Förbättringsmodell efter T Nolan, E Deming m fl

Transkript

1 Förbättringsmodell efter T Nolan, E Deming m fl Vad vill vi åstadkomma? Mål! Hur vet vi att en förändring är en förbättring? Mått! Vilka förändringar kan leda till en förbättring? Idéer! PGSA-cirkeln Agera Planera Test! Studera Gör Handlingsplan

2 PGSA 1. Identifiera problem och fastställ önskat resultat 2. Identifiera de mest sannolika orsakerna till 6. Rekommenderar fortsatta PDSA och/eller åtgärder problemet 3. Identifiera möjliga förbättringar och data som behövs för utvärdering 4. Implementera och testa förbättringar i liten skala och samla in data som behövs för att utvärdera 5. Analysera data och utveckla slutsatserna

3 Förbättringsområde: Ansvarig: Datum: Mål Planera Gör Planera genomförandet Nuvarande situation Studera Uppföljning Analys Agera Vad blir nästa steg? Ny PGSA A3?

4 Stödfrågor

5 Förbättringsområde: Planera Mål: vad vill vi uppnå? Syfte vad är verksamhetens anledning att välja denna fråga? Övergripande situation vilka är de strategiska, operativa, historiska och/eller organisatoriska sammanhangen? Vilka konkreta resultat krävs? Vilka är de specifika förbättringarna i utförande som behöver göras för att minska gapet? Visa visuellt hur mycket, tills när, med vilket resultat Nuvarande situation: hur gör vi idag och hur ser våra resultat ut? Vad är det för problem eller vad är behovet- gapet? Vad händer nu kontra vad behöver hända eller vad vill vi ska hända? Hur ser omständigheterna ut som visar på fakta, på att detta är ett problem eller behov, var och hur mycket? Visa fakta visuellt med tabeller, diagram, kartor! Hur kan mer fakta samlas från golvet Ansvarig: Datum: Gör Vilka förändringar ska vi göra? Vilka är alternativen för att åtgärda gapen och förbättra resultaten? Hur jämförs effektivitet, genomförbarhet och potentiella effekter mellan olika alternativ? Vilka är deras relativa kostnader och fördelarna? Vilken rekommenderas och varför? Visa hur föreslagna åtgärder kommer att angripa orsakerna till bristerna eller hindren. Hur kommer förbättringarna genomföras? Vad blir de viktigaste åtgärderna & resultaten i genomförandet och i vilken ordning ska det göras? Vilka stöd och resurser kommer att krävas? Vem kommer att ansvara för vad, när & hur? När kommer framsteg och effekter visas och på vilket sätt? Använd ett Gant-schema för att visa åtgärder, steg, resultat, tidslinjer och roller. Studera Uppföljning: Hur följer vi våra resultat och ser till att förändringarna består? Analys: Vilka är våra problem och varför? Hur ser detaljerna ut i arbetsprocesser (plats, mönster, trender, faktorer)? Ange skillnaderna mellan resultat och/eller de behov som finns? Vilka faktorer hindrar från att uppnå målen? Använd enkla verktyg för problemanalys för att förklara varför, såsom fiskbensdiagram för att visa orsak-verkan, 5S, 7 QC-verktyg, trädanalys, Paretodiagram eller sofistikerade verktyg som SPC eller andra som behövs. Agera Vad blir nästa steg? Ny PGSA A3?

6 Planera - stödfrågor Vad är problemet eller behovet gapen i våra resultat? Vad: Vad påverkas? Är det specifikt? Innehåller det ett implicit förslag till lösning? Står det Vad och inte varför? När: Går det att kvantifiera problemet när det uppstår? Är datum och tid specifika? När upptäcktes problemet? Var: Var uppstod problemet? Ange plats eller vid en speciell tidpunkt i processen! Vem: Vem upptäckte eller är berörd av problemet? Använd titel eller funktion (inte namn). Hur ofta/många: Går det att kvantifiera detta? Hur (metod): Hur ser processen ut? Konsekvenser: Vilka är de verkliga eller möjliga konsekvenserna om inte problemet löses? (Påverkan på kvalitet, kostnader, kunder, arbetsmoral, osv...)

7 Titel/Tema: Vilka förändringar eller förbättringar pratar du om? Ägare: Datum: Projektnr: Bakgrund: Vad pratar vi om och varför? Syfte: Vad är verksamhetens anledning att välja denna fråga? Övergripande situation: Vilka är de strategiska, operativa, historiska och/eller organisatoriska sammanhangen? Nuvarande situation: Hur ser det ut nu? Vad är det för problem eller vad är behovet-gapet? Vad händer nu kontra vad behöver hända eller vad vill vi ska hända? Hur ser omständigheterna ut som visar på fakta, på att detta är ett problem eller behov, var och hur mycket? Visa fakta visuellt med tabeller, diagram, kartor! Hur kan mer fakta samlas från golvet Mål: Vilka konkreta resultat krävs? Vilka är de specifika förbättringarna i utförande som behöver göras för att minska gapet? Visa visuellt: hur mycket, tills när, med vilket resultat Analys: Varför finns det problem eller behov? Hur ser detaljerna ut i arbetsprocesser (plats, mönster, trender, faktorer)? Ange skillnaderna mellan resultat och/eller de behov som finns? Vilka faktorer hindrar från att uppnå målen? Använd enkla verktyg för problemanalys för att förklara varför, såsom fiskbens-diagram för att visa orsak-verkan, 5S, 7 QC-verktyg, trädanalys, Paretodiagram eller sofistikerade verktyg som SPC eller andra som behövs. Rekommendationer: Vilka förändringar föreslås och varför dessa? Vilka är alternativen för att åtgärda gapen och förbättra resultaten? Hur jämförs effektivitet, genomförbarhet och potentiella effekter mellan olika alternativ? Vilka är deras relativa kostnader och fördelarna? Vilken rekommenderas och varför? Visa hur föreslagna åtgärder kommer att angripa orsakerna till bristerna eller hindren. Plan: Hur kommer förbättringar genomföras? Vem, Var, När, Hur Vad blir de viktigaste åtgärderna & resultaten i genomförandet och i vilken ordning ska det göras? Vilka stöd och resurser kommer att krävas? Vem kommer att ansvara för vad, när & hur? När kommer framsteg & effekter visas och på vilket sätt? Använd ett Gant-schema för att visa åtgärder, steg, resultat, tidslinjer och roller. Uppföljning: Hur ska pågående PGSA säkras? När och hur kommer det att synas att planerna har följts och de åtgärder som har haft effekt vidtagits? Vilka frågor eller oavsiktliga konsekvenser kan förutses? Vilka processer kommer att användas för att starta, hålla igång och bibehålla gjorda framsteg?