssytem Annons facktidnings marknadsföring av vuxenutbildning, YH 2 år Broschyrer/trycksaker Samlingsärende per år Fotokatalog Årsvis Skolans arkiv 1 arkivex läggs i arkivbox som levereras när boxen är full Egen producerade trycksaker, kursutbud, kurskatalog 1 arkivex läggs i arkivbox som levereras när boxen är full Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Förordnande och inrättande av personuppgiftsombud Avtal och instruktion för personuppgiftsbiträde Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Förteckning över personuppgiftsbehandling Registerutdrag, begäran om samt svar Vid IA Delegationsbeslut anmäls till nästa nästkommande nämnd När behandlingen registrerats i Diarpo Diarpo Vid IA Lokalplaner Tecknande av interna hyresavtal vid avtalstid under tre år Lokalplaner Uppsägning av interna hyresavtal Andrahandsuthyrning av lokaler vid avtalstid upp till ett år 03 och annan pedagogisk verksamhet /

13 03.01 Administrera förskolan Skaffa vikarier Beslut om att person som ej uppfyller legitimations/behörighetskrav får bedriva undervisning i mer än 6 mån upp till 1 år Administrera barn grupp Informera vårdnadshavare Placera barn i verksamheten Journal kalender för frånvaro Årsvis Bok på expedition/herom a Sekretessförbindelse vikarier Alfabetisk Pärm på expedition Vikarieförteckning Pärm på expedition Dig Papper 3 år i personala kt Papper Vid IA Pärm på Papper Vid IA När informationen förändras Information inskolning förskolan Nyhetsbrev/Veckobland Kronologiskt Pärm på digi 1 år förskolan/app talt Dokumentation fr föräldrarmöten Årsvis/grupp n Papper 1 år Placering av barn i verksamheten, barngruppers sammansättning och storlek Kölista Procapita Vid IA Under ständig bearbetning. Uppgifter om barn/ vårdnadshavare gallras senast 1 år efter att de slutat i Avge yttrande vid mottagande i annan kommun verksamheten Erbjudande av plats till vårdnadshavare Porcapita, pärm hos handläggare Vid IA Efter att svarsbrev erhållits Svarsbrev Pärm hos Papper Vid IA Efter placering eller nej tack svar. Vid handläggare ja tack skickas kopia till familjedaghemmet Ta emot barn Intagningsregister Årsvis System, Vid IA Innehåller barns namn samt Procapita vårdnadshavares namn och adress SOS-blankett Alfbetiskt Pärm på enheten Papper Vid IA Efter avslutad förskola/förändrade förhållanden Hantera barn med skyddad identitet, folkbokföringsskydd - under arbete Övrig information om barn Alfbetiskt Pärm på enheten Papper Vid IA Efter avslutad förskola/förändrade förhållanden Godkännande av webbpulicering Alfbetiskt Pärm på enheten Papper Vid IA Efter avslutad förskola/förändrade förhållanden Handlingsplan D-nr Inlåst Papper Vid IA Enl rekommendationer SKL gallras det vid inaktualitet. Alltså så länge som personen har skydd

14 03.03.Bedriva pedagogisk verksamhet Ge barn stöd Dokumentera och följa upp verksamheten Följa upp barnens utveckling Dokumentation om barn hos familjedaghem Utreda behov av särskilt stöd Genomföra stödinsatser Följa upp och utvärdera insatser Medgivandeblankett från vårdnadshavare att skydd upphävs på deras ansvar D-nr Papper Vid IA DUP-tid, planering, terminsplan Terminsvis Pärm hos 2 år arbetslaget DUP-tid, loggbok Kronologiskt Pärm hos 2 år arbetslaget Dokumentation från planeringsdag Årsvis Pärm på enhet Förbättringsplaner Individuell utvecklingsplan Dokumentation från utvecklingssamtal Tur och retur (kontaktbok) Årsvis/Alfabetis kt Årsvis/Alfabetis kt Årsvis/Alfabetis kt Pärm på förskolan Pärm på förskolan Pärm på förskolan Papper Vid IA Efter avslutad förskola Papper Vid IA Om sekretesskyddade uppgifter förekommer måste handlingarna diarieföras Papper Vid IA Information om barns utveckling mn förskolan och hemmet "Min bok" Papper Vid IA Information om barns utveckling mn förskolan och hemmet Dokumentation av identifierade stödbehov, utredning, beslut om stödinsatser Möteanteckningar med vårdnadshavare Dokumentation Ansökningar om särskilt stöd till resursteamet Dokumentation av uppföljning och utvärdering Möteanteckningar med vårdnadshavare Papper Pärm på enheten Papper Pärm på enheten Papper Pärm på enheten Papper Pärm på enheten Papper Pärm på enheten Papper

15 03.05.Handlägga ärenden rörande enskilda barn Söka tilläggsbelopp Kopia på resursansökan om tilläggsbelopp och beslut för enskilda elever Pärm på enheten Papper Vid IA När barnet avslutat förskolan Handlägga kränkande behandling Anmälan till huvudmannen om kränkande behandling Utredning av uppgifter om kränkade behandling och beslut om åtgärder. Anmäls till nästkommande 04 Förskolekla ss, grundoch grundsärsk ola Administrera skolverksamhet Anmälan till annan myndighet Anmälan till socialtjänst Skaffa vikarier Journal kalender för frånvaro Årsvis Bok/pärm på Papper Vid IA expedition Sekretessförbindelse vikarier Alfabetisk Pärm på expedition Papper 3 år Vikarieförteckning Pärm på expedition Papper Vid IA Beslut om att person som ej uppfyller legitimations/behörighetskrav får bedriva undervisning i mer än 6 mån upp till 1 år Hantera skolskjuts Hantera interkommunal ersättning för elever från annan kommun Informera/kommunicera med föräldrar Beställning av gruppkort Kopia Halvårsvis Pärm på expedition Lista över busskortsberättigade elever Halvårsvis Pärm på med busskortsnummer expedition Lista över mottagna elever Per kommun/enhet Exel-fil hos samordnare Vid IA Skickas direkt till SL Vid IA Vid ia Efter fakturering

16 04.02 Administrera elever grupp Ta emot elever Dokumentation från föräldramöten och informationsmöten Halvårsvis Pärm hos arbetslagen 1 år Veckoblad mentor Kronologisk Pärm hos mentor 1 år Nyhetsbrev rektor Kronologisk 1 år Tur och retur (kontaktbok) Kronologisk Pärm på exp Vid IA Förvaringsplats ersätts av Rutinartad/allmän korrespondens elever/föräldrar Ansökningsblankett till kommunal skola i Värmdö Beslut om att inte ta emot elev samt ansökan Vid IA Skolportalen Förvaringsplats ersätts av Skolportalen Kronologisk Pärm skolans Dig 3 år arkiv Ansökan och beslut om byte melllan kommunala skolor Yttrande och beslut samt ansökningsblankett vid mottagande i annan kommun Finansieringsnämndens beslut om rätten att gå särskola Beslut om en elev skall tas emot i grundsärskolan eller i träningsskolan D-nr D-nr Pärm Papper Diariet Papper Särskola Beslut om en elev huvudsakligen ska läsa ämnen eller ämnesområden - Särskola Inskrivningsblankett Överlämnanade dokumentation från andra skolor D-nr I pärm på exp Papper Vid IA När eleven registrerats i elevregister Pärm skolans Papper T ex betygskopior från annan arkiv / i kommun. Obs, om sekretesskyddade elevakten? uppgifter förekommer måste handlingarna registreras. Önskemål om specialkost Alfabetisk Pärm skolans arkiv Alfabetisk Pärm skolans Web-publiceringsgodkännande arkiv It kontrakt Alfabetisk Pärm skolans arkiv Beslut om fördelning av premier till elever enligt skolsamfondens intentioner Papper Vid IA Efter avslutad skolgång eller ändrade förhållanden Papper Vid IA Efter avslutad skolgång eller återtaget/ändrat godkännande Papper Vid IA Efter avslutad skolgång Hålla register över elever Elevregister (studieplan, tillval, klass och skoltillhörighet) Procapita Vid ett elektroniskt bevarande bör säkerställas att dessa uppgifter kan sammanställas ur uttaget

17 Administrera enskilda elever Hantera barn med skyddad identitet, folkbokföringsskydd Hantera enskilda val Hantera ärenden om Hemspråk, svenska som andra språk Organisera särskild undervisning Klasslistor Årsvis/klassvis Pärm skolans arkiv/procapita Handlingsplan D-nr Medgivandeblankett från vårdnadshavare att skydd upphävs på deras ansvar D-nr Utskrift för slutarkivering vid årskursslut. (Ska omfatta samtliga som gått i klassen under läsåret). Pärm, inlåst Papper Vid IA Enl rekommendationer SKL gallras det vid inaktualitet. Alltså så länge som personen har skydd Pärm, inlåst Papper Vid IA Elevens språkval valblankett Läsårsvis Pärm på exp Papper Vid IA Efter avslutad skolgång Elevens språkval ändringsblankett Kronologisk Pärm på exp Papper Vid IA Efter avslutad skolgång Elevens val/profil Läsårsvis/termi nsvis Pärm på exp Papper Vid IA Efter avslutad skolgång Modersmålsundervisning, ansökan/beslut Svenska som andra språk, ansökan/beslut Beslut om särskild undervisning, planering, avtal Alfabetiskt/Läså rsvis Alfabetiskt/Läså rsvis Ansvarig modersmålsenhe t Papper Vid IA Efter avslutad skolgång Pärm på exp Papper Vid IA Handlägga enskilda elevärenden Kontrollera närvaro Hantera ledigheter Frånvaro rapport/ogiltig frånvaro Kronologiskt/ele v Skola 24/Elevsystem Vid IA Efter avslutad skolgång Rapport om frånvaro till nämnd Ledighetsansökan lärarbeslut Ledighetsansökan rektorsbeslut Kronologisk/alfa betisk Kronologisk/alfa betisk Pärm på exp/procapita Pärm på exp/procapita Papper Vid IA Efter avslutad skolgång Papper Vid IA Efter avslutad skolgång Hantera kränkande behandling Anmälan till huvudmannen om kränkande behandling Utredning av uppgifter om kränkade behandling och beslut om åtgärder. Anmäls till nästkommande Delegering, anmäls till nästkommande

18 04.05 Bedriva pedagogisk verksamhet Göra anmälan till andra myndigheter Hantera disciplinära ärenden Beslut att polisanmäla brott mot den egna verksamheten (bistånd, avgifter m.m.) D-nr W3D3 Diariet Delegering, anmäls till nästkommande Anmälan till socialtjänst D-nr W3D3 Diariet Utredning, mötesanteckningar, kommunicering av beslut och ev yttrande, beslut om åtgärder Beslut omavstängning av elev från undervisningen D-nr Diariet Papper Dig Nämnden ska informeras Undervisa Protokoll ämnesnätverk Kronologisk Arbetslagen Papper Lokal pedagogiskplanering Ämnesvis/läsår svis Unikum Protokoll klassfonferens Kronologisk Arbetslagen Papper Arbetslagsprotokoll Kronologiskt årsvis Arbetslagsledare Ämneskonferensprotokoll Kronologiskt årsvis Ämnesansvarig Förätta prov Prov, uppsatser etc, ämnesvis Kronologisk Läraren Papper Vid IA Då betyg är satt och tiden för omprövning har löpt ut Diagnostiska prov Kronologisk Skolans arkiv Papper Vid IA Nationella prov svenska Klass/person-nr Skolans arkiv Papper Sammanställa provresultat Följa upp elevers måluppfyllelse Upprätta och hantera betyg/omdöme Nationella prov övriga ämnen Årsvis Skolans arkiv Papper 5 år Sammanställningar nationella prov Årsvis Skolans arkiv Papper svenska Sammanställningar nationella prov Årsvis Skolans arkiv Papper 5 år övriga ämnen Sammanställning av läsutvecklingsschema (LUS) resultat Halvårsvis Specialläraren Papper Vid IA Avslutad skolgång Underlag för utvecklingssamtal Halvårsvis Vid IA Kallelse till utvecklingssamtal Vid IA Efter förälders nävaro el tackat nej Dokumentation av utvecklingsamtal Vid IA Under förutsättning att uppgifter för uppföljning m.m dokumenterats i t.ex. åtgärdsprogram Individuella utvecklingsplaner IUP Halvårsvis Vid IA Efter avslutad skolgång Underlag för betygssättning Vid IA Efter betyg är satta

19 04.06 Ge elever stöd Upptäcka behov av särskilt stöd Utreda behov av särskilt stöd Besluta om stödinsatser och skriva åtgärdsprogram Genomföra insatser enligt åtgärdsprogram Skriftlig bedömning Årsvis i år 9 Skolans arkiv Biläggs betygskatalog Terminsbetyg Halvårsvis Skolans arkiv Vid IA Biläggs betygskatalog Slutbetyg,kopia Årsvis i år 9 Skolans arkiv Biläggs betygskatalog Betygskatalog Terminsvis Skolans arkiv Intyg från träningsskola Biläggs betygskatalog Intyg om avgång från grundskola Med betygskatalog Biläggs betygskatalog Anmälan till rektor Rektors beslut om utredning, utredningshandlingar med identifierat stödbehov Bilagor till utredning: elevvårdskonferensprotokoll, anteckningar från möte med föräldrar, frånvarorapport Bilagor till utredning: externa underlag/intyg Bilagor till utredning: pedagogiska, medicinska, psykologiska, sociala kartläggningar Mötesanteckningar med vårdnadshavare Beslut att inte upprätta åtgärdsprogram Åtgärdsprogram Beslut om enskild undervisning eller särskild undervisningsgrupp Beslut om anpassad studiegång Beslut om inkluderad särskoleelev Beslut att gå om årskurs Ansökningar om särskilt stöd till resursteamet Ansökan till elevhälsoteam Protokoll elevhälsoteam Dokumentation av olika möten. Uppföljning av elevvårdsärende

20 Dokumentation av arbete tillsammans med elev som får särskilt stöd 05 Bedriva gymnasieskola Följa upp och utvärdera åtgärdsprogram och stödinsatser Söka tilläggsbelopp Erbjuda Fritids/fritidsklub b (skolbarnomsor g) Organisera Fritids/ fritidsklubb Administrera antagning till gymnasieskolan Administrera Fritids/ fritidsklubb Hantera ansökningar till gymnasieskolan Dokumentation av uppföljning och utvärdering Möteanteckningar med vårdnadshavare Beslut om vidare stödinsatser Kopia på resursansökan om tilläggsbelopp och beslut för enskilda eleve Vid IA När eleven slutat på skolan Planering terminsvis Fritids/ fritidsklubben papper Vid IA Scheman Vid IA Mötesprotokoll Vid IA Fritidslistor Årsvis/gruppvis Vid IA Närvarorapport/lista Dagligen skolans arkiv papper Vid IA Lovlappar Kronologiskt Fritids/ papper Vid IA fritidsklubben Kontaktuppgifter terminsvis Fritids/ papper Vid IA fritidsklubben Beslut om antagning till gymnasieskola Ansökan och beslut vid senare tidpunkt D-nr W3D3 Diariet/Pärm /Vi d IA Ansökan gallras vid IA. Beslut diarieförs i W3D3. Delegering anmäls till nästkommande