Handbok för kassörer

Transkript

1 Handbok för kassörer Tips och råd för föreningskassörer inom Sveriges Pensionärsförbund Rune Nilsson SENIORER I TIDEN INFLYTANDE VALFRIHET LIVSKVALITET

2 2 HANDBOK FÖR kassörer Innehåll 1. Kassörens roll i styrelsen Kassörens uppgifter Att vara arbetsgivare Bokföring Bokslut Revisorerna Våra försäkringar Resultaträkning Balansräkning Revisionsberättelse Detta är en handbok för användning inom Sveriges Pensionärsförbund. Den kan även användas under en kursdag. Möblera gärna med småbord för 4 5 deltagare. Det är en bra förutsättning för att alla ska bli aktiva. Januari 2013 Text: Rune Nilsson Grafisk form: Mårten Gudmundhs/Impacta

3 3 HANDBOK FÖR kassörer 1. Kassörens roll i styrelsen Det är hela styrelsens ansvar att driva föreningen, ansvara för ekonomin och sköta interna och externa kontakter. Styrelsen ska inom sig fördela de olika uppdragen och gärna engagera fler medlemmar i arbetet. Styrelsen väljs på årsmötet för ett år i taget om inte årsmötet har beslutat annorlunda. För att behålla kontinuitet inom styrelsen är det bra om mandatperioden är två år. Då förnyas halva styrelsen varje år. TIPS! Styrelsens primära uppgift är att genomföra den verksamhet som årsmötet beslöt. Det kräver god planering och att alla ledamöter hjälper till. Ett tips är att styrelsen träffas för ett längre planeringsmöte, kanske en dag, ganska snart efter årsmötet. Då hinner man lära känna varandra lite bättre och fördela uppgifterna. Arbetsplanen behöver brytas ner i enskilda aktiviteter. Sätt datum och välj ansvariga. Ju tidigare de kan börja planera desto större möjlighet har de att göra något bra. Avsätt gärna en heldag för en workshop. Resultatet kan bli en plan som alla är införstådda med. En aktuell och levande arbetsordning. Tre viktiga funktionärer I de flesta styrelser är det tre funktionärer som har de viktigaste uppdragen: Ordförande, sekreterare och kassör. Enligt normalstadgarna är det endast ordförande som väljs på årsmötet medan styrelsen utser övriga vid sitt konstituerande möte. Detta kan fungera om valberedningen har sett till att det finns lämpliga kandidater. Ett bättre alternativ kan vara att årsmötet väljer. Då kanske en stadgeändring är nödvändig. Den ska fastställas av distriktsstyrelsen. Teckna föreningens firma Så snart som möjligt efter årsmötet ska styrelsen konstituera sig vilket betyder att fördela de olika uppdragen. Dessutom måste styrelsen besluta vilka som ska teckna föreningens firma dvs ha rätt att skriva under för föreningens räkning. Firmateckningen kan vara enskild eller kollektiv. Enskild betyder att en eller flera personer var för sig kan skriva under. Kollektiv betyder att hela styrelsen eller minst två personer skriver under. Tänk på att det är en person och inte en funktion som blir firmatecknare. Det är alltså inte kassören utan Bo Björk (om han nu heter så) som väljs. Det är viktigt att personnumret är med. Det är vanligt att omedelbart justera denna paragraf så att styrelsen kan informera (med protokollsutdrag) plusgirot, banken m fl om vem/vilka som har rätt att företräda föreningen.

4 4 HANDBOK FÖR kassörer 2. Kassörens uppgifter 1 2 Saknar ni någon uppgift? Tycker ni att någon uppgift är viktigare än de andra? 3 4 TIPS! Vilka tillgångar har ni (balansräkningen)? Hur förvaltar ni dem? SPF har gett ut Handbok för ordförande och Handbok för sekreterare. Båda kan laddas ner på SPFs intranät. I dem finns råd som underlättar för styrelsen. Varför inte ladda ner båda till alla i styrelsen? Dessa uppgifter kan en kassör ha: Förvalta föreningens ekonomiska tillgångar. Göra in- och utbetalningar. Sköta föreningens bokföring. Lämna regelbundna rapporter till styrelse och revisorer. Kontrollera att medlemsavgifterna betalas samt sköta medlemsregistret, ofta tillsammans med en medlemssekreterare. Upprätta förslag till budget. I god tid före årsmötet göra bokslut med resultat- och balansräkningar. Deklarera, lämna inkomstuppgifter, betala skatter och avgifter. Förvalta föreningens ekonomiska tillgångar Vissa SPF-föreningar har ett kapital. Eftersom detta i de flesta fall är avsett för verksamhet bör det vara lättillgängligt. Det betyder ett räntebärande bankkonto. Räntan varierar mellan olika banker. Har föreningen bankgiro eller annat avtal med en bank kan ni alltid förhandla. Banken kan vara angelägen om att inte tappa en kund. Göra in- och utbetalningar Kassören har det direkta ansvaret för pengar som betalas in till föreningen liksom betalningar ut från föreningen. Försök undvika kontantbetalningar. Minimera kontantkassan. Styr istället pengarna till plus- och/eller bankgiro. Har föreningen konto i en internetbank torde det vara det smidigaste. Om banken kräver ersättning för att ta emot kontantinsättningar kan ni kanske samarbeta med en spel- eller livsmedelsbutik. För varje post (intäkt eller kostnad) ska det finnas en verifikation. Dessa numreras löpande och förvaras i en pärm. Detta ska finnas på varje verifikation: Vad den avser t ex bullar till månadsmötet, vem som är motpart t ex bageriet, när affären gjordes (datum), beloppet samt i förekommande fall vad som legat till grund t ex styrelsebeslut.

5 5 HANDBOK FÖR kassörer 5 6 Har ni kontantkassor? Hur hanterar ni dem? Hur många verifikationer har er förening under ett verksamhetsår? Före utbetalning ska verifikationen attesteras och konteras. Verifikationer ska skrivas med varaktig skrift, alltså inte blyertspenna. Vissa kassaapparater skriver ut kvitton som inte är ljuståliga. Skriften försvinner efterhand. Sådana kvitton bör kopieras. Sköta föreningens bokföring Hur omfattande kontoplan bör en förening ha? Använder du ett dataprogram finns kontoplanen redan i programmet. Bokför du för hand kan du välja. Tipset är att använda så få konton du kan under förutsättning att styrelsen får överblick. Lämna regelbundna rapporter till styrelse och revisorer Det är viktigt att kassören fortlöpande rapporterar till styrelsen och revisorerna om den ekonomiska ställningen. Kontrollera att medlemsavgifterna betalas samt sköta medlemsregistret Alla föreningar är uppkopplade mot förbundets medlemsregister. Förslagsvis i slutet av varje år sänder kassören, t ex tillsammans med vårens program och annan föreningsinformation, ett inbetalningskort till medlemmarna som senast den 1 mars ska betala den avgift som beslutades föregående år. Varje distrikt fakturerar sina föreningar senast den 15 mars. Förbundet fakturerar i sin tur distrikten den 1 april. Upprätta förslag till budget En budget är en plan över förväntade intäkter och kostnader. Den bör ligga i linje med föreningens verksamhetsplan och ska diskuteras och beslutas av hela styrelsen. Budgeten behöver inte vara särskilt märkvärdig. Den tar upp intäkter i form av avgifter, räntor, bidrag, lotterier m m och kostnader för den planerade verksamheten. Årsmötet fastställer budgeten. TIPS! Göra bokslut med resultat- och balansräkningar Alla SPF-föreningar är bokföringsskyldiga. Räkenskapsåret omfattar kalenderåret och årsmötet ska hållas före februari månads utgång. Styrelsen ska senast tre veckor före årsmötet överlämna de handlingar som revisorerna behöver. Dessa ska senast två veckor före årsmötet lämna sin revisionsberättelse. 1. Börja i tid. 2. Bestäm när ni ska sluta. 3. Byt platser med varandra. 4. Ta det viktigaste först. 5. Dela på ansvaret. 6. Tänk positivt.

6 6 HANDBOK FÖR kassörer 7 Vem är arkivansvarig i föreningen? Var arkiverar ni? TIPS! En SPF-förening är en juridisk person och ansvarig för sin förvaltning. Styrelseledamöterna har ett s k sysslomannaansvar. De ska ta tillvara medlemmarnas intressen och bevaka att inget går snett. Den enskilda ledamoten är ansvarig inför styrelsen. Hela styrelsen är ansvarig inför medlemmarna och för att föreningen följer lagar och bestämmelser. Alla i styrelsen bör vara intresserade av hur kassören sköter sina uppgifter. Det är bra med internkontroll. TIPS! Alla medlemmar är försäkrade genom förbundets kollektiva olycksfallsförsäkring och har rätt att anmäla sig till SPFs frivilliga grupplivs- och olycksfallsförsäkringar i Skandia. En ny medlem ska betala i samband med inträdesanmälan. Lämna inkomstuppgifter, betala skatter och avgifter, deklarera Ordnar föreningen en kulturaktivitet, t ex på ett månadsmöte, är det en fördel att samverka med den lokala studieavdelningen som kan ta hand om utbetalning av arvode. Om föreningen själv tillfälligt hyr in t ex en föreläsare kan det hända att föreningen blir arbetsgivare. Om den inhyrde åberopar sin F-skattsedel ska hans faktura betalas. När det gäller FA-skatt måste F-skattesedeln åberopas skriftligt för att föreningen ska slippa att göra skatteavdrag och redovisa arbetsgivaravgifter. Skatteverket kan ge deklarationsbefrielse för viss tid. Arkivering Allt räkenskapsmaterial ska arkiveras i minst sju år. För en förening betyder det t ex: Verifikationer. Bokföringsmedier som lösblad, hårddiskar, USB-minnen. Kontoplaner, dataprogram. Även avtal och andra handlingar som är viktiga för att visa föreningens ekonomiska förhållanden ska arkiveras. Grundprincipen är att utomstående granskare (t ex revisor) ska kunna läsa materialet utan att den bokföringsansvarige behöver vara med. Därför ska det vara läsbart. Det kan lagras på papper vilket är att rekommendera. Det är föreningen, dvs styrelsen i sin helhet, som är ansvarig för att arkiveringen sköts på rätt sätt. Materialet ska bevaras så att det inte försvinner, brinner upp eller förstörs på annat sätt. Finns det t ex ett Föreningsarkiv i er kommun kan det vara bra att kolla om och hur de kan hjälpa till. Protokoll ska arkiveras i evighet. Många föreningar vill också spara bokföringen. Det kan man göra med viss regelbundenhet t ex vart tionde år. Budget, resultat- och balansräkningar finns som bilagor till årsmötesprotokollen och blir på det sättet sparade för alltid.

7 7 HANDBOK FÖR kassörer 3. Att vara arbetsgivare 8 Hur hanterar ni ersättningar till styrelsen? 9 Samarbetar föreningen i dag med Studieförbundet Vuxenskolan när det gäller löneutbetalningar till medverkande? Skatteplikt gäller för betalning för utfört arbete oavsett vad man kallar ersättningen. Det betyder att föreningen ska göra skatteavdrag för preliminärskatt och betala arbetsgivaravgift. Blir detta aktuellt ska föreningen: Registrera sig som arbetsgivare. Dra skatt samt deklarera arbetsgivaravgifter och den avdragna skatten på en skattedeklaration månaden efter utbetalningen. Betala in summan på skattekontot. Lämna kontrolluppgift senast den 31 januari året efter. De beloppsgränser som gäller för att slippa göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter är 999 kr och för att lämna kontrolluppgift 99 kr. Får styrelseledamöterna eller andra med uppdrag i föreningen ett arvode behandlas det på samma sätt. Styrelseposter anses vara personliga. En ledamot, som har ett företag, kan inte låta företaget fakturera. Om en föreläsare är en fysisk person (privatperson) som saknar F-skattsedel ska föreningen betala ut ersättning för arbete. Samarbeta med Vuxenskolan som kan svara för allt praktiskt runt anställningen av medverkande. Ni slipper löneutbetalning, skatt m m och får en faktura från Vuxenskolan. TIPS! Adressen till skatteverkets hemsida är Där finns aktuell och begriplig information. Ersättning till skolklasser Skolklasser samlar ofta ihop pengar till t ex skolresor genom att utföra enklare arbeten, medverka vid ett månadsmöte eller liknande. Om skolan står som betalningsmottagare behöver den normalt inte betala skatt eller sociala avgifter på ersättning för elevernas arbete. Arbetet ses då som ett led i utbildningen på grundskole- eller gymnasienivå, och skolan får fritt använda pengarna för skolresor eller liknande gemensamma ändamål. Kostnadsersättning Det är nog ovanligt att en pensionärsförening betalar styrelse-

8 8 HANDBOK FÖR kassörer arvoden till sina ledamöter. Däremot förekommer olika slag av kostnadsersättningar. Om mottagaren inte kan redovisa kostnader som motsvarar det utbetalda beloppet så är resten skattepliktig inkomst. Beloppet ska täcka telefonsamtal, porto, kontorsmaterial och andra mindre utgifter som en styrelseledamot har under ett år. Spar alla kvitton. Skatteverket brukar, när det gäller ideella föreningar, godta sådana ospecificerade utgifter. Beloppet bör dock knappast överstiga några hundra kr per ledamot. När det gäller styrelseuppdrag utan arvode är hemmet arbetsplats. Det betyder att resor till och från sammanträden och andra uppdrag kan ersättas med verklig kostnad. För resor med egen bil är den skattefria ersättningen (2013) 18,50 per mil. Föreningen kan också betala vissa arbetsredskap som dator, bredband eller mobiltelefon med kontantkort. Dessa blir då föreningens egendom. Ett sätt att visa uppskattning är att ge gåvor. En julgåva (får inte vara kontanter) är skattefri upp till 450 kr per person. Styrelsen bör inte besluta att ge sig själva gåvor. Det är en fråga för årsmötet. Personligt ansvar Att föreningen är en självständig juridisk person innebär att styrelseledamöterna normalt sett inte har något ansvar för föreningens arbete när t ex beställningar, lån och avtal tecknas i föreningens namn så länge de inte bryter mot föreningens stadgar eller någon lag. Särskilt viktigt är det att skatter och arbetsgivaravgifter betalas på rätt sätt. Obetalda sådana kan leda till personligt betalningsansvar. Detta har på senare år drabbat några stora idrottsföreningar. TIPS! SPF har gett ut boken Ideell förening bilda, styra & utveckla av Rune Nilsson. Den finns på SPFs webbutik och kostar 50 kr. Obestånd Att hamna på obestånd betyder att man inte i rätt tid kan betala sina skulder och att problemet inte bara är tillfälligt. Tillfällig oförmåga kan bero på att föreningen gjort alltför stora investeringar under kort tid. Om styrelsen misstänker att föreningen är på obestånd bör den ställa in betalningarna och meddela alla fordringsägare detta. Man bör också ta hjälp av en redovisningskonsult eller advokat. Betalningsinställelsen kan avslutas på flera sätt: Föreningen betalar skulderna och verksamheten fortsätter. Genom ackord som innebär att alla fordringsägare avstår från en viss del av sina krav. Det vanligaste är att alla skulder skrivs ner till 25 eller 50 procent. Genom konkurs.

9 9 HANDBOK FÖR kassörer 4. Bokföring Troligen har föreningen redan ett redovisningssystem. Om inte bör styrelsen ta fram ett. Det underlättar kassörens arbete. Systemet ska säkerställa att: Alla transaktioner bokförs på rätt sätt och i rätt tid. Inga transaktioner bokförs mer än en gång. Redovisningen (bokföringen) dokumenteras och sparas på ett ordnat sätt. Allt räkenskapsmaterial arkiveras enligt gällande regler. Alla SPF-föreningar är skyldiga att bokföra. Det kan ske för hand i en grundbok eller i dator med ett bokföringsprogram. Om du gör bokföringen manuellt har du separata kolumner för de mest använda kontona. Längst till höger i grundboken har du en debet- och kreditkolumn där du lägger de konton du använder mer sällan. Om du databokför har du en kontoplan i programmet, förmodligen BAS plus ett årtal. Bas omfattar 10 kontoklasser numrerade 0-9. Varje konto består av fyra siffror. Använd inte fler konton än du behöver för att få en bra överblick. Dubbel bokföring Det vanligaste sättet att bokföra är dubbel bokföring. Beloppen registreras på minst två olika konton så att debet och kredit blir lika stora. På en och samma gång kan du se hur en affärshändelse (det heter så även i ideella föreningar) påverkar både resultatet och den ekonomiska ställningen. Manuell bokföring Bokför dina verifikationer i kronologisk ordning på varaktigt sätt t ex med bläck. Om du skriver fel, rättar du genom att stryka ett streck över det felaktiga beloppet (som inte får bli oläsligt), skriver in det rätta beloppet, datum och din signatur. När du fyllt en sida/ett uppslag i grundboken kan du kolla att du fyllt i

10 10 HANDBOK FÖR kassörer 10 Vilken bokföringsmodell har ni? Manuell eller data? För/ nackdelar? Om ni använder ett dataprogram vilket är det och vilka erfarenheter har ni av det? rätta siffror och att debet och kredit är lika stora. Räkna ner alla kolumnerna och skriv in summorna med blyerts tills du gjort tvärkontrollen. Den går till så att du summerar alla debet för sig och alla kredit för sig. När du är färdig ska summorna vara lika stora. Om inte måste du hitta felet. När siffrorna är OK skriver du in dem med bläck. Upptäcker du vid senare tillfälle att du gjort fel rättar du med hjälp av en bokföringsorder. Det finns färdiga blanketter för detta men du kan lika gärna använda ett A4-blad. Bokföringsordern ska innehålla dessa uppgifter: Datum för rättelsen. Vilken verifikation som är rättad. Förklaring till rättelsen. Din signatur. Verifikationsnummer. På den rättade verifikationen bör du ange: Rättad med verifikation X och din signatur. Notera också vad som är rättat. Databokföring Ett bokföringsprogram kostar runt kr (plus serviceavtal). Det förenklar mycket i arbetet under förutsättning att man lär sig programmet och kan förstå och tolka siffrorna. Ska föreningen köpa in ett program så tänk igenom vad ni behöver så ni inte köper många funktioner ni inte har användning av. Ställ er t ex dessa frågor: Är programmet enkelt att använda? Finns support om du behöver hjälp? Hur ofta sker uppdateringar och ingår de? Finns det utbildningar? Vid databokföring är det viktigt att Säkerhetskopiera regelbundet och ofta. Säkerhetskopiorna inte förvaras på samma ställe som datorn eller dokumenten. Balans- och resultatrapporter skrivs ut åtminstone till varje styrelsemöte.

11 11 HANDBOK FÖR kassörer Undvik att bokföra i Excel. Det är alltför lätt att gå in och ändra efteråt. Däremot kan du göra resultat- och balansräkningar i det programmet. Alla papperskopior ska då signeras. Har du registrerat fel vid databokföring beror rättelsen på vilken program du använder. Har du låst månaden rättar du med en bokföringsorder på samma sätt som vid manuell bokföring. Föreningssupports program för SPF Föreningssupport har tagit fram ett enkelt bokföringsprogram för SPF. Systemet bygger på webbteknik och all administration sker i ett webbgränssnitt. Systemet finns installerat hos www. foreningssupport.se. Systemkrav för att kunna köra systemet är Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, Safari. Support Användarsupport ges inte till bokföringsprogrammet. Se information i filmerna som finns i programmet. Vid tekniska fel, kontakta support@foreningssupport.se. Att tänka på När man arbetar i webbmiljö är det viktigt att tänka på att trycka på spara - knappen när man gjort en förändring. Programmet sparar aldrig utan att man själv valt det. Spara - knappen ligger alltid längst ner i fönstret. När man arbetat klart i systemet tryck på Logga ut, eller stäng ner webbläsaren. Detta för att undvika att obehörig kommer åt uppgifterna. TIPS! Föreningssupport har tagit fram några olika paketerbjudanden som förenklar hanteringen av medlemsavgifter och utskick för föreningar. Gå in på huvudsidan i medlemsregistret och klicka på Förenkla hanteringen. Då visas de olika paket som erbjuds. Klicka på Vad kostar det för att se vad det kostar för er förening. support@foreningssupport.se, Telefon Detta är en generell manual och avvikelser kan förekomma. Som exempelbilder har använts det utseende som finns vid en standardinstallation. Saknar man något i manualen eller tycker att något borde ändras kontakta föreningssupporten. Innan du börjar Korrekt inloggning till Bokföringsmodulen beställs av förbundet. Vid beställning uppge föreningens namn, kassörens namn och personnummer samt e-postadress. Beställningen skickas till bokforing@spf.se.

12 12 HANDBOK FÖR kassörer 5. Bokslut Kan ni använda de tre blanketterna? Tycker ni att resultat- och balansräkningarna i exempel 2 på nästa sida är realistiska? 13 Hur ser siffrorna för er förening ut för motsvarande perioder? Räkenskapsåret kan avslutas med ett förenklat årsbokslut, årsbokslut eller årsredovisning. Vilket som gäller beror av verksamhetens omfattning. Årsredovisning gäller för en förening som under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppfyller minst två av följande: Fler än 50 anställda. Större balansomslutning än 40 miljoner kr. Större nettoomsättning än 80 miljoner kr. Årsbokslut gäller för en förening vars årliga nettoomslutning normalt uppgår till högst tre miljoner kr. Förenklat årsbokslut gäller för alla andra föreningar. TIPS! Bokföringsnämnden är ett statligt expertorgan med uppgift att utveckla god redovisningssed. Nämnden ger ut regler och informationsmaterial om bokföringslagen och årsredovisningslagen. Vill man hålla sig uppdaterad om vad som läggs ut på deras webbplats kan man prenumerera på deras nyhetsbrev och få ett e-brev varje gång de publicerar någonting nytt (prenumerationen är gratis). Förenklat årsbokslut exempel 1 I den lilla föreningen med manuell bokföring kan man också göra resultat- och balansräkningarna för hand. För detta finns tre tomma blanketter längst bak i detta material. De får kopieras inom SPF. Bilden är hämtad från IDEELLA FÖRENINGAR M. FL. Bokföringsskyldighet och hur den löpande bokföringen ska avslutas.

13 13 HANDBOK FÖR kassörer Förenklat årsbokslut exempel 2 Nedanstående exempel kan gälla en SPF-förening med fler än 300 medlemmar. På en sida finns både resultat- och balansräkningar och budget vilket gör ekonomin lättöverskådlig. Resultat- och Balansräkning 2012 Resultaträkning Inkomster Utfall 2011 Budget 2012 Utfall 2012 Budget 2013 Medlemsavgifter 1) , , , ,00 Bidrag , , , ,00 Månadsmöten , , , ,00 Räntor 1 974, , , ,00 Övrigt 0,00 300,00 105,50 300,00 Summa inkomster , , , ,00 Utgifter Månadsmöten , , , ,00 Aktiviteter, kurser, seminarier 2 286, , , ,00 Löner, arvoden 3 404, , , ,00 Kostnadsersättningar 5 952, , , ,00 Administration, kopiering , , , ,00 Lokalhyra , , , ,00 Övriga kostnader 1 769, , , ,00 Summa utgifter , , , ,00 Årets resultat , ,00-356, ,00 Balansräkning per 31 dec Tillgångar Utfall 2011 Utfall 2012 Kassa 368,30 225,20 Plusgiro , ,17 Bank , , , ,60 Skulder och kapital Skulder , ,00 2) Eget kapital , ,47 Årets resultat ,48-356, , ,60 1) Avser endast föreningens del 2) Medl.avgifter ,00 Aktiviteter ,00 Ej betald räkning 2 897,00

14 14 HANDBOK FÖR kassörer 6. Revisorerna Revisorerna är ombud för de andra medlemmarna. Medlemmarna väljer revisorer på årsmötet. De som väljs till revisorer får inte vara försatta i konkurs eller vara nära släkt med någon i styrelsen. En styrelseledamot som avgår vid årsmötet kan inte väljas till revisor vid samma årsmöte. En SPF-förening har årsmöte senast under februari månad vilket innebär att hon i egenskap av revisor skulle vara tvungen att granska sin egen förvaltning under den tiden hon satt i styrelsen. Revisorernas uppgift är att kolla att styrelsen handlar rätt. De ska granska dels räkenskaperna och dels föreningens förvaltning. Om revisorerna hittar något som är fel ska de påpeka detta. Revisorerna bör vara aktiva under hela året. Exempel på uppgifter: Läsa protokollen och kassörens ekonomiska redovisningar. Kolla att besluten inte strider mot stadgarna. Kolla att besluten blivit verkställda. Granska räkenskaper, verifikationer och bokföring. Analysera balans- och resultaträkningarna. Skriva en revisionsberättelse.

15 15 HANDBOK FÖR kassörer Vad gör era revisorer? Hur borde de arbeta tycker ni? Vad anser ni om Intern kontroll? Har ni varit med om det? 17 Har ni varit med om med att styrelsen inte fått ansvarsfrihet? Vad hade hänt? Internkontroll Internkontroll används i många föreningar. Revisorerna kollar att föreningen har en riktig redovisning så att pengar eller varor inte försvinner. Några exempel: Finns det rutiner för attest och utanordning? Är alla fakturor attesterade av den/de som gjort beställningen? Finns regler för hur mycket en person eller grupp får köpa utan att fråga styrelsen? Är skatt och arbetsgivaravgifter betalda i tid? Hur håller man koll på eventuella kontantkassor? Stämmer fakturorna med de varor föreningen fått? Finns det en lista över vilka som har nycklar till föreningslokalen? Är föreningens egendom försäkrad? Har medlemmarna betalat sina medlemsavgifter? Har alla lotterier redovisats? Det är tyvärr inte ovanligt att några få personer (ibland bara en) i en förening får så mycket att göra att det blir fel. Anledningen kan vara trötthet, glömska eller slarv. En internkontroll är bra för alla. Det är styrelsen som ansvarar för att föreningen har en bra internkontroll och det är en lämplig uppgift för revisorerna att kontrollera att den är gjord. Revisionsberättelsen Till årsmötet ska revisorerna lämna en skriven revisionsberättelse. Den avslutas med att rekommendera (eller avråda) att styrelsen får ansvarsfrihet. Revisorerna kan inte bevilja ansvarsfrihet. Det kan bara medlemmarna göra på årsmötet. Om styrelsen får ansvarsfrihet (vilket är det normala) betyder det att föreningen som helhet tagit över ansvaret för den avslutade verksamheten. Om revisorerna vill påpeka saker till styrelsen kan de göra detta i en särskild skrivelse utan att detta nämns i revisionsberättelsen.

16 16 HANDBOK FÖR kassörer Så här kan en revisionsberättelse se ut: Revisionsberättelse Till årsmötet i X-köpings SPF-förening, organisationsnummer Vi har granskat årsredovisning och bokföring samt styrelsens förvaltning för räkenskapsåret 20XX. Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Revisionen har inte lett till någon anmärkning. Vi tillstyrker att årets underskott 356,87 överförs i ny räkning att balansräkningen för 20XX fastställes samt att årsmötet beviljar styrelsens ledamöter ansvarsfrihet för år 20XX. X-köping den xx xxx 20xx Ludvig Kula Laura Snäll Blankett för den lilla föreningen Längst bak finns en blankett för revisionsberättelse. Vad är god revisionssed? Modern revision ska vara positiv, förebyggande, ge hjälp och råd. Den ska utgå från att varje förtroendevald försöker göra sitt bästa. Revisorerna ska så långt möjligt stödja kassören och styrelsen med råd och synpunkter. Kassören kan be revisorerna om hjälp i det löpande arbetet med redovisningen för föreningen. Men inom rimliga gränser. Det kan ibland vara svårt för revisorerna att ge råd när de i samma roll ska granska verksamheten. Några exempel på vad revisorerna inom ramen för god revisionssed kan hjälpa en kassör med: Råd om lämpliga konton för vissa kostnader. När budgeten ska upprättas. Om föreningen planerar en förändring som har ekonomisk betydelse som att hyra en ny lokal eller byta bank. En kassör måste vara beredd att när som helst redovisa allt för revisorerna. Ingenting får hindra dem om de vid något tillfälle vill se bokföringen eller kolla att alla handlingar är i sin ordning.

17 17 HANDBOK FÖR kassörer 7. Våra försäkringar Mötesförsäkringar Skandia Mötesförsäkringen är en kollektiv olycksfallsförsäkring som gäller möten, aktiviteter, resor, med mera som är anordnade av någon SPF-förening, SPF-distrikt eller förbundet centralt. Försäkringen gäller även under resor till och från sådan verksamhet. Försäkringen gäller inte under brevduveverksamhet. Titta noga på villkoren, särskilt kap 3 och 4.1 och se om ni behöver en kompletterande försäkring. Fullständiga försäkringsvillkor kan beställas av Skandia. Telefonnummer till Skandia Organisationsförsäkring Länsförsäkringar SPFs kombinerade företagsförsäkring gäller för SPF-ägd egendom upp till kr. Detta belopp kan höjas utan kostnad. I försäkringspaketet ingår Grundskyddet samt rättsskyddsförsäkring, förmögenhetsbrottsförsäkring samt en VD/styrelseansvarsförsäkring. Fullständiga försäkringsvillkor kan hämtas på Länsförsäkringars hemsida. På SPFs intranät finns under Våra försäkringar mer upplysningar under nedanstående rubriker: Kombinerad företagsförsäkring för SPF (kort version) - uppdaterad Ansvarsförsäkring för VD och styrelse (andra associationsformer än AB). Ansvarsförsäkring för VD och styrelse. Skadeanmälan företag. Anmälan om ansvarsskada Företag/Fastighet/Förening. TIPS! Försäkringsfrågor är viktiga. Avsätt ett särskilt styrelsemöte när ni sätter er in i vad som gäller för er förening. Kontrollera samtidigt att inventarieförteckningen är aktuell och att t ex datorer, som kan stå hemma hos ledamöter, finns medtagna. Vid skada kontakta Länsförsäkringar Uppge försäkringsnr Vid försäkringsfrågor kontakta Anita Petersson, , anita.petersson@factor.se.

18 Resultaträkning Inkomster Föregående år Detta år Summa inkomster Utgifter Föregående år Detta år Summa utgifter Årets resultat Signaturer Styrelsen:.. Revisorer:.

19 Balansräkning Tillgångar Föregående år Detta år Kassa Plusgiro Bank Fordringar Inventarier Summa tillgångar Skulder och eget kapital Föregående år Detta år Skulder Eget kapital Årets resultat Summa skulder och eget kapital....den ordförande kassör sekreterare Vår revisionsberättelse har avgivits den..

20