Så här använder du Bb Bb Erik Eliasson 2009 1
Gratis eller inte? finns i två versioner varav den ena är gratis. I gratisversionen ingår Kontaktregister, Brev och offerter, Anteckningar, Att göra-lista mm MEN INTE Fakturor. Det går dock att prova funktionen - men efter 8 fakturor är det stopp. För en billig penning kan man få ett serienummer som låser upp funktionen. Hur du betalar kan du se under Info-fliken. Support? finns som ssgt i två versioner, en som är mycket billig att köpa och en som är gratis. Till gratisversionen finns tyvärr ingen support alls (men det är möjligt att maila in en fråga till De Vanligaste Frågorna under Info-fliken. Bedömer jag att frågan är av allmänt intresse kommer den att besvaras under FAQ.) Imte heller till betalversionen garanteras support. Jag kommer dock att i mån av tid försöka svara på mailfrågor rörande programmets handhavande. Men kolla först i denna manual och i De vanligaste frågorna under info-fliken. Varför heter programmet? Bb står för Blankettbanken, den webbplats som är bas för distributionen av programmet. Och Firman? Ja, det är väl i firman det ska användas. Eller kanske i föreningen. Och så finns ingen konkurrens till på Google. Programmet är utvecklat av Erik Eliasson, utbildare och konsult i Göteborg, i Filemakermiljö. Erik Eliasson info@blankettbanken.se 1. Installation PC (Windows Vista): När du klickat på nerladdningslänken får du upp ett fönster med frågan: Vill du öppna eller spara den här filen? Välj Spara och välj sedan att lägga den på datorns Skrivbord. Filen du har fått heter Setup.zip (.zip syns kanske inte). Dubbelklicka på den och välj Extrahera alla filer. Då får du en installationsfil som heter setup.exe. Dubbelkicka på den. Nu frågar nog din dator om du verkligen vågar köra det här programmet. Svara att du vill det. Kanske har den ännu inte fattat utan frågar en gång till om du vill tillåta att programmet körs. Tillåt. Kanske vill datorn ha ett lösenord. Då får du ge den det. Nu öppnar sig ett fönster som ska leda dig genom installationen. Följ instruktionerna, läs igenom licensavtalet och klicka på I accept (om du gör det) så ska programmet snart vara klart för start. Mac OSX: När du godkänt licensavtalet och klickat på knappen Hämta får du en fil med namnet BbFirman.zip. Om du dubbelklickar på den skapas en mapp med namnet. Lägg den i programmappen. I mappen finns ett par filer och en mapp. Filen som heter är den som startar programmet. Dra den till docken eller skapa ett alias att lägga på skrivbordet. OBS! För att starta programmet krävs ett användarnamn och ett lösenord. Användarnam: user Lösenord: amazon Du bör byta till ett eget lösenord snarast. Det gör du under Arkivmenyn. 1. Installation 2. Komma igång 3. Kontaktregistret 4. Brev och offerter 5. Fakturor 6. Att göra-listan 7. Skriva och spara 8. Infosidan 9. Backup 10. Årsskifte 2 3
OBS! Några viktiga saker om programmets funktion: 1. Programmet sparar kontinuerligt. Detta innebär att det som är gjort är gjort. Så stanna till innan du raderar data ur programmet. I allmänhet kommer det upp en varningskylt när du ska ta bort något (dock inte när du suddar text). 2. Du kan bara skapa åtta fakturor utan att betala. 3. Många funktioner är beroende av att datorns klocka går rätt, t ex dateringen av fakturor och brev. 4. För att få funktionerna under Info-fliken att fungera krävs internetanslutning. Bröderna Bräder - byggentreprenad - Ord & Inga visor Inga Johansson, frilansjournalist Exempel på falska logotyper. 2. Komma igång Du navigerar i programmet med hjälp av flikar. Varje flik leder till en egen avdelning. Det första du måste göra är att fylla i dina egna företagsuppgifter. De kommer att anges på brev och fakturor. Detta gör du under fliken Egna uppg. Organisationsnummer: har du enskild firma är organisationsnumret ditt personnummer med alla siffror i oavbruten följd. Momsregistreringsnummer: I allmänhet är det ditt organisationsnummer med inledningen SE och avslutningen 01. Har du en enskild firma och ditt organisationsnr/personnr är xxxxxxyyyy blir ditt momsregistreringsnummer SExxxxxxyyyy01. Ditt företags logotyp: Om du har en logotyp kan den sättas in här. Den hamnar då högst upp till vänster i alla dina fakturor och brev. Den skrivs också ut på kuverten om du använder kuvertfunktionen. Du behöver inte trycka kuvert med din logga på det här viset. Format: PC - TIFF eller JPG- format. Minst 600 pixlar bred eller 200 pixlar hög - annars blir det pixligt på utskrifterna. Lägg inte in en större fil än nödvändigt - anpassa storleken först i något bildbehandlingsprogram (Paintshop, Photoshop Elements, Photoshop mm). MAC - Vektorbaserad EPS är absolut bäst. Näst bäst är TIFF eller JPG. Se ovan. Har du ingen logotyp - då kan du göra en enkel variant i rutan Falsk logo. (Viktigt: se till att det inte finns någon bild i logotyprutan ovanför. Klicka i rutan och tryck på delete-knappen.) Skriv ditt företagsnamn i Falsk logo-rutan. Använd typsnitt, färger och annat under Utforma i menyn. Experimentera. Under fliken Egna uppg. kan du också bestämma dina betalningsvillkor så som de kommer att anges på fakturorna. De förinställda värdena är vanliga villkor för egenföretagare. Betalningsvillkoren ligger också till grund för programmet funktion för fakturabevakning (se kapitlet Fakturor.) Slutligen finns på denna sida en ruta där du kan välja vilken sida du vill att programmet i forsättningen ska öppna sig med. Här kan du ändra det när du vill. 3. Kontaktregistret s kontaktregister kan visas på två sätt - dels som en lista över kontakter, dels som ett registerkort med alla data om en kontakt. När du klickat på fliken Kontakter kommer du först till listan. Där får du en överblick och du kan också snabbt hitta en viss kontakt. Du har också flera sökfunktioner till ditt förfogande - knapparna i nederkant. Du kan välja att visa enbart kunder, enbart leverantörer eller enbart kontakter (denna kategorisering finns i en kryssruta på registerkortet). Klickar du på knappen Sök kan du söka i alla fält. Du kan t ex välja att endast visa alla i Halmstad, att visa alla i en viss kategori ( de bestämmer du själv, se avsnittet Kategorier nedan) eller - att hitta just den den där personen eller företaget som du är intresserad av. Det går att söka i ett fält, det går också att kombinera flera - att till exempel söka på Kalle i Halmstad. När du skrivit något i sökfälten måste du klicka på Verkställ sökning eller trycka på returknappen. När du sökt får du upp en mindre lista där endast sökträffarna (de utvalda) finns. De andra posterna är då gömda. Du kan alltid visa alla poster med knappen Visa alla. Du kan visa enbart de gömda med menyn Poster>Visa endast gömda. De gömda blir då utvalda och vice versa. Exempel: Jag vill skicka julkort till alla kunder. Då trycker jag på knappen Visa kunder. Alla utom Kunder blir då gömda. Fast - nej, jag vill nog inte skicka något kort till AB Storpotäten, de har bytt leverantör på ett otrevligt sätt. Inget julkort till dem, alltså - då trycker jag på knappen Göm och de försvinner från listan. Sedan kan jag använda Kuvertfunktionen för att skriva ut kuvert till de som finns bland de utvalda. Exempel 2: Jag vill få upp en lista på alla fotografer bland mina kontakter. Då trycker jag på Sök-knappen och väljer Fotograf i kategorimenyn (det har jag skrivit in som kategori tidigare). Sedan trycker jag på retur. Alla utom fotografer är nu gömda. Post: I ett kundregister är varje kund en post. I en receptsamling är varje recept en post. I en bibliotekskatalog är varje titel (ej ex.) en post. Fält: Egenskaper hos det som registret håller reda på. I ett kundregister är t ex e-postadress ett fält. Alla register (=databaser) består av poster och fält. 4 5
Under Kontaktistan finns en knapp med namnet Etiketter. Med den kan du skriva ut adressetiketter till alla utvalda poster i listan. Etiketterna mäter 70 x 36 mm, det vanligaste formatet för adresser i Sverige. Etiketter finns att köpa av flera fabrikat, t ex Avery 70x36 ILC. Man kommer långt med sax och limstift också. Det finns fyra knappar till höger om varje post. Ta Bort: raderar posten för gott ur registret Visa: Visar postens registerkort Göm: Gömmer posten. Kuvert: Tar dig till programmets kuvertfunktion (se nedan). Kuvertfunktionen: Programmet skriver ut kuvert åt dig. Du kan köpa vanliga C5 eller C4-kuvert och lägga i skrivaren. Programmet skriver då ut namn och adress så som det står i kontaktregistret. Dessutom skrivs din logotyp ut på kuvertet. Har du en färglogga blir naturligtvis det här bäst med färgskrivare (bläckstråleskrivare brukar vara bäst på att hantera kuvert.) När du kommit till kuvertfunktionen hamnar du automatiskt i läge för C4-kuvert. Vill du använda C5-kuvert får du klicka på knappen C5. När du ska skriva ut ditt kuvert måste du först ställa om din pappersstorlek. C5 brukar inte finnas, men B5 går också bra. Du kan skriva ut ett enstaka kuvert eller alla utvalda på en gång, detta väljer du i utskriftsrutan (där kallas Utvalda poster för Aktuella poster.) Sedan får du tillfälle att ställa tillbaka utskriftsstorleken till A4. Registerkortet: det här kortet får du upp när du trycker på knappen Ny kontakt eller på knappen Visa bredvid en post. Där kan du skriva in alla uppgifter om en kund eller annan kontakt. Adressuppgifterna hämtas automatiskt när du ska skriva en faktura eller ett brev, de används också av kuvertfunktionen Det finns en dropdownmeny på registerkortet. Där kan du kategorisera dina kontakter. Du kan själv välja vilka kategorier du vill ha med knappen Redigera kategorier. Import/Export: Du kan exportera dina data i ett antal olika format, bl a som ren text (tab- eller kommaseparerad) eller som en Excelfil. Funktionen finns under Arkiv>Exportera Poster... Du kan även importera data från ett antal format, bl a från Excel. Denn funktion finns också i Arkivmenyn och heter Importera fil... 4. Brev och offerter Med kan du skriva snygga brev och offerter till dina kontakter. Även här visas breven på två sätt - dels som en lista, dels som själva brevet. Med knappen Nytt brev får du ett nytt tomt brev att fylla i. Brevet har din logotyp i topp och dina kontaktuppgifter längst ner. Högst upp kan du skriva i ort och datum. Orten får du skriva in, datum hämtar du från en liten almanacka som poppar upp när du klickar på datumrutan. Klickar du sedan i den översta av adressrutorna kommer en meny upp med alla posterna i ditt kontaktregister. Välj vem som du ska skriva brevet till så fylls namn och adress i automatiskt. Adressfältet är placerat för att passa till fönsterkuvert enligt svensk standard (om du inte väljer att skriva ut kuverten själv, med logga och allt, se kap. 3.) Kuverten som passar heter C5 - h2 respektive C4-h2 tvärställt. Skriv sedan ditt brev. Du kan välja typsnitt, teckenstorlek med mera i menyn Utforma. En av fördelarna med att använda till offerter och brev är att alla dokument sparas i programmet och är oerhört lätta att hitta - med knappen Sök i nederkanten kan du söka i alla fält. Ringer någon för att diskutera din offert har du den framför ögonen inom ett par sekunder om du har programmet igång. Du kan också importera data från en annan -fil. Se kap 9. Back up och kap10. Årsskifte. Bb 6 7
OBSERVERA att du bara kan skapa åtta fakturor i gratisversionen av programmet. För en billig penning kan du få ett serienummer som låser upp funktionen. Hur du betalar kan du se under Info-fliken. 5. Fakturor Det ställs vissa krav på en faktura för att den ska vara laglig. Till exempel så ska det av fakturorna framgå att alla dina leveranser har fakturerats och bokförts. De ska därför numreras i löpande följd. Det duger alltså inte med att göra sna fakturor i ett ordbehandlingsprogram för att sedan spara dem i en mapp. Kan du slänga fakturor och ändra nummer eller belopp på dem i efterhand följer du inte det som kallas god bokföringssed och kan dömas för bokföringsbrott. Om detta kan du läsa på Bokföringsnämndens hemsida och även hämta hem deras skrift Att föra bok : http://www.bfn.se/info/att-fora-bok.aspx Om en faktura inte blivit betald (fältet Betalad är tomt) efter att den förfallit + 4 dagar så får den röd text. Du får också ett varningsmeddelande när du startar. När du skrivit in ett betalningsdatum slutar varningen. Bör att återställa texten ( svart igen) klickar du på knappen B. För att skapa en faktura klickar du på Ny faktura, då får du en ny, tom faktura.. Helt tom är den inte, den har daterats och fått ett unikt fakturanummer. Nu kan du välja en kund ur registret, precis som när du skapar ett brev, och namn och adress kommer automatiskt. Där det står Moms % väljer du aktuell momssats. Du kan välja 0, 6, 12 eller 15% beroende på vad fakturan avser. Observera att detta inte kommer att skrivas ut på fakturan. Det finns där bara för att det ska momsberäkningen ska bli riktig. Så gör det lagligt - och enkelt. Använd s fakturor. De kan nämligen inte ifrågasättas av skattemyndigheterna. Varje faktura numreras automatiskt. All fakturadata sparas i ett loggregister som inte kan ändras (även om fakturorna kan.) Detta ger full trovärdighet åt dina fakturor. Fler anledningar: Du får snygga och professionella fakturor med din logotyp och dina adressuppgifter på. Du får en oöverträffad överblick över dina fakturor och intäkter. Du skapar dina fakturor med marknadens mest användarvänliga verktyg. Även fakturorna visas på två sätt - dels i en lista, dels som själva fakturan. I listan listas dina fakturor i nummerordning. Längst ner finns olika summeringar - du kan se din totala intäkt, hur mycket av detta som är moms av olika procentsatser samt nettointäkten. Använder du sedan sökfunktionerna kan du få fram intäkter från en specifik kund, tidsperiod eller annat. Det finns också en knapp för att gömma en faktura ifall du inte vill ha med den i summeringarna i botten, till exempel en påminnelsefaktura. Läs mer om hur du använder sökfunktionerna i de föregående kapitlen. En finess är programmets automatiska fakturakontroll. När du ser att en viss faktura är betald skriver du in betaldatum i fältet Betalad. Sedan kan du skriva ut dina olika fakturaposter. Du kan ha upp till fem olika poster i en faktura. Du ser dem som fem fält för text och fem mindre fält för belopp. Ska en faktura skapas som är lik en tidigare - använd knappen Duplicera. Då får du en identisk faktura sånär som på datum och fakturanummer. Gör dina justeringar så är den klar. Viktigt vid utskrift: i Utskriftsinställningar måste du välja att just denna faktura (post) ska skrivas ut. Har du Windows väljer du Aktuell post högst upp i utskriftsrutan, har du Mac måste du klicka på menyn Exemplar och sidor och där välja Filemaker Pro. Där markerar du Aktuell post. Men vill du skriva ut flera, t ex vid bokföring, så ser du till att alla andra är gömda och väljer Poster som bearbetas. Du skriver ut med knappen Skriv Ut. Om loggning av fakturor: Det skapas en post i ett loggregister varje gång en ny faktura skapas. Det är den föregående fakturans data som sparas. Detta är för att säkerställa att fakturorna inte manipulerats i efterhand. Du kan ta bort en faktura, men då får du ett hål i numreringen plus att alla data från fakturan blir kvar i loggregistret. Om en faktura blir felaktig - skriv då en kreditfaktura med minustecken framför alla belopp så uppvägs den ogiltiga fakturan på ett korrekt sätt. Syftet är som sagt att förhindra manipulation av fakturor i efterhand och således skapa trovärdighet gentemot skatteverket. 1. Fält för fakturaspecifikation. 2. Fält för delbelopp. Tips: Vill du skriva ut t ex fyra fakturor, börja med Visa alla i listan. Klicka sedan på Göm på de fyra som du vill skriva ut. När de är gömda, gå till menyn Poster>Visa endast gömda. 8 9
1 2 3 4 5 6 7 1. Markerar anteckning som åtgärdad (överstruken). 2. Tar bort överstrykning (anteckningen blir aktuell igen). 3. Tar bort anteckning. 4. Färgar texten röd... 5....grön... 6....respektive blå. 7. Återställer färg (svart igen). 6. Att göra-listan Att göra-listan är ett verktyg för att hålla reda på dagens och framtida uppgifter. Till skillnad från övriga register i programmet finns det bara en lista. Klicka på knappen Ny Anteckn för att skapa en Att göra-anteckning direkt i listan. När du är klar med något på listan klickar du på knappen med symbolen O. Då blir anteckningen överstruken. Den raderas dock inte. Vill du radera den så använder du knappen med en papperskorg på. Knappen med ett O på använder du om du upptäcker att du kanske inte var helt klar och vill göra uppgiften aktuell igen. Varje dag när du startar programmet förs ej åtgärdade uppgifter in från föregående dag. Åtgärdade uppgifter hålls gömda. Med färgknapparna färgar du texten, kanske röd stil på det du vill prioritera, kanske blå stil på det som tillhör ett visst projekt. Med knappen Att Göra Senare kan du lägga in framtida uppgifter och påminnelser, som kommer att dyka upp i listan när det blir aktuellt. 7. Skriva och spara Skrivverktyget är mångsidigt. Du kan använda det för korta anteckningar eller för långa artiklar. Även här kan du se en sökbar lista över alla dina artiklar eller plocka fram en på en sida. Du kan kategorisera dina anteckningar/artiklar för att sedan snabbt kunna hitta en viss typ av text. Du redigerar själv dina kategorier med knappen Ändra kategorier. Den stora fördelen med att skriva i är överblicken och ordningen. Du vet var alla dina texter finns, du hittar dem på nolltid. Du kan skriva en hel bok och snabbt bläddra mellan kapitlen eller du kan skriva en anteckning från ett telefonsamtal. Vad du än använder programmet till kommer du snart att uppskatta kontrollen över texterna. Du kan också ta backup på alla dina texter med ett enda knapptryck - se kapitlet om Backup. Det finns en begränsning vad gäller textlängd - max 6-10 000 tecken beroende på vald teckenstorlek. Behöver du skriva längre än så kan du dela upp texten på flera poster. På sidan finns en knapp som räknar tecken. Bra för journalister och andra som behöver ha koll på textlängden. Att skriva i programmet: När du öppnar en ny post att skriva i (knappen Ny Anteckn) får du en ny rad i listan alternativt en ny tom sida om du är i Visa sidaläge. Är du i listläget, tryck på Visa så får du upp sidan som du kan skriva i. Posten förses automatiskt med en s k tidsstämpel. På första raden kan du, om du vill, sätta en liten överskrift eller rubrik. Första raden är nämligen vad som syns i listan. Men det är inte alls nödvändigt - kategoriseringen är viktigare för att hålla ordning på det du skrivit. Sopm vanligt kan kategorierna redigeras med Ändra kategorierknappen. Allt som görs i programmet sparas automatiskt och kontinuerligt. Du behöver alltså inte spara dina texter. Det är mycket enkelt att skapa eller ta bort kategorier. 10 11
Programmet har typografiska funktioner för de flesta behov: Typsnitt Teckenstorlek Stil (fet, kursiv etc) Justering (Vänsterställd, centrerad etc) Radavstånd Textfärg. Dessa funktioner ligger under Utforma i menyn. Där kan du också välja Textformat, då kan du göra alla textformateringar i en dialogruta i stället. På Windowsdatorer kan man behöva lägga till maskinens typsnitt till programmet. Konfigurera typsnitt står det och väljer man det får man möjlighet att lägga till de typsnitt man vill använda. På Macdatorer behövs inte detta. När texten är klar och du vill skriva ut, använd knappen Skriv ut. Vill du exportera texten till Word, Open Office Write eller annat ordbehandlingsprogram kan du använda knappen Export. Då sparas texten, på plats du väljer, i rent textformat -.txt. Inga formateringar kommer med, texten sparas som enbart text. Sedan måste filen öppnas inifrån ordbehandlingsprogrammet. 8. Infosidan Klickar du på fliken Info öppnar sig den s k Infosidan. Den innehåller en enkel webbläsare som automatiskt tar dig till programmets informationssida på webben. På så sätt finns det alltid aktuell och uppdaterad information på programmets Infosida. Funktionen kräver naturligtvis att datorn är ansluten till internet. Om du vill kan du komma åt lite andra informationstjänster från internet. På Infosidan hittar du några knappar där du snabbt kan: Söka person (www.hitta.se) Söka företagsinfo (www.allabolag.se) Söka fakta (www.wikipedia.se) Söka blanketter och annat (www.blankettbanken.se) På Infosidan finns länkar till programmets supportsida, FAQ samt registreringssida, för den som vill betala och få full tillgång till Bb Firmans funktioner. Ett kanske bättre sätt är att öppna det andra ordbehandlingsprogrammet och kopiera och klistra in. Då behålls teckenformateringarna. Vill du ha in texter i ett layoutprogram, som InDesign, går det bra att markera text, dra in på InDesign-sidan och släppa. Den markerade texten läggs då i ett eget nytt textblock. 12 13
9. Back up Du bör göra det till en vana att ofta göra back up på dina data. Hårddiskar kraschar nämligen. Vissa har automatisk back up med en extern hårddisk och särskilda back up-program. Med moderna Macintoshdatorer följer programmet Time Machine som dagligen kopierar allt ditt arbete om du har en extra hårddisk. Men långt ifrån alla har automatsk säkerhetskopiering ordnad. Under fliken Egna Uppg finns en knapp med beteckningen Back up. Tryck på den knappen så sparar du alla dina data direkt på t ex ett fickminne eller en extern hårddisk (det är inte mycket mening med att säkerhetskopiera till samma hårddisk). Du kan också välja att lägga back up-filen på skrivbordet för att sedan maila den till någon annan. Det som säkerhetskopierats med den här knappen är inte hela programmet utan endast data-delen. Om din hårddisk kraschar och du ska återställa dina data måste du hämta en ny kopia av programmet från Blankettbanken, installera det och sedan importera all data från backup-filen med kommandot Arkiv>Importera data. Du får importera en tabell i taget. 10. Årsskifte Denna text gäller den som vill använda fakturafunktionen och har betalat för det. Vid ett årsskifte vill man gärna börja på ny kula med fakturorna. Framför allt för att behålla överblicken, för att enkelt kunna se hur man ligger till just i år. Enklaste sättet att bli av med förra årets fakturor - och samtidigt ha dem arkiverade - är att gå till fliken Egna Uppg. och där klicka på Backup-knappen. Välj var du vill spara och kalla filen t ex 2009. Gå sedan till fliken Fakturor och radera de gamla fakturorna med kommandot Poster>Radera alla poster. Se till att ha utskrifter (till bokföringen) av förra årets fakturor innan du raderar. Skulle du behöva hämta de gamla fakturorna igen klickar du på fliken Fakturor och sedan väljer du kommandot Arkiv>Importera Fil... 14 15