Förtroligt Råd & Riktlinjer om sekretess och tystnadsplikt
LANDSTINGSPLAN VERKSAMHETSIDÉ VERKSAMHETSIDÉ STRATEGI STRATEGI LANDSTINGSPLAN 2
Frågan om sekretess handlar ytterst om respekt, främst för den enskilda personen, men också om att skydda känslig information i verksamheten. Det är inte alltid så lätt att hantera motsättningarna mellan sekretess och offentlighetsprincip. Det gäller alla verksamheter som landstinget på något sätt är engagerat i. Den självklara utgångspunkten är att landstinget ska vara öppet och tillgängligt för att kunna erbjuda allmänhet och massmedia insyn i och kunskap om vår verksamhet. Inom hälso- och sjukvården och tandvården måste denna öppenhet balanseras mot en annan, ännu viktigare, uppgift: Att värna om patientens integritet. Uppgifter om enskilda patienters hälsotillstånd och personliga förhållanden omfattas enligt lag av sekretess och tystnadsplikt. Det är alltid utifrån gällande lag som var och en gör sekretessbedömningar i det dagliga arbetet. Respekten för individen ska genomsyra hela verksamheten. Det gäller såväl sjukvårdspersonal som administratörer. Använd sunt förnuft, det räcker långt. När du är tveksam om uppgifterna omfattas av sekretess eller ej, vänd dig då till din närmaste chef. Luleå i februari 1997 LANDSTINGSDIREKTÖREN 3
Sekretess och offentlighet Inom landstinget gäller offentlighetsprincipen. Alla medarbetare har rätt att uttrycka sin mening och handlingar som är offentliga ska på begäran ställas till förfogande utan onödiga dröjsmål. Men eftersom en del handlingar och uppgifter omfattas av sekretess har personalen också tystnadsplikt mot allmänheten. Sekretessen är ett undantag från offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen är grunden Offentlighetsprincipen är viktig i den svenska demokratin. Den innebär bland annat att myndigheternas handlingar ska vara tillgängliga för allmänheten. Det regleras i Tryckfrihetsförordningen, en av Sveriges grundlagar. En handling är allmän om den förvaras hos en förvaltning och samtidigt är inkommen till eller upprättad inom förvaltningen. Hur den kommit in eller förvaras saknar betydelse. Men anteckningar, utkast, korrektur och pågående arbeten är inte allmänna handlingar om de inte sänds iväg till någon annan eller arkiveras. En allmän handling är antingen offentlig eller sekretessbelagd (hemlig). Huvudregeln är att den är offentlig. För att en handling ska vara hemlig fordras att någon bestämmelse i sekretesslagen kan tillämpas. Offentliga handlingar och uppgifter ur dem är man alltid skyldig att lämna ut. Vi får aldrig fråga efter namn eller syfte, om det inte är nödvändigt för att pröva sekretessfrågan. Om någon begär att få ta del av allmän handling som är offentlig ska den genast, eller så snart det är möjligt, lämnas ut utan avgift. Personen i fråga har dock inte rätt att ta med sig handlingen. Däremot har han/hon rätt att få en kopia av den, i vissa fall mot avgift som landstingsfullmäktige bestämmer. Det finns gränsfall när det är svårt att avgöra om en handling är allmän och offentlig. Det finns också tillfällen när det är svårt att veta om man kan svara på frågor från massmedia och andra utan att bryta tystnadsplikten. Det är därför viktigt att komma ihåg att ingen är skyldig att uttala sig eller lämna ut information om man är osäker. Man har alltid rätt att rådgöra med sin chef. Vid tveksamma fall är det de som respektive nämnd/direktion delegerat prövningsrätten till, som fattar det formella avgörandet. Vad betyder sekretess 4
Sekretess innebär en begränsning i allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar och uppgifter ur allmänna handlingar. Sekretessen uttrycker två sidor av samma sak: Om allmänheten inte har rätt att ta del av en viss handling eller uppgift ur den, är också de offentligt anställda förbjudna att lämna ut sådana handlingar eller röja sådana uppgifter till t ex någon i bekantskapskretsen. Sekretesslagens innehåll Sekretesslagen är indelad i 16 kapitel och följer Tryckfrihetsförordningens ordning. Lagen reglerar i princip all sekretess i det allmännas verksamhet, till exempel rikets säkerhet, landets finanspolitik, enskildas ekonomiska förhållanden och domstolarnas sekretess. I 7:e kapitlet står att läsa om skyddet av enskildas personliga förhållanden, till exempel inom hälso- och sjukvård och socialvård. Ur Offentlighet och sekretess hos det allmänna - information från Justitiedepartementet Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten och massmedia ska ha insyn i statens och kommunernas verksamhet. Vem som helst får läsa myndighetens handlingar. Tjänstemän och andra som arbetar i staten och kommunerna har rätt att berätta vad de vet för utomstående. Tjänstemän och andra i statens och kommunernas tjänst har speciella möjligheter att lämna uppgifter till tidningar och radio och TV, det kallas meddelarfrihet för tjänstemän m fl. Allmänheten och massmedierna har rätt att vara närvarande vid rättegångar. Allmänheten och massmedierna får närvara då riksdagens kammare, kommunfullmäktige, landstingsfullmäktige och andra sådana organ sammanträder. Ur sekretesslagen (kap 7, 1) "Sekretess gäller inom hälso- och sjukvården för uppgift om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det inte står helt klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men. Detsamma gäller i annan medicinsk verksamhet, såsom rättsmedicinsk och rättspsykiatrisk undersökning, fastställande av könstillhörighet, abort, sterilisering, kastrering och åtgärder mot smittsamma sjukdomar, samt i verksamhet som avser omsorger om vissa psykiskt utvecklingsstörda. Sekretess gäller också i sådan verksamhet hos myndighet som innefattar omprövning av beslut i eller särskild tillsyn över allmän eller enskild hälso- och sjukvård." Ur sekretesslagen (kap 6, 1) "Sekretess gäller i myndighets affärsverksamhet för uppgift om myndighetens affärs- eller driftförhållanden, om det kan antas att någon som driver likartad rörelse gynnas på myndighetens bekostnad om uppgiften röjs. Under motsvarande förutsättning gäller sekretess hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftförhållande hos bolag, förening, samfällighet eller stiftelse som driver affärsverksamhet och vari det allmänna genom myndigheten utövar ett bestämmande inflytande eller bedriver revision." 5
Tystnadsplikt med sunt förnuft Den anställdes tystnadsplikt Grundregeln för landstingsanställdas tystnadsplikt är egentligen enkel: Det råder sekretess för uppgifter om patients hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden. Uppgifter får lämnas ut bara om det står klart att varken patienten eller någon för patienten närstående person kommer att lida men. Det är inte bara patientjournaler och uppgifter i dem som är sekretessbelagda. Allt som vi hör, ser eller på annat sätt får reda på i arbetet och som kan betraktas som privata uppgifter om en enskild patient omfattas av sekretess. Den gäller både när vi pratar kollegor emellan och när vi pratar med utomstående. Var noga med detta. Även sådant som du inte själv tycker är känslig information kan vara integritetskränkande för patienten eller de närstående. För att göra en riktig bedömning måste man försöka sätta sig in i den enskildes utsatta position. Tänk efter hur du själv skulle reagera. Detta måste man tänka på även vid rondgenomgångar där ofta andra patienter finns närvarande i rummet. Andra exempel på sekretessbelagd information där tystnadsplikt råder är: Uppgifter i den personalsociala verksamheten. Uppgifter om säkerhetsåtgärder för byggnader, lokaler, telekommunikationer och behörigheter till ADB-system. 6
Allt behöver inte återges... Inte ens till sjukvårdande personal är det alltid så att du ska lämna ut uppgifter eller journalanteckningar. Bara sådant ska lämnas som behövs för att patienten ska få rätt diagnos, bemötande eller behandling. Det är inte självklart att skriva i journalen eller återge vid rapportgivning allt som en patient berättar om sina personliga förhållanden. Sekretessen gäller också uppgifter som anhörig eller annan lämnar om en person.... men visst får vi prata Diskussioner inom den grupp som arbetar med patienten är ofta en förutsättning för att komma fram till en riktig bedömning av diagnos och behandling. Därför är det inte ett sekretessbrott att i sådant syfte föra information vidare inom gruppen. Det viktiga är att man hela tiden har respekt för individen. Tystnadsplikten gäller alla landstingsanställda Alla landstingsanställda har tystnadsplikt, alltså även de som inte har vårdande arbetsuppgifter. Ett exempel på sekretessbelagda uppgifter är information om tester och undersökningar som ekonomiadministratörer kan se när de skickar fakturor till patienter. Utgå från hur du själv vill bli behandlad När man som enskild person har att ta ställning till om det råder sekretess eller om man kan berätta får man utgå från grundreglerna och sedan göra en förnuftig bedömning. Ytterst handlar det om respekt för andras integritet. Allt du ser, hör, läser eller på annat sätt får reda på om enskilda människor ska behandlas omdömesfullt och varsamt. Tänk efter hur du själv skulle vilja bli behandlad. Det är inte bara på jobbet den landstingsanställde måste tänka på vad han/hon vidareförmedlar, det gäller i lika hög grad i bussen eller kassakön, hemma i familjen, på restaurangen osv. Människor ska kunna lita på att vi skyddar deras rätt till privatliv. Brott mot tystnadsplikten För brott mot tystnadsplikt föreskrivs i brottsbalken böter eller fängelse i högst ett år. I ringa fall är det straffritt, om gärningen begåtts av oaktsamhet (Brottsbalken 20:3). Även om påföljden inte blir fängelse eller böter, så får den som brutit mot tystnadsplikten räkna med någon sorts åtgärd från arbetsgivarens sida. All personal ska genom sin närmaste chef/ arbetsledare få information om sekretess och tystnadsplikt utifrån denna skrift. Dessutom ska alla anställda på ett särskilt dokument bekräfta att de är medvetna om sitt sekretessansvar. 7
Journalhandlingar är sekretessbelagda Vad räknas som journalhandling Patientjournaler är sekretessbelagda. Vad som räknas som journalhandlingar och hur de ska upprättas och hanteras regleras i patientjournallagen. Journalhandlingar kan bestå av fotografier, videoupptagningar, ljudupptagningar, kurvor, diagram, mikrofilm och uppgifter på data lika väl som av traditionell maskinskriven text. Patientjournallagen är teknikneutral. Det betyder att reglerna gäller oavsett vilken teknik som används för att framställa journalhandlingen. Uppgifter som förs in i en journal ska bygga på fakta. Det får inte förekomma nedsättande omdömen och man ska vara återhållsam med noteringar om personens privatliv om de inte är nödvändiga för tolkningen av sjukdomsbilden. Alla journalhandlingar ska hanteras och förvaras så att patientens integritet skyddas. På samma sätt som att man inte ska lämna pappersjournaler framme på skrivbordet ska man inte heller låta datorn stå obevakad med känslig information på skärmen. Använd skärmsläckare med lösenord. 8
ADB förbättrar sekretesskyddet Individuella behörighetskoder eller andra spärrar reglerar hanteringen av patientinformation i datorjournalsystem. Det ger oss möjlighet att stärka patientens sekretesskydd. Vi kan lättare reglera vem som ska kunna få vilka uppgifter. Tillgången till personliga uppgifter begränsas till vad man oundgängligen behöver för att kunna fullgöra sitt arbete. Det ingår i alla anställdas tystnadsplikt att vara försiktiga med sina lösenord och att byta så snart man har anledning att tro att det inte längre är helt säkert. Man får inte heller medverka till att någon kommer in på landstingets nätverk genom att till exempel låna ut sin dator eller sitt lösenord. För datoriserade journaler gäller samma regler som för manuellt förda. Det innebär bland annat: Journalerna ska vid behov och efter sekretessprövning kunna lämnas ut. Det ska finnas behörighetsnivåer som reglerar tillgången till journalerna så att var och en bara har tillgång till den information han/hon behöver. Detta för att tillgodose patienternas rätt till sekretessskydd och integritet. Ansvarig utformar rutiner Chefsöverläkaren, eller den som annars ansvarar för patientjournaler, ska utforma rutiner för hur journaler ska upprättas och förvaras, oavsett om de förs manuellt eller med ADB-teknik. Att lämna ut journaler En patientjournal är till för den goda och säkra vården av en patient. Journalen är ett arbetsverktyg och ett underlag för vårdgivarens bedömning, men den är också en informationskälla för patienten om den vård han/ hon fått. Patienten har rätt att läsa sin journal och i princip alla anteckningar som berör henne/honom. Det är bara om ändamålet med vården äventyras eller någons personliga säkerhet sätts i fara som rätten att ta del av journalen kan begränsas. Innan en skyddad handling, som en patientjournal, får lånas ut eller kopieras ska frågan prövas ur sekretessynpunkt. Det gäller oberoende av om handlingarna efterfrågas via brev, per telefon, fax eller vid personligt besök. Vid tveksamma fall är det de som respektive nämnd/direktion delegerat prövningsrätten till, som fattar det formella avgörandet. Generellt kan sägas att något av följande förhållanden ska föreligga för att information ska få lämnas ut: Patienten samtycker. Uppgiften kan lämnas utan att någon lider men. Uppgiftsskyldighet råder med stöd av lag eller förordning. Uppgifterna har avidentifierats. När en patientjournal utlämnas internt ska det ske i ett igenklistrat kuvert. Skickas den externt ska försändelsen assureras och faxas journalen ska överföringen vara krypterad. Tänk på att ingen sekretessbelagd eller integritetskränkande information, exempelvis patientjournaler, får sändas via e-post förrän vi nått säkerhetsnivån E-rek (se Råd & Riktlinjer om elektronisk posthantering). Patientens medgivande Även om du tänker fråga patienten om medgivande måste du själv göra en ansvarsfull bedömning. Patienten är i underläge och mån om att vara personalen till lags, då är det lätt att gå med på saker man inte vill innerst inne. Om du till exempel väljer att fråga en patient om han/hon vill träffa en journalist eller medger att du skickar journalkopior till annan vårdinrättning ska du samtidigt informera om att man inte behöver svara ja om det inte känns bra. Patienten är i sin fulla rätt att säga nej och du ska med din attityd förmedla att det är okej att göra det. Kontrollera också med ansvarig chef om du känner dig det minsta osäker. 9
Håll tystnadsplikten levande För att sekretessen ska fungera i landstinget måste var och en vara medveten om varför vi har tystnadsplikt och hur viktig den är. Ett sätt att hålla diskussionerna om tystnadsplikt och sekretess levande är att regelbundet ta upp sådana frågor vid medarbetarsamtal och/eller arbetsplatsträffar. Lämpliga diskussionsunderlag: Sekretesslagen Patientjournallagen Åliggandelagen Snabbare och säkrare post, Råd & Riktlinjer om elektronisk posthantering. Att umgås med media, Råd & Riktlinjer för kontakter med massmedia Ordning och reda, Råd & Riktlinjer om diarieföring och ärendehantering Elektronisk information, Råd & Riktlinjer om informationssökning och lagring Lennart Lillieroth - Sekretess, handbok om sekretesslagstiftningen. AB Otto Bruun läromedel. Jan Sahlin - Hälso- och sjukvårdssekretessen. Publicia 10
RÅD & RIKTLINJER OM SEKRETESS OCH TYSTNADSPLIKT Produktion: Projektet Sekretess och tystnadsplikt i samarbete med Persson & Westerberg AB och Vidén information. Foto: IBL Bildbyrå (omslag) och Naturbild Tryck: Länstryckeriet, Luleå i februari 1997 Papper: Omslag Silverblade matt 170 g. Inlaga Silverblade matt 100 g. 11
Har du frågor som rör sekretess och tystnadsplikt kan du kontakta din närmaste chef eller den som är säkerhetsansvarig inom din förvaltning. 971 89 LULEÅ TELEFON: 0920-78 000 E-POST: norrbottens.lans.landsting@nll.se INTERNET: http://www.nll.se 12