Kapitel 4 Arkivmenyn Innehåll ARKIVMENYN...2 Byt aktuell användare...2 Utskrift till skärm eller skrivare...3 SQL verktyget...4 Ny SQL...4 Hämta SQL...5 Spara SQL...5 Kör SQL...5 Visa som...5 Avsluta...5 Local...5 Anslut databas...6 Loggfil...7 Uppdatera lokal tabeller...8 Avsluta...8 DMS Sweden AB 2001 sid 1
Arkivmenyn I detta kapitel beskrivs menyvalen i Arkivmenyn Byt aktuell användare För att programmet skall veta vem som gör vad måste det känna till vem användaren är. När du startar programmet för första gången kommer frågan automatiskt men det kan bli nödvändigt att byta till en annan användare vid ett senare tillfälle. Detta händer vanligtvis på en delad arbetsplats t.ex vid kunddisken. Programmet använder sedan användarnamnet för att registrera olika händelser som t.ex när du skriver ett kostnadsförslag eller registrerar en ny order osv. För att undvika att du tillskrivs händelser utförda av en annan användare är det viktigt att du 'loggar på' varje gång som du skall göra något i programmet Om de centrala tabellerna i SQL servern har uppdaterats sedan du loggade på senast kommer programmet att uppdatera dessa innan du kan fortsätta med ditt arbete i programmet. DMS Sweden AB 2001 sid 2
Utskrift till skärm eller skrivare Om du vill aktivera förgranskningen av ett dokument trycker du CTRL F1 vilket styr om utskriften från skrivaren till skärmen. Samtliga utskrifter styrs därefter till skärmen tills du återställer utskriften till skrivaren genom att en gång till trycka CTRL F1 kombinationen. Observera att när du skriver ut till skärmen kan det hända att en utskrift lägger sig 'bakom' programfönstret vilket är ett naturligt Windows beteende. För att då kunna växla mellan utskriften och programmet kan du trycka ALT och TAB tangenten tillsammans. För att stänga utskriftsfönstret växlar du till utskriften och trycker ESC tangenten. Programmet tillåter omdirigering av utskriften för de allra flesta utskrifterna men i vissa lägen t ex fakturering, kommer programmet att fråga dig om du vill återställa utskriften till skrivaren. Vid utskrift till skärm använder programmet Windows standardskrivaren vilket kan ge ett bättre eller sämre utseende beroende på vilken skrivare är vald till standardskrivare. Har du valt en gammal matrisskrivare komemr alla fonter att se kantiga ut och en hel del av formatteringen saknas. Har du valt en standardskrivare med annan sidlayour än det vanliga A4 formatet kommer utskriften att fördelas över flera sidor. DMS Sweden AB 2001 sid 3
SQL verktyget SoS2000 är ett SQL baserat system. SQL står för 'structured query language' vilket innebär att databasen lyssnar på SQL kommandon och utför dessa instruktioner. Om du t.ex ville se namnet på alla kunder i Malmö sorterade i namnordning skulle SQL strängen se ut så här; SELECT Customer FROM Customer WHERE Town = 'MALMÖ' Order By Customer För att du som användare skall kunna exekvera en SQL instruktion finns ett SQL verktyg som låter dig skriva in en giltig SQL instruktion. Eftersom SQL kommandon kan även utföra ändringar i din databas måste du som användare ha högsta behörighet innan programmet accepterar en SQL instruktion som skulle ändra data 1. Användare utan högsta behörighet får endast utföra 'SELECT' instruktioner och se resultatet som en utskrift, användare med högsta behörighet kan få resultatet i datablads format där det kan vara möjligt att redigera innehållet. SQL verktyget ser ut så här; I rutan för SQL uttrycket står det 'SELECT' vilket är inledningsordet för alla SQL uttryck där data skall visas. Komplettera SELECT strängen med en gilltig SQL uttryck. Ny SQL Rensar uttrycksrutan och ställer markören i första positionen. 1 Sådana uttryck inleds med ordet update DMS Sweden AB 2001 sid 4
Hämta SQL Öppnar ett fönster där du kan söka fram och ladda en befintlig SQL sträng från en fil. Spara SQL Öppnar ett fönster där du kan ange plats och filnamn för att spara det aktuella SQL uttrycket i. Kör SQL Exekverar det aktuella SQL uttrycket om det är ett gilltigt SQL uttryck. Felhanteringen hjälper dig dock inte mera än att säga 'Felaktigt SQL' om du har skrivit fel. Visa som Om rutan är aktiverad har du behörighet att välja mellan förgranskning eller visning i databladsformat. Avsluta Stänger SQL verktyget. Local Är kryssrutan markerad innebär det att SQL instruktionen exekveras mot en eller flera av de lokala databaserna som är Access2000 databaser 2. 2 vilket innebär att man kan köra JET SQL instruktioner DMS Sweden AB 2001 sid 5
Anslut databas Används för att återställa kopplingen mellan klientprogrammet och SQL databasen. I samband med en uppdatering kommer programmet att återställa kopplingarna åt dig automatiskt, men ifall det skulle bli nödvändigt att utföra detta manuellt kan du använda detta menykommandot. I den rutan som visas finns de anslutningsuppgifter som programmet använder sig av, dessa bör du inte ändra utan instruktioner från programsupporten När kopplingarna har återställts kommer du att få en fråga om du vill uppdatera de lokala tabellerna. För att minimera nätverksbelastningen har programmet ett antal tabeller som ligger lokalt på din PC och som består av statiskt data från databasen, dvs sådan data som inte ändras speciellt ofta t.ex felkodslistor, apparatlistor m.fl. Dessa måste uppdateras från den centrala databasen i samband med en ny programversion eller om din systemadministratör har lagt till eller ändrat innehåll i någon eller några av de centrala tabeller. Uppdatering av de lokala tabellerna tar oftast bara några sekunder om du är ansluten till ett lokalt nätverk, arbetar du över en långsam anslutning kan det ta längre tid beroende på linans hastighet, dvs 'bandbredd'. Om du vill enbart uppdatera de lokala tabellerna finns ett eget menyval för detta. Observera även att funktionen för att ansluta databasen är en engångsuppgift och inte skall behöva exekveras igen med mindre än att du installerar en ny version av programmet. Anslutning av databasen löser inte problem med dåliga förbindelser i nätverk eller via en långsam anslutning. DMS Sweden AB 2001 sid 6
Loggfil Loggfilen används i felsökningssyfte och skall bara aktiveras efter instruktion från supportavdelningen.. DMS Sweden AB 2001 sid 7
Uppdatera lokal tabeller För att minimera nätverksbelastningen har programmet ett antal tabeller som ligger lokalt på din PC och dessa skall uppdateras från den centrala databasen i samband med en uppdateringen eller om din systemadministratör har lagt till eller ändrat innehåll i någon eller några av dessa tabeller. Uppdatering av de lokala tabellerna tar oftast bara några sekunder om du är ansluten till ett lokalt nätverk, arbetar du över en långsam anslutning kan det ta längre tid beroende på linans hastighet dvs 'bandbredd'. Skulle den systemansvarige ändra en uppgift i SQL databasen kommer de lokala tabellerna att automatiskt uppdateras nästa gång som användaren loggar på programmet Avsluta Programmet avslutas vanligtvis genom att klicka på EXIT skylten på huvudmenyn. Om du vill snabbt avsluta programmet kan du trycka ALT F4 eller klicka i kryssrutan längst uppe till höger i programfönstret. DMS Sweden AB 2001 sid 8