SUHF-modellen, en redovisningsmodell för indirekta kostnader - en introduktion Stockholm, 20161010 Susanne Odung, Ekonomichef KTH, SUHF-expert www.suhf.se/arbetsgrupper/suhf-modellen-full-kostnadstackning suhf-modellen@suhf.se
SUHF-modellen - introduktion Direkta och indirekta kostnader Historik SUHF-modellen - varför? SUHF-modellen, grundprinciper SUHF-modellen och de 6 funktionerna 1. Ledning 2. Utbildning resp. forskningsadministration 3. Ekonomi och personalrepresentation 4. Infrastruktur och service 5. Bibliotek 6. Nivåspecifikt m.m. Full kostnadsberäkning / projektkalkyl Olika syn på finansiering Samfinansiering SUHF-statistiken - insamling Utvecklingen 2010-2016 Använda SUHF-statistiken
Direkta & indirekta kostnader Vad är skillnaden? Ex. bidragsfinansierat forskningsprojekt Direkta Indirekta Forskarlöner Avdelningsekonom Materialinköp IT-stöd Flygbiljetter Städning Hotell/logi HR-funktion gemensamma resurser som nyttjas av projektet
Bakgrund Historik 2007: rekommendation från SUHF 2007-2009: arbete med modellen Implementeringen SUHF-modellen har ett antal grundläggande principer Varje lärosäte har utifrån dessa utformat en modell som numera revideras av RiR. 2010: infört på lärosätena SUHF-statistiken Regleringsbrev
Ur regleringsbrev. De indirekta kostnaderna bör beräknas med utgångspunkt i den modell som har tagits fram av Sveriges universitets- och högskoleförbund tillsammans med vissa finansiärer. (UoH) Bidrag för forskningsprojekt vid universitet och högskolor ska omfatta medel för de direkta och de indirekta kostnaderna i samma proportioner som beräknats för projektet i dess helhet. (VR)
SUHF-modellen varför? Syftet är att modellen ska leda till rättvisande redovisning och kalkylering samt även medverka till uppföljning av full kostnadstäckning vid högskolornas olika verksamheter.
SUHF-modellen, grundprinciper Redovisningsmodell för indirekta kostnader Kärnverksamhet & Stödverksamhet 2 till 3 nivåer Högskolegemensamt Fakultetsgemensamt Institutionsgemensamt Fördelning på Utbildning & Forskning Fullständig kostnadsfördelning av indirekta kostnader Indirekta kostnader fördelas via Direkta lönekostnader (grundmodell) Direkta löne- & driftskostnader (alternativbas) Samtliga intäkter och kostnader ska fördelas på kostnadsbärare
SUHF-modellen Gemensamma kostnaders funktioner indirekta kostnader 1. Ledning 2. Utbildnings- resp. forskningsadministration 3. Ekonomi- och personaladministration 4. Infrastruktur och service 5. Bibliotek 6. Nivåspecifikt mm. http://www.suhf.se/arbetsgrupp/suhf-modellen-fullkostnadstackning/handledning-2012
1. Ledning Kostnader för högsta ledningen på nivån med tillhörande stöd-/stab-/kanslipersonal, ledningsanknutna kostnader samt styrelser och nämnder. Kostnader för chefer på mellannivåer vid centrala nivån och fakulteter, t ex personalchef, ingår normalt inte i ledningsfunktionen utan hör ihop med den funktion, som chefen representerar. Kostnader för chefer under prefekten på en institution, i den mån de ingår i institutionsledningen och finansieras som gemensam kostnad, förs till ledningsfunktionen. För en administrativ chef vid en fakultet/institution, proportioneras kostnaden på administrative chefens arbetsuppgifter t ex mellan ledning och ekonomi- och personaladministration. Högskolegem Rektor med kansli Förvaltningschef/stab Universitetsstyrelse Internrevision Förvaltningsjurist Fakultetsgem Ordförande/dekanus med kansli Fakultetsnämnd/- styrelse Institutionsgem Prefekt/motsvarande med stab Högsta institutionsledningen Institutionsstyrelse
2. Utbild. resp. forskn.admin. Utbildningsadministration, forskningsadministration, beredning, planering, styrning, kvalitets- /effektivitetsarbete, uppföljning/utvärderingar, upphandling, verksamhetsadministrativa stödsystem etc. Samverkan med omvärlden: internationalisering, näringslivskontakter, regional utveckling, kontakt/rådgivning, externfinansieringsstöd, EU-stöd, juridisk service, administrativa stödsystem etc. Specifika kostnader inom utbildning: studieinformation, rekrytering, antagning, studievägledning, examination, handikappåtgärder, högskoleprov, schemaadministration, tentamensadministration, studiedokumentation, kursutvärderingssystem, studentportal, studentförsäkringar, Studenthälsan, internationellt studentutbyte etc. Specifika kostnader för forskning: Rådgivning externfinansiering, forskningsdatabas etc. Högskolegem Utbildningsenhet Forskningsenhet Studerandeservice Externa relationer Affärsjurist Akademiska högtider Fakultetsgem Beredning/ handläggning Studerandeservice Programansvar Forskningsstudierektor Institutionsgem Ämnesföreträdares indirekta kostn Utbildningsledare Forskningsledare Utbildningsadm Projektadministratör
3. Ekonomi- och personaladministration Ekonomi: administration, styrning, planering, resursfördelning, kalkylering, budgetering, redovisning, uppföljning, bokslut, årsredovisning, ekonomiadministrativa system etc. Personal: administration, anställningsärenden, lönehantering, arbetsmiljö, rehabilitering, lönebildning, personalpolicy, uppföljning/statistik, reseräkningshantering, personaladm system, anställningsnämnder, personalstiftelse, facklig verksamhet etc. Högskolegem Ekonomienhet Personalenhet Fakultetsgem Anställnings- /rekryteringsnämnd Institutionsgem Ekonom Ekonomiadministratör Personaladministratör
4. Infrastruktur och service Fastighetsplanering: lokalplanering, säkerhets-/miljöfrågor etc. IT-drift och underhåll: teknisk plattform och utveckling av strategier och policys etc. Licenser för administrativa stödsystem hänförs till respektive funktion. Information/kommunikation: telefoni, telefonväxel, intern/extern information/kommunikation, marknadsföring, marknadsföringsstrategier, policy, hemsidor, Web, personaltidning, studiebesök, sponsring, public relations, presstjänst, varumärke, grafisk profil etc. Logistik och service: administrativ service, post-/godshantering, vaktmästeri, reception, diarieföring, arkivhantering, ärende- och dokumenthanteringssystem, parkeringshantering etc. Högskolegem Fastighetsenhet IT-teknisk plattform Informationsenhet Reception Registratur Fakultetsgem IT-tekniker Institutionsgem IT-tekniker Webredaktör Registrator
5. Bibliotek Biblioteksverksamhet: kundrelationer/service, studiemiljö, katalogisering, mediainköp, samlingar/tidskrifter, kursböcker, sökstationer, publikations-/artikeldatabaser etc. Kostnader för t ex ledning och ekonomihantering är en del av totalkostnaden för biblioteksfunktionen. Högskolegem Huvudbibliotek Fakultetsgem Fakultetsbibliotek Institutionsgem Institutionsbibliotek
6. Nivåspecifikt m.m. Kostnader för övriga åligganden och åtaganden. Kostnader för extraordinära/nivåspecifika poster. Kostnaderna specificeras i projektkalkylen.
Full kostnadstäckning - Projektkalkyl
Olika syn på finansiering % av indirekta kostnader Proportionell finansiering
Behov av samfinansiering tydliggörs Samfinansiering
SUHF-statistiken insamling Varje vår lämnar UoH in uppgifter om de budgeterade indirekta kostnaderna för året till SUHF SUHF sammanställer och presenterar statistiken; www.suhf.se/arbetsgrupp/suhfmodellen-full-kostnadstackning
Utveckling 2010-2015?
Jämförelse tidigare år - forskning 30% 10 största lärosäten - forskning 25% andel indirekta kostnader 20% 15% 10% 2011 2012 2013 2014 2015 5% 0% CTH GU KI KTH LiU LU SLU SU UmU UU SUHF-statistiken 2015-2/Ann-Kristin Mattsson/2015-11-09 20
Jämförelse tidigare år - forskning 40% Lärosäten med forskningsvolym > 200 mnkr 35% andel indirekta kostnader 30% 25% 20% 15% 10% 2011 2012 2013 2014 2015 5% 0% HJ KaU LNU LTU MAH MdH MiU SH ÖU SUHF-statistiken 2015-2/Ann-Kristin Mattsson/2015-11-09 21
Jämförelse tidigare år - forskning 100% Lärosäten med forskningsvolym < 200 mnkr andel indirekta kostnader 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 2011 2012 2013 2014 2015 0% BTH GIH HB HD HH HiG HKr HS HV KF KKH SUHF-statistiken 2015-2/Ann-Kristin Mattsson/2015-11-09 22
Jämförelse tidigare år - utbildning 50% 10 största lärosäten - utbildning andel indirekta kostnader 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 2011 2012 2013 2014 2015 0% CTH GU KI KTH LiU LU SLU SU UmU UU SUHF-statistiken 2015-2/Ann-Kristin Mattsson/2015-11-09 23
Jämförelse tidigare år - utbildning 50% Lärosäten med utbildningsvolym > 500 mnkr andel indirekta kostnader 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 2011 2012 2013 2014 2015 0% HJ KaU LNU LTU MAH MdH MiU ÖU SUHF-statistiken 2015-2/Ann-Kristin Mattsson/2015-11-09 24
Jämförelse tidigare år - utbildning 60% Lärosäten med utbildningsvolym < 500 mnkr 50% andel indirekta kostnader 40% 30% 20% 2011 2012 2013 2014 2015 10% 0% BTH GIH HB HD HH HiG HKr HS HV KF KKH SH SUHF-statistiken 2015-2/Ann-Kristin Mattsson/2015-11-09 25
Utveckling av indirekta kostnader, KTH 2011-2015 Inför 2014 ändrades hanteringen av finansiering av utbildningslokaler. T.o.m. 2013 finansierades underskottet som en gemensam kostnad och ingick i SUHF-budgeten, efter 2014 genom avsättning av GRU-anslag. KTH:s kostnader (andel indirekta kostnader) 2011, 3648 mnkr (26%) 2015, 4329 mnkr (24%)
Använda SUHF-statistiken? Använda modellen för Benchmark Komplicerat! det går inte att få en rättvisande bild av omfattningen på institutionens stödverksamhet i förhållande till en annan institution vid samma lärosäte eller vid ett annat lärosäte genom att jämföra påläggsprocentsatser. (SUHF-modellen i verkligheten)
Använda SUHF-statistiken? Budgeterade kostnader (2015) / SUHF-funktion, verksamhet och omsättning
Använda SUHF-statistiken? Jämför inte lärosätenas procentsatser, titta i stället på vad ett bidragsprojekt kostar att driva!
Tack för mig!