Medgivande och rutiner för att överlämnande av BVCjournaler

Transkript

1 1(1) 7 maj 2008 Hälso- och sjukvårdsnämnden Medgivande och rutiner för att överlämnande av BVCjournaler till fristående skolor HS 2008/0090 Kf 6 Medgivande att överlämna handlingar till fristående skolor - omfattar endast skolans elevhälsovårdsjournaler och inte de BVC-journaler som överlämnats från BVC med vårdnadshavarens samtycke. Barnhälsovården har följt ärendet i Kf 6 (Ks 373) och initialt trott att beslutet skulle gagna även BVC-journaler, men som beslutet är formulerat omfattar det inte BVCjournaler. Barnhälsovården önskar därför nu beslut i hälso- och sjukvårdsnämnden för att få kommunfullmäktiges medgivande att överlämna BVC-journaler till fristående skolor. Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden föreslås besluta föreslå kommunfullmäktige - att hälso- och sjukvårdsförvaltningen medges att få överlämna berörda BVCjournaler till fristående skolors elevhälsovård enligt Lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, 3, under förutsättning att samtycke ges från vårdnadshavare. Journalen lämnas för förvaring där till den dag eleven slutar i friskolan eller friskolan upphör eller överenskommelsen med kommunen upphör. - att hälso- och sjukvårdsförvaltningen ges i uppdrag att teckna avtal med de aktuella fristående skolorna angående rutiner m m beträffande de överlämnade handlingarna. HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSFÖRVALTNINGEN Ann-Christin Kullberg hälso- och sjukvårdsdirektör Hälso- och Sjukvårdsförvaltningen Gotlands Kommun VISBY Tfn Fax sjukvarden@gotland.se Org nr Gotlands Kommun SE g:\hsf\hs\ diarie\ \ \förslag till beslut.doc :54

2 Barnhälsovården, Gotlands kommun till Hälso- och Sjukvårdsnämnden. Skrivelse angående Medgivande att överlämna BVC-journaler till fristående skolor Bakgrund: Barn har under uppväxten en hälsovårdsjournal bestående först av BVC-journalen (0-6 år) och sedan skolhälsovårds(shv)journalen. Normalt förfarande är att BVC-journalen vid skolstart, efter föräldrarnas medgivande, överförs och utlånas till skolan, som efter avslutad skolgång returnerar denna till kommunarkivet. Detta för att på ett smidigt sätt ha uppgift till även barnets tidigare journaluppgifter, som t ex tillväxtkurvor, vaccinationsstatus etc. När barnet istället börjar i en friskola måste BVC-journalen istället kopieras i sin helhet ifall den mottagande skolan skall få tillgång till barnets hälsovårdsjournal. Detta är ett ökande problem då antalet elever i friskolor växer och kopieringen tar alltmer tid i anspråk. Arkivlagen innebär att vi ej obehindrat kan överlåta journalen. Däremot kan man enligt lagen deponera en handling hos annan myndighet i obegränsad tid. Den som upprättat handlingen är ägare och skall ha originalet tillbaka. Detta gäller dock bara mellan myndigheter. När skolan ej är kommunal utan istället en friskola tillåter inte lagen att journalen utlämnas på detta sätt. Enligt Arkivlagens 15 stadgas att en kommunal myndighet får avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av antingen lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige. I lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring anges att det kan ske under vissa förutsättningar efter medgivande från kfm (2 ). Samma problematik föreligger inom BUF när elever byter från en kommunal skola till en friskola. Med anledning av detta har frågan tagits upp i BUN respektive i Kommunfullmäktige , där motsvarande beslut tagits om utlämning av journaler från BUF. Som beslutet är formulerat medger det dock inte i sin nuvarande form utlämning av BVC-journaler från HSF. (Protokoll från BUN, KS och KF bifogas) Förslag: Med bakgrund av detta föreslås att HSF hemställer åt kommunfullmäktige att besluta: 1. HSF medges att få överlämna berörda BVC-journaler till fristående skolors elevhälsovård enligt Lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, 3, under förutsättning att samtycke ges från vårdnadshavare. Journalen lämnas för förvaring där till den dag eleven slutar i friskolan eller friskolan upphör eller överenskommelsen med kommunen upphör. 2. HSF ges i uppdrag att teckna avtal med de aktuella fristående skolorna angående rutiner m m beträffande de överlämnade handlingarna. Anna Levin Barnhälsovårdsöverläkare Yvonne Shatohin Barnhälsovårdssamordnare

3 Barn- och utbildningsnämnden BUN 85 Medgivande att överlämna allmänna handlingar till andra organ än kommunen Dnr 2007/ Bakgrund Inom BUF har det länge funnits ett problem med kopiering av elevjournaler för elever som övergår från kommunen till en friskola. Den mottagande friskolans skolhälsovård har, i elevens intresse, ett stort behov av att ha tillgång till de journalanteckningar som den kommunala skolans skolhälsovård gjort. Idag måste hela elevjournalen kopieras, ett ibland mycket omfattande arbete, något som numera utgör en alltmer betungande arbetsuppgift för skolhälsovården. Eftersom det handlar om sekretesshandlingar bör kopieringen göras av behörig person. Rutinmässigt inhämtas alltid elevens och vårdnadshavarnas samtycke till att journalen överlämnas. Antalet elever i friskolorna växer, och det finns nu i andra kommuner många exempel på att man överlämnar journalhandlingar i original. Därmed minimerar man också risken att journalen, eller kopia av journalen, kommer på avvägar. Enligt Arkivlagens 15 stadgas att en kommunal myndighet får avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av antingen lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige. I lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring anges att det kan ske under vissa förutsättningar efter medgivande från kfm (2 ). Skoldirektör Peter Molin föreslår i skrivelse med hänvisning till ovanstående att BUN beslutar enligt följande: BUN hemställer att kommunfullmäktige beslutar 1. BUF medges att få överlämna berörda elevjournaler till fristående grund- och gymnasieskolor enligt Lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, 3, under förutsättning att samtycke ges från elev och vårdnadshavare. 2. BUF ges i uppdrag att teckna avtal med de aktuella fristående skolorna angående rutiner m m beträffande de överlämnade handlingarna. Barn- och utbildningsnämndens beslut 1. BUN beslutar i enlighet med skoldirektörens förslag. Skoldirektörens skrivelse överlämnas till kommunstyrelsen

4 Kommunstyrelsen KS 372 Medgivande att överlämna handlingar till fristående skolor AU 351 KS2007/ Barn- och utbildningsnämnden , 85 - Kommunarkivarien Ledningskontoret Med hänvisning till lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring har barn- och utbildningsnämnden begärt medgivande att få överlämna journaler över berörda elever inom skolhälsovården till fristående grund- och gymnasieskolor. Nämnden har också begärt uppdrag att träffa överenskommelser om rutiner m.m. med de berörda skolorna. Kommunarkivarien har tillstyrkt att handlingarna, utan att upphöra att vara allmänna, får överlämnas temporärt och ska återlämnas. Ledningskontoret konstaterar att överlämnandet med stöd av lagen innebär att handlingarna fortfar att vara allmänna och har tillstyrkt framställningen. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunal myndighet som förvarar skolhälsovårdens elevjournaler får överlämna dessa till friskolors skolhälsovård för förvaring där till den dag eleven slutar i friskolan eller friskolan upphör eller överenskommelsen med kommunen upphör. Barn- och utbildningsnämnden bemyndigas att, i enlighet med såväl arkivlagen som lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, besluta om de regler, rutiner och överenskommelser som ska gälla för överlämnandet av skolhälsovårdens elevjournaler till friskolor.

5 Kommunfullmäktige KF 6 Medgivande att överlämna handlingar till fristående skolor KS2007/ Kommunstyrelsen , Barn- och utbildningsnämnden , 85 - Konsult- och servicekontoret Ledningskontoret Barn- och utbildningsnämnden har begärt att kunna få överlämna skolans elevjournaler i original till fristående skolor. Gällande lagstiftning medger inte denna möjlighet utan medgivande från kommunfullmäktige. Nuvarande rutin är att hela handlingar kopieras och överlämnas efter hörande av elevens och vårdnadshavarens samtycke. Eftersom handlingarna är sekretessbelagda utförs kopieringen av behörig personal. Enligt Arkivlagens 15 stadgas att en kommunal myndighet får avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av antingen lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige. I lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring anges att det kan ske under vissa förutsättningar efter medgivande från kommunfullmäktige (2 ). Kommunarkivet (tillhörande förvaltningen konsult- och servicekontoret) har föreslagit att skolhälsovårdens journaler får, efter särskild överenskommelse, överlämnas och förvaras i friskolors skolhälsovård under viss tid. Detta utan att dessa handlingar upphör att vara allmänna. Handlingarna ska återlämnas när eleven lämnar friskolan eller överenskommelsen upphör. Ledningskontoret har tillstyrkt barn- och utbildningsnämndens begäran samt formulerat ett beslutsförslag. Kommunstyrelsen har tillstyrkt förslaget. Kommunfullmäktiges beslut Kommunal myndighet som förvarar skolhälsovårdens elevjournaler får överlämna dessa till friskolors skolhälsovård för förvaring där till den dag eleven slutar i friskolan eller friskolan upphör eller överenskommelsen med kommunen upphör. Barn- och utbildningsnämnden bemyndigas att, i enlighet med såväl arkivlagen som lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, besluta om de regler, rutiner och överenskommelser som ska gälla för överlämnandet av skolhälsovårdens elevjournaler till friskolor.