Kallelse. Hotel Skansen i Båstad. Sammanträdesdatum: Tid: 09:00

Transkript

1 Kallelse Sida Fastighetsnämnd (2) Box Halmstad Plats: Hotel Skansen i Båstad Sammanträdesdatum: Tid: 09:00 Ordförande: Carl-Johan Berthilsson Sekreterare: Sofia Lyberg Kallade: Carl-Johan Berthilsson (M), ordförande Carin Söderberg (S), vice ordförande Ola Johnsson (M) Kent Gustafsson (S) Anders Blomqvist (L) Urban Landström (S) Bo Fridolph (SPI) Pierre Håkansson (C) Peter Vencel (S) Magnus Hedman (KD) Rose-Marie Jönsson (S)

2 Föredragningslista Sida Fastighetsnämnd (2) Ärenden Tid 1. FN Val av protokollsjusterare 2. FN Godkännande av dagordning 3. FN 2014/00200 Slutredovisning av ombyggnation och upprustning av Örjans Vall 4. FN 2018/00089 Engelbrekts förskola, nybyggnation 5. FN 2018/00006 Delårsbokslut FN 2018/00004 Redovisning av delegationsbeslut 7. FN 2018/00007 Information

3 Tjänsteskrivelse Fastighetskontoret FN 2014/00200 Ärende FN 2014/00200 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Kommunstyrelsen Fastighetskontoret Slutredovisning av ombyggnation och upprustning av Örjans vall Fastighetskontorets förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner slutlig produktionskostnad av ombyggnation och upprustning av Örjans vall, uppgående till totalt kronor. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige avsatte i budget miljoner kronor för ombyggnad och upprustning av Örjans vall. Efter ombyggnad ska arenan uppfylla Svenska Fotbollsförbundets kategori 3-krav. Planeringsdirektivet innebär att inom denna ram uppgradera anläggningen för att skapa förutsättningar för seriespel på elitnivå, allsvenskan och superettan. Därutöver ska även publikkapacitet, komfort och service åt besökare förbättras. Vidare har det förutsatts att vardagsverksamhetens behov ska tillgodoses. Utöver denna investering har det också ingått att se över underhållsbehovet för anläggningens framtida drift. Investeringskostnaden beräknades i tidigt läge på programhandling, vilket inrymmer osäkerhetsmoment i bedömd kostnad samt att uppdraget avser en befintlig anläggning med äldre delar med delvis behov av underhållsrenovering. I uppdraget ingick följande prioritering i fallande skala. 1. Säkerställande av SvFF:s kategori 3-krav 2. Publikkapacitet 3. Publikkomfort 4. Lokaler och anordningar för vardagsverksamhet Produktionen Projektet delades upp i två etapper, Etapp 1, västra läktaren, klar april Etapp 2, östra läktaren, klar februari Etapp 2 har bedrivits med verksamheterna verksamma i lokalerna, fotbollsmatcher på superettan-nivå samt division 2-nivå. Stor hänsyn har tagits till att samordna byggnadsarbeten med pågående seriespel. Behovet av samordning styrdes av omfattningen av seriespel och polisens säkerhetskrav. Halmstads kommun, fastighetskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(3)

4 Tjänsteskrivelse Fastighetskontoret FN 2014/00200 Resultat Sammanfattningsvis har åtgärder utförts inom samtliga fyra områden, SvFF:s kategorikrav är säkerställda, publikkapacitet har uppfyllts, publikkomforten är förbättrad och lokaler och anordningar för vardagsverksamhet är förbättrade. Västra läktaren har försetts med nytt läktartak, nya stolar och sittande publikkapacitet har utökats med 500 platser. Kameraplattformar är installerade för att klara SvFF:s krav. För östra läktaren har följande åtgärder utförts. - Befintligt kansli för HBK och Halmia revs och en ny byggnad i tre plan uppfördes. Byggnaden dockades mot befintlig läktare. - Plan 1 Gym, dopningsrum, matchdelegat, entré - Plan 2 Kansli HBK, kansli Halmia, fläktrum - Plan 3 Restaurang, VIP, pub - Ny lokal för mediacenter och press - Befintligt omklädningsrum, tränarrum, duschrum har renoverats - Ny ventilations- och värmeanläggning - Nya lokaler för speakerbås, sambandrum för polis samt läktarkiosker. - WC faciliteter har byggts på plan 3 - Läktarstolar har bytts ut till nya - Underhållsåtgärder; bland annat konvertering av befintlig värmeanläggning från direktverkande el till vattenburet värmesystem som värms med fjärrvärme. Ventilation utbytt, de gamla aggregaten utan återvinning är ersatta av nya med återvinning. Tre servicebyggnader med kiosker och WC-faciliteter har byggts på området, en intill västra läktaren, en intill östra läktaren och en intill norra ståläktaren. Ekonomi Projektet har haft en stram budget i förhållande till vad som efterfrågats, dels i kraven från SvFF men också från verksamheterna. Återkommande diskussioner har förts kring prioriteringsordningen i besluten. Flera besparingar har gjorts i projektet utan att försämra kvaliteten. De största är: - Stomme till läktarstolar behölls, endast sitsar är nya - Fjärde våningen som skulle innehållit fläktrum utgick, fläktrum placerades istället under läktare i HBK:s gamla kansli - Utbyggnad av vingar plan 3 mot Nissan utgick och ersattes istället med utbyggnad in mot plan Projektet har tilldelats ett bidrag på kronor från SVFF (Hat-Trick). Slutlig projektkostnad uppgår till kronor inklusive avdraget för ovan bidrag. Ärendets beredning Ärendet har beretts inom bygg- och projektavdelningen på fastighetskontoret. Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Halmstads kommun, fastighetskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(3)

5 Tjänsteskrivelse Fastighetskontoret FN 2014/00200 Beskrivning av ärendet Bakgrund Kommunfullmäktige avsatte i budget , 75 miljoner kronor för ombyggnad och upprustning av Örjans vall. Efter ombyggnad ska arenan uppfylla Svenska Fotbollsförbundets kategori 3-krav. Planeringsdirektivet innebär att inom denna ram uppgradera anläggningen för att skapa förutsättningar för seriespel på elitnivå, allsvenskan och superettan. Därutöver ska även publikkapacitet, komfort och service åt besökare förbättras. Vidare har det förutsatts att vardagsverksamhetens behov ska tillgodoses. Utöver denna investering har det också ingått att se över underhållsbehovet för anläggningens framtida drift. Analys och förslag Konsekvenser av förslaget Ärendets beslutsgång Investeringsprojekt som budgeterat överstiger 30 miljoner ska godkännas av kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Information om beslutet Fastighetskontoret Patrick Kristensson, förvaltningschef Marcus Holmgren, bygg- och projektchef Halmstads kommun, fastighetskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 3(3)

6 Tjänsteskrivelse Fastighetskontoret FN 2018/00089 Ärende FN 2018/00089 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Fastighetskontoret Engelbrekts förskola, nybyggnation Fastighetskontorets förslag till beslut beslutar att gå vidare med entreprenaden enligt alternativ 1. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade den 19 juni 2018, KS 201, att medel för nybyggnation av Engelbrekts förskola får tas i anspråk inom tilldelad ram för Förskolor, tolv avdelningar, färdiga Det föreslagna alternativet var kostnadsbedömt till 47 miljoner kronor. Prognosen är nu miljoner kronor. Alternativ 1 Gå vidare med entreprenaden och i samråd med samhällsbyggnadskontoret diskutera eventuella besparingar. Eftersom bygglov har erhållits samt att detta projekt ligger i en partnering så möjliggör detta en snabb byggstart. Att göra mindre ändringar i bygglovet för att kunna göra besparingar är inte motiverat eftersom kostnader för ett nytt bygglov skulle överstiga eventuella besparingar. Alternativ 2 Avbryta partneringsamarbetet och antingen göra ett ordentligt omtag av byggnaden eller att skicka ut entreprenaden på räkning. Det är sannolikt att entreprenaden då skulle bli något billigare. Dock bedöms projektkostnaden/totalkostnaden kunna stiga då merprojekteringar samt omtag tenderar att äta upp eventuella entreprenadbesparingar. Tiden för detta är i dagsläget oklart. I detta alternativ riskerar man att inte få in anbud samt att ett eventuellt nytt bygglov kan bli överklagat. Ärendets beredning Ärendet har beretts inom bygg- och projektavdelningen på fastighetskontoret. Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Beskrivning av ärendet Bakgrund Analys och förslag Halmstads kommun, fastighetskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

7 Tjänsteskrivelse Fastighetskontoret FN 2018/00089 Konsekvenser av förslaget Ärendets beslutsgång Beslutsunderlag Information om beslutet Fastighetskontoret Patrick Kristensson, förvaltningschef Martin Zetterman, t.f. bygg- och projektchef Halmstads kommun, fastighetskontoret, Box 153, Halmstad Sida 2(2)

8 Tjänsteskrivelse Fastighetskontoret FN 2018/00006 Ärende FN 2018/00006 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Fastighetskontoret Delårsbokslut 2018 Fastighetskontorets förslag till beslut godkänner fastighetskontorets delårsbokslut januari - augusti, innehållande verksamhets-, personal- och ekonomisk redovisning. Sammanfattning av ärendet Delårsbokslut, som innehåller verksamhets-, personal och ekonomiredovisning har upprättats för perioden januari till och med augusti 2018 med tillhörande helårsprognos per den 31:e december Ärendets beredning Ärendet har beretts inom ekonomiavdelningen på kommunledningsförvaltningen samt på förvaltningsstaben på fastighetskontoret. Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Beskrivning av ärendet Bakgrund Analys och förslag Konsekvenser av förslaget Ärendets beslutsgång Beslutsunderlag 1. Delårsbokslut, verksamhets- och personalredovisning 2. Ekonomisk redovisning Halmstads kommun, fastighetskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

9 Tjänsteskrivelse Fastighetskontoret FN 2018/00006 Information om beslutet Fastighetskontoret Patrick Kristensson, förvaltningschef Handläggare, Malin Östlund, funktionschef ekonomi, Sofia Lyberg, nämndsekreterare, Ulrica Ståhl, HR-ansvarig Halmstads kommun, fastighetskontoret, Box 153, Halmstad Sida 2(2)

10 Delårsbokslut 2018 Delårsbokslut 2018

11 Innehållsförteckning 1 Inledning Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Mod och nytänkande Ekologiskt hållbar utveckling Riktningar Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål... Fel! Bokmärket är inte definierat. 4 Prioriteringar God hälsa och bra arbetsmiljö Internkontroll Utveckling av organisationskultur och värderingar Personalredovisning Ekonomisk redovisning... Fel! Bokmärket är inte definierat. 7 Nyckeltal Väsentliga händelser Bilagor Bilaga 1: Drift- och investeringsredovisning, FF Bilaga 2: Drift- och investeringsredovisning, FF Delårsbokslut

12 1 Inledning Delårsbokslut

13 2 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål 2.1 Mod och nytänkande Konkretiserat mål 1: I Halmstad ska vi ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande och av att vi arbetar tillsammans för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare Andel nöjda medarbetare ska öka. Kommentar Medarbetarna är vår största tillgång. Med en god arbetsmiljö som ger motiverade och glada medarbetare kommer det att påverka att vi får nöjda kunder och kommuninvånare som är beroende av de fastigheter vi förvaltar, driftar och bygger. Fastighetskontorets nöjd-medarbetarindex minskade mellan 2013 och 2016 från 76 till 67 i medarbetarindex. Målet sattes då att öka nöjd-medarbetarindex till 78 fram till Medarbetarundersökningen genomfördes under februari 2018, vilket visar att målet är nått, medarbetarindex ligger på 79. Svarsfrekvens var också god, 100 % av de anställda deltog i undersökningen. Flera insatser görs för att höja trivseln på kontoret. Det genomförs tre informationsträffar för hela kontoret varje år, där aktuell information om vad som är på gång tas upp. En förvaltningsdag genomfördes under hösten med syftet att skapa vi-känsla och öka gemenskapen. Dagen innehöll samarbetsövningar, fysisk aktivitet och en föreläsning som handlade om motivation, attityd och förändring. En utvärdering visade att personalen var genomgående positiv till förvaltningsdagen och gav den ett medelbetyg på 8,2 av 10. En trivselgrupp har skapats med syfte att personalen själva kan bestämma aktiviteter som vi ska göra under året. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs inom hela förvaltningen. Fastighetskontorets driftavdelning har under våren lämnat in en ansökan om att bli "Årets bästa arbetsplats inom Halmstads kommun Kriterier som togs upp var hur vi bedriver ett aktivt friskvårdsarbete för att främja antalet friskdagar, hur vi tillhandahåller ett bra arbetsmiljöarbete ur både fysisk och psykosocialt perspektiv, där vi har delaktighet och inflytande samt möjlighet till kompetensutveckling och vidareutveckling och arbetar ur ett kund- och invånarperspektiv för att leverera hög service och god kvalitet. Fastighetskontoret var med i slutbedömningen men fick tyvärr inte denna gång priset som årets bästa arbetsplats. Delårsbokslut

14 Mätetal Utfall T2 Målvärde Ökning av NMI jmf med 2016 (67) Aktiviteter Arbeta med utveckling av organisationskultur. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kommentar 2.2 Ekologiskt hållbar utveckling Konkretiserat mål 15: Klimatpåverkan i Halmstad ska minska Energianvändningen ska effektiviseras med minst 20 % under perioden Kommentar Under 2009 låg energiförbrukningen på 235 kwh/kvm i befintlig byggnation. För att nå 20 % minskning till år 2020 bör utfallet då ligga på högst 188 kwh/kvm. Under 2017 låg energianvändningen på 182 kwh/kvm, vilket innebär en minskning med 22,6 % jämfört med 2009 års förbrukning. Fastighetskontoret anser sig därför kunna klara målet till Prognosen för 2018 visar att energianvändningen hamnar något högre än 2017, nämligen på 187 kwh/kvm vid årets slut. Den största bidragande anledningen till att fastighetskontoret har kunnat minska energianvändningen i fastighetsbeståndet beror på EPC-projektet (Energy Performance Contracting), som startade under EPC är en modell för att genomföra energibesparande åtgärder i ett fastighetsbestånd. Dessutom har underhållsbehovet minskat då man höjde standarden på de tekniska installationerna. En del i projektet innebar även utbildning av driftspersonalen. Samtliga installationer i projektet var klara 2011 och därefter fortsätter projektet i en uppföljningsfas där även fortsatt driftoptimering ingår. Denna fas fortgår till EPC-projektet har alltså genererat goda ekonomiska och miljömässiga konsekvenser. Under 2017 togs två nya solcellsanläggningar i drift; Gullbrandstorpsskolan och Valhallaskolan. Totalt har solcellsanläggningarna under 2017 producerat kwh och av det har kwh gått ut på nätet som överproduktion. Sedan 2010 har fastighetskontoret nu investerat 18 miljoner kronor i solcellsanläggningar och av detta fått 4,6 miljoner i statligt investeringsbidrag. Mätetal Utfall T2 Målvärde kwh/kvm A-temp/år i befintlig byggnad (2020 högst 188 kwh) 187 <188 Aktiviteter Driftoptimering Utföra aktiviteter i EPC-projektet Kommentar Delårsbokslut

15 Andelen fordon under 3,5 ton som förvaltningen skaffar som drivs med förnybara bränslen ska öka. Kommentar Totalt har fastighetskontoret 19 fordon, varav 17 är gasdrivna bilar och två drivs av diesel. Under 2018 har elva bilar bytts ut mot gasdrivna bilar, vilket innebär att fastighetskontoret har ökat andelen fordon som drivs med förnybara drivmedel. De elbilar som förut tillhört fastighetskontoret har på grund av omorganiseringen, KÖP 1, överförts till servicekontoret i ett FM-koncept. Vid tjänsteärenden ska personalen använda sig av bilpoolen. För att medverka till hållbart resande har fastighetskontoret även tre elcyklar och tre resekort för bussresor som används av personalen vid tjänsteärenden. Mätetal Utfall T2 Målvärde Ökning av andel fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara drivmedel. 11 ökning Kommunala verksamhetsfastigheter ska vara ekologiskt hållbara. Kommentar Miljöbyggnad är ett certifieringssystem, utvecklat för att certifiera byggnader inom områdena energi, inomhusmiljö samt material och kemikalier. En enligt Miljöbyggnad undersökt byggnad erhåller sedan betyget guld, silver eller brons. Kärlekens skola ska byggas som ett pilotprojekt enligt miljöbyggnad silver. Projektet kommer därefter att utvärderas och granskas för att bedöma om miljöbyggnad silver är ett arbetssätt att satsa på. Upphandlingen är nu utförd och produktionen startade sommaren 2018 och beräknas vara klar Därmed kommer inte utvärderingen att kunna vara klar under året. Projekteringen kommer att utvärderas under hösten 2018, produktionen är inte möjlig att utvärdera ännu. Aktiviteter Implementera policy för miljöklassning gällande nya och befintliga kommunala verksamhetsfastigheter. Kommentar Projekteringen kommer att utvärderas under hösten 2018, produktionen är inte möjlig att utvärdera ännu. 2.3 Riktningar Riktning 6: All kompetens behövs Frisktalen ska öka. Delårsbokslut

16 Kommentar Andelen månadsavlönade tillsvidare- och visstidsanställda som inte har någon sjukfrånvaro under perioden ligger för män på 57,1 % och för kvinnor 70 %. Eftersom detta inte var ett mått som användes under samma period 2017 så finns det inget utfall att jämföra med. Däremot kommer det i årsbokslutet att kunna göras en jämförelse för förra året. Om man ser till totala antalet sjukfrånvarotimmar i förhållande till ordinarie timmar kan man se att sjukfrånvaron minskat jämfört med samma period 2017, från 5,14 % till 3,88 %. Fastighetskontoret är en liten förvaltning med relativt få medarbetare vilket gör att enstaka personers sjukdom får stor påverkan. All personal har möjlighet att träna under arbetstid, en timme i veckan. Ett gym finns tillgängligt i fastighetskontorets lokaler. En av fastighetskontorets medarbetare bjuder dessutom på eget initiativ regelbundet in till träningspass i gymmet, vilket är mycket uppskattat av personalen. Under hösten kommer företagshälsovården att informera och ge tips om arbetsmiljö i kontorslandskap. Genomgång av arbetsmiljöföreskrifter som är aktuella för förvaltningen kommer att ske under hösten. En hälsoprofilbedömning för samtliga är beställd, med start i september. Utbildning i HLR erbjöds för samtlig personal under 2017, och för de som inte hade möjlighet att gå den får en ny möjlighet under Mätetal Utfall T2 Målvärde Antalet friskdagar/tillsvidareanställd ska öka (jmf 2017). Aktiviteter Följa och utvärdera statistik Stimulera medarbetarna till motion genom att erbjuda en friskvårdstimme i veckan med hjälp av centrala medel. Kommentar Riktning 9: Allt vatten behövs Vid ny- och ombyggnationer genomföra smarta och innovativa lösningar för rening, återanvändning samt minskning av vattenförbrukningen. Kommentar I Kärlekens skola installeras energibesparande blandare men kommer inte att kunna tas i drift förrän 2020 då byggnationen står klar. Mätetal Utfall T2 Målvärde Genomföra ett pilotprojekt under Delårsbokslut

17 3 Prioriteringar 3.1 God hälsa och bra arbetsmiljö Medarbetarna är vår största tillgång. Med en god arbetsmiljö som ger motiverade och glada medarbetare kommer det att påverka att vi får nöjda kunder och kommuninvånare som är beroende av de fastigheter vi förvaltar, driftar och bygger. Fastighetskontorets nöjd-medarbetarindex minskade mellan 2013 och 2016 från 76 till 67 i medarbetarindex. Målet sattes då att öka nöjd-medarbetarindex till 78 fram till Medarbetarundersökningen genomfördes under februari 2018, vilket visar att målet är nått, medarbetarindex ligger på 79. Svarsfrekvens var också god, 100 % av de anställda deltog i undersökningen. Flera insatser görs för att höja trivseln på kontoret. Det genomförs tre informationsträffar för hela kontoret varje år, där aktuell information om vad som är på gång tas upp. En förvaltningsdag genomfördes under hösten med syftet att skapa vi-känsla och öka gemenskapen. Dagen innehöll samarbetsövningar, fysisk aktivitet och en föreläsning som handlade om motivation, attityd och förändring. En utvärdering visade att personalen var genomgående positiv till förvaltningsdagen och gav den ett medelbetyg på 8,2 av 10. En trivselgrupp har skapats med syfte att personalen själva kan bestämma aktiviteter som vi ska göra under året. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs inom hela förvaltningen. Fastighetskontorets driftavdelning har under våren lämnat in en ansökan om att bli "Årets bästa arbetsplats inom Halmstads kommun Kriterier som togs upp var hur vi bedriver ett aktivt friskvårdsarbete för att främja antalet friskdagar, hur vi tillhandahåller ett bra arbetsmiljöarbete ur både fysisk och psykosocialt perspektiv, där vi har delaktighet och inflytande samt möjlighet till kompetensutveckling och vidareutveckling och arbetar ur ett kund- och invånarperspektiv för att leverera hög service och god kvalitet. Fastighetskontoret var med i slutbedömningen men fick tyvärr inte denna gång priset som årets bästa arbetsplats. All personal har möjlighet att träna under arbetstid, en timme i veckan. Ett gym finns tillgängligt i fastighetskontorets lokaler. En av fastighetskontorets medarbetare bjuder dessutom på eget initiativ regelbundet in till träningspass i gymmet, vilket är mycket uppskattat av personalen. Under hösten kommer företagshälsovården att informera och ge tips om arbetsmiljö i kontorslandskap. Genomgång av arbetsmiljöföreskrifter som är aktuella för förvaltningen kommer att ske under hösten. En hälsoprofilbedömning för samtliga är beställd, med start i september. Utbildning i HLR erbjöds för samtlig personal under 2017, och för de som inte hade möjlighet att gå den får en ny möjlighet under Delårsbokslut

18 3.2 Internkontroll s internkontroll ska säkerställa att - Verksamheten på ett kostnadseffektivt sätt uppfyller satta mål - Information om verksamheten och finansiell rapportering är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig - Lagar, regler och riktlinjer följs - Möjliga risker identifieras, bedöms efter grad av väsentlighet och förebyggs eller förhindras Internkontrollen inbegriper ekonomi men är inte begränsad till detta område. Ur organisationens egen synvinkel kan internkontrollen utgöra en trygghet för förtroendevalda och medarbetare. s uppdrag består till stor del av att genomföra beslutade investeringsprojekt, utföra planerat och felavhjälpande underhåll samt drift och förvaltning. Det innebär att förvaltningen årligen utför ett stort antal upphandlingar/inköp och beställningar. Internkontrollplanen följs upp en gång om året, i årsbokslutet. 3.3 Utveckling av organisationskultur och värderingar Fastighetskontoret fortsätter arbetet med att utveckla organisationskultur och värderingar. Målet är att fullt ut nå visionen genom att i den dagliga gärningen leva som vi lär. Fastighetskontorets vision: "Fastighetskontoret ska motsvara framtida förväntningar på hög och snabb leveranssäkerhet inom kompetensområdet, ett starkt kundfokus samt en hög kostnadseffektivitet. Förvaltningen ska vara transparant, tydlig och möjliggöra en optimal samverkan internt samt med övriga bolag och förvaltningar. Vidare ska verksamheten ha ett utvecklat processinriktat arbetssätt som ökar effektiviteten." Vi fortsätter vårt arbete internt med gemensamma regelbundna informationsmöten, förvaltningsdag, trivselgrupp samt gemensam träning på arbetstid för de som vill. Trivselgruppen har bidragit med ett antal aktiviteter som stärkt gemenskapen på fastighetskontoret. Vidare satsar kontoret stort på digitalisering och har investerat i en VR-studio för att kunna digitalisera projekt, visualisera dem tidigt i byggprocessen som virtuella prototyper i skala 1:1 samt skapa en tidig dialog med beställare och politik för bättre förståelse. Genom detta nya arbetssätt skapar vi även möjligheter att samordna all teknisk dokumentation både i projekt och efter i förvaltningsfasen i en och samma modell. Förvaltningens förhoppning är att detta arbetssätt ska sprida sig till fler förvaltningar i kommunen så vi tillsammans kan optimera stadsbyggnaden, på ett tidigt stadie visualisera samt ha en dialog med invånarna. En förvaltningsdag med samtliga medarbetare kommer under hösten att genomföras där vi kommer att arbeta med våra mål i verksamhetsplaneringen i syfte till att bryta ner dessa i aktiviteter på respektive avdelning. Detta för att höja medvetenheten och kunskapen om våra målbilder. Dagen kommer även att innehålla aktiviteter i syftet att skapa vi-känsla och öka gemenskapen. Delårsbokslut

19 4 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid Augusti 2017 visstid (%) Augusti 2018 visstid (%) Totalt Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Augusti 2017 kvinnor (%) Augusti 2018 kvinnor (%) Totalt ,2 Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Augusti 2017 kvinnor (%) Augusti 2018 kvinnor (%) Totalt Timavlönad personal Januari-Augusti 2017 Januari-Augusti 2018 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt ,1 Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) Augusti 2017 Augusti 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 97, , ,6 Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron Januari-augusti 2017 (totalt, i %) Januari-augusti 2018 (totalt, i %) 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 5,14 3,87 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 58 59,5 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 2 0,79 4. Summa sjukfrånvarotid för män 5,5 4,56 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 2,7 0,64 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år 0,15 1,79 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 9,9 7,32 Sjukfrånvaro (sjukdagar i snitt per tillsvidareanställd) Januari-Augusti 2017 Januari-Augusti 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt ,94 1,5 10,81 9,02 Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Januari-Augusti 2017 Januari-Augusti 2018 Delårsbokslut

20 Andel sjukdagar (%) Januari-Augusti 2017 Januari-Augusti Totalt Sammanfattande analys Delårsbokslut

21 5 Nyckeltal Nyckeltal Utfall T Utfall T Utfall T Totalkostnad, verksamhetsfastigheter 933 (kr/kvm) Energianvändning, verksamhetsfastigheter (kwh) (Prognos, beräknat på energianvändning janjuli 2018) Avhjälpande underhåll (%) 36% 36% 31% Planerat underhåll (%) 64% 64% 69% Total projektkostnad, förskola (kr/kvm). Referens: Bergsgård, fyra avdelningar inklusive tillagningskök. Upphandlad: 2017, byggår: Förutsättning: Upphandlad tillsammans med två andra fyraavdelningsförskolor, vilket hållit nere kostnader. BRA, förvaltnings- och utvecklingsfastigheter (kvm) Underhållskostnad förvaltningsfastigheter 173 (kr/kvm) Energianvändning i befintlig byggnad (kwh/kvm A-temp/år) (Prognos, beräknat på energianvändning janjuli 2018) Paviljongbyggnader: BRA paviljonger kvm. Energiförbrukningen i paviljonger kontra platsbyggda byggnader, exempel. Laxön förskola paviljong, 467 kvm, (Elvärme, fastighetsel, verksamhetsel, direktverkande elvärme). 2016: kwh, 187 kwh/kvm. 2017: kwh, 211 kwh/kvm. Aleskogens förskola paviljong, 703 kvm (Elvärme, fastighetsel, verksamhetsel, direktverkande elvärme). 2016: kwh, 168 kwh/kvm 2017: kwh, 240 kwh/kvm Delårsbokslut

22 Sofiebergs förskola, 607 kvm (Fjärrvärme, fastighetsel, verksamhetsel, ca 60 % fjärrvärme och 40 % el). 2016: kwh, 168 kwh/kvm 2017: kwh, 172 kwh/kvm Kärlekens förskola, 910 kvm (Fjärrvärme, fastighetsel, verksamhetsel, ca 60 % fjärrvärme och 40 % el). 2016: kwh, 168 kwh/kvm 2017: kwh, 168 kwh/kvm Delårsbokslut

23 6 Väsentliga händelser Personalförändringar kommer att ske under hösten, då både förvaltningschef samt bygg- och projektchef har valt att sluta sina tjänster. Delårsbokslut

24 Verksamhet 205 Fastighetskontor Driftredovisning Utfall periodresultat Periodens resultat är ca kkr att jämföra med ca kkr föregående år vilket ger en skillnad på kkr. Intäkterna är ca kkr högre än föregående år, främst beroende högre interna intäkter. Lönekostnaderna är nästan kkr högre än föregående år. Månadslön har betalats ut till fler personer i år jämfört med föregående år. Ökningen beror på nyrekryteringar. 68% av lönebudgeten är förbrukad vilket följer budget. Drygt kkr högre kostnader för bostadsanpassning redovisas jämfört med föregående år. Flertalet av de större ärenden vi flaggat för tidigare är nu slutfakturerade. Utbetalning/bidrag till lokalhållande föreningar ligger i fas. Prognos budgetavvikelse Ingen avvikelse förväntas. Hittills är 69% av intäktsbudgeten redovisad och 70% av kostnadsbudgeten. Lokalhyreskostnaderna förväntas bli 600 kkr högre än budget och detta finansieras av högre interna intäkter. Kostnaderna för bostadsanpassning förväntas uppgå till budget vid årets slut. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring mot föregående prognos. Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Budgeten på 80 kkr avser arbetsmaskiner och 37 kkr är hittills förbrukat. Prognos budgetavvikelse En avvikelse på 30 kkr förväntas. Prognos förändring mot föregående prognos Förändring med 30 kkr mot förra prognosen.

25 Verksamhet 209 Förvaltningsfastigheter Driftredovisning Utfall periodresultat Utfallet för perioden är kkr. Föregående år var motsvarande utfall kkr. Lokalkostnaderna är högre än föregående år ( kkr), främst beroende på nya hyrda paviljonger, bl a Klaraskolan, Slottsjordsskolan söder, Getinge, Furulund och Lineheds skolor, Vallås och Vrenninge förskolepaviljonger samt Kulturskolans nya lokaler på Söder. Kapitalkostnaderna är kkr högre än föregående år främst på grund av nyligen etablerade Klaraskolan, Slottsjordsskolan söder, Getingeskolans paviljonger samt ombyggnaden av Örjans Vall. Av samma anledning är även de administrativa påläggen högre än föregående år, ca kkr. Därmed är internhyrorna också högre jämfört med föregående år. Externa hyresintäkter är kkr lägre än föregående år på grund av lägre redovisat belopp för blockförhyrning av lägenheter för äldre. Energikostnaderna är ca kkr högre än motsvarande period föregående år och kostnaderna för fastighetsskötsel och FM-service har ökat med ca kkr beroende dels på nya objekt och dels på nytt avtal mellan fastighetskontoret och servicekontoret där fler tjänster ingår i det fasta priset i år. Prognos budgetavvikelse Ingen avvikelse mot den fastställda ramen förväntas totalt. Kapitalkostnaderna beräknas bli kkr högre än budget på grund av färdigställda investeringar, bl a Klaraskolan, Slottsjord Södra, Harplinge förskola, Slättåkra förskola och paviljonger för Getingeskolan. Därmed blir även det administrativa påslaget högre än budget. Detta tas ut i internhyran och ger en högre hyresintäkt jämfört med budget. Kommunen har även förvärvat Patrikshills fd äldreboende den 1 juni i år vilket ger obudgeterade kapitalkostnader. Lokalkostnaderna förväntas bli kkr högre än budget främst på grund av obudgeterade hyrda paviljonger, exempelvis Klaraskolan, Slottsjord södra, Getinge, Furulund och Linehedsskolan. Detta tas ut genom högre internhyra. Den prognosticerade avvikelsen på kkr under intäkter och kostnader för sålda tjänster avser främst markarbeten och omkostnader för paviljonger. Övriga intäkter, bl a momsbidrag och värmetillägg, beräknas bli kkr högre än budget medan övriga kostnader, främst självrisker och prestationsbonus för energisparprojektet samt underhåll och energikostnader, beräknas bli kkr lägre än budget. Försäkringsavgifterna beräknas bli kkr högre än budget beroende på nytt avtal och kostnaderna för fastighetsskötsel beräknas bli kkr högre än budget främst beroende på nytillkomna objekt.

26 Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring jämfört med föregående prognos totalt sett. Justeringar av intäkter och kostnader beror främst på tillkomna objekt, som t ex Klaraskolan och Slottsjordsskolan södra samt markarbeten för paviljonger. Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Investeringsnettot efter åtta månader är på ca kkr att jämföra med kkr förra året, vilket är en förändring med ca kkr. Utfallet motsvarar en förbrukning på 43 % av budgeten. Främst är det projekt avseende skolor och förskolor som bidrar till ett högre utfall, utfallet är på drygt kkr för dessa, jämfört med kkr föregående år. Statliga investeringsbidrag har erhållits med drygt kkr (Bäckagårds fsk säkerhetsåtgärder, Valhallaskolan renovering samt solcellsanläggning, Gullbrandstorpsskolan solcellsanläggning, Backatorpet lekställning, Fyllinge fsk lekställning, Dragonen fsk lekplatsåtgärder, Fotbollsarena upprustning, Brunnsåkerskolan renovering idrottshall, Östergårdsskolan tillgänglighetsanpassad lekplats, Haverdals byskola lekplats, Vallåsskolan renovering fasad och Östergårdsskolan utvändigt underhåll). Projekten med största utfallet är följande: Investeringsinkomster Investeringsutgifter Lineheds skola, om- och tillbyggnad Reinvesteringar Kv Hjorten ny fsk Hallands konstmuseum, tillbyggnad Sannarps grundskola Aleskogen permanent fsk Hallands konstmuseum, ombyggnad Örjansskolans annex Kastanjeallén Slottsjordsskolan söder Heden Oskarström ny fsk Bergsgård ny fsk (Trollberget) Jutarums fsk Frösakull ny fsk Kärlekens nya skola Sofiebergsskolan tillbyggnad Harplinge ny fsk Getingeskolan paviljonger Sannarpsgymnasiet ventilationsåtgärder Förändringsarbeten kkr (bidrag) kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr

27 Kärlekens IP omklädningsrum Förändringsarbeten Övriga projekt Netto totalt kkr kkr kkr kkr Prognos budgetavvikelse Totalt sett prognosticeras ett investeringsnetto på ca kkr. Detta innebär en avvikelse på nästan kkr och en förbrukning av investeringsbudgeten på 69 %. Största budgetavvikelserna finns i följande projekt: Ny grundskola Kärleken kkr (anslag flyttat fr SHBK, byggnation startar) Steningeskolan kkr (projektering ) Nymansgatan ny fsk kkr (byggnation ej påbörjad) Hjorten, ny fsk Linehed kkr Gullbrandstorpsskolan ombyggnad kkr (projektering höst, ev upphandling 2018) Gruppboende Åled 3, platser kkr (endast förstudie 2018) Gruppbostad Snöstorp kkr (endast förstudie 2018) Daglig verksamhet, ombyggnad kkr PCB-sanering kkr Holms skola omb till förskola kkr Aleskogen permanent fsk 8 avd kkr Tillbyggnad Linehedsskolan kkr Klaraskolan, tillfälliga lokaler kkr Reinvesteringar fd underhåll kkr Slottsjordsskolan södra, tillfälliga lokaler kkr Övriga projekt kkr (inkl bidrag) Totalt kkr Förskolor (avvikelse kkr) Största avvikelserna finns inom projekten Nymansgatan ( kkr), Hjorten Linehed ( kkr) samt Holms skola ombyggnad till förskola (8 400 kkr). Aleskogens fsk förväntas överskrida årets budget med kkr. Budgetmedel tillkommer nästkommande år. Av potten Förskolor och skolor, ersättning dåliga lokaler beräknas kkr förbrukas av budgeterade kkr kkr av prognosen avser skolor (Getingeskolans paviljonger, Brunnsåkersskolans idrottshall, Slottsjordsskolan, Gullbrandstorpsskolan fönsterbyte, Kyrkskolan renovering samt ventilation Frennarps byskola) och kkr avser renovering av förskolor. Skolor (avvikelse kkr) Steningeskolan beräknas avvika mot årets budget med kkr. Endast kkr beräknas förbrukas i år. För Gullbrandstorpsskolan ombyggnad har ett tilläggsanslag med kkr tillkommit, total budget kkr. Förväntad avvikelse kkr. Tillbyggnaden av Linehedsskolan förväntas överskrida årets budget med kkr. Produktion pågår. Ytterligare budgetmedel tillkommer nästa år. Sannarps grundskola förväntas överskrida årets budget med ca kkr och totalt med kkr. Ett tillkommande oförutsett

28 markarbete är en bidragande orsak. Slottsjordsskolan söder har en budget på kkr och förväntas kosta kkr vilket ger en negativ avvikelse på kkr. Gruppbostäder/daglig verksamhet (avvikelse kkr) Anslagen för gruppbostäder i Snöstorp och Åled beräknas inte förbrukas. Förstudie pågår. Daglig verksamhet, avvikelse med ca kkr, för projektering och upphandling. Idrottsanläggningar (avvikelse kkr) Avvikelsen beror främst på återstående budget samt investeringsbidrag inom projektet för ombyggnaden av Örjans vall. Reinvesteringar fd underhåll (avvikelse kkr) Årets budget för planerade större underhållsarbeten är kkr medan prognosticerat utfall är kkr. Ett antal större ombyggnadsprojekt pågår som överstiger budget. Övriga projekt (avvikelse kkr) Främst avviker projekten för PCB-sanering (8 600 kkr), ventilationsarbeten för Sannarpsgymnasiet (4 800 kkr), ombyggnad av BAS (4 000 kkr) samt samordning IT-uppkoppling (2 500 kkr).. Prognos förändring mot föregående prognos Förändringen mot föregående prognos är kkr. Sedan föregående rapport är de största förändringarna att Aleskogens permanenta fsk justerats upp med kkr, Klaraskolan tillfälliga lokaler med kkr, Slottsjordsskolan södra, tillfälliga lokaler med kkr, förskolor och skolor, tillbyggnad Linehedsskolan med kkr, Holms skola med kkr, Vallåsskolan atriumåtgärder med kkr och Frösakull ny fsk med kkr. Även reinvesteringar fd underhåll har justerats med kkr. Prognosen för investeringsbidrag har justerats upp med drygt kkr.

29 Verksamhet: 205 Fastighetskontor Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Därav utdelade timkostnader Därav interna intäkter Därav övrigt Lönekostnader Därav löner till arbetstagare Därav PO-pålägg Därav timlön Därav övertid Därav beredskap Därav semesterlön Därav sjuklön Därav övriga lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav Realisationsförluster Därav Bostadsanpassning Därav Bidrag lokalhållande förenin Därav Övrigt Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat

30 Verksamhet: 205 Fastighetskontor Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto

31 Verksamhet: 205 Fastighetskontor Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse 0 0 Summa avvikelse driftredovisning 0 0

32 Verksamhet: 209 Förvaltningsfastigheter Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav Realisationsvinster Därav Externa Hyror Därav Interna Hyror Därav Momsbidrag Därav Sålda tjänster Därav Övriga intäkter Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav Avskrivningar Därav Internränta Därav Kapitalkostnader justering Övriga kostnader Därav Realisationsförluster Därav Utrangeringar Därav Energi Därav Vatten Därav Serviceavtal fastighetsdrift Därav Fastighetsskötsel/FM-service Därav Underhåll Därav Försäkringsavgifter Därav Administrativt pålägg Därav Kostnader för sålda tjänster Därav Övrigt Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat

33 Verksamhet: 209 Förvaltningsfastigheter Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Därav Förskolor Därav Skolor Därav Gruppbostäder/daglig vht Därav Idrottsanläggningar Därav Reinvesteringar fd UH Därav Övrigt Investeringsnetto

34 Verksamhet: 209 Förvaltningsfastigheter Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Högre kapitalkostnader p g a genomförda investeringar Högre lokalkostnader p g a ej budgeterade hyrda lokaler Internhyror högre än budget p g a investeringar och nya hyrda lokaler Övriga intäkter högre än budget Kostnader för sålda varor och tjänster Intäkter för sålda varor och tjänster Övriga kostnader lägre än budget Försäkringsavgifter högre än budget Administrativt pålägg högre än budget Fastighetsskötsel högre än budget Summa avvikelse driftredovisning 0 0

35 Delegationsbeslut Fastighetskontoret FN 2018/00004 Ärende FN 2018/00004 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Fastighetskontoret Redovisning av delegationsbeslut Fastighetskontorets förslag till beslut lägger redovisningen av delegationsbeslut till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Följande anmäls: - Beslut om bidrag för bostadsanpassning, augusti Fastighetskontoret Sofia Lyberg Nämndsekreterare Halmstads kommun,fastighetskontoret, Box 153, Halmstad Sida 1(1) direkt@halmstad.se

36 Informationsärende Fastighetskontoret FN 2018/00007 Ärende FN 2018/00007 Beslutsinstans: Information fastighetsnämnd 2018 Sammanfattning av informationsärendet - Resultat av förstudie, gruppboende Åled, enligt beslut FN 3, Resultat av förstudie servicebostad i Snöstorp, enligt beslut FN 4, Tendens beställningar av paviljonger - Projektredovisning Informationsunderlag 1. Projektredovisning Fastighetskontoret Sofia Lyberg, Nämndsekreterare Halmstads kommun, fastighetskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(1)