IS Lifecycle Management - Governance av en stor investering

Transkript

1 IS Lifecycle Management - Governance av en stor investering Sven Lindskog, CFO Höganäs AB Jonas Nilsson, BAM Tacticus AB

2 Agenda Vad är IS Lifecycle Management? (Jonas Nilsson) IS Lifecycle Management på Höganäs AB (Sven Lindskog) Höganäs AB M3 på Höganäs Höganäs principer för IS Lifecycle Management Organisation och processer för Lifecycle Management Framför oss att göra Lärdomar hittills Frågor 2 IS Lifecycle Management Höganäs

3 Vad är IS Lifecycle Management? I/S Life Cycle Management Maintain Jonas Nilsson Business Area Manager M3 Tacticus AB 3 IS Lifecycle Management Höganäs

4 Vad är IS Lifecycle Management? IS Lifecycle Management Organisation, processer och aktiviteter för att säkerställa långsiktig avkastning på affärssystemet och andra kritiska informationssystem 4 IS Lifecycle Management Höganäs

5 Många företag upplever att affärssystemets stöd för verksamheten minskar över tiden Aktivitetsnivån för att säkerställa affärssystemet är ofta mycket varierande över tiden Affärssystemets stöd för verksamheten Effekt Långa tider av låg aktivitetsnivå skapar ett ökande gap mellan verksamhetens behov och det stöd som affärssystemet ger Större projekt för att t ex uppgradera blir en chock för verksamheten pga låg kompetensnivå och ovana vid att hantera förändring Verksamhetens behov tillgodoses med ad-hoc lösningar Det tar flera år för organisationen att hämta sig från ett större projekt Ond cirkel År 5 IS Lifecycle Management Höganäs

6 Med rätt Lifecycle Management säkerställs att affärssystemet hela tiden stödjer verksamhetens behov Aktivitetsnivå för att säkerställa affärssystemet Affärssystemets stöd för verksamheten År Effekt Verksamhetens behov matchas hela tiden av affärssystemets stöd Organisationen har en vana vid att proaktivt jobba med kontinuerlig förbättring av affärssystemet Större projekt av typen uppgraderingar blir betydligt mindre dramatiska och betungande för organisationen Affärssystemen har en allt längre livslängd vilket ökar behovet av långsiktiga modeller för underhåll 6 IS Lifecycle Management Höganäs

7 IS Lifecycle Management på Höganäs AB Sven Lindskog CFO, Höganäs AB 7 IS Lifecycle Management Höganäs

8 Höganäs i korthet kunder i 75 länder Mer än produkter, ofta kundspecifika, från 12 produktionsorter Ca 700 patent Nettoomsättning: 6,7 miljarder kr Vinst för skatt: 0,9 miljarder kr Grundat 1797 som ett gruvföretag Listat på OMX Nordic Exchange, Stockholm Mid-Cap lista sedan 1994 Nettoförsäljning 2012 Asien 39% Amerika 30% Asien 13% Amerika 31% Europa 30 % anställda dec 2012 Europa 57% 8 IS Lifecycle Management Höganäs

9 Global verksamhet 9 IS Lifecycle Management Höganäs 9

10 Våra metallpulver finns överallt 10 IS Lifecycle Management Höganäs

11 M3 på Höganäs AB Ca 800 M3-användare Ett 15-tal siter i 10 länder Samtliga användare i samma lösning baserat på Infor M3 7.1 Första site driftstart i april 2007 Omstart med omfattande gap closing under 2008, första site driftstart i januari 2009 och sista site driftstart i januari 2011 Organisationsstruktur skapades våren 2011 med syfte att säkerställa vidareutveckling av användandet av M3 och relaterade system. I kärnan av denna struktur finns ett BSD (Business System Development) team som förvaltar affärssystemet och utvecklar beslutade lösningar inom M3 och relaterade system Stort fokus på att behålla en template och att alla siter ska arbeta på samma sätt 11 IS Lifecycle Management Höganäs

12 Höganäs principer för IS Lifecycle Management Alla informationssystem (IS) ska ägas av verksamheten (systemägare och användare) Beslut att starta projekt och större aktiviteter gällande IS ska tas av verksamheten, varvid representanter för alla regioner och processer konsulteras Initiativ till att vidareutveckla IS ska komma ifrån och prioriteras av verksamheten Undantag från den template som finns (M3) får bara göras om det finns lokala legala, fiskala eller liknande krav 12 IS Lifecycle Management Höganäs

13 Organisation för IS Lifecycle Management Governance Board Sven Lindskog Sponsor, Finance Ralf Carlström Sales Richard Molin Logistics, Procurement Christian Carlsson Production Carl Eklund Region Asia Terry Heinrich Region US Euripides Guardia Region Brazil Sarangi Rajendra Region India Mark Braithwaite Region Europe Veronica Börtemark BSD Manager Peter Blomgren IT Ägarskap, besluta BSD (Business System Development) Process Global Process Owners Global Super Users Local Super users Mikael Bengtsson Daniel Henningsver Christer Lindström Mikael Malmberg Christer Lindström Mikael Malmberg Finance Order/Logistics Procurement Production/Planning Maintenance Product Mgmt. Sven Lindskog Ralf Carlström Richard Molin Richard Molin Christian Carlsson Ralf Carlström Anders Bogren Ann-Sofie Davidsson Jenny Fröderberg Bo Tarras Ulf Olsson Lotta Gabrielsson Separate matrix by Process/Country Skapa lösningar, hitta möjligheter Prioritera, Prioritera, driva, kommunicera Hitta möjligheter, implementera 13 IS Lifecycle Management Höganäs

14 Processer för IS Lifecycle Management En traditionell modell med Helpdesk-ärenden används för att fånga upp alla IToch IS-relaterade ärenden. Förbättringsförslag hanteras vidare för prioritering via BSD-processen. Help Desk ärenden Global Process Ägare Super Users (Globala/Lokala) BSD Team Input till förbättringar (Incidents och Requests) Ärendehantering Requests (Förbättringar IS) Helpdesk Incidents Incidenter (IS) hanteras av Application support (M3) Incidenter IT hanteras av ITsupport Filtrera Validera Preliminär lösning (budget, plan) BSD Prioritering 14 IS Lifecycle Management Höganäs

15 Processer för IS Lifecycle Management, forts. Förbättringsförslag förbereds, förankras och prioriteras i verksamheten för att slutligen beslutas av det s k Governance Board. Guidelines Business Strategy Business Systems Strategy Code of Governance IS Standards Preliminär lösning (budget, plan) BSD Förbered GBM Global Super User Process Owner BSD Prioritera Beslut BSD Plan Prioritera, informera Avstämning Global Super User Local Super User Implement (BSD) Governance Board Meeting (GBM) Ny BSD Plan Månad 1 Månad 2 Månad 3 15 IS Lifecycle Management Höganäs

16 Processer för IS Lifecycle Management, forts. Resultatet av prioriteringar och beslut görs synligt för alla genom BSD Plan. Där finns alla beslutade aktiviteter/projekt inplanerade. 16 IS Lifecycle Management Höganäs

17 Framför oss att göra En viktig del av vår Lifecycle Management är att aktivt arbeta med en långsiktig plan, där prioriteringar kontinuerligt stäms av med verksamhetens behov. Planen stäms av varje månad i Governance Board. Review India Customer Portal ABB, pre-study APS (new system) Mixing Korea Pilot Handheld Review Brazil Review Asia License review ABB Implementation? APS BE (pre study + implementation)? Prepare M3 upgrade 17 IS Lifecycle Management Höganäs

18 Lärdomar hittills Förankra Governance modellen i företagsledningen för att få fokus och resultat. Bedriv tydligt arbetet med utgångspunkten att affärssystemen är till för verksamheten. Detta måste pragmatiskt genomsyra alla aktiviteter och alla inblandade måste följa med. Gör en långsiktig, grov prioritering för de större projekt som planeras. Planen måste uppdateras frekvent så att berörda (regioner och processer) är med på vad som väntar. Separera dagliga issues från långsiktig utveckling så att arbetet kan bedrivas fokuserat. Se till att IS/IT avdelningen arbetar och kommunicerar på ett sätt att verksamheten förstår och känner sig delaktiga. Var uppmärksam på risken att ägaransvaret sakta glider över mot IS/IT avdelningen. Låt representanter från verksamheten ta täten och driva större projekt samt upphandlingar av nya projekt. Se till att det tidigt beslutas vem som ska äga nya system och hur support ska ske. Följ upp att genomförda förändringar också realiseras och används av organisationen. Hitta pragmatiska lösningar på hur centrala resurser kan hålla sig uppdaterade på lokala behov och behålla kontakten med lokala superusers. Lägg mycket energi på att hitta och utveckla rätt personer i de kritiska rollerna - allt handlar om människor. 18 IS Lifecycle Management Höganäs

19 Tack! Frågor? 19 IS Lifecycle Management Höganäs