F3:10 AVTALSMALL LÅN AV PATIENTJOURNALER MM NÄRSJUKVÅRD I KRISTINEHAMN

Transkript

1 1(7) AVTALSMALL LÅN AV PATIENTJOURNALER MM NÄRSJUKVÅRD I KRISTINEHAMN

2 2(7) AVTALSMALL, LÅN AV PATIENTJOURNALER Bakgrund och syfte Tillträde Kontaktpersoner Utlånade handlingar och avtalstid Omhändertagande av landstingets handlingar Förändring av ägarförhållanden Patientens samtycke Utlämnande av allmän handling Tystnadsplikt Gallring Särskilt om datajournaler Kostnader och återlämnande 7

3 3(7) AVTALSMALL, LÅN AV PATIENTJOURNALER LÅN AV PATIENTJOURNALER OCH ANDRA HANDLINGAR Dnr: Avtalsnummer: Mellan Landstinget i Värmland genom Landstinget i Värmland Karlstad Organisationsnummer: nedan kallat landstinget, och Organisationsnummer: nedan kallad uppdragstagaren, har träffats följande avtal Bakgrund och syfte Mellan landstinget och uppdragstagaren föreligger ett entreprenadavtal, enligt vilket uppdragstagaren skall driva närsjukvård i Kristinehamn. Av avtalet framgår att entreprenadtiden bestämts till 4 år med möjlighet till 48 månaders förlängning. I enlighet med vad som anges i entreprenadavtalet kommer landstinget att låna ut såväl pappersbaserade som digitala patientjournaler och personakter som uppdragstagaren kan behöva för att fullgöra uppdraget. Samma bestämmelser gäller för pappersbaserade handlingar som för digitala.

4 4(7) För att tillgodose att patienternas och parternas intressen av att ifrågavarande lån löses på ett praktiskt sätt samt att gällande lagstiftning inom området beaktas träffar parterna detta låneavtal. Detta avtal avser att reglera villkor om långlån och omhändertagande av allmänna handlingar tillhörande landstinget. I samband med avtals ingående ska LiV och Uppdragstagaren också ingå därtill hörande avtal: Samtliga avtal utgör en enhet, vilket innebär att de för sin giltighet är beroende av övriga avtals fortlevnad. Undertecknande av samtliga avtal kommer att ske i god tid innan tillträdesdagen. Tillträdesdagen är densamma för alla avtalen Tillträde Tillträde ska ske det datum som parterna överenskommer. Vid tillträde ska parterna vidta de åtgärder som är nödvändiga för att verkställa övergången av verksamheten Kontaktpersoner Uppdragstagaren: Telefon: Telefax: E-post: LiV: Telefon: Telefax: E-post:

5 5(7) Utlånade handlingar och avtalstid Landstinget lånar ut i bilaga uppräknade handlingar till Uppdragstagaren under samma tid som ovan angivna entreprenadavtal gäller mellan parterna, d v s 4 år med möjlighet till 48 månaders förlängning. Vid återlämnande av handlingarna se position Omhändertagande av landstingets handlingar Uppdragstagaren ska avskilja och sammanföra landstingets handlingar och förvara dem i sitt arkiv, avskilda från uppdragstagarens egna handlingar och under sådana former att tillgång till handlingarna för obehöriga förhindras. Uppdragstagaren ska medverka till att landstinget bereds tillträde till de lokaler där handlingarna förvaras för eventuell tillsyn. De krav som ställs upp i landstingets arkivreglemente på arkivlokaler skall iakttas, så att handlingarna skyddas mot fukt- och vattenskador, brand, stöld, olaga intrång, ogynnsam klimatpåverkan och skadligt ljus. Personal hos uppdragstagaren får inte föra in egna anteckningar i landstingets handlingar Förändring av ägarförhållanden Landstingets handlingar får inte utan landstingets medgivande splittras i samband med förändringar i uppdragstagarens ägarförhållanden, omorganisationer eller ändrad lokalisering av verksamheten. Uppdragstagaren skall underrätta landstinget om förändringar i uppdragstagarens verksamhet som kan ha betydelse för detta avtal Patientens samtycke Uppdragstagaren måste inhämta respektive patients samtycke till att ta del av patientjournal upprättad av landstinget. Detta ska dokumenteras i journalen.

6 6(7) Utlämnande av allmän handling Landstingets handlingar är alltjämt allmänna handlingar i enlighet med tryckfrihetsförordningen. Beslut om utlämnande eller förbud mot utlämnande av landstingets handlingar (t ex till privatpersoner eller andra myndigheter) fattas av landstingets arkivarie eller ersättare för denne. Själva utlämnandet ombesörjs av uppdragstagarens personal. Om en journalhandling eller en avskrift eller kopia av handlingen har lämnats ut till någon, ska uppdragstagaren dokumentera vem som fått handlingen, avskriften eller kopian, när denna lämnats ut och på vems ansvar det skett. Denna dokumentation ska, om möjligt, läggas i respektive journal. I annat fall ska dokumentationen sparas och hållas så ordnad att det kan fastställas att den upprättats. Dokumentationen ska överlämnas till landstinget vid avtalets upphörande. Uppdragstagaren har rätt att uttaga avgift för utlämnande i enlighet med vid var tid gällande regler därom fastställda av landstinget. Nu gällande regler finns i landstingsfullmäktiges beslut dnr Tystnadsplikt Anställda hos uppdragstagaren, som äger tillgång till landstingets handlingar, har att iaktta samma tystnadsplikt som de skulle ha haft som anställda hos landstinget Gallring Gallring av allmänna handlingar vilka omfattas av detta avtal ska ske enligt landstingets anvisningar och i enlighet med beslut av landstinget.

7 7(7) Särskilt om datajournaler Slutarkivering måste alltid ske hos landstinget och ombesörjs av landstinget vid den tidpunkt som entreprenadavtalet träder i kraft Kostnader och återlämnande Kostnaden för skötsel av lånade handlingar och därmed sammanhängande arbetsuppgifter bestrids av uppdragstagaren. Vid avtalets upphörande återlämnas lånade handlingar utan kostnad till landstinget. Uppdragstagaren ska verka för att patienterna lämnar samtycke till att kopia av hos uppdragstagaren upprättade journaler efter avtalstiden lämnas till landstinget alternativt till ny entreprenör som ska driva närsjukvården i Kristinehamn. Detta avtal är upprättat i två (2) exemplar varav parterna erhållit var sitt. För Uppdragstagaren För Landstinget i Värmland Firmatecknare För Landstinget i Värmland Anna Kramer Upphandlingschef