1 (8) PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 7-2012 2012-07-14 (10.00-16.30) SVEMO Kansli Deltagare SVEMO Håkan Leeman Agneta Andersson Olle Bergman Jörgen Hafström Dag Hjalmarsson Tony Jacobsson Åke Knutsson Kea Sörman Per Westling Ordförande Generalsekreterare 1 MÖTETS ÖPPNANDE SAMT GODKÄNNANDE AV DAGORDNINGEN Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade dagordningen godkändes med två tilläggspunkter och tre omflyttningar. NT 3:1 punkt 5:13 Avrapportering RIG punkt 6:1 Punkt 5:10 resereglemente läggs in under punkt 4:2 Punkt 6:1 VU protokoll läggs in under punkt 3 Punkt 6:8 TA system läggs in under punkt 5:10 2 VAL AV JUSTERINGSMAN Jörgen Hafström valdes att justera dagens protokoll.
2 (8) 3 FÖREGÅENDE PROTOKOLL Styrelseprotokoll 6-2012 godkändes och lades till handlingarna. VU-protokoll godkändes och lades till handlingarna. Styrelseprotokoll från extra insatt telefonmöte 2012-05-30 godkändes och lades som bilaga till detta protokoll. 4 RESULTATRAPPORT 4.1 Martin Jarl går igenom och förklarar resultatrapporten. Styrelsen vill ha rapport om antal licenser samt uppdelat per gren vi varje kommande styrelsemöte. 4.2 Diskussion förs kring en eventuell höjning av rese- ersättning. Styrelsen ger GS i uppdrag att anpassa reseersättningarna för personalen på kansliet enligt det system som används inom RF och SISU. Styrelsen påpekar vikten av att resekostnaderna fortsatt skall ligga iniom budget. 5 ÄRENDEN 5.1 Överlåtelse medie- och marknadsrättigheter (Håkan) ( Id: 322 ) Per Westling refererar till de utredningr gällande moms- och skattefrågor som gjorts med anledning av frågan om överföring av medie- och marknadsrättigheter från Svemo till SPAB (Spark Plug AB). Utredningarna konstaterar att det inte föreligger några skattejuridiska hinder för förbundet att överföra rättigheterna till ett helägt bolag. Viktigt för framtida hantering är dock att eventuella avtal tecknas mellan SPAB och avtalspart. Överföringen kan ske kostnadsfritt mellan Svemo och SPAB. Styrelsen beslutar efter ovanstående rekommendation att förbundets medie- och marknadsrättigheter i sin helhet ska överföras till SPAB mot bakgrund av vad specialisterna har rekommenderat. Avsikten är att hitta externa finansieringskällor för verksamheten, göra verksamheterna mera attraktiva samt att nå ut ytterligare i TV och media med verksamheten.
3 (8) 5.2 Branschmöte (Per) ( Id: 323 ) Per Westling föreslår styrelsen att bjuda in till ett utvecklingsmöte med MC snöskoterbranchens företrädare. Förslaget är att Svemo tillsammans med branschen (motortillverkare, återförsäljare, klädtillverkarare etc.) träffas och gemensamt ser över vad som kan göras under de närmaste tre åren. Svemos mål är tillväxt genom dialog och samordning med branchen. Åke Knutsson passar på att berätta att han och endurosektionen ska träffa Honda. Carl-Erik Sörman föreslår att man även bjuder in försäkringsbolagen. Styrelsen beslutar att gå vidare med förslaget om ett branchmöte. Styrelsen ger GS Per Westling i uppdrag att tillsätta en liten arbetsgrupp bestående av en från kansliet samt minst en från styrelsen med målbilden att bjuda in branchen till Norrköping i samband med Träffpunkt Svemo, fredag 12 oktober. 5.3 Barnkommitté (Håkan) ( Id: 332 ) Punkten bordläggs till nästa styrelsemöte. 5.4 IDG-möte (Håkan) ( Id: 324 ) Håkan Leeman föredrar för styrelsen om behovet av ett IDG-möte (Internationella Delegater). Svemo har ett antal internationella delegater som representerar Svemo ute i världen. Detta är mycket uppskattat men styrelsen ser ett behov av att samla alla och stärka upp rutiner etc. Styrelsen beslutar att ordförande Håkan Leeman och GS Per Westling får i uppdrag att kalla till ett IDG-möte där man ska lägga fokus på roller, rutiner och strategier. 5.5 Godkännande av säkerhetsgruppen (Agneta) ( Id: 325 ) Agneta Andersson informerar styrelsen om säkerhetsgruppens fortskridande arbete och redogör för de möten som varit. Styrelsen klargör att säkerhetsgruppen är ett rådgivande organ som rapporterar till styrelsen och man har ej mandat att fatta några egna beslut. Styrelsen tycker att det fortfarande finns otydligheter kring säkerhetsgruppen och beslutar att säkerhetsgruppen till nästa styrelsemöte ska komma tillbaka med en definition av sin uppgift som grupp en tydligare arbetsplan samt se över framtida bemanningen av gruppen. Styrelsen föreslår säkerhetsgruppen att man ibland tar hjälp av beteendevetare/psykologer för att ytterligare hitta orsaker till vissa beteenden. Fråga om budget klarades ut.
4 (8) 5.6 Skrivregler - SVEMO (Kea) ( Id: 336 ) Carl-Erik Sörman föredrar för styrelsen bakgrunden till punkten och varför den har hamnat på styrelsens bord. Svemo bör stavas som ett vanligt namn i löpande text, det vill säga med begynnande versal och sedan följt av gemener. Det är en förkortning men en förkortning som man läser, alltså inte som man bokstaverar likt SSI. Styrelsen beslutar att från och med nu börja skriva Svemo enligt ovan i löpande text. Styrelsen vill understryka att detta inte gäller loggor. 5.7 Ansökan Ice Speedway Championship (Per) ( Id: 327 ) Punkten bordläggs. VU-beslut tar vid senare tillfälle efter att ha inhämtat SSI synpunkt och förslag till beslut. 5.8 Arbetsgrupp SVEMO-SMC (Per) ( Id: 328 ) Per Westling informerar styrelsen om att vi redan idag samverkar med SMC i allt större omfattning utan att det egentligen finns en klar målbild av vart samarbetet skall leda samtmen att samverkan i mångt kan utökas. Per Westling föreslår för styrelsen att man tillfrågar SMC om de är intresserade av att bilda en arbetsgrupp för att försöka se över fördelar och nackdelar och hur man ska beskriva relationen om fem år. Styrelsen beslutar att tillfråga SMC om deras intresse av att deltaga i en arbetsgrupp. Per Westling föredrar också om att det finns planer på att föreslå Jesper Christensen till FIM s Road Safety Commission som president. Styrelsen beslutar att föreslå Jesper Christensen som president. 5.9 Träffpunkt SVEMO (Håkan) ( Id: 329 ) Beslut tas av styrelsen att Träffpunkt Svemo blir söndagen den 14/10. Styrelsen uppmanar sektionerna att återkomma med svar på frågor man vill ta upp, enligt de önsklemål som framlades vid sektionsmötet i samband med förbundsmötet.
5 (8) 5.10 TA-system (Per) ( Id: 333 ) Tony Jacobsson informerar styrelsen om de två mest akuta frågorna kring TA-systemet. 1. Användarvänligheten måste bli mycket bättre 2. Språkmodul behövs för utländska förare som kör i Sverige men även för att underlätta eventuella försäljningar av systemet till andra länder. Styrelsen beslutar enligt följande, 1. En grupp ska sättas ihop som tar fram vad som behövs för att enklare kunna använda systemet. Inga ytterligare kostnader ska läggas på detta. 2. Språkmodul ska prioriteras. Kostnaden ska tas som en försäljningsomkostnad eftersom den inte finns med i årets budget. 5.11 Rätt att föra talan i bestraffningsärenden (Per) ( Id: 334 ) Styrelsen finner inget behov av att utse talesperson i bestraffningsärenden i dagsläget. Frågan avslutas därmed. 5.12 Kanslifastighet (Per) ( Id: 321 ) Styrelsen besöker den fastighet som diskuterats som nytt kansli. Styrelsen för en allmän diskussion där alla ventilerar positiva och negativa tankar kring fastigheten. Samtliga styrelsemedlemmar ombeds yttra sig för eller emot. Många påpekar de fördelar som den påtänkta fastigheten kan ge och hur detta kansli skulle kunna gynna förbundets förtroendamannaorganisation och utbildningsorganisation på ett utmärkt sätt. Ordföranden ber om ett enhälligt beslut eftersom frågan är så omfattande både organisatoriskt och ekonomiskt. Styrelsen beslutar enhälligt att gå vidare med försäljning av nuvarande fastighet och inköp av den föreslagna fastigheten. Styrelsen utser den tidigare tillsatta gruppen att förtsätta förhandlingarna om avtalet samt att avtalet skall kontrolleras av en av förbundets revisorer, först när detta är gjort, och av gruppen föreslagna justeringar i texten gjorts, skall avtalet undertecknas. Vidare beslutar styrelsen att ovan nämnda arbetsgrupp skall avgöra vilken mäklare som skall kontrakteras för försäljning av nuvarande fastighet. Återrapportering om hur processen framskrider skall ske genom GS.
6 (8) 5.13 NT 3:1 ( Id: 337 ) Punkten bordläggs till nästa möte. 6 RAPPORTER 6.1 Avrapportering RIG (Jörgen) ( Id: 357 ) Jörgen Hafström redovisar RIG s rapport till RF. Styrelsen diskuterade formuleringarna. 6.2 Road Racing frågor (Tony/Per) ( Id: 358 ) Tony Jacobsson föredrar RR-frågor och effekterna av NM samt sektionens ambition i dagsläget. Styrelsen påpekar vikten av att sektionen återkommer med ett samlat dokument om hur man vill ha hela verksaheten 2013. Uppdras åt GS Per Westling att kontakta RR-sektionen. 6.3 Drag Racing frågor (Tony/Per) ( Id: 359 ) Karl-Erik Sörman beskriver dagsläget inom Drag Bike gällande EM och hur detta ska kunna utvecklas till ett eventuellt VM. Förlag om detta kommer att sändas till FIM. Karl-Erik noterade också att de svenska förarna kör mycket bra och nämnde som kuriosa att Sveriges sämsta placering i EM-serien just nu är en tredje plats. Styrelsen diskuterade också sammankallande till Drag Bike sektionen. Sektionsmedlemmarna ska tillfrågas vidare ska frågan ställas till valberedningen. Styrelsen är medveten om att det är viktigt att lösa bemanningen. 6.4 SSI (Håkan) ( Id: 360 ) Håkan Leeman samt Tony Jacobsson beskriver händelserna inom bolaget sedan det senaste extrainsatta styrelsemötet. Tony beskriver den nuvarande situationen och särskilt de allvarliga problem som finns med vissa klubbars ekonomiska situation. Styrelsen påpekar att det är viktigt att fortsätta arbetet med barnoch ungdomsverksamheten. 6.5 Spark Plug AB (Per) ( Id: 361 ) GS Per Westling föredrar dagsläget inom Spark Plug AB och den fortsatta bemanningen och arbetsuppgifter inför hösten.
7 (8) 6.6 Hållbarhetsredovisning (Per) ( Id: 362 ) GS Per Westling visar ett utkast till hur Svemos hållbarhetsredovisning kommer se ut. Den ska vara klar till Träffpunkt Svemo. Styrelsen diskuterar hur vi sedan ska nå ut med rapporten på bästa sätt. 6.7 UEM/FIM Europe-möte Serbien (Per) ( Id: 363 ) GS Per Westling och Tony Jacobsson redovisar händelserna i samband med UEM-mötet i Belgrad. De två svenska projekten biologisk mångfald och RA/TA-system väckte stort internationellt intresse. Beträffande namnfrågan UEM ska enligt FIM s nya stadgar kallas FIM Europe så beslöt kongressen att frågan ska tas upp och beslutas om vid ett extra insatt möte i samband med FIMkongressen i December. 6.8 TA-system (Per) ( Id: 364 ) Ärendet diskuteras under punkten 5:10. 6.9 Idrottslyftet 2013-2015 (Jörgen/Per) ( Id: 365 ) Jörgen redogör för läget i Idrottslyftet kommande fördelningsperiod kan stödet komma att förändras eftersom ändringar har gjorts i kriterierna. Viss osäkerhet finns därför kring det fortsatta arbetet med Idrottslyftet, situationen kommer att klarna under hösten. Under punkten diskuterades också projektet "prova på MCsport" (Ringar på vattnet). Styrelsen har tagit del av en redovisning efter halva perioden, ser mycket positivt på det genomförda arbetet och kan tänka sig fortsätta stödja projektet. 6.10 Nya Grenar (Per) ( Id: 368 ) GS Per Westling redogör för tre nya verksamhetsformer som föreslås komma in i förbundet. 1. Flat Track ("crosscyklar" på speedwaybanor) 2. Free style 3. Fyrhjuling (ATW) Mudrace/Enduro 6.11 MC-arvet (Tony) ( Id: 369 ) Punkten bordläggs till nästa styrelsemöte.
8 (8) 6.12 Brev till styrelse/hantering av detta framöver (Håkan) ( Id: 371 ) Ordförande Håkan Leeman vill att brev till styrelsen hanteras på ett snabbare och mera korrekt sätt och föreslår därför ett förbättrat hanteringssystem. Styrelsen är positiva till förslaget. 6.13 Gemensam ekonomitjänst/administrativ tjänst för SVEMO klubbar (Håkan) ( Id: 372 ) Ordförande Håkan Leeman presenterar en idé om hur man ska kunna hjälpa klubbarna med administration och ekonomi. Bakgrunden är att styrelsen har noterat att allt fler klubbar får svårt med rekrytering av kassörer samtidigt som man upplever att den administrativa bördan har ökat. Styrelsen uppdrar därför åt kansliet att undersöka om intresse finns för att utveckla en administrativ/ekonomisk stödfunktion på kansliet. 6.14 Rapporter från GP Speedway Ullevi, VM i MX i Uddevalla, Speedway JVM Vetlanda och EM i Dragracing i Tierp (Tony, Agneta, Dag och Olle) ( Id: 373 ) Styrelsen tog del av skriftliga samt muntliga rapporter från genomförda VM och EM tävlingar under perioden. Man konstaterar generellt att tävlingarna är väldigt välorganiserade. 6.15 Frågor som kvarstår från distriktens årsmöten (Jörgen) ( Id: 370 ) Jörgen Hafström redogör för hur långt vi har kommit med arbetet gällande de frågor som kom upp vid distriktsårsmötena. En hel del frågor kräver fortsatt fokus. 6.16 Fadder - avrapportering av kontakter med distrikt och sektioner (samtliga) ( Id: 374 ) Styrelsens medlemmar rapporterade från sina respektive ansvarsområden. Man kan konstatera att det är stor skillnad på arbetet med Idrotten on Line mellan de olika distrikten. Styrelsen rekommenderar att distrikten generellt gör som i västra distriktet där man använder sig av SISU i stor utsträckning. 7 NÄSTA MÖTE Nästa styrelsemöte är den 24/8 i samband med Enduro VM i Karlsborg. 8 AVSLUTNING