Sandvik Travel Arrangement - STAR. Sandviks resa med KDS, systemstöd för hela reseprocessen

Transkript

1 Sandvik Travel Arrangement - STAR Sandviks resa med KDS, systemstöd för hela reseprocessen

2 Säkerheten främst Sandviks mål är att aldrig orsaka skada hos våra anställda, miljön vi arbetar inom, våra kunder och leverantörer Protective Equipment Emergency Number Emergency Exit Alarm Assembly Point 2

3 Vem är Stina? Christina Engelborg (fd Carlsson) Avelsföreningen för Svenska Varmblodiga Travhästen samt Polismyndigheten i Stockholm Coordinator Travel Management, Siemens Sverige Upphandlare, VHS Upphandling, Statsförvaltningen Lead Buyer Corporate Travel/Global Travel Manager, SANDVIK Nollåttan som bytte asfalten mot bruket och skogen! 3

4 Historia Grundades 1862 i Sandviken, Sverige. Göran Fredrik Göransson använde Bessemermetoden först i världen för att producera stål i industriell skala. Ett tekniskt genombrott och en innovation som startade företaget. 4

5 Sandvik en global ledare medarbetare i ca 60 länder, representation i 130 länder Sandvik Group Sandvik Construction Sandvik Machining Solutions Sandvik Materials Technology Sandvik Mining Sandvik Venture Erbjuder avancerade lösningar inom konstruktions- och anläggningsbranschen. En global marknadsledande tillverkare av verktyg och verktygssystem för avancerade industriprocesser inom skärande bearbetning. En världsledande tillverkare av högt förädlade produkter i avancerade material, speciallegeringar, metalliska och keramiska motståndsmaterial. En världsledande global leverantör av utrustning och verktyg, service och tekniska lösningar för gruvindustrin. Process Systems Hard Materials Diamond Innovations Wolfram 5

6 Tisdagen den 17 oktober 2006 Min andra anställningsdag - två möten inbokade, med ett tema Det var ingen som hade sagt något om upphandling av resesystem på anställningsintervjuerna! Tur att jag hade jobbat på VHS Upphandling och haft FMV som kund! 6

7 Bakgrund Sandvik Sverige - i dag Ca 30 dotterbolag resenärer (aktiva profiler) online bokningar per år offline bokningar per år reseräkningar per år Reser till 90 länder och mer än 400 destinationer 7

8 Sandviks resebehov För att matcha våra världsledande varumärken och produkter, behöver vi vara världsledande på Travel Management med hänsyn till Processeffektivitet - End-to-End Total kostnad för resandet Säkerhetsaspekter 8

9 Vår syn på inköp Alla inköp ska vara godkända av behörig chef Alla fakturor från leverantörer ska matchas mot en attesterad inköpsorder Resor och utlägg är inget undantag Varför ska man få köpa resor för hundratals miljoner utan attest och inköpsorder? Resor & utlägg = nödvändighet för anställda Resor ska stödja kärnverksamheten Mindre tid spenderat på administrativa processer och system = användbarhet 9

10 Styr- och projektgrupp Sponsor: Styrgrupp: Projektgrupp: Vice VD och medlem av koncernledningen Inköpschefer för 2 affärsområden, assistent till VD för 1 affärsområde, Corporate CIO, HR Service chef, Sandvik ITs Key Account Processansvarig (Stina), Projektledare IT och 2 medarbetare på Resetjänst, ca 10 personer på IT; användbarhetsexperter, testledare, arkitekter, systemutvecklare, IT-säkerhetsexpert, support, processexpert 5 personer från HR & lön 5 personer från resebyrån Ticket Biz 3 personer från betalkortsleverantören SEB Kort Referensgrupper: Resenärer, Beställare, Chefer, Facken, Ekonomiavdelningen och Internrevisorer 10

11 Tidplan Förstudie Upphandling Implementering Förvaltning Processmappning As-Is 2005 To-Be okt 2006-apr 2007 Förfrågningsunderlaget baserades på förstudien sept 2007-dec 2007 Omskrivning av processer och krav samt förhandlingar 2008 Avtal skrevs december 2008 Utveckling & tester reseräkning 2009 offline 2010 Koppling med Sandviks marktransporter limo Utbildningar, work-shops på alla orter Alla bolag implementerade apr 2011 Support via HR AM via IT (1-2 coordinator) Utbildning för chefer och nyanställda Besparingsuppföljning Pilot juni-sept 2010 Utveckling av funktioner Go-Live okt

12 Förstudien Processkartläggning och beskrivning av Nuläge As-is (startades 2005, paus under jan-sept 2006) Framtid To-be önskat arbetssätt Dåvarande system Aktörer i reseprocessen Överflyttning av hela processansvaret till Inköp/Travel Manager från delat ansvar med HR/Lön Kartläggning av marknaden potentiella leverantörer Sätta upp styr- och projektgrupp 12

13 Upphandlingen Baserat på ambitionen om en End-to-End lösning för affärsresandet i kombination med ett gammalt reseräkningssystem i Sverige, gjordes en upphandling med en gedigen kravspecifikation. Förfrågningsunderlag Många, många skall-krav Utvärdering rangordning och viktning av kriterier Omfattande användbarhetstester med referensgrupper Sex (6) leverantörer tillfrågades: KDS, Concur, SAP, e-builder, Flex & Aditro 13

14 Förfrågningsunderlaget Document Procurement information, Requirements for supplier/s together with Specifications of requirements 24 sidor! Appendix 1 List of Sandvik companies in Sweden Appendix 2 List of systems (ERP, EMS and other) Appendix 3 Actors and activities Appendix 4 Description of Lotus Notes Applications Appendix 5 Travel Management Process To-Be = 80 sidor! Appendix 6 Sandvik IT-security Appendix 7 User profiles, definitions and scenarios Appendix 8 Draft of contract Appendix I&AM Architectural Principles Appendix 10 Activity description of Car rental in Sandviken Appendix 11 Form for quotation of prices Appendix 12 Answering form 1 PROCUREMENT INFORMATION ABOUT SANDVIK Scope Tendering options Option CONTRACTING COMPANY Contact persons REQUEST FOR PROPOSAL Index FORMAL REQUIREMENTS Form of tender Submitting of tender Tender submission /Submitting Addresses ACTIVITY PLAN FOR THE PROCUREMENT Project organization EVALUATION AND ASSESSMENT OF TENDERS Qualifications of suppliers Evaluation Assessment DECISIONS OF AWARD CONTRACT REQUIREMENTS OF SUPPLIER/S COMPANY DESCRIPTION FINACIAL AND LEGAL STATUS QUALITY ASSURANCE ENVIRONMENT MANAGEMENT SYSTEM POWER OF SANDVIK - CODE OF CONDUCT OMBUDSMAN - DATA PROTECTION ACT SUB-CONTRACTORS Quality assurance of subcontractors SPECIFICATION OF REQUIRMENTS ABOUT SANDVIK TRAVEL MANAGEMENT SCOPE PROCUREMENT PURPOSE TENDERING OPTIONS Presentation - tender and current travel portal Evaluation by reference group PRE-STUDY Integration of systems IT SECURITY Profiles GENERAL Technical information Maintenance Operations Support Integration with Travel Agency TO-BE PROCESS Prepare Reschedule Reimburse Payment Pay Limo Companies Arrange visit Follow-up Disaster management USABILITY IMPLEMENTATION PRICE COMMERCIAL TERMS

15 Utvärderingen Leverantörskvalificering Uppfyllnad skall-krav Utvärdering bör-krav Rangordning och viktning av utvärderingskriterier: 1. Uppfyllnad av reseprocessen To-Be 30% 2. Användbarhet Sandvik 30% 3. Pris 20% 4. Användbarhet resebyrå 10% 5. Övriga krav 10% Två alternativ av leverans SaaS (Software as a Service) Licens 15

16 Omfattning Vald leverantör: KDS S/A Leveransmodell: SaaS (Software as a Service) Byggstenar: Resebokning via Resebyrå (inkl interface för resebyråpersonal) - Offline Resebokning - självbokning Online Reseräkning (inkl interface för ekonomer/lönehantering) Attestmodul Rapportmodul för Travel Management and IT/AM koordinator 16

17 Implementeringen Kontrakt signerat december 2008 Implementering avslutad Sverige 2011 (Seco Tools går in i juni 2014) Projektmål vid implementering KDS i Sverige: att ge resenärerna ett effektivt, användarvänligt IT-stöd, som täcker hela reseprocessen från bokning av resa till färdig reseräkning. Som resultat förväntas en avsevärd tidsbesparing för resenärerna och sänkta totala resekostnader. STAR = Sandvik Travel Arrangement 17

18 Vår systemleverantör bakom STAR: KDS S/A Klee Data System Huvudkontor i Paris, Frankrike Världsledande Har mer än 130 anställda i Frankrike, England, Australien, USA och Sverige/Danmark. KDS är finasiellt uppbackade av Accel Partners, Atlas Ventures och Amundi Private Equity Funds SaaS Software as a Service 11 språk 18 &

19 Att bryta mark inom Sandvik IT star.sandvik.com Self Service application (SSA) Software as a Service (SaaS) NYTT! Single Sign On (SSO) NYTT! Masterdata för resor = HR systemet Peoplesoft NYTT! Online - självbokning! NYTT! 19

20 Investeringen och besparingar Investeringen skrevs på 36 månader trots att vi köper en tjänst! Processbesparingar: MSEK per år efter implementering Totalt 49 MSEK under perioden Q Q Direkta kostnadsbesparingar: 25 % lägre arvode till resebyrån Ca 8 % lägre priser på tåg och flyg via online med 30% adoption Målet är att öka andel online till ca 40-50% samt öppna upp för interkontinentala resebokningar 20

21 Processbesparingar med STAR Alla inblandade parter är inräknade vi mätte ledtider/arbetsmoment och jämförde gamla och nya arbetssättet och systemen för Resenärer Resebeställare Chefer Group Executive Management (attest utanför policy) Lönekontor/HR Finans Sandvik IT Resebyrå och Travel Management Sen drog styrgruppen pennan och halverade besparingskalkylen! = större besparingar i ledtider har nåtts i verkligheten än i kalkylen!! 21

22 Kundnöjdhet I oktober 2011, skickades första enkäten ut om STAR; anställda svarade. STAR fick ett snittbetyg på 3,4 på en 4-gradig skala 4 = mycket bra 3 = bra 2 = inte nöjd 1 = mycket missnöjd Alla tre modulerna fick samma nöjdhetsgrad Inget är perfekt, men detta är ett MYCKET BRA resultat för ett administrativt system som är nödvändigt för alla resenärer. Nya tjänster och funktioner kommer under

23 Lärdomar Projektledare Heltidsuppdarg Travel Management-kunskaper IT-kunskap Vision och mål med projektet förväntningar? Styrgruppen och ALLA dess medlemmar måste ha mandat att fatta beslut! Högsta ledningens involverande och stöttande är en nyckelfaktor Se och lyssna till alla aktörer i processen och låt dem deltaga Tänk process före system! Hur vill vi jobba? Attestflöde, ny teknik Gå för standardtjänster så mycket som möjligt! Vad händer efter implementeringen? Förvatningsorganisation och överlämnande Granska alla krav och önskemål för alla aktörer se upp för dolda agendor! Var uppmärksam på kulturella skillnader, missförstånd och språkförbistringar 23

24 Lärdomar Så få beroende system som ERP och HR system = enklare Resebyråns involverande i projektet ANVÄNDBARHET tester tester tester!!! Ta med experter i projektgruppen! Referensgrupper vem, när och hur stor involvering? Se helheten och kommunicera helheten fastna inte i små detaljer! Var beredd på att backa på några krav och önskemål det perfekta systemet finns inte! Skriv en kommunikationsplan Budget + XX% Var förberedd på leveransförseningar, ha ordentliga marginaler! Ett steg i taget! Justera implementeringen och sakta ner E-learning Utbildningar Möten / road-show Support organisation 24

25 Läs mer om KDS och deras nya Neo online & expense på 25

26 Frågor? Övrigt? 26

27 27

28 28