(I texten nedan används ordet landsting genomgående i stället för landsting/region)

Transkript

1 Dagar om lagar 4 5 november 2014 Bo Thalén Vem äger patientjournalerna? (I texten nedan används ordet landsting genomgående i stället för landsting/region) Kan patientjournaler överlämnas från en vårdgivare till en annan? Frågor kring detta problemkomplex är numera vanliga. Tidigare, när all vård i stort sett bedrevs av landstingen eller de landstingsfria städerna, fanns det ingen anledning att fundera på detta. Nu är situationen radikalt annorlunda. Särskilt inom primärvården har det uppstått en mix av vårdgivare, en del med landsting som ägare medan andra har enskilda företag, aktiebolag, som ägare. Utredningen om rätt information i vård och omsorg (SOU 2014:23) har uppmärksammat detta förhållande och föreslår att bestämmelser om informationsöverföring tas in i hälso- och sjukvårdsdatalagen ( förslag till hälso- och sjukvårdsdatalag 12 kap 4 5 ). Om utredningens lagförslag blir verklighet finns det ett regelverk för hur man skall gå till väga när vårdverksamhet flyttar från och till olika vårdgivare. Detta är ännu så länge ett förslag. Det kan därför vara på sin plats att ge en kort sammanfattning av vilka möjligheterna är att flytta patientjournaler mellan olika vårdgivare. Något om begreppet huvudman Ordet huvudman är en förvaltningsrättslig term för statlig myndighet, kommunal förvaltning eller annan likartad organisation som har ansvar för viss verksamhet. En kommun har ansvar för grund- och gymnasieskola i kommunen. Själva skolverksamheten kan bedrivas av ett privat företag (en friskola) medan kommunen har ansvar för verksamheten, i första hand ett ekonomiskt ansvar. På samma sätt förhåller det sig med sjukvården. Landstinget har ansvar för att alla medlemmar i landstinget skall få sjukvård. Rent praktiskt kan detta ordnas så att landstinget finansierar verksamheten vid ett sjukhus eller en vårdcentral som ägs av ett privat företag. Landstinget är alltså huvudman, ansvarar för vården, främst i finansiellt avseende. Det är oriktigt att med huvudman avse ägare. I förslaget till hälso- och sjukvårdsdatalag används begreppet huvudman för just landsting som inom ett definierat geografiskt område (länet) har ansvar för sjukvården. 1

2 Möjligheter att flytta journalbestånd inom landstinget Patientjournaler som upprättats hos en offentlig vårdgivare, ett landsting, är allmänna handlingar. Har journalerna däremot upprättats av en privat vårdgivare är journalerna enskilda handlingar vilket innebär att varken tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen eller arkivlagen skall tillämpas för detta slags journaler. Patientdatalagen och patientsäkerhetslagen har bestämmelser om enskilda journaler. Dessa bestämmelser innebär att journalerna ägs av den privata vårdgivaren och att denne skall ta hand om journalerna, förvara dem i minst 10 år efter sista anteckning och i förekommande fall lämna ut kopior av dem. Det finns inga hinder mot att flytta journalbestånd eller journalarkiv mellan olika vårdenheter inom ett landsting förutsatt att vårdenheterna ägs av landstinget. Om man t ex stänger en klinik på ett sjukhus och i stället bedriver verksamheten vid ett annat sjukhus, då är det tillåtet att flytta den upphörda klinikens patientjournaler till den nya klinik där verksamheten fortsättningsvis bedrivs. Samma gäller när en landstingsägd vårdcentral läggs ner och patienterna hänvisas till en annan landstingsägd vårdcental. Eller tvärt om, man kanske öppnar en ny vårdcental (som alltså ägs av landstinget) och hänvisar ett antal patienter dit. Journalerna för dessa patienter kan utan vidare flyttas från en landstingsägd vårdcentral till den nyöppnade landstingsägda vårdcentralen. Inte heller om man bolagiserar en verksamhet, t ex ett sjukhus, uppstår problem men bara under förutsättning att landstinget har ett dominerande inflytande, man måste äga mer än 50% av aktierna i bolaget. I ett sådant fall behåller journalerna sin status av allmänna handlingar och landstinget förfogar över dem, låt vara genom sitt eget bolag (se offentlighets- och sekretesslagen 2kap 3 ). Skulle däremot landstinget sälja ett sjukhus till ett enskilt företag uppstår problem beträffande patientjournalerna, mer om detta nedan. Patientjournaler hos privata vårdgivare som debiterar landstinget Särskilt inom primärvård och viss laboratoriemedicin är det vanligt att privata aktörer har avtal med landstinget. De levererar vårdinsatser som också skulle kunnat utföras av landstinget i egen regi. Den journaldokumentation dessa privata utförare skapar är deras egendom. En privat vårdgivare äger de patientjournaler (eller remissvar) som vårdgivaren upprättar. En privat vårdgivare skall bevara journalerna så att ingen obehörig kan ta del av dem, förvara dem i 10 år efter senaste anteckning och lämna ut dem (som kopior) i enlighet med reglerna i patientsäkerhetslagen. Rent formellt har landstinget små möjligheter att 2

3 tvinga en privat vårdgivare att överlämna sitt journalarkiv antingen till landstinget eller till en annan privat vårdgivare. Vanligen har dock en privat vårdgivare ett avtal med huvudmannen (dvs landstinget) som anger villkor för hanteringen av patientjournalerna. Om huvudmannen föreskrivit att patientjournalerna skall lämnas vidare till annan privat vårdgivare i händelse av att vårdavtalet övergår till en sådan, då måste givetvis den privata vårdgivaren (vårdgivare 1) som först fått avtalet medverka till en journalöverföring. Nu är det inte så enkelt att till vårdgivare 2 överlämna hela journalarkivet inkl övriga patientadministativa handlingar. Som en konsekvens av bestämmelserna om tystnadsplikt (patientsäkerhetslagen 6 kap ) måste den privata vårdgivaren (nr 1) inhämta patienternas samtycke för att kunna överlämna journalarkivet till den nya privata vårdgivaren (nr 2). Socialstyrelsen har i sin handbok till SOSFS 2008:14 ett avsnitt om på vilket sätt journalarkiv kan överföras till annan privat vårdgivare. Kortfattat innebär anvisningarna att man upplyser patienterna om att verksamheten skall övertas av annan aktör och att journalarkivet kommer att överlämnas till denne. Journaler som tillhör patienter som motsätter sig detta får inte överlämnas. Dessa journaler skall även i fortsättningen förvaras av den ursprungliga vårdgivaren (nr 1). Om vårdgivare nr 1 inte kan eller vill förvara och ansvara för de journaler som genom patientförbud inte fick överlämnas till vårdgivare nr 2 finns det två möjligheter. Vårdgivaren kan vända sig till IVO och med hänvisning till bestämmelserna i patientdatalagen 9 kap hemställa att IVO beslutar att journalerna skall tas om hand. Skulle IVO fatta ett sådant beslut överlämnas journalerna (dvs det fåtal journaler som vissa patienter inte vill skall lämnas vidare till vårdgivare nr 2) till landstingets arkivmyndighet vilket i praktiken innebär region- eller landstingsarkivet. Hur hantering, utlämnande etc skall ske betr dessa journaler regleras i patientdatalagen. Vårdgivaren kan också vända sig direkt till region/landstingsarkiv (arkivmyndighet) och överlämna journalerna som gåva. Om region- /landstingsarkivet tar emot gåvan förblir journalerna enskilda handlingar och skall behandlas på samma sätt som om de vore kvar hos vårdgivare nr 1. Region-/landstingsarkivet träder alltså i vårdgivarens ställe. Observera att det inte är möjligt att överlämna journalerna (dvs fåtalet journaler, se ovan) till t ex landstingskansliets arkiv eller till ett sjukhusarkiv. Dessa arkiv är inte arkivmyndigheter och journalerna skulle då bli allmänna handlingar och förfarandet skulle stå i strid med bestämmelserna i patientdatalagens 9 kap. 3

4 Patientjournaler hos privat vårdgivare vars verksamhet upphör och inte övertas av annan privat vårdgivare Om en privat vårdgivare avslutar sin verksamhet och verksamheten inte övertas av annan privat vårdgivare, skall vårdgivaren på egen bekostnad och på eget ansvar förvara journalarkivet. Som ovan nämnts är bevarandetiden 10 år efter sista anteckning. Det är väl sannolikt att de flesta patienter uppsöker någon annan vårdgivare och i så fall kan patienten begära en kopia av journalanteckningarna och överlämna dessa till den nya vårdgivaren. Det säger sig självt att det inledningsvis kan vara fråga om ett stort antal journaler som måste kopieras. Den privata vårdgivaren kan ju också ha använt ett udda egenkonstruerat elektroniskt patientjournalsystem vilket innebär avsevärt krångel i samband med kopiering och utskrift. Vanligtvis saknar den privata vårdgivaren intresse av att fungera som journalarkiv. I stället vänder vederbörande sig till IVO och anhåller om att journalarkivet måtte få överlämnas till landstingets arkivmyndighet. Arkivmyndigheten kan argumentera emot en sådan lösning om det är uppenbart att den privata vårdgivaren egentligen mycket väl har resurser att förvara sitt arkiv. Gäller det en enskild läkare som lägger ner sin praktik brukar IVO besluta om ett omhändertagande, dvs att region-/landstingsarkivet skall ta hand om journalerna. Hur förfara då landstinget säljer ett sjukhus eller en vårdcentral till en privat vårdgivare? Om landstinget säljer ett sjukhus eller en vårdcentral till en privat vårdgivare är det inte tillåtet att samtidigt sälja patientjournalerna. Det beror på att journalerna hos landstingets vårdinrättningar är allmänna handlingar. Sådana handlingar kan inte förlora sin status av allmänna handlingar vilket skulle ske om de överläts till den privata ägaren. Vad man kan göra är att tillämpa reglerna i lagen (1993:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. Med stöd av denna lag kan landstinget låna ut ett journalarkiv till en privat vårdgivare. Lånet måste vara begränsat i tid och journalerna skall så småningom återlämnas. Den privata vårdgivaren får inte fortsätta att göra anteckningar i journalerna. Vill någon ta del av dem skall den privata vårdgivaren tillämpa reglerna i offentlighets- och sekretesslagen, dvs agera i en myndighets ställe. Det förutsätter att den privata vårdgivaren har kompetens att hantera journalerna på samma sätt som de skulle hanterats om de vore kvar hos landstinget. Efter en inte alltför lång tid har de flesta patienter som tidigare vårdats hos det landstingsägda sjukhuset eller den landstingsägda vårdcentalen fått vård hos den privata vårdgivaren. I det sammanhanget får man förutsätta att den 4

5 gamla journalen tagits fram och de viktigaste noteringarna förts över i den nya journal som förs av den privata vårdgivaren. Därför torde behovet att behålla de överlämnade ( inlånade ) journalerna att upphöra efter några år. Skulle en patient söka vård efter längre tid finns i så fall journalen hos landstinget. Något om patientjournaler förvarade hos arkivmyndighet I varje kommun eller landsting finns en arkivmyndighet. Vanligtvis är kommunstyrelsen eller landstingsstyrelsen arkivmyndighet men även andra kommunala myndigheter kan ha detta uppdrag. Landstingets arkivmyndighet har till sin hjälp ett särskilt landstings-/regionarkiv som fungerar som centralarkiv för all verksamhet inom landstinget. I arkivlagen (1990:782) finns bestämmelser om arkivmyndigheterna och deras uppgifter. Även i en rad andra lagar hänvisas till arkivmyndighet. Ett exempel är bestämmelserna i patientdatalagen 9 kap där det föreskrivs att privata vårdgivares journalarkiv kan överlämnas till arkivmyndighet. Arkivmyndigheten är ingen vårdgivare. Det betyder att en del av de skyldigheter som åvilar vårdgivare och som har betydelse för patientjournaler inte gäller för de journaler som överlämnats till arkivmyndighet. Så kan t ex arkivmyndighet inte delta i sammanhållen journalföring. Patientjournaler som överlämnats till arkivmyndighet ägs av arkivmyndigheten och skall hanteras som vilken allmän handling som helst. Vid utlämnande av en patientjournal skall reglerna i offentlighets- och sekretesslagen tillämpas. Arkivmyndigheten kan inte lämna tillbaka ett journalarkiv. Efter beslut i landstingsfullmäktige är det dock möjligt med återlämnande. De sekretessbrytande regler beträffande patientjournaler som finns i annan lagstiftning gäller vårdgivare men inte för arkivmyndighet. Mot denna bakgrund kan det i vissa situationer vara bättre att behålla landstingets journaler i t ex arkivet hos ett sjukhus (hos en vårdgivare) än att överlämna dem till arkivmyndigheten (region-/landstingsarkivet). I tryckfrihetsförordningen finns en bestämmelse som säger att enskilda handlingar får överlämnas till allmänt arkiv utan att de enskilda handlingarna blir allmänna handlingar. Skulle man däremot överlämna enskilda handlingar till en myndighet, till t ex arkivet hos sjukhus som ägs av landstinget, då förändras de enskilda handlingarnas status till allmänna handlingar. Sjukhusets arkiv är inte allmänt arkiv. Däremot är arkivet hos arkivmyndigheten allmänt arkiv. En privat vårdgivare kan således överlämna sitt arkiv eller delar av sitt arkiv till landstingets arkivmyndighet utan att handlingarna därmed blir allmänna. Som 5

6 tidigare nämnts skall arkivmyndigheten förvara och eventuellt lämna ut sådana journaler enligt reglerna i patientsäkerhetslagen. Något om gemensamma databaser Landstinget kan föreskriva eller tillåta att en privat vårdgivare använder landstingets datorjournalsystem. Så kan t ex ett privat vårdföretag inom radiologi få lagra sina underökningsresultat och digitala röntgenbilder i landstingets databas. Man måste i ett sådant fall se till att de elektroniska handlingar som det privata företaget skapat på något sätt skiljs från motsvarande handlingar som skapats av landstinget. Det privata vårdföretagets elektroniska handlingar har en helt annan juridisk status än motsvarande landstingshandlingar. De kan inte lämnas ut till annan vårdgivare, exempelvis en klinik inom landstinget, utan att patienten gett sitt medgivande. Egentligen skall patienten begära ut handlingarna och överlämna dem till ny vårdgivare men ett sådant förfarande är nog att gå lite väl långt. Skulle den privata vårdgivaren upphöra med sin verksamhet, t ex genom att någon annan privat vårdgivare vunnit en upphandling, är det möjligt att överlämna handlingarna till den nya vårdgivaren om man följer anvisningarna i handboken till SOSFS 2008:14 (upplyser patienterna om att ny vårdgivare tar över journalhandlingarna men att det är möjligt att motsätta sig detta). Om det privata företaget upphör med sin verksamhet måste man beakta att deras handlingar inte plötsligt kan bli allmänna handlingar, något som annars ligger nära till hands. Avslutningsvis bör det framhållas att journalhandlingar, såväl analoga som elektroniska, som överlämnats till arkivmyndigheten, mycket väl kan förvaras utanför landstingsarkivets lokaler. Innehållet i en databas kan flaggas om och överlämnas till arkivmyndigheten och fortsättningsvis ägas av arkivmyndigheten trots att handlingarna rent tekniskt finns i en databas (på servrar) utanför arkivmyndigheten/landstingsarkivet. 6