Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 Fastighetsnämnd (14) Plats och tid Nymansgatan 23, sammanträdesrum Galgberget, 29 augusti 2018 kl 14:00-14:45 ande Ledamöter Carl-Johan Berthilsson (M), ordförande Ola Johnsson (M) Kent Gustafsson (S) Urban Landström (S) Pierre Håkansson (C) Peter Vencel (S) Magnus Hedman (KD) Övriga deltagare Patrick Kristensson, Kerstin Lorick, Malin Östlund, Bo Lindmark, Ulrika Ståhl, Madelene Johansson samt Sofia Lyberg Justeringsplats Fastighetskontoret Nymansgatan 23 Paragrafer Justeringsdag 29 augusti 2018 Sekreterare... Sofia Lyberg Ordförande... Carl-Johan Berthilsson Justerare... Kent Gustafsson ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Fastighetsnämnd Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Fastighetskontoret, Nymansgatan 23 Underskrift Sofia Lyberg

2 Fastighetsnämnd (14) Ärenden FN 46 Dnr FN Val av protokollsjusterare... 3 FN 47 Dnr FN Godkännande av dagordning... 4 FN 48 Dnr FN 2018/00063 Fastighetsnämndens remissvar angående granskning styrning och uppföljning för fastighetsnämnden... 5 FN 49 Dnr FN 2018/00075 Fastighetsnämndens ställningstagande till handlingsplan för integration7 FN 50 Dnr FN 2017/00017 Fastställande av projekteringsanvisningar... 9 FN 51 Dnr FN 2017/00085 Kontraktsskrivning Holms förskola FN 52 Dnr FN 2018/00015 Kontraktsskrivning Gullbrandstorps skola - ombyggnad hemkunskap och tillagning FN 53 Dnr FN 2018/00043 Dokumenthanteringsplan revidering av gallring gällande felanmälan.. 12 FN 54 Dnr FN 2018/00004 Redovisning av delegationsbeslut FN 55 Dnr FN 2018/00007 Information... 14

3 Fastighetsnämnd (14) FN 46 Dnr FN Val av protokollsjusterare Jämte ordföranden (M) utses Kent Gustafsson (S) att justera protokollet.

4 Fastighetsnämnd (14) FN 47 Dnr FN Godkännande av dagordning Fastighetsnämnden godkänner dagordningen för den 29 augusti 2018

5 Fastighetsnämnd (14) FN 48 Dnr FN 2018/00063 Fastighetsnämndens remissvar angående granskning styrning och uppföljning för fastighetsnämnden Fastighetsnämnden beslutar att anta yttrandet över Granskning av styrning och uppföljning för fastighetsnämnden, enligt bilaga daterad , och lämnar det till kommunrevisionen. PwC har av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun fått i uppdrag att granska fastighetsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Revisionsfrågan för denna granskning är: Är fastighetsnämndens styrning uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig? Bedömningen grundar sig på bedömningarna av respektive kontrollmål. Kontroll har gjorts inom följande områden: att fastighetsnämnden får en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av måluppfyllelse och ekonomi. att nämnden tar beslut om åtgärder vid bristande måluppfyllelse att nämndens internkontrollarbete sker enligt policy och väsentliga risker Kontrollmålen visar att de tre områdena är delvis uppfyllda. Bedömningen grundar sig på att bokslutsanvisningar till viss del följs. Uppföljningen av det ekonomiska resultatet är tillräcklig medan uppföljning av de verksamhetsmässiga målen bedöms kunna utvecklas för att bättre följa bokslutsanvisningarna. Som exempel lyfts fram att det behöver beskrivas bättre vad som fungerat bra i arbetet med målet, vad vi lärt oss som behöver tas med i det framtida arbetet och vilka åtgärder som behöver vidtas med anledning av målutfallet. Dessutom saknar vissa mål mätetal eller målvärde. Vad gäller internkontrolluppföljningen ska det vara möjligt att upprepa de kontroller som genomförts, vilket innebär att kontrollmetod och urval behöver beskrivas och att detta saknas i vissa kontrollmoment. I kontroller har det framkommit att några beställningar utförts utanför ramavtal och utan direktupphandling, och revisorerna påpekar att fastighetsnämnden bör beakta väsentliga risker inom inköp och upphandling. Det konstateras att rapportering avseende målredovisning och ekonomi sker regelbundet till nämnden men att förbättringspotential finns avseende målredovisningen. Målredovisningen kan utvecklas till att bättre följa

6 Fastighetsnämnd (14) bokslutsanvisningarna genom att bättre beskriva vilka åtgärder som behöver vidtas med anledning av utfallet i målredovisningen. Fastighetsnämnden kommer framöver att beakta eventuellt ej uppfyllda mål och föreslå åtgärder för bättre måluppfyllelse. Detta ska underlättas genom att målen i möjligaste mån kommer att ha tydliga mätetal. Fastighetsnämnden påtalar även att det vore önskvärt att det i stödsystemet var tvingande att ange åtgärd för att uppnå målet, när så inte görs. Internkontrolluppföljningen är noga dokumenterad på förvaltningen och alla moment går att upprepa. Dock är detta inte fullt ut redovisat i rapporten, vilket också kommer att beaktas i kommande del- och bokslutsrapporter. Detta är ett pågående utvecklingsarbete där kontinuerliga förbättringar har genomförts och repeterbarheten av kontroller nu är högre. Det finns fortfarande utrymme för förbättringar och det vore önskvärt att stödsystemet i högre grad ska kunna nyttjas för lagring av dokumentation som tas fram i kontrollerna. I de fall risker påvisas i kontrollen kommer detta tydligt att framkomma till nämnden i samband med rapporteringen så att nämnden då kan vidta åtgärder. Exempel på åtgärd kan vara att återigen lyfta framtagna rutiner på avdelningsmöten för att hålla rutiner aktuella och kända. s beredning är berett inom förvaltningsstaben på fastighetskontoret och ekonomiavdelningen på kommunledningsförvaltningen. Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar att anta yttrandet över Granskning av styrning och uppföljning för fastighetsnämnden, enligt bilaga daterad , och lämnar det till kommunrevisionen. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.

7 Fastighetsnämnd (14) FN 49 Dnr FN 2018/00075 Fastighetsnämndens ställningstagande till handlingsplan för integration Fastighetsnämnden har inget att invända mot förslaget till Halmstads kommuns handlingsplan för integration. För att strukturera och organisera Halmstads kommuns arbete med integration har en handlingsplan för integration tagits fram. Handlingsplanen ska ge samsyn, tydliggöra ansvar och på ett lösningsfokuserat och effektivt sätt ge struktur i Halmstads kommuns arbete för nyanländas inkludering. Detta är tänkt att ske genom tydliga ambitioner och åtgärder för kommunens nämnder och bolagsstyrelser att genomföra under planens aktualitetsperiod. Handlingsplanen innehåller ambitioner och åtgärder inom områdena mottagande, etablering, delaktighet samt inkludering. Remissen har skickats till Halmstads kommuns samtliga nämnder och bolagsstyrelser samt Studieförbunden, 3KHV, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Svenskt Näringsliv, Företagarna, LO och TCO. Kommunstyrelsen önskar yttrande, protokollsutdrag samt tjänsteskrivelse från remitterade nämnder samt bolagsstyrelser senast den 24 september Kommunstyrelsen önskar synpunkter på förslaget till handlingsplan för integration gällande: Vad betyder förslagen i handlingsplanen för nämndens/styrelsens/organisationens verksamhetsområde? Vad betyder förslagen i handlingsplanen för integrationsarbetet i Halmstads kommun och i regionen? Finns det andra perspektiv inom nämndens/styrelsens område som inte har beaktats i handlingsplanen? s beredning har på fastighetskontoret beretts inom fastighetsavdelningen. faller inte inom ramen för MBL.

8 Fastighetsnämnd (14) Förslag till beslut Fastighetsnämnden har inget att invända mot förslaget till Halmstads kommuns handlingsplan för integration. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.

9 Fastighetsnämnd (14) FN 50 Dnr FN 2017/00017 Fastställande av projekteringsanvisningar Fastighetsnämnden föreslår att kommunstyrelsen godkänner fastighetsnämndens reviderade utgåva av projekteringsanvisningar. Fastighetsnämnden ansvarar för den kommunala byggnationen i Halmstads kommun. För optimering av förvaltning och driftskedet arbetar fastighetskontoret med projekteringsanvisningar. Projekteringsanvisningarna har funnits på fastighetskontoret i många år men har nu uppdaterats och reviderats till dagens efterfrågan, krav och arbetssätt. Anvisningarna ska vara en hjälp för konsulter och entreprenörer som utför tjänster åt Halmstads kommun i form av nybyggnader, om- och tillbyggnader. Anvisningarna är ett komplement till lagar och föreskrifter. De lokaler som överlämnas till kommunens verksamheter ska vara så ändamålsenliga och felfria som möjligt. Lokalerna ska vara producerade utifrån ett långsiktigt hållbarhetsperspektiv och ta stor hänsyn till miljö, energiförbrukning och förvaltningseffektivitet. Lokalerna ska också utformas med tanke på flexibilitet och ett gott inomhusklimat. s beredning har beretts inom bygg- och projektavdelningen på fastighetskontoret. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner fastighetsnämndens reviderade utgåva av projekteringsanvisningar. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.

10 Fastighetsnämnd (14) FN 51 Dnr FN 2017/00085 Kontraktsskrivning Holms förskola Fastighetsnämnden beslutar att teckna kontrakt med Tage & Söner Byggnads AB, för att som generalentreprenör utföra ombyggnad av Holms förskola. Kommunfullmäktige beslutade den 29 februari 2016 att det inte längre ska vara grundskola i Holm. Barn- och ungdomsnämnden föreslår att lokalerna istället byggs om till en förskola med tre avdelningar. Fastighetskontoret har under november januari 2017 gjort en förstudie. Både verksamhet och kök kommer i den förstudien att placeras i huvudbyggnaden. Köket kommer att bli ett förstärkt mottagningskök. Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott beslutade den 22 augusti 2017, KSU 173, att ge fastighetskontoret i uppdrag att genomföra projektet enligt den förstudie som har tagits fram. Förfrågningsunderlaget gick ut i maj och sista dag för anbud var den 2 juli Efter inkomna anbud tecknas avtal med Tage & Söner Byggnads AB på entreprenadsumman kronor. s beredning är berett inom bygg- och projektavdelningen på fastighetskontoret. faller inte inom ramen för MBL. Bygglov är beviljat för byggnationen Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar att teckna kontrakt med Tage & Söner Byggnads AB, för att som generalentreprenör utföra ombyggnad av Holms förskola. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.

11 Fastighetsnämnd (14) FN 52 Dnr FN 2018/00015 Kontraktsskrivning Gullbrandstorps skola - ombyggnad hemkunskap och tillagning Fastighetsnämnden beslutar att teckna kontrakt med Tage och Söner Byggnads AB för att på totalentreprenad projektera och bygga en hemkunskapssal, tillagningskök, matsal samt bibliotek. Projektet innebär en om- och tillbyggnad av befintliga Gullbrandstorpsskolan för att få hemkunskapssal, tillagningskök, ny matsal och bibliotek. Kontrakt tecknas med följande entreprenörer: Tage & Söner Byggnads AB s beredning är berett inom bygg- och projektavdelningen på fastighetskontoret. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar att teckna kontrakt med Tage och Söner Byggnads AB för att på totalentreprenad projektera och bygga en hemkunskapssal, tillagningskök, matsal samt bibliotek. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.

12 Fastighetsnämnd (14) FN 53 Dnr FN 2018/00043 Dokumenthanteringsplan revidering av gallring gällande felanmälan Fastighetsnämnden godkänner revideringen av dokumenthanteringsplanen gällande felanmälan. Varje förvaltning ansvarar för sitt eget arkiv och hanteringen av sina allmänna handlingar. Enligt arkivlagen (AL) (SFS 1990:782) och av kommunfullmäktige antagna riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering, KF 86, 19 juni 2012, ska varje organisation upprätta en dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen behöver revideras med anledning av gallring av felanmälningsärenden i DeDu. I den nuvarande versionen av dokumenthanteringsplanen ska felanmälningar gallras direkt efter att felet är åtgärdat. Fastighetskontoret anser att det finns behov av att bevara ärendena något längre i systemet för bättre uppföljning. Ändringen innebär att ärendena istället gallras ett år efter att felet åtgärdats. Gallringen sker automatiskt i DeDu. s beredning är berett inom förvaltningsstaben i samråd med kommunarkivarie. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden godkänner revideringen av dokumenthanteringsplanen gällande felanmälan. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.

13 Fastighetsnämnd (14) FN 54 Dnr FN 2018/00004 Redovisning av delegationsbeslut Fastighetsnämnden lägger redovisningen av delegationsbeslut till handlingarna. Följande anmäls till fastighetsnämnden: om bidrag för bostadsanpassning, maj juli Förslag till beslut Fastighetsnämnden lägger redovisningen av delegationsbeslut till handlingarna. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.

14 Fastighetsnämnd (14) FN 55 Dnr FN 2018/00007 Information Fastighetsnämnden lägger informationen till handlingarna. Projektredovisning Överklagat bygglov Sofiebergsskolan Första spadtag/invigningar Träff med kommunrevisionen 24 oktober 14:00 Planeringsdagar september