POLICY. Policy för lokalförsörjning och byggnadsinvesteringar

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "POLICY. Policy för lokalförsörjning och byggnadsinvesteringar"

Barbro Lind
för 5 år sedan
Visningar:

1 POLICY Policy för lokalförsörjning och byggnadsinvesteringar

2 Typ av styrdokument Policy Beslutsinstans Kommunfullmäktige Fastställd Diarienummer KS 2017/ Giltighetstid Från och med den 15 juli 2017 och tillsvidare Dokumentet gäller för Samtliga nämnder och förvaltningar i kommunen Dokumentansvarig Kommundirektören Tidpunkt för En gång per mandatperiod eller vid behov aktualitetsprövning 1

3 Innehåll 1. Inledning Syfte Styrprinciper för lokalförsörjning Lokalförsörjningsplan Lokalförsörjningsprocess Investeringar i byggnader Inköp av externa fastigheter Förhyrning av externa lokaler Avyttring av internt outnyttjade fastigheter Lokalförändringar utanför löpande budgetårs ram

4 1. Inledning Kommunfullmäktige antog en policy för verksamhets- och ekonomistyrning den 27 juni Kommunstyrelsen antog den 30 november 2016 kompletterande riktlinjer för verksamhets- och ekonomistyrning där budgetprocessen där budgetprocessen för investeringar regleras på en övergripande nivå. Denna policy behandlar vilka styrprinciper som gäller för lokalförsörjning inom Falköpings kommun. Policyn förtydligar även hur processen går till gällande beslut om byggnadsinvesteringar. Tekniska nämnden får i uppdrag att ta fram riktlinjer som kompletterar policyn. 2. Syfte Denna policy syftar till att fastställa de grundläggande principer som ska vara vägledande för lokalförsörjningen. Policyn fungerar som ett komplement till andra styrdokument och syftar också till att säkerställa att det finns tydliga processer för planering och samordning i lokalförsörjningsfrågor samt att det finns en tydlig struktur för beslut. 3. Styrprinciper för lokalförsörjning Lokalförsörjning är en övergripande process som syftar till att tillhandahålla ändamålsenliga lokaler för Falköpings kommuns verksamheter utifrån flerårsplanens budgetramar. Lokalförsörjning innefattar resursplanering av ägda och externa lokaler samt byggnadsinvesteringar. Den strategiska lokalförsörjningsprocessen styrs av följande principer: Långsiktig planering. Lokalförsörjning ska utgå ifrån en långsiktig planering som skapar förutsättningar för att ta genomtänkta och ekonomiskt hållbara beslut. Helhetssyn. Lokalförsörjning ska präglas av en helhetssyn där Falköpings kommuns bästa ska vara vägledande. Lokaleffektivitet. Vid bedömningen av byggnadsinvesteringar eller lokalförändringar ska hänsyn tas till lokaleffektivitet, vilket innebär att den befintliga lokalkostnaden ska ställas i relation till kommunens långsiktiga kostnad för nybyggnation. Kommunalt ägande av byggnader. Lokalbehov ska i första hand tillgodoses inom ägda byggnader, i andra hand genom lokaler inom kommunala bolag och i sista hand hos externa ägare. 3

5 4. Lokalförsörjningsplan Lokalförsörjningsplanen beskriver den långsiktiga planeringen av kommunens lokalförsörjning och utgör en del av Falköpings kommuns budgetförutsättningar. Lokalförsörjningsplanen ska innehålla en analys över balansen mellan tillgångar och efterfrågan på ägda och externa lokaler, kostnadskalkyler, driftkostnader, eventuella övervärden i kommunala byggnader som avyttrats samt ett prioriterat åtgärdsförslag. Lokalförsörjningsplanen ska årligen bearbetas och uppdateras inför budgetprocessen. Kommundirektören ansvarar för lokalförsörjningsplanen och utser en arbetsgrupp. Gruppens uppgift är att samordna och prioritera förvaltningarnas lokal- och investeringsbehov samt sammanställa behoven till en 10-årig lokalförsörjningsplan. 5. Lokalförsörjningsprocess Lokalförsörjningsprocessen är en del av Falköpings kommuns budgetprocess vilken beskrivs i kommunens policy för verksamhets- och ekonomistyrning. 5.1 Byggnadsinvesteringar Tekniska nämnden fattar beslut om igångsättning av en nyinvestering utifrån den av kommunfullmäktige fastställda ramen för tekniska nämnden. Beslut om nyinvestering ska som huvudregel grunda sig på lokalförsörjningsplanen om inte särskilda skäl talar emot. Eventuella avvikelser ska i första hand hanteras inom tekniska nämndens beslutade ram för investeringar. Större investeringar, vilka beräknas uppgå till över 20 miljoner kronor, samtliga strategiska investeringar eller investeringar som är av principiell beskaffenhet lyfts av tekniska nämnden till kommunfullmäktige som beslutar om investeringen ska genomföras. Vid större investeringar som överstiger de beräknade kostnaderna för investeringsobjektet med mer än 10 % lyfts ärendet genom tekniska nämnden till kommunfullmäktige. Det ska dock inte göras om avvikelsen kan kompenseras med besparingar inom andra projekt inom ramen för verksamhetområdet. Om en detaljplaneändring behöver göras innan en byggnadsinvestering kan genomföras ska ansökan göras av kommunstyrelsen till byggnadsnämnden. 5.2 Inköp av externa fastigheter Inköp av fastigheter till Falköpings kommun ska ske av kommunstyrelsen. Om tekniska nämnden utifrån lokalförsörjningsplanen identifierar ett behov 4

6 av att köpa in en fastighet ska tekniska nämnden anmäla behovet till kommunstyrelsen. Inköp av fastigheter ska föregås av en besiktning samt en värdering utförd av extern värderingsperson/mäklare. Beslut ska grundas på en bedömning av den långsiktiga nyttan för Falköpings kommun. 5.3 Förhyrning av externa lokaler Tekniska nämnden beslutar, utifrån styrprinciperna ovan, om inhyrning av externa lokaler utifrån lokalförsörjningsplanen och fastställd budgetram. 5.4 Avyttring av internt outnyttjade fastigheter För outnyttjade fastigheter, vilka enligt lokalförsörjningsplanen inte är aktuella för kommunal verksamhet inom Falköpings kommun, ska följande alternativ övervägas: Fastigheter vilka till fullo hyrs ut av kommunen till externa aktörer bör säljas till kommunalt bolag eller extern aktör Fastigheter som kan säljas eller innehåller stora bokförda värden bör säljas Fastigheter som inte kan säljas och innehåller lågt bokförda värden bör rivas Tekniska nämnden beslutar utifrån lokalförsörjningsplanen att lämna över ärenden rörande avyttring av internt outnyttjade byggnader till kommunstyrelsen. Om det krävs tillstånd för att riva en byggnad görs ansökan om tillstånd av tekniska nämnden till byggnadsnämnden. 5.5 Lokalförändringar utanför löpande budgetårs ram Med lokalförändringar utanför löpande budgetårs ram avses investeringar, verksamhetsanpassningar och ökningar av externa ytor som av särskilda skäl inte kan skjutas till nästkommande budgetår. Beslut om genomförande av lokalförändringar utanför löpnade budgetårs ram ska grundas på den berörda verksamhetens konsekvensanalys samt tekniska nämndens drifts- och investeringskalkyl. Externt finansierade lokalförändringar utanför löpande budgetårs ram föreslås av den berörda verksamheten och beslutas om av tekniska nämnden. Lokalförändringar utanför löpande budgetårs ram med en kostnad över ett halvt prisbasbelopp belastar tekniska nämndens budget. Lokalförändringar utanför löpande budgetårs ram med en kostnad under ett halvt prisbasbelopp belastar beställande nämnds budget. Tekniska nämnden ges anslag i budget för lokalförändringar utanför löpande budgetårs ram. Beslut om lokalförändringar utanför löpande budgetårs ram tas av tekniska nämnden efter förslag från förvaltningschef för den berörda verksamheten. 5

7 Om lokalförändringen inte ryms inom anslaget i budget kan tekniska nämnden lyfta beslut om lokalförändring utanför löpande budgetårs ram till kommunfullmäktige för eventuell omprioritering av ram. 6

Relevanta dokument

POLICY. Policy för verksamhets- och ekonomistyrning

POLICY. Policy för verksamhets- och ekonomistyrning POLICY Policy för verksamhets- och ekonomistyrning Typ av styrdokument Policy Beslutsinstans Kommunfullmäktige Fastställd 2018-02-26, 46 Diarienummer KS 2017/622 Giltighetstid Fr.o.m. 2018-03-15 och gäller