Malmö stad Revisorskollegiet 2010-2014 1 (6) Protokoll Sammanträdestid 2014-11-26 klockan 16.00 18.05 Plats Stadshuset, konferenscenter Triangeln 1-2 Paragrafer 93-102 Ledamöter Övriga deltagare Ej närvarande Dahlvid Sten (S) ordförande Lilja Per (M) vice ordförande Bojesson Anneli (FP) Carlsson Claes (S), tom 96 Ekelund Bertil (M) Hellberg Göran (V) Holmgren Andreas (MP) Larsson Gösta (SD) Nordin Tomas (M) Sjövall Berit (M) Söderholm Berit (S) Taeri Robabeh (S) Smidlund George revisionsdirektör Christin Menander sekreterare Ida Brorsson EY, tom 95 Fia Lindher sakkunnig, tom 96 Per Nilsson sakkunnig, tom 96 Otterström Åsa (S) 93 Val av justerare och tid för justering att utse Per Lilja att justera protokollet den 27 november 2014 klockan 16.00. 94 Fastställande av dagens föredragningslista att fastställa föredragningslistan att lägga protokollen från revisorskollegiets sammanträde 2014-10-14 och från arbetsutskottets sammanträde 2014-11-19 till handlingarna. 95 Fördjupad granskning - Tomtmark för lokaler för förskole- och skolverksamhet SR-2014-41 Fördjupad granskning - Tomtmark för lokaler för förskole- och skolverksamhet Ida Brorsson från EY redogör för granskningen av tomtmark för lokaler för förskole- och skolverksamhet. Granskningens övergripande syfte har varit att granska om produktion av
2 (6) byggnader för förskole- och skolverksamhet sker på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. att översända granskningsrapporten till kommunstyrelsen, servicenämnden, miljönämnden, stadsbyggnadsnämnden, tekniska nämnden, förskolenämnden och grundskolenämnden för yttrande senast 2015-01-31. Yttrandet ska innehålla en redogördelse för hur kommunstyrelsen och de övriga nämnderna säkerställer att iakttagna brister blir åtgärdade. sunderlag G-Tjänsteskrivelse Revisorskollegiet 141126 Rapport Tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet RAPP Tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet 96 Upphandling avseende bokslutsgranskning i Malmö stad SR-2014-75 Upphandling avseende bokslutsgranskning i Malmö stad Revisionsdirektören informerar om syftet med direktupphandlingen av bokslutsgranskning. Fia Lindher redogör för förfrågningsunderlaget för granskning av Malmö stads nämnder. Uppdraget gäller för bokslutsgranskning räkenskapsåret 2014, med möjlighet till förlängning avseende räkenskapsåren 2015-2016. att godkänna upprättad offertförfrågan avseende bokslutsgranskning att godkänna upprättat avtal avseende bokslutsgranskning att uppdra åt arbetsutskottet att genomföra upphandlingen att besluta om ett extrainsatt arbetsutskottssammanträde 141217 klockan 14.30 då tilldelningsbeslut ska fattas. sunderlag Offertförfrågan om bokslutsgranskning i Malmö stad Avtal om bokslutsgranskning i Malmö stad G-Tjänsteskrivelse Revisorskollegiet 141126 Upphandling avseende bokslutsgranskning i Malmö stad 97 Rapportering från lekmannarevisorerna och de förtroendevalda revisorerna Rapporteras från lekmannarevisorerna och de förtroendevalda revisorerna i Malmö Symfoniorkester AB, Vagnparken i Skåne AB (ViSAB), MKB Fastighets AB, Malmö Opera och Musikteater AB och Medeon AB. att godkänna informationen.
3 (6) 98 Rapportering från styrgrupperna Rapporteras från styrgruppen KS möten med överförmyndarnämnden och kommunstyrelsen. att godkänna informationen. 99 Sammanträdesdagar 2015 SR-2014-73 Sammanträdesdagar 2015 Föreligger förslag på sammanträdesdagar, planeringskonferenser, studie/informationsdag för revisorskollegiet år 2015. Revisorerna 2010-2014 kommer att få information om Malmö stads bokslut 2014 på sammanträdet 150327 klockan 13.00. Revisionsberättelsen för 2014 undertecknas på slutrevisionsmötet 150401 klockan 09.00. att revisorskollegiet sammanträder den 28 januari, 25 februari, 26 mars, 22 april, 26 maj, 17 juni, 26 augusti, 23 september, 14 oktober, 25 november och 16 december 2015 att arbetsutskottet sammanträder den 22 januari, 23 februari, 19 mars, 16 april, 21 maj, 11 juni, 20 augusti, 17 september, 8 oktober, 19 november och 10 december 2015 att studie-/informationsdagen genomförs den 30 september 2015 att arbetsutskottets planeringskonferens äger rum den 2-3 november 2015 att revisorskollegiets planeringskonferens äger rum den 12-13 november 2015 att revisorerna 2010-2014 sammanträder den 27 mars klockan 13.00 och den 1 april 2015 klockan 09.00. sunderlag Sammanträdesdagar 2015 100 Lekmannarevisionsuppdrag i de kommunala bolagen 2015-2018 SR-2014-76 Lekmannarevisionsuppdrag i de kommunala bolagen 2015-2018 Revisorskollegiets föreslag till utseende av lekmannarevisorer i de kommunala bolagen under åren 2015-2018 och arbetsutskottets förslag till utseende av lekmannarevisorer och revisor i Stadsberget nr 1 i Malmö AB. sgång Föreslås följande justeringar i förslag till utseende av lekmannarevisorer i de kommunala bolagen:
4 (6) - Berit Sjövall (M) lekmannarevisors suppleant i Malmö Stadsteater AB - Andreas Holmgren (MP) lekmannarevisorssuppleant i Vagnparken i Skåne AB (ViSAB) Föreslås följande justering i arbetsutskottets förslag till val av lekmannarevisor i Stadsberget nr 1 i Malmö AB: - Berit Söderholm (S) till lekmannarevisor i Stadsberget nr 1 i Malmö AB. att föreslå kommunfullmäktige besluta att utse lekmannarevisorer i de kommunala bolagen 2015-2018 enligt förslag att föreslå kommunfullmäktige att utse Berit Söderholm (S) till lekmannarevisor och Per Lilja (M) till lekmannarevisorssuppleant i Stadsberget nr1 i Malmö AB (organisationsnummer 556453-9608) för perioden 2014-12-16 till och med bolagsstämman 2019 att revisorskollegiet beslutar att föreslå till bolagsstämman 2014-12-16 att för tiden 16 december 2014 till och med bolagsstämman 2015 utse Grant Thornton (huvudansvarig revisor Mats Pålsson) till revisor i Stadsberget nr 1 i Malmö AB (organisationsnummer 556453-9608) att uppdra åt revisionsdirektören att teckna avtal med Mats Pålsson på Grant Thornton AB. sunderlag G-Tjänsteskrivelse Revisorskollegiet 2014-11-26 Lekmannarevisionsuppdrag i de kommunala bolagen 2015-2018 AU protokoll 141119 101 Rutiner för Stadsrevisionens datorer, mobiltelefoner, pekplattor och epost SR-2014-74 Rutiner för Stadsrevisionens datorer, mobiltelefoner, pekplattor och epost Uppdaterad rutin för hantering av Stadsrevisionens datorer, mobiltelefoner, pekplattor och epost. Rutinerna ska fungera som ett stöd för revisorskollegiets ledamöter och revisionskontoret personal vid användning av datorer, mobiltelefoner och pekplattor som arbetsredskap och vid arbetsrelaterade uppgifter. att godkänna den uppdaterade rutinen för Stadsrevisionens datorer, mobiltelefoner, pekplattor och epost sunderlag G-Tjänsteskrivelse Revisorskollegiet 141126 Rutiner för Stadsrevisionens mobiltelefoner, pekplattor och epost RUTIN för epost mobil pekplatta_uppdatering2014
5 (6)
6 (6) 102 Revisionsdirektören informerar Revisionsdirektören informerar om - Projektstatus Granskningen Försörjningsstöd kommer att slutföras i januari 2015 och granskningen Områdesprogrammen föreslår revisionsdirektören ändras till att genomföras som en kortgranskning. - Utfallsprognos 2 2014 För helår 2014 prognostiseras ett nollresultat. - Rapport över arkivhandlingar inom Malmö stad som skadats vid översvämningar 31 augusti 2014 - av prioriterade granskningsförslag från grupparbetet på planeringskonferensen i Margetetorp. att godkänna informationen att granskningsprojektet Områdesprogrammen genomförs som en kortgranskning att revisionsdirektören informerar på sammanträdet 2014-12-17 om förslag till revisionsplan 2015. sunderlag Stadsarkivets rapport över arkivhandlingar inom Malmö stad som skadats vid översvämningar 31 augusti 2014 Dnr KN 2014-2024 Projektstatus Utfallsprognos 2 2014 Ordförande Sten Dahlvid (S) Sekreterare Christin Menander Justerande Per Lilja (M)