Systematiskt lärandestyrt förbättringsarbete. Del 2 September 2014 Marianne Olsson

Transkript

1 Systematiskt lärandestyrt förbättringsarbete Del 2 September 2014 Marianne Olsson

2 Innehåll i denna utbildningsmodul Grundkunskaper i ett systematiskt, lärandestyrt förbättringsarbete applicerat på området jämställdhetsintegrering INTE en utbildning i jämställdhetsintegrering

3 Vilka hinder beskriver ni? Bristande stöd från ledning Generella styrningsutmaningar Tron på att vi redan är jämställda Perspektiv/mål-trängsel Brist på konkreta exempel på hur en jämställdhetsintegrerad myndighet kan se ut Bristande engagemang

4 Förnyelsestegen Transformera systemet Delta i förbättringsarbete Driva förbättringsarbete Stödja ledare Skapa resurser Ny verksamhetsidé Förändrade ledningsmetoder Reformerad infrastruktur Probleminsikt Sprida budskap Ta fram basdata Sprida nya metoder Demonstrera resultat

5 Systematiskt, lärandestyrt förbättringsarbete Identifiera förbättringsområden- genom att använda data och dialog Ta fram nu-läge Beskriv det önskade läget (syfte) Sätt upp tidssatta, mätbara mål Organisera fortlöpande mätning Organisera förbättringsarbete i syfte att generera och testa förbättringsidéer Skala upp lyckade tester till fullskalegenomförande

6 Två vägar mot jämställdhetsintegrering

7 Arbetsgång ordinarie förbättringsarbete Var finns myndighetens förbättringsgap ( i vilka större processer har vi problem att uppnå önskat resultat)? Integrera jämställdhets- och genusanalys i arbetet med att åtgärda dessa Beskriv nu-läget Beskriv det önskade läget Sätt upp mätbara, tidssatta RESULTATMÅL Mät fortlöpande Organisera förbättringsarbetet

8 Arbetsgång särskilda jämställdhetsmål Identifiera områden där det finns ett stort gap mellan de jämställdhetspolitiska målen och verksamhetens resultat Beskriv nu-läget Beskriv det önskade läget Sätt upp mätbara, tidsatta RESULTATMÅL Mät fortlöpande Organisera förbättringsarbetet

9 Förändringsekvationen D + V + M P D = Graden av missnöje med det nuvarande tillståndet V = Den erbjudna framtidsvisionens lockelse M = Kvaliteten och trovärdigheten i den metod som tillämpas för att nå dit. Summan av dessa måste tillsammans bli större än P P = Arbetsinsats och kostnad för de som skall göra det! Pedlar 1998 marianneolsson5@gmail.com

10 Spridning

11 Tågordning: Identifiera ett problem Beskriv hur vi vill att det skall se ut istället Undersök vilken forskning som finns och om det finns beprövade förbättringskoncept Hitta hinder Spåna fram idéer Rangordna idéer Testa idéer Kolla om det funkar Behåll och sprid det som funkar, avsluta det som inte funkar Mät resultat

12 VÄGVAL 1: Vet vi hur vi borde göra, det finns beprövade förbättringskoncept/forskning -införande/implementering/spridning Vet vart vi vill men inte hur vi skall komma dit? -förbättringsarbete/pdsa/lean/processutveckling

13 Om ni vet vad ni skall ändra- antingen via forskning/förbättringskoncept eller småskalig testning Applicera kunskap om spridning/implementering

14 Teorier om spridning (referens: Everett Rogers, Diffusion of Innovations 1962, 1983,1995) Spridning: den process genom vilken en innovation kommuniceras genom vissa kanaler över tid mellan medlemmar av ett socialt system. Det inkluderar både spontan och planerad spridning Innovation: en idé, ett sätt att göra saker eller en sak som upplevs som ny av en individ eller annan enhet

15 Brytpunkten, eller hur små saker kan göra stor skillnad (Malcolm Gladwell, 2000) Idéer, budskap och beteenden sprids såsom virus Epidemimodellen: Smittsamt beteende, små förändringar har stor effekt, förändringar sker snabbt, på en gång (brytpunkt)

16 Spridningskurvan Antal enheter :a kvart 2:a kvart 3:e kvart 4:e kvart Tid Brytpunkten

17 Spridning Skapa en plan för spridningen, och tänk på följande: Vilka mått kan ni använda för att mäta spridningen av er innovation? Vem skall samla in och rapporter data till mätningen? Tillfredställer planen våra uppdragsgivares mål?

18 Spridningsplan Beslut i ledningen att sprida Beslut i ledningen att följa införandet för att åtgärda eventuella systemhinder Förståelse hur det kan se ut efter att den lyckade förbättringen införts Tillit till att förbättringen kommer att hjälpa oss att nå våra mål Noggrann beskrivning av idén och/eller konceptet En instruktör Förståelse för behovet av anpassning PDSA- igen! marianneolsson5@gmail.com

19 Ordning/timing Allt till alla Hela paketet till några åt gången En bit i taget Vilken ordning? Börja där det finns goda förutsättningar marianneolsson5@gmail.com

20 Uppföljning Uppföljning av hur hela organisationen rör sig mot målet Uppföljning av hur spridningen av idén/konceptet går

21 Spridningsenhet Inom det system man jobbar, måste man identifiera vilka enheter man vill sprida innovationen till. Det kan vara avdelningar, verksamheter, mottagare eller liknande enheter, beroende på vem/vilken enhet som tar beslut om införandet.

22 Att lyckas med spridningfem dimensioner som påverkar införandegraden Egenskaper hos innovationen Vilken typ av beslut som krävs Kommunikationsvägar Det sociala systemet Hur kan man sälja in idén?

23 Vilka förbättringar skall vi sprida och hur? Beskriv vad förbättringen skall leda till Utveckla mål och mätning för pilotenheter Identifiera vilka typer av enheter som finns i organisationen och se till att alla sorter finns representerade i pilotenheterna Använd pilotenheternas resultat för att demonstrera hur förbättringen funkar, i detalj, och till att hitta på sätt att minska övergångskostnader

24 Spridningsfaser inom en organisation Skapa viljan att förändra, främst genom att skapa förståelse för varför vi inte kan ha det som vi har det Välja vilka förbättringar som skall spridas och anpassa den efter just vår organisation Sprida förändringen Se till att förändringen blir bestående

25 Ett system för spridning kräver: Tydliggjorda roller och ansvarsområden Kund/brukar relaterade syften och mål Tydliga målgrupper, populationer Tidplan för spridning Stöd och uppmärksamhet från ledning Mätning, feed-back och handledning Investeringar i stödsystem Fritt efter Maureen Bisognano, IHI Boston

26 Vanliga misstag: Tillåta för mycket civil olydnad Missa skapandet av starka koalitioner Underskatta värdet av en bärande vision, vart skall vi? Underskatta behovet av att kommunicera visionen Tillåta hinder att blockera arbetet Inte sätta upp delmål så att medarbetarna ser kortsiktiga vinster Ropa hej innan man är över bäcken Negligera behovet av att förankra förändringar i organisationskulturen Fritt efter Maureen Bisognano, IHI Boston

27 TIPS: Skapa nätverk med andra organisationer i samma bransch som också arbetar med systematiska förbättringar Gör studiebesök på någon enhet med god praktik, föra att kunna benchmarka Gör studiebesök på någon organisation/företag som är framgångsrika i sitt förbättringsarbete, i en helt annan bransch Skapa RUTINER för att följa förbättringsarbetet, typ : Varje månad hålls ett öppet ledningsgruppsmöte där resultaten från förbättringsarbetet rutinmässigt presenteras, och där något team varje gång lyfts fram för en djupare presentation.

28 Se till att förändringen blir bestående Gör det så svårt som möjligt att gå tillbaka Etablera rutiner Tänk på att informera nyanställda mm Fortsätt att mäta och kontrollera mätningarna på de olika enheterna

29 Erfarenheter från spridning Man måste planera för spridning utifrån den befintliga organisationens logik och situation - det går inte av sig själv. Planen måste innehålla en struktur, t.ex. utbildning, kommunikationsplaner. Man måste bedöma grupper och individer utifrån deras beredskap för förändring. Låt enheterna återuppfinna (anpassa) innovationen. Använd intranät m.m. optimalt. marianneolsson5@gmail.com

30 Spridningsövning Identifiera en innovation som ni skulle vilja sprida Beskriv den för er själva Beskriv vilka spridningsenheterna är, och hur många

31 Välj ut den idé/det koncept ni mest av allt vill sprida

32 Innebär innovationen stora relativa fördelar, och finns det tester som bevisar detta? Fungerar innovationen inom nuvarande system (strukturer, värderingar, praktik, it-system mm, mm) Är den lätt att införa, kräver inga stora omställningar? Kan man få pröva innovationen? Går det lätt att iaktta innovationen och dess effekter? Övning Utvärdera innovationen enligt dessa 5 variabler. Använd en 1-5 skala: 1=innovationen är mycket svag i förhållande till detta attribut 3=innovationen är okej i förhållande till detta attribut 5=innovationen är mycket stark i förhållande till detta attribut marianneolsson5@gmail.com

33 Forts övning 25 poäng- innovationen kommer att spridas som en gräsbrand, inget jobb behöver läggas ned på den 5 el mindre- ingen chans till spridning i nuvarande form Däremellan- låga poäng kräver betydande insatser för spridning, höga poäng mindre krävande insatser marianneolsson5@gmail.com

34 Bevisstyrka Poäng Plan för att förbättra idéen Klart bättre än nuvarande sätt Enkel och begriplig Förenlighet med nuvarande rutiner Går att testa Förbättringar är lätta att notera Baserad på idé från Jim Roberts och Everett Rogers. Introduktion och Länk till Teori Everett Rogers forskning kring spridandet av innovationer visar att idéer som sprids naturligt delar fem egenskaper. Dessa är: (1) Fördelaktighet, (2) Förenlighet, (3) Enkelhet, (4) Prövbarhet och (5) Möjlighet att observera. Dessa är naturliga dragningskrafter i ett komplext mänskligt socialt system. Det är därför användbart att medvetet öka dessa egenskaper hos de idéer som man vill sprida.

35 Ordning/timing Allt till alla Hela paketet till några åt gången En bit i taget Vilken ordning? Börja där det finns goda förutsättningar marianneolsson5@gmail.com

36 Övning 2 Vilken av nämnda tillvägagångsätt passar för er innovation, och varför? Vilka frågor måste lösas för att lyckas med införandet av er innovation?

37 Vanliga misstag Underskatta värdet av en bärande vision, vart skall vi? Underskatta behovet av att kommunicera visionen Tillåta för mycket civil olydnad Inte involvera alla intressenter Tillåta hinder att blockera arbetet. Inte sätta upp delmål så att medarbetarna ser kortsiktiga vinster Ropa hej innan man är över bäcken Negligera behovet av att förankra förändringar i organisationskulturen marianneolsson5@gmail.com