Tjänsteskrivelse Sida 1(1) Administrativ nämnd Charlotte Rolfsson,0550-86961 charlotte.rolfsson@kristinehamn.se Datum 2013-11-13 Admnämnd/2013:9 012 Verksamhetsplaner/måldokume nt Mål och Verksamhetsplan 2014 Sammanfattning Lönechefen fick i uppdrag på föregående nämnd att ta fram mätbara mål för verksamheten tillsammans med samrådsgruppen för de fyra kommunerna. Samrådsgruppen vill avvakta med att ta fram mätbara mål till 2015. Därför har lönecentrum satt upp egna mätbara mål som ska gälla för 2014. Beslutsunderlag Admnämnd tjänsteskrivelse 2013-11-13 Bilaga Mål och verksamhetsplan 2014 Bilaga målbeskrivning Ärendet Utifrån vårt uppdrag och behov av att ensa våra rutiner inom lönecentrum har vi tagit fram olika mål för vår verksamhet. Målen ska vara mätbara och tydliga. Våra övergripande mål samt verksamhetsplan enligt bilagor. Förslag till beslut Administrativa nämnden beslutar att anta förslag för mål och verksamhetsplan avseende 2014. Charlotte Rolfsson Chef lönecentrum c:\users\peha7003\appdata\local\microsoft\windows\temporary internet files\content.ie5\b3jj73et\admn%e4mnd_2013_9 - m%e5l och verksamhetsplan 2014{fcfe-ae77-0ca2-9e87-ddba-a101}.rtf KRISTINEHAMNS KOMMUN Postadress 50. Lönecentrum 681 84 Kristinehamn E-post /loncentrum@kristinehamn.se Besöksadress Nämndhuset Tullportsgatan 13 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-38252 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868
2013-11-13 Sida 1(2) Mål Rätt lön i rätt tid till rätt person Lönecentrum östra Värmland ska med sin kunskap leverera löneadministration med hög kvalité till alla anställda, förtroendevalda och uppdragstagare i de kommuner, bolag och förbund som vi har avtal med. Vi ska ge stöd till chefer och medarbetare med vår specialistkunskap när det gäller registrering av lönehändelser och övriga inrapporteringar till personal- och lönesystem, support, utdata och statistik. För att underlätta och skapa effektivitet ska befintliga för- och stödsystem nyttjas till det som är möjligt. Målet måste vara att använda våra datasystem och ständigt jobba med förenklingar och förbättringar. Vi ska sträva efter att minimera allt dubbelarbete, dvs en händelse en registrering. Som ett led att bli bättre ska vi jobba med internkontroll och utbildning. Syftet med internkontrollen ska vara att uppnå kvalité och säkerhet i det som registreras och utbetalas i vårt lönesystem. Det ska också ge oss möjlighet att mäta och jobba med ständiga förbättringar. Målet med utbildning ska vara att alla som ska registrera lönehändelser ska ha nödvändig kunskap för detta utifrån sin roll och funktion. Med vårt mål stödjer vi Kristinehamns kommuns övergripande mål om att vara en trygg och säker kommun. Kommunen ska erbjuda sina invånare en god service med hög kvalité och god tillgänglighet utifrån en långsiktigt god ekonomi.
2013-11-13 Sida 2(2) Verksamhetsplan 2014 Processer Under 2014 ska vi fortsatt jobba med att ensa våra gemensamma processer och rutiner och sträva efter att de ska vara så lika som möjligt oavsett kommun eller bolag. Vissa skillnader måste tillåtas då det är olika förutsättningar beroende på vilka försystem som respektive kommun/bolag/förbund använder. Inför alla större förändringar måste fördelar vägas mot nackdelar och kostnader. Prioriterade områden: - Schema/planering - Upprätta serviceavtal med respektive kommun/bolag/förbund - Behörigheter - Minska volymen av manuella registreringar - Minska mängden lönespecifikationer i papper - Manualer och lathundar Resurser 2014-01-01 19 årsarbetare
Målområde Aktivitet Mål 2014 Kunder & intressenter Tjänster & service Process & teknikutveckling Medarbetarperspektiv -Utbildning för våra kunder -Serviceavtal med våra olika intressenter med tydliga gränsdragningar -Mätning och uppföljning -Vi har gemensamma rutiner -Fungerande teknik -Analys/kartläggning av schemahantering -Vi jobbar utifrån den nya organisationen -Tydligt ledarskap RÄTT LÖN I RÄTT TID TILL RÄTT PERSON
Målområde: Kunder & intressenter Utbildning för våra kunder Mål och mätning Mål 2014 Alla självserviceanvändare är utbildade utifrån sin roll i form av genomgång av funktionaliteten i självservice eller har genomfört en E-learning-utbildning. Med fokus på (åter-)utbildning 2014 för: Chefer/arbetsledare (ca 400). Klart 30 november Serviceavtal med våra olika intressenter med tydliga gränsdragningar Upprätta serviceavtal med våra olika kunder där det framgår vem som ansvarar för vad i löneprocessen. Avtal skrivs med respektive kund. Klart 31 mars Mätning och uppföljning - Vi mäter kundnöjdhet - Vi mäter kvalitén på inkommande underlag - Vi mäter vår interna kvalitet med stickprov - Vi mäter graden rättningar Mätningarna sker i intervaller enligt interkontrollplanen. Kundnöjdheten mäts med hjälp av enkät. Mätningsresultat ska vara tillgängligt senast 31 oktober.
Målområde: Tjänster & service Vi har gemensamma rutiner Mål och mätning Mål 2014 Följande rutiner ska vi har genomarbetat och ensade så långt det går: -Hantering av löneskuld -Familjehem, kontaktpersoner -Behörighetsregistrering -Utbildningsmanualer för självservice 30 September Process & teknikutveckling Mål och mätning Fungerande teknik Vid problem med tekniken ska det finnas en checklista för vart man vänder sig beroende på typ av problem. 31 mars Analys/kartläggning av schemahantering Vi ska ha kartlagt vilka olika möjligheter det finns för schemaplanering i befintliga system (Time Care, Personec P) för andra kategorier än anställda inom vården. 31 maj
Målområde: Medarbetarperspektiv Vi jobbar utifrån den nya organisationen Mål och mätning Lönerna ska vara fördelade enligt den nya organisationen. Berörda kunder ska vara informerade om ändringen. 31 januari 31 december (13)