Sammanställning av svar I detta dokument redovisas alla svar som inkommit på det utsända frågeformuläret

Bilaga 1 UFOS projekt: Erfarenheter kring driftentreprenader en utvärdering Sammanställning av svar I detta dokument redovisas alla svar som inkommit på det utsända frågeformuläret Innehåll Sid 0. Uppgifter om de som svarat samt om entreprenaden.. 2 1. Motiven för upphandlingen.. 3 2. Omfattningen av entreprenaden. 9 3. Förfrågningsunderlaget. 17 4. Den valda ersättningsformen 25 5. Upphandlingsförfarandet. 35 6. Genomförandet av entreprenaden.. 44 7. Entreprenadens avslut 57 8. Hyresgästernas/nyttjarnas erfarenheter 62 9. Övriga frågor och synpunkter. 66 Danderyd 2005-03-30 Reviderad 2005-05-18 SUNDSVIK KONSULT AB Leif Sundsvik 1

0. Uppgifter om de som svarat samt om entreprenaden Svar har inkommit från följande Yrkeskategori Antal svar Beställare 28 Hyresgäst/nyttjare 12 Entreprenör 19 Upphandlingskonsult 6 Mark, park. gata IIIIIII 7 I 1 IIIII 5 I I 2 I 1 I 1 Bostadshus Kommunala byggn. IIIIIIIIII 10 IIIII** 5 IIIII 5 III 3 Ingår I I 1 I 1 I 1 IIIII 5 III 3 III 3 Objektstyper Kontorshus Sjukvårdsbyggn. Industribyggn. Annan Byggnad III* 3 II* 2 III* 4 I*** II**** 2 Anm. * = Slott Museum Slottsområde ** = Skolor ***= VAförsörjning ****= Flera olika objekt Summa svar 65 13 4 23 3 11 11 0.23 Upphandlingsform och 0.24 Ersättningsform Yrkeskategori Frekvens upph. Beställare Entreprenör Upphandlingsform Ersättningsform Anm. Funktionner- Part- Total Fast Löpan- Inci- Entre- pris de räktament upph. skaps prenad ning IIII I**** IIIIII Summa svar 11 22% IIIIIIIIII IIIIIIIIII IIIIIIIIII IIIIII 36 72% upph. upph. I* I** IIIIIIIIII IIIIIIIIII II II*** 2 4 % I* IIIIIIIIII IIIIII 1 2 % 40 78 % IIIII ***** 5 10 % III I* I I* 6 12 % 0.26 Aff-systematiken och 0.2 Vilka arbetsuppgifter ingick Yrkeskategori Antal svar Beställare Entreprenör *= Partnerskap VA-försörjn. riktpris med incitament **= Totalentrepr. Markskötsel ***= Kravupph. Markskötsel ****= Ej Aff Markskötsel *****= Kombination med fast pris Markskötsel Vilka uppgifter ingick? Användes Aff? Anm. Fastighetsavhjälnerat Fel- Pladrifpande Ja Nej UH IIIIIIIII IIII II*** I* I**** IIIII IIII* Summa svar 27 25 % IIIIIIIIIIIIIII IIIIII I* IIIIIIIIII III* 35 33 % UH IIIIIIIIII IIIIIIIIII I* I**** IIIIIIIIII II IIII* 38 35 % I I* I**** I IIII* 8 7 % IIIIIIIIII IIIIIIIIII I IIIIIIIIII IIII 35 87 % II*** I** I**** 4 10 % Annat system än Aff? I** 1 3 % *= Totalentreprenad. Alternativt partnerskap **= En kombination av Aff och annat stöd för markskötsel. ***= Fastighetsdrift av kommunala byggnader Malmö ****= Markentreprenad för Danderyds kommun. 2

1. Motiven för upphandlingen 1.1 Beställarens motiv för upphandlingen Besvaras bara av beställare Fråga 1.11 Beställarens motiv Beskriv vad Du som beställare ville uppnå med att upphandla fastighetsdriften på entreprenad? Svar från beställare som upphandlar markskötsel inklusive vägunderhåll och skötsel av parkanläggningar. 9 svar från beställare. - Ett medvetet val för att hålla nere storleken på den egna organisationen. - När vi övertog ansvaret för vägunderhållet från den förre ägaren var arbetet redan upphandlat av en entreprenör, det var naturligt att fortsätta så. - Vi gick in för partnerskapsupphandling för att få till stånd en entreprenadform där entreprenören uppmuntras att tjäna pengar på kreativa lösningar i stället för på luckor i förfrågningsunderlaget. Funktionsupphandling + partnerskap innebär att beställaren beskriver kraven och entreprenören bestämmer hur det skall utföras. Tillsammans utvecklar vi verksamheten. - Att andelen nöjda hyresgäster skall visa en positiv trend över tiden. Att ett långsiktigt ansvar för miljön skall tas genom aktivt arbete utifrån kretsloppstänkande. Uppdraget skall bedrivas med upprätthållande av hög kvalitet så att hyresgästerna anser att utemiljön är välskött och fyller sin funktion. - God resurshushållning, ekonomisk effektivitet, konkurrenskraftiga lokaler, vårda och utveckla fastigheternas värde, bevara fastigheternas kultur- och miljövärde. - Bättre kvalitet och kostnadseffektivitet. - Konkurrensutsättning, billigare skötsel och välskötta objekt. - Konkurrens, billigare skötsel och välskötta objekt. - Jämn kvalitet till skälig ersättning. Flexibilitet Svar från beställare som upphandlar fastighetsdrift och felavhjälpande underhåll av samhällsägda byggnader som bostäder, skolor, dagis etc. samt ett kontor. 12 svar från beställare - Kostnadseffektivitet. - God resurshållning, ekonomisk effektivitet, konkurrenskraftiga lokaler, vårda och utveckla fastigheternas värde, bevara fastigheternas kultur- och miljövärde. - Att vara en renodlad beställarorganisation som köper all drift. Sunt att effektivisera. - Konkurrenskraft, högsta kvalitet för lägsta pris och effektivitet. - Vi har beslutat att i konkurrens handla upp fullständig tillsyn och skötsel samt förebyggande, löpande och akut underhåll till vissa av stadens förvaltningsbyggnader. - Säkerställa att fastigheterna sköts på ett kvalitativt och kontinuerligt sätt. - Kostnadsbesparingar och konkurrensutsättning. - Kontrollera pris, kvalitet, funktion jämfört med egen regi. Konkurrensutsätta och stimulera den egna organisationen. - En kostnadseffektiv organisation som skall förse ägarna med nödvändig information för en effektiv förvaltning. - Kostnadseffektivitet. 3

- Politiskt beslut om att sälja ut egna verksamheter (fastighets- och gatukontor, projekterings- och byggnadsavdelningar m.fl.) och därför upphandla all förvaltning utom strategiska funktioner. Utifrån detta är vår enhets mål att köpa förvaltning så ekonomiskt fördelaktigt som möjligt. - Det fanns inte volym för att anställa egen driftpersonal. Svar från beställare som upphandlar fastighetsdrift och felavhjälpande underhåll av sjukvårdsbyggnader. 6 svar från beställare - Kostnadsbesparingar. - Konkurrenskraft, högsta kvalitet för lägsta pris. Effektivitet. - Rätt kvalitet till rätt kostnad. - Upphandling i konkurrens är ett instrument för att uppnå kvalitet, effektivitet och rätt pris på den service som hyresgästerna efterfrågar och fastigheterna kräver. - Kostnadseffektivitet. I övrigt ser vi driftupphandling som en ingång för entreprenören att erbjuda merförsäljning av drift- och underhållsinsatser till våra hyresgäster. Den valde entreprenören kan också erbjuda oss som fastighetsförvaltare tjänster som gäller planerat underhåll samt delta i vissa investeringsprojekt. - Upphandla entreprenör till konkurrenskraftiga priser. Svar från upphandlingskonsulter som biträder beställare som upphandlar markskötsel, fastighetsdrift och felavhjälpande underhåll. 6 svar från konsulter - Rätt kvalitet och service till kostnadseffektivt pris. - Professionell drift till rimligt pris. - Beställarna måste lära sig att göra boskillnad mellan egen regi och entreprenad så att de får en tydlig ansvarsfördelning. - I huvudsak handlar det om att effektivisera fastighetsförvaltningen dvs. att spara pengar. Vi bedömer det som ganska ovanligt att kvalitetsaspekten är styrande för en konkurrensutsättning. Det förekommer också att det är politiskt styrt att konkurrensutsätta men den bakomliggande förklaringen är att entreprenad anses som effektivare än egen regi. - Säkerställa en kvalificerad verksamhet där egen regi inte lyckats upprätthålla verksamheten. - Outsourcing enligt ett politiskt direktiv. Man efterfrågade mer systematik och ökad lönsamhet. Fråga 1.12 Beställarens styrning Besvaras bara av beställare Beskriv vilken styrning eller vilka direktiv som fanns från politiker och eller ägare som påverkade upphandlingen. Svar från beställare som upphandlar markskötsel inklusive vägunderhåll och skötsel av parkanläggningar. 5 svar från beställare 4

- Vi hade inga egna resurser gällande personal. Möjligheten att anställa och att köpa egen maskinpark fanns ej. Därför upphandlades utförandet av en entreprenör. - Lagen om Offentlig Upphandling, LoU. - Geografisk indelning i fyra distrikt, ett distrikt per entreprenör. Ett distrikt skulle tilldelas den egna organisationen. - Inga direktiv. Egen beskrivning. - Beställarsidan är numera dimensionerad för entreprenad. Det finns ingen utförarpersonal. Det har inte funnits några tankar om att återgå till egen regi. Svar från beställare som upphandlar fastighetsdrift och felavhjälpande underhåll av samhällsägda byggnader som bostäder, skolor, dagis etc. samt ett kontor. 7 svar från beställare - Lagen om Offentlig Upphandling, LoU. - Konkurrenskraft samt att egen regi skall konkurrera på lika villkor. - Motivet var att inte ha någon egen driftorganisation för fastigheter. Den dåvarande egna serviceavdelningen som tidigare skött fastigheterna fick inte vara med och lämna eget anbud. - Inga - Beslutet att konkurrensutsätta fastighetsdriften var politiskt, men fortsättningsvis har vi själva beslutsrätt. - Beslutet togs i kommunfullmäktige att hela tekniska kontorets verksamhet skulle konkurrensutsättas. - Ingen påverkan. Gemensamt beslut med ledningen. Svar från beställare som upphandlar fastighetsdrift och felavhjälpande underhåll av sjukvårdsbyggnader. 6 svar från beställare - Landstingsstyrelsen tog beslutet att fastighetsdriften skulle konkurrensutsättas men att även den egna driftorganisationen fick vara med och lämna anbud. Därefter vidtog upphandlingsarbetet och när anbuden kommit in redovisades dessa för styrelsen som tog beslutet att upphandling av entreprenaden fick ske. - Konkurrenskraft samt att egen regi skall konkurrera på lika villkor. - Beslutet att konkurrensutsätta fastighetsdriften togs av landstingsstyrelsen. - Styrelsebeslut på en tidplan för när respektive objekt skall upphandlas. Detta mål är uppnått i och med att ett sista objekt skall upphandlas under våren 2006. Fastighetsdriften på övriga sjukhus drivs nu av entreprenörer. - Beslut i kommunfullmäktige att hela tekniska kontorets verksamhet skulle konkurrensutsättas. - Känner endast till att vi skulle få ner priset. Kvaliteten kom lite längre ner. Samt fokus på energibesparing och nöjda hyresgäster. Temperaturmätning i lokaler. Incitament gällande dessa. Svar från upphandlingskonsulter som biträder beställare som upphandlar markskötsel, fastighetsdrift och felavhjälpande underhåll. 5 svar från konsulter 5

- Upplägget att konkurrensutsätta fastighetsdriften etablerades redan på 1990-talet. - I vissa lägen etableras ett konkurrensliknande förhållande genom att skapa intraprenörer. - Jag har uppfattningen att det både styrs från politiker och från företagsledning att konkurrensutsättning skall ske. - Ingen annan styrning än att konkurrensutsättning skall ske. - Billigare och likvärdigt egen regi. Fråga 1.13 Beställarens tyngsta motiv Besvaras bara av beställare Kryssa för lämpligt alternativ Svar från samtliga svarande beställare Kostnadsbesparing.I I I I I I I I 8 Kostnadsjämförelse.I 1 Konkurrensutsättning.I I I I I I I I I I I 11 Bättre kvalitet på fastighetsdriften..i I I I I I I I I I I I 12 Annat motiv I Högre kvalitet för insatta pengar genom att tillämpa partnerskapsupphandling. Fråga 1.2 Anlitades upphandlingskonsult? Besvaras bara av beställare Svar från de beställare som svarat ja. - För att få nödvändig kunskap och erfarenhet från området. - Ja. - Inga egna resurser fanns vid tillfället. - Särskild kunskap om driftupphandling erfordras. - Konsult anlitades för att vi inom organisationen ansåg att vi inte hade tillräcklig erfarenhet och kunskap att utföra denna typ av upphandling. - Resurser saknas i egen organisation. - Saknade egna erfarenheter av denna typ av upphandling. - Vid första entreprenadomgången. - För att få ett korrekt förfrågningsunderlag. - För att bistå med kvalificerad rådgivning vid framtagande av förfrågningsunderlag och utvärdering i slutet. - För att få en så objektiv utvärdering som möjligt. Men även en trovärdighetsfråga gentemot marknaden. I andra hand att få feedback på förfrågningsunderlag, utvärdering m.m. - Saknade egna erfarenheter av denna typ av upphandling. - För att inte göra fel i upphandlingen samt att samla in uppgifter som entreprenören skulle kunna prissätta. - Fanns ej tid att avsätta för upphandlingen. 6

- Bemanningen hos beställaren är sådan att alla uppdrag ska köpas av konsulter och/eller entreprenörer. Beställarkompetens saknades för denna form av funktionsupphandling. - Ja. För att ta fram ett bra underlag. Svar från de beställare som svarat nej. - Konsult fanns centralt inom vår egen organisation. - Vi hade kompetensen inom vår egen organisation. - Kompetens fanns i den egna beställarorganisationen. - Egen kompetens finns för detta inom fastighetsbolaget. - Egen kompetens finns inom fastighetsbolaget. - Fanns ingen anledning. Rätt kompetens fanns inom företaget. - Vi är grundutbildade och vet hur vi vill ha det. Vi anlitar konsult enbart för avtalsskrivandet. - Nej. - Upphandlingskonsult finns internt. - Vi har själva kunskapen om hur vi vill ha det. Konsult endast för avtalsskrivning. Upphandlingskonsulterna har framfört följande svar på frågan. Man anlitar upphandlingskonsult för att: - Omfattningen var så pass stor att det behövdes kompetens för att avtalet skulle bli bra. - Upphandlingar som handlar om att konkurrensutsätta egenregiförvaltning genomförs ofta av upphandlingskonsult. Man vill att en utomstående gör detta eftersom det handlar om personalneddragningar. Vid nästa upphandlingstillfälle är det vanligare att man gör det själv. Det är inte lika kontroversiellt och mallarna finns sedan tidigare. - Beställaren saknade egen kompetens att tillämpa Aff:s regelverk i kombination med LoU. - Man ville ha en utveckling av hela processen i beställarorganisationen, identifiering av lämpliga entreprenader, upphandlingsprocessen, uppföljning och tillämpning av LoU. Man anlitar inte upphandlingskonsult för att: - Att upphandlingskonsult inte används beror på att beställaren anser att man kan själv. 1.3 Entreprenörens motiv för sin anbudsgivning Besvaras bara av entreprenörer Fråga 1.31 Entreprenörens motiv Beskriv vad Du som entreprenör ville uppnå med att lämna anbud på beställarens förfrågan? Svar från samtliga entreprenörer: - Vinna uppdraget. - Erbjuda en entreprenad som lever upp till beställarens mål och förväntningar. - Affärsmöjlighet. - Vinna uppdraget. - Vinna uppdraget. - Ej tappa kunden. - Vi tyckte att beställaren var en intressant kund och vi tyckte att vi hade ett bra koncept där båda parter kan tjäna pengar. 7

- Affärsmöjlighet. - Stor och viktig kund för oss, vilket gör att vi har en bra platschef inom kommunen samt bra marknadsföring när det gäller erfarna kunder. - Behålla en gammal kund, samt att det var ett intressant projekt. - En etablering på orten samt att få förtroendet att förvalta dessa kulturbyggnader. - Erhålla ett kvalificerat driftuppdrag med god vinstmarginal och lång löptid. - Vi ville erhålla entreprenaden. - Teknisk förvaltning av komplicerade objekt som t.ex. sjukhus är vår huvudverksamhet. Dessutom hade vi intresse av att säkra arbetsuppgifter för vår egen personal. Objektet var av stort intresse för oss. - Som ett specialiserat företag inom vatten- och avloppstjänster kan vi erbjuda den offentliga sektorn en bred kompetens som ger möjlighet att förvalta och utveckla infrastrukturen och ge abonnenterna en god service. - Ville ha jobbet. - Vi ville skaffa ett nytt uppdrag för att utveckla företaget vidare, samt öka våra intäkter. - Vi ville dels komma till en affärsmöjlighet, dels såg vi en möjlighet att bredda företagets arbetsområde med driftsentreprenader. (Installationsföretag). Fråga 1.32 Entreprenörens styrning Besvaras bara av entreprenörer Beskriv vilken styrning eller vilka direktiv som fanns inom entreprenadföretaget som påverkade anbudsgivningen? Svar från samtliga entreprenörer: - Att vi skulle genomföra egenkontroller enligt Janusprogrammet samt via interna rutiner. - Att hantera entreprenaden med begränsad risk inom det geografiska område vi arbetar inom avgjorde att vi lämnade anbud. - Gammal kund goda referenser. - Egenkontroll via Janusprogrammet samt interna rutiner. - Få en effektivare förvaltning. - De ekonomiska resurser som företaget har. Att kunna säkerställa att kunden får det han betalar för och att det passar in i övrig verksamhet. - Att få en kommun som kund och att kunna utöka kundstocken. År 2001 spådde vi som en bra framtid för entreprenörer. - Att affären skulle finansiera sig själv på uppskattade premisser. - Direktivet som fanns var att man skulle vara noga vid beräkningen av timmarna för entreprenaden. - Vårt kvalitetssystem. - Att behålla och öka vår marknadsandel inom sektorn sjukhus. - Vet ej. - Vi hade redan en stark marknad på orten, vi behövde enbart komplettera våra resurser. - Vi ville lämna ett anbud som var prissatt så att vi skulle kunna utföra ett bra arbete med hög kvalitet. 8

Fråga 1.33 Vilket är entreprenörens tyngsta motiv Besvaras bara av entreprenörer Kryssa för lämpligt alternativ Svar från samtliga svarande entreprenörer Affärsmöjlighet.I I I I I I I I I I I I I I I I I I 18 Gammal beställare.i I I I I I I 7 Vill hålla sig kvar på marknaden.i 1 Annat skäl 0 2. Omfattningen av entreprenaden 2.1 Vad styrde entreprenadens avgränsning och omfattning? Besvaras bara av beställare Fråga 2.11 Beställarens motiv Beskriv vilka strategiska överväganden som Du som beställare gjorde då Du avgränsade entreprenadens omfattning. T.ex. varför gjordes en geografisk avgränsning eller varför lämnades bara en del av fastighetsdriften ut på entreprenad. Svar från beställare som upphandlar markskötsel inklusive vägunderhåll och skötsel av parkanläggningar. 6 svar från beställare - Vissa delar lämnades utanför eftersom dessa utfördes av andra. - I stort motsvarande omfattning som tidigare. Tydligt avskärma sommardrift mot snöoch halkbekämpning, som upphandlats separat mot timpriser. Omfattningen diskuteras och tas fram i samråd med verksamhetsföreträdaren. - Geografisk indelning. Hyresgästen svarar för vissa delar av den förvaltade volymen. - Geografisk avgränsning ger transport-, miljö- och effektivitetsvinster. - Det finns fyra geografiska områden inom vår förvaltning. På tre av dem utförs driften av entreprenörer. En entreprenör per stadsdel. En del utförs i egen regi. - Vi gick från funktionsentreprenad eftersom det ej fungerat. Nu har vi fasta à-priser men rörliga mängder och frekvenser. Priserna förutsätter dock en garanterad mängd. Anbudsgivarna upplevde anbudsförfarandet som nytt, men vi fick många anbud. Svar från beställare som upphandlar fastighetsdrift och felavhjälpande underhåll av samhällsägda byggnader som bostäder, skolor, dagis etc. samt ett kontor. 9 svar från beställare - Tekniska, geografiska och funktionella krav styr avgränsningen. 9

- Geografiska områden som skall vara tillräckligt stora för att vara intressanta för en entreprenör. - Geografisk uppdelning som är baserad på stadsdelarnas organisation underlättas genom att begränsa antalet kunder. Samt att antalet fastigheter skapar en bred bas för bemanning. - Vår kommun är så liten att vi gjorde bedömningen att antalet byggnader var så litet att det nog var det minsta man kunde ha om den entreprenör som skulle sköta byggnaderna skulle kunna ha fastighetsskötare och arbetsledare på plats. - En del av driften sköts i egen regi. På övrig del har vi en geografisk uppdelning enligt stadsdelar. - Politiskt var man intresserad av att ge även mindre entreprenörer en chans. Området delades upp i tolv delentreprenader men det blev en entreprenör som tog allt! - Entreprenaden är sammansatt så att den omfattar samma typ av objekt med samma fördelning som den egna organisationen har, geografiskt avgränsad. Avsikten är inte att avveckla den egna regin. Ett återtagande skall kunna ske. - All fastighetsverksamhet är uppdelad på två geografiska områden som upphandlats vid ett och samma tillfälle för att uppnå konkurrensfördelar. Resulterade dock i att samma entreprenör kontrakterades för båda uppdragen. - Vi har totalt ca 600 000 kvm och började 1996 med 10 %. Därefter ökade vi till 20 % när vi såg att det administrativa åtagandet var svårt att klara på ett bemanningsmässigt bra sätt för entreprenören. Även detta upplevdes vara i underkant både för entreprenören och även för oss som beställare med minimibemanning. Därför beslutade vi att ändra områdenas storlek till 25 % från 2001 och det är vad vi nu tillämpar. Vi har således numera 4 delområden för hela beståndet. Geografiska uppdelningen har hela tiden varit rådande av praktiska och tranporttekniska skäl. Även när vi var ett fastighetskontor hade vi 3 geografiska förvaltningsområden. Svar från beställare som upphandlar fastighetsdrift och felavhjälpande underhåll av sjukvårdsbyggnader. 5 svar från beställare - Vi delade upp fastighetsbeståndet i tre serviceområden på grund av att vi ville få så många entreprenörer som möjligt att räkna på entreprenaderna. - Geografisk uppdelning baserad på stadsdelarnas organisation. Detta underlättar att begränsa antalet kunder samt att antalet fastigheter skapar en bred bas för bemanning. - Entreprenaden omfattar allt utom långtidsplanerat underhåll. Kompetens för detta finns inom det egna fastighetsbolaget. Avtalstiden styrs idag av övriga entreprenaders avtalstid. Fastighetsdriften för så många fastigheter som möjligt, inom lämpligt geografiskt område, handlas upp på en och samma gång. Anbud kan lämnas på en eller flera fastigheter. Hittills har driften vid alla fastigheter utom de fyra lasaretten och folkhögskolorna upphandlats i konkurrens. - Objektet i sig är en naturlig avgränsning, där finns inga avgränsningar inom fastighetsdriften förutom markskötsel som utförs av annan entreprenör. - I princip avgränsas entreprenaden på samma sätt som med en lägenhetshyresgäst. Entreprenören svarar för allt fram till uttaget. Det som hyresgästen stoppar in i uttaget svarar han för. Upphandlingskonsulterna har framfört följande synpunkter på valet av avgränsning: - Fastighetsbeståndet är uppdelat i fyra delar varav det minsta är 180 000 kvm vilket bedöms krävas för att entreprenören skall få en rationell drift (skalfördelar). 10

- I en bostadsrättsförening gjordes en anpassning av entreprenaden till att bostadsrättsföreningens styrelse skulle kunna sköta det administrativa underhållet själva. Styrelsen upphandlade också ett ramavtal för det felavhjälpande underhållet. Driften och det felavhjälpande underhållet lades in i driftentreprenaden. Därmed kunde vi eliminera den traditionella organisationen inom bostadsrättsföreningens förvaltning teknisk förvaltning. En funktion som är svår att fylla med rätt kompetens i en bostadsrättsförening. - Avgränsningen bör göras så att den passar för marknaden för att få erforderlig konkurrens. - Det är viktigt att behålla beställarfunktionen. Det är svårt att hitta entreprenörer som kan allt. - Med hänsyn till stora geografiska avstånd som finns inom kommunen gjordes upphandlingen uppdelad på två geografiska områden. - Optimering och avgränsning av det som är Indoors and Outdoors. Fråga 2.12 Personalövergång Besvaras bara av beställare I samband med upphandling av fastighetsdrift uppträder ibland frågor om och hur man skall hantera den egna personalen. Beskriv hur Du som beställare hanterade personalproblematiken. Svar från beställare som upphandlar markskötsel inklusive vägunderhåll och skötsel av parkanläggningar. 4 svar från beställare - Ingen personalövergång eftersom det inte finns någon egen personal. - Inget problem eftersom arbetet tidigare utfördes av hyresgästen. - Det var ett krav från FU att personalen skulle tas över av den blivande entreprenören. - Det fanns ingen egen personal. Svar från beställare som upphandlar fastighetsdrift och felavhjälpande underhåll av samhällsägda byggnader som bostäder, skolor, dagis etc. 6 svar från beställare - Det var ett krav från FU att personalen skulle tas över av den blivande entreprenören. - Vi har ingen egen driftpersonal. - I förfrågningsunderlaget hade vi skrivit att det kunde bli aktuellt med personalövergång. Sedvanliga MBL-förhandlingar gjordes innan förfrågan gick ut och vid antagande av entreprenör samt inrangeringsförhandlingar. Berörd personal gick med till den nye entreprenören. Det var ett politiskt beslut att vi skulle lägga ner den egna serviceavdelningen. Den personal som inte gick med över hade riskerat att bli uppsagd på grund av arbetsbrist om inget ersättningsarbete kunnat tas fram inom kommunen och detta visste samtliga berörda om. - Kommunen hade ingen egen driftpersonal. - Under det år det tog att planera och upphandla entreprenaden återbesattes inga vakanser i den egna driftorganisationen. Eftersom bara 1/7 av den totala driften konkurrensutsattes kunde den kvarvarande personalstyrkan behållas. Det innebar att den egna personalen inte berördes. 11

- Vid aktuell upphandling föreskrev vi att befintlig personal skulle beredas möjlighet att följa med och så skedde för två av fastighetsskötarna. Numera när vi handlar upp för andra gången finns ingen sådan skrivning. Svar från beställare som upphandlar fastighetsdrift och felavhjälpande underhåll av sjukvårdsbyggnader. 4 svar från beställare - Under upphandlingsarbetets gång har berörda fackföreningar kontinuerligt informerats under tystnadsplikt. - Det var ett krav från FU att personalen skulle tas över av den blivande entreprenören. - Vi som upphandlande enhet är ett bolag (Landstingsfastigheter AB) och omfattas därför inte av kraven på verksamhetsövergång. Dock kollar vi alltid av hur entreprenörerna ställer sig till denna fråga i våra förfrågningsunderlag. - Personalövergång var ej aktuell eftersom landstinget redan tidigare hade överfört personalen till ett enskilt bolag som senare köpts av en internationell entreprenadkoncern. Upphandlingskonsulterna har framfört följande synpunkter på valet av avgränsning: - Vi hade övergång av personal från den tidigare entreprenören till den nya. Vi krävde i förfrågningsunderlaget att den tidigare fastighetsskötaren skulle tas över av den nye entreprenören. - Många beställare villkorar i upphandlingen genom, att kräva att entreprenören skall ta över all befintlig personal. Jag har uppfattningen att det är ganska ovanligt att personal sägs upp från beställaren i samband med konkurrensutsättning. Däremot är det betydligt vanligare att entreprenören säger upp folk i samband med att de förlorar en entreprenad. - Entreprenören gavs rätt att erbjuda all tillsvidareanställd personal anställning utan försämrade anställningsvillkor. Personal som går över till entreprenören skall ha rätt att efter 1 år men inom 2 år återgå i kommunal anställning. - Ett nära samarbete med den personal som deltog aktivt i allt arbete. 2.2 Beställarens val av entreprenadtid Besvaras bara av beställare Beställarens motiv Beskriv vilka motiv som Du som beställare hade för val av entreprenadtid. Svar från samtliga svarande beställare. - Vi valde 6 års entreprenadtid utifrån tidigare erfarenhet, kvalitet och pris. (Fullständig förvaltning av studentbostäder). - Vi valde 2 år +1 +1 år. Balans mellan kostnad för upphandlingens genomförande och en aktuell prisbild. (Drift av grönytor och markskötsel). - Vi valde partnerskapsupphandling i 10 år + 3 år. (Drift av gator, parker, VA samt förråd och verkstad i kommunal ägo). - Vi valde 3 år + 2 år. (Fastighetsdrift kommunala byggnader) 12

- Vårt mål var hög kvalitet både till hyresgästen och till beställaren. Att vid 3-årigt avtal med 2 års förlängning med ett år i taget, en lägre kostnad. Maskinparken är en stor kostnad för den entreprenör som får kontraktet. (Drift av mark, vägar, gator). - Entreprenadtiden är 3 år med möjlighet till max 2 års förlängning. Det som känns lagom är en entreprenadtid på 3 till 5 år. Vid väl fungerande drift kommer en förlängning att ske med 2 år. (Fastighetsdrift, slott). - Vi valde ett 5-årigt avtal med möjlighet till 2 års förlängning pga. att vi ville ge entreprenören möjlighet att arbeta in sig i våra fastigheter samt att personalövergång ingår i entreprenaden. Vår bedömning är att en kortare entreprenadtid inte hade gett entreprenören och oss mindre möjligheter till detta och också en högre entreprenadkostnad. (Fastighetsdrift, sjukhus). - Vi valde 3 + 1 år. Vi tror att det är bra med en ganska kort entreprenadtid för att behålla en hög energi i entreprenaden. (Drift av kontor, bostäder, butiker och kulturbyggnader). - Vi valde 5 + 2 år. (Fastighetsdrift, kommunala byggnader). - Vi har tidigare haft 3 år, men förlänger detta till 4 + 3 år då vi tror att detta gynnar oss genom att entreprenören har längre kontinuitet samt att det är lättare att rekrytera kompetent personal. (Fastighetsdrift, kommunala byggnader). - Vi valde 3 år. Viss tid krävs för inlärning av ytorna. Därefter behövs tid för förändring, utveckling m.m. (Markentreprenad, kommun). - Vi valde 3 år. Entreprenadtiden bör vara lång för att öka möjligheten för entreprenören att anställa kvalificerad personal. I vårt fall var den nog för kort. (Fastighetsdrift, kommun). - Vi valde 3 år med möjlighet att förlänga 1 år. Vi förlängde inte avtalet utan gick ut i en ny upphandling efter 3 år. Avtalstiden valdes med tanke på att 3 år kunde vara lämplig längd för att entreprenören skulle komma in i sitt uppdrag ordentligt, efter ca 1½ år så borde det fungera bra och då är det bara att köra i ytterligare 1½ år som var säkrat. Gick entreprenaden sedan bra så var det 1 bonusår. Om entreprenaden gick illa så var vi beredda att stå ut under denna period. Uppsägning av avtal och ny upphandling tar både tid och kraft att genomföra. Vi ville vara lite försiktiga. (Fastighetsdrift, vårdcentral). - Avtalstiden 3 + 2 optionsår har kännts rimligt och lagom för entreprenader av vårdcentraler. För större objekt som sjukhus skulle vi nog välja längre avtalstider. T.ex. 5 + 2 optionsår. (Fastighetsdrift, vårdcentral). - Vi valde 4 år för att nå långsiktighet, kalkylerbarhet samt kvalitets- och metodiksystem. (Skötsel av kommunala byggnader). - Vi valde 3 + 3 år. Vid lång entreprenadtid arbetar entreprenören för att förbättra/förenkla sin skötsel. Detta ger gratis uppfräschning av icke fungerande ytor. (Markskötsel, kommun). - Vi valde 3 + 1 år. (Del av kommunalt fastighetsbestånd). - Vi valde 3 + 2 år. Vi ville ha en tid som inte var för kort för att vara intressant, men heller inte för lång om entreprenaden skulle visa sig mindre lyckad. (Kommunala byggnader) - Vi valde 3 + 3 år. Lång entreprenadtid gör att entreprenören ser en kostnadsbesparing genom att fixa till svåra ytor. (Markentreprenad kommun). - Entreprenadtiden skall väljas så att vi som fastighetsförvaltare kan uppnå kontinuitet och viss trygghet för hyresgäster men också trygghet och vilja att satsa från entreprenörens sida. (Fastighetsdrift av ett slott) - Vi har tidigare haft entreprenadtiden 3 år. Detta har vi för komplexa sjukhus funnit vara för kort tid varför vi nu väljer 5 år. Med kortare tider skall entreprenörens etableringsoch avetableringskostnader slås ut på en kortare tidsperiod och därmed blir entreprenaden dyrare, dessutom får entreprenören bättre möjligheter att uppnå bättre resultat med längre tider (sjukhusobjekt). Senaste upphandlingen valde vi 6 år. På ett 13

objekt har vi 2 års förlängning. I upphandlingar som görs idag ges möjlighet till 3 års förlängning. (Fastighetsdrift stort sjukhus). - 5 års entreprenadtid valdes som en lämplig avvägning mellan att ge entreprenören rimliga förutsättningar för att etablera sig och få en fungerande verksamhet och att kunna påbörja en ny upphandling. (Fastighetsdrift kommun) - Vi valde 5 år. Vi finner det viktigt att man har möjlighet att klara av en entreprenad av motsvarande storlek (sjukhus 230 000 kvm) och sköta sin ekonomi enligt gällande regler. (Fastighetsdrift stort sjukhus). - Vi valde 3 + 2 år. Vi lade oss därmed mitt emellan. Vi ville erbjuda en lång tid men samtidigt inte för lång ifall vi inte skulle bli nöjda. (Parkdrift, kommun). - Efter samråd med kommunens upphandlingsenhet kom vi fram till att 3 år med 2 x 1 års förlängningsmöjlighet var lämplig. Vi hade gärna sett längre tid på grund av uppdragens komplexitet och lång inkörningsperiod. (Fastighetsdrift kommun). - Vi valde 4 år. Korta avtal skapar inget engagemang. (Drift av forskningsstation). 2.3 Entreprenörens synpunkter på vald entreprenadtid Besvaras bara av entreprenörer Entreprenörens synpunkter Beskriv vilka synpunkter som Du som entreprenör har på den valda entreprenadtiden Svar från samtliga entreprenörer. - Det är en lämplig entreprenadtid med 5 + 1 år. (Funktionsupphandling fastighetsdrift kommunala byggnader) - Vi har 3 + 2 år. Det är i kortaste laget om inte beställaren utnyttjar förlängningen på två år. (Funktionsupphandling fastighetsdrift kommunala byggnader) - Vi har 3 år plus 2 optionsår. Det är helt OK. (Fastighetsdrift sjukhus) - Vi har 3 + 2 år. Det är för kort tid för att få riktigt grepp om entreprenaden. (Fastighetsdrift Statliga institutionsbyggnader) - Vi har 3 år. Entreprenadtiden är för kort. Vid längre entreprenader kan man göra större investeringar för att sedan dra nytta av dessa i ett längre tidsperspektiv. Driftentreprenader bör upphandlas på längre tid, exempelvis 2 + 2 + 3 år med kontrollstationer inlagda. Det bör även finnas incitamentsavtal t.ex. beträffande energiförbrukning. (Kommunala byggnader inkl. sjukvårdsbyggnad) - Som entreprenör anser vi att entreprenadtiden bör vara minst 2 år helst 3 år för att etablera och effektivisera arbetet och för att kundkontakten ska hamna på en bra nivå. Vinna vinna koncept. (Markskötsel) - Vi har 5 + 2 år. Det är lämpligt. (Funktionsentreprenad kommunala byggnader) - Vi har 6,5 års entreprenadtid. Det är bra. Ju längre avtalstid desto bättre. (Under förutsättning att villkoren i avtalen är acceptabla). (Fastighetsdrift studentbostäder) - Vi har 3 år. Det är bra med längre löptider, vilket gör att man kan satsa mer initialt på projekten. (Fastighetsskötsel slott) - Vi har 3 år. Entreprenadtiden är bra men möjligheten till förlängning borde vara minst två år. (Fastighetsskötsel slott) - Vi har 4 år. På denna entreprenad är det för hyresgäst, beställare och entreprenör viktigt att entreprenadtiden inte blir kortare än 4 år, som vi nu haft. Något längre tid vore önskvärt. (Funktionsentreprenad kommunala byggnader). - Vi har 7 års entreprenadtid. En lång entreprenadtid är att föredra bl.a. beträffande investeringar m.m. samt att det är en gynnsam tid att starta på hösten. (Funktionsupphandling kommunal fastighetsdrift). 14

- Vi har 5 år med möjlighet till förlängning med 2 år. Det bör anses som en relativt bra kontraktslängd. Som leverantör eftersträvar man givetvis långa kontrakt och de avtal som tecknas idag med 10 års längd känns bra då det är kostsamt att etablera och starta större driftentreprenader. (Funktionsupphandling fastighetsdrift stort sjukhus). - Vi har 4 års entreprenadtid. Entreprenadtiden bör vara lång för att öka möjligheterna för entreprenörerna att anställa kvalificerad personal. I vårt fall var den för kort. (Funktionsentreprenad kommunala byggnader) - Vi har 10 års entreprenadtid. Vi arbetar med långa kontraktstider och där vi normalt tar ett långsiktigt ansvar för drift av infrastrukturen. En kontraktstid på 10 år är därför ett minimum för våra ansträngningar för att nå förbättringar av drift och infrastruktur. Genom långa kontraktstider finns det också möjlighet att satsa på en kompetensutveckling av personal och ge dem goda anställningsförhållanden. (VAförsörjning i en kommun). - Vi har 5 + 2 år. Ju längre entreprenadtid desto bättre. Det tar 3-4 år att någorlunda lära sig ett så stortområde. (Gatu- och parkdrift, kommun). - Vi har 5 års entreprenad. Det får betraktas som en minimitid för att få till rimliga kalkyler. (Parkskötsel i en kommun). - Vi har 3 år. Entreprenadtiden skulle alltid vara längre tycker vi, vi arbetar långsiktigt med varje kund. - Entreprenadtiden sträcker sig över tre år vilket vi tycker är bra då vi får en bra möjlighet att jobba med dessa fastigheter under en lite längre tid. Detta medför att vi får en bra möjlighet att se fastigheternas energiförbrukningar och vad eventuella åtgärder medför, samt även lära känna fastigheter, hyresgäster och beställare på ett bra sätt. Vi får även en bra kontinuitet i vårt eget arbete. 2.4 Fanns det konkurrens vid upphandlingen? Besvaras av beställare och entreprenörer Anser Du att det fanns tillräckligt med konkurrens bland anbudsgivarna Sammanställning av svar från samtliga beställare Ja, det fanns konkurrens I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I 23 Nej, det fanns inte tillräckligt med konkurrens I En entreprenör var utsedd oavsett kostnaden. (Kommunal fastighetsdrift) I För lite kompetens inom olika yrkesområden hos personalen. Bra kompetens inom ett yrke. Sammanställning av svar från samtliga 18 entreprenörer Ja, det fanns konkurrens I I I I I I I I I I I I I I I I I 17 Nej, det fanns inte tillräckligt med konkurrens 0 15

Sammanställning av svar från samtliga upphandlingskonsulter. - Kontraktstiden är idag två år med möjlighet till två års förlängning. Två års initialtid är för kort. Den bör förlängas till förslagsvis fem år. Det finns flera skäl till detta. För det första är det första året med en ny entreprenör ett delvis förlorat år eftersom det tar ungefär ett år för entreprenören att lära känna fastigheterna, för det andra blir det lättare för entreprenören att rekrytera för kontraktet om kontraktstiden är lång, och för det tredje är lång kontraktstid en förutsättning för att entreprenören ska kunna uppträda som en lärande organisation, att successivt förbättra sina rutiner och satsa framåtsyftande. - Lång kontraktstid bör kompletteras med rätt för beställaren att säga upp kontraktet i förtid om entreprenören enligt beställarens mening inte skulle visa den kompetens och det engagemang som beställaren anser att entreprenören ska besitta. Till sådan rätt måste givetvis kopplas regler om hur avvecklingen ska gå till, tidsfrister och ekonomisk kompensation. (Upphandling av fastighetsdrift kommunala fastigheter) - När vi började hade vi 1 års kontrakt, sen blev det 2 år +1 optionsår. Nu kör vi med 3 + 2 år. Det är svårt för entreprenören att få effekt med kort avtalstid och jobbigt att ta all risk. Det är också risker med för långa avtal. Då utvecklas ingen uthållig marknad. Utvecklingen av marknaden har inte utvecklats på det sätt som jag som upphandlingskonsult trodde för tio år sen. - Jag bedömer att konkurrenssituationen är god och hoppas att den förblir så. - Det fanns inte tillräckligt med konkurrens. Det var för få anbudsgivare som var intresserade av uppdraget vilket fick till följd att det blev för lite underlag för att bedöma kvaliteten och kostnadsnivån för uppdraget. 2.5 Övriga synpunkter Här kan Du skriva in övriga upplysningar som Du vill framföra gällande entreprenaders omfattning, valet av entreprenadtid och konkurrensförhållanden. - Några svarande har här lämnat uppgifter om att antalet anbudsgivare var 5, 7 och 10 st. - Vi upplever att konkurrensen borde vara ändå större och att fler entreprenörer är med och slåss om dessa förfrågningar. (Beställarkommentar). - Driftupphandling är en ingång till merförsäljning för entreprenören i form av drift och underhåll av hyresgästägda system och utrustningar, hyresgästanpassningar (mindre projekt) och att åt beställaren göra planerat underhåll till viss del och att delta i investeringsprojekt. (Beställare sjukhus). 16

3. Förfrågningsunderlaget Besvaras av beställare och entreprenörer 3.1 Upphandling m frekvensupphandling Sammanställning av svar från samtliga beställare Ange Dina positiva erfarenheter av hur det är att arbeta med ett förfrågningsunderlag som detaljerat beskriver hur arbetet skall utföras enlig Aff-systematiken - Affen täcker in mycket av skötselåtgärderna. Det ger möjlighet att få en lättolkad anbudsutvärdering. - Lätt att kontrollera, lätt att jämföra anbud. - Frekvensupphandlingen innefattar viktiga funktions- och säkerhetskontroller som vi vill ha dokumenterade i våra datorsystem. Det har fungerat bra. Ange Dina negativa erfarenheter av hur det är att arbeta med ett förfrågningsunderlag som detaljerat beskriver hur arbetet skall utföras enlig Aff-systematiken - Det är omöjligt att få med allt första gången man sänder ut en förfrågan. - Förfrågningsunderlaget kan bli en lite för tung handling. Åtgärderna är beskrivna på flera ställen, vilket försvårar översikten av driftåtgärderna. Det kan blockera eget tänkande. Sammanställning av svar från samtliga entreprenörer Ange Dina positiva erfarenheter av hur det är att arbeta med ett förfrågningsunderlag som detaljerat beskriver hur arbetet skall utföras enlig Aff-systematiken - Anbudsunderlaget visar till 100 % vad som skall utföras och när. Lätt att kolla både för beställaren och entreprenören. - Kund och utförare vet vad som ska ingå i utförandet. - Kalkylerbart och reglerbart. - Det är bra styrning på artikelnivå. - Inga diskussioner om utförandet, alla har samma förutsättningar under anbudsskedet. - Bra att få en beskrivning av hur man tänker sig utförandet. - Enklare och ej så kostsamt att kalkylera. Ange Dina negativa erfarenheter av hur det är att arbeta med ett förfrågningsunderlag som detaljerat beskriver hur arbetet skall utföras enlig Aff-systematiken - Det blir problem när fel frekvens har angivits. - Vid mindre entreprenader kan det vara enklare att arbeta utan Affen. - Stora kontrollkostnader. Kostsamt då mycket görs utan mening. - Rörigt, man får titta på flera ställen samtidigt vid mängdning i kalkylskedet. - Ger inget utrymme för alternativa lösningar. - Man använder sig ej av den erfarenhet och de utförandemetoder som en entreprenör skaffat sig under många år och av olika typer av fastigheter. 17

- Vi har inga positiva erfarenheter, arbetet skall styras av yrkeskunskap anser vi. Med frekvensbeskrivningar blir man styrd att utföra vissa saker som ej är viktiga för helhetsintrycket. Sammanställning av svar från samtliga upphandlingskonsulter. Ange Dina positiva erfarenheter av hur det är att arbeta med ett förfrågningsunderlag som detaljerat beskriver hur arbetet skall utföras enlig Aff-systematiken - Tydligheten. Utförandekvaliteten är klarlagd. Man har som beställare möjlighet att ställa entreprenören mot väggen om han inte sköter sig. Förfrågningsunderlagen uppfattas också som tydliga av entreprenörer varför det är lätt att få in anbud. - Tydligt och därmed bra för den mindre entreprenören. Lämpar sig väl för en begränsad entreprenad. - Kalkylerbart och små risker. Ange Dina negativa erfarenheter av hur det är att arbeta med ett förfrågningsunderlag som detaljerat beskriver hur arbetet skall utföras enlig Aff-systematiken - Textomfattningen blir ofta större än för t.ex. funktionsupphandling. - En icke-utförare skriver texterna vilket gör att den kan bli både ofullständig eller alltför omfattande. - Risken med frekvensupphandling är att det blir luckor som leder till en oändlig massa tjafs och förhandlingar. - Lämnar lite utrymme för entreprenören att vara kreativ. Mindre möjlighet för entreprenören att tjäna pengar. - Passar ej vid beståndsupphandling. 3.2 Upphandling m funktionsupphandling Sammanställning av svar från samtliga beställare Ange Dina positiva erfarenheter av att arbeta med ett förfrågningsunderlag som beskriver beställarkraven som funktionskrav - God kvalitet på utfört arbete, lätt att konstatera om krav är uppfyllt. - Funktionskraven för skötsel av markområden baserades bl.a. på Moviums Gröna Fakta Skötselmanual 98. - Det ger en enklare och mindre detaljerad dialog med entreprenören om entreprenaden och dess innehåll. - Det ökar möjligheten för entreprenören att känna sig som en del av beställaren, ger möjlighet till ett långsiktigt ansvar. - Det blir ett tryggt avtal för beställaren. Det är få frågor kring kostnader och gränsdragningar av kostnader. Det är ganska lite administration. - Vi kan inte framhålla några specifika fördelar, men upplever att entreprenören gör sina nödvändiga kontroller. - Klara riktlinjer. - Det står entreprenören fritt att finna en lösning på driften. Det visar också hur mycket energi som en ev. entreprenör lägger ner på förfrågan/anbudet. - Beställaren anger vad som skall åstadkommas men lämnar åt entreprenören att bestämma hur arbetet skall utföras. - Mindre administration. Entreprenören har alltid ett ansvar. Entreprenören blir vår man. 18

- Det blir klara riktlinjer om vad som ingår eller ej. - Som beställare anger man funktion/resultat/mål, vad man vill uppnå, medan entreprenören ansvarar för hur man uppnår detta. Som beställare kan man fokusera på strategisk planering och utveckling av fastigheter genom att utnyttja entreprenörens know-how avseende själva driften. - Beställaren anger vad som skall åstadkommas men lämnar till entreprenören att bestämma hur arbetet skall utföras. - Goda. - Det positiva är att Aff beskriver funktionerna och vi slipper räkna upp allt som skall utföras. - Jag utvärderar och ställer krav på entreprenören. Ange Dina negativa erfarenheter av att arbeta med ett förfrågningsunderlag som beskriver beställarkraven som funktionskrav - Ofta ganska utförliga och omständligt skrivet för att få konkret jämförelsematerial. - Jag har inget annat att jämföra med men jag kan tänka mig att ett förfrågningsunderlag med frekvensupphandling blir mer omfattande och mer tidskrävande att både ta fram och arbeta efter. - Mycket svårt att kontrollera speciellt med korta entreprenadtider. - Det kräver stora resurser för att kontrollera att funktionskraven efterlevs. - Det finns svårigheter att avgöra när funktionen borde ha tryggats genom ett planerat underhåll från beställaren. Dvs. när slutar en utrustnings livslängd och skall bytas ut av beställaren som ett planerat underhåll. - Entreprenören tar inte sitt ansvar. Det är svårt att få entreprenören att förstå skillnad mellan funktion och service. - Det är negativt om man glömt att precisera en åtgärd som skall ingå. - Tolkning av avtalet. - Det är inte helt lätt att kontrollera entreprenörens insatser. - Negativt om en åtgärd inte har preciserats tillräckligt. - Alla krav/mål är inte mätbara, svårt att följa upp till vissa delar. - Tolkning av avtalet. - Svårigheten kan ibland vara hur man skall vara överens om den status alla installationerna har vid start av en entreprenad. - Utföraren saknar motivation för att göra ett bra jobb. Det upplevs för allmänt. Inga tydliga riktlinjer. Svårt för beställaren att argumentera om det inte fungerar. Uppmuntrar till att lägga för lågt pris. - Tolkningarna gör att entreprenören inte alltid tolkar Aff-texten så att de gör allt som borde göras. Det svåraste har varit att få entreprenören att presentera något eget kontrollprogram och därför har vi tvingats ta fram ett sådant. Då gäller ju helt plötsligt detta och annat kollas ej. Sammanställning av svar från samtliga entreprenörer Ange Dina positiva erfarenheter av att arbeta med ett förfrågningsunderlag som beskriver beställarkraven som funktionskrav - Det är positivt att entreprenören kan påverka frekvenser och utförande av en entreprenad. - Ger oss möjlighet att uppfylla kraven på det sätt vi anser vara bäst. Vi styr utförandet. - Förutsätter ett bra förhållande med hyresgästen. - Man vet inte vad beställaren vill ha förrän man arbetat med kunden. 19

- Det ger möjligheter. - Bra att kraven framgår och upp till entreprenören att visa hur man lever upp till dessa. - Det är en fördel för den entreprenör som har erfarenhet från fastighetsförvaltning. - Förutsatt att man har en längre relation, dvs. man känner varandra väl, ömsesidigt förtroende, man vet var den rätta nivån ligger. - Man använder sig av den erfarenhet och de utförandemetoder som en entreprenör skaffat sig under många år och olika typer av entreprenader. - Detta ger ett företag med kompetens möjlighet att utveckla arbetssätt och verksamheten för att uppnå ställda krav. Ger förutsättningar för kontinuerliga förbättringar. - Bra att få en beskrivning av hur man uppnår resultatet. - Det fungerar ofta bra. - Enkelt att förstå omfattningen av entreprenaden. Ange Dina negativa erfarenheter av att arbeta med ett förfrågningsunderlag som beskriver beställarkraven som funktionskrav - Att beställaren ibland tar in andra entreprenörer som ändrar avsedd funktion. Funktionsentreprenören får då inte full kontroll. - Det kan vara svårt att ha samma uppfattning om kvalitet, det krävs någon sorts mall för bedömning. - Svårt att kalkylera och reglera ekonomiskt. - Risk för godtycke. Med fel beställare kan allt ansvar läggas på entreprenören. Svårt att prissätta. Det förutsätter en genomförandebeskrivning från entreprenören. - Det är omfattande arbete och relativt kostsamt att producera anbud. - Kraven måste vara entydiga och möjliga att uppnå. - Luddigt t.ex. utgöra ett viktigt karaktärselement på den specifika platsen. Man blandar ihop funktions- och utförandekrav. - Om man ej har en kompetent beställare så fungerar det ej. - Vid konkurrens finns det en viss risk för att mindre seriösa entreprenörer går in med ett lågt pris och sen inte utför entreprenaden på bästa sätt. Sammanställning av svar från upphandlingskonsulter. Ange Dina positiva erfarenheter av hur det är att arbeta med ett förfrågningsunderlag som detaljerat beskriver hur arbetet skall utföras enlig Aff-systematiken - Att som beställare få uttrycka vad man har för krav är positivt. De flesta beställare är inte kompetenta att formulera sig i metod/frekvenser. - Egentligen inga problem men det fordras proffs på både beställar- och entreprenörssidan. - Stor flexibilitet för entreprenören. Enklare att utforma förfrågningsunderlaget men samtidigt viktigare att formulera kontrollsystemen på ett bra och tydligt sätt. - Tydlig ansvars- och rollfördelning mellan beställare och entreprenör. Tydlig avgränsning av uppdraget. Ange Dina negativa erfarenheter av att arbeta med ett förfrågningsunderlag som beskriver beställarkraven som funktionskrav - Beställaren är mer eller mindre utlämnad åt entreprenören eller vice versa. Den som är starkast som part får ett övertag. Jag har endast gjort ett enda förfrågningsunderlag som ett rent funktionsavtal och denna upphandling avbröts av andra affärsmässiga 20

skäl. Ett antal avtal baserade på funktionsupphandlingar som jag inte varit inblandad i har havererat och beställare har övergått till metod/frekvens avtal. Ej mätbara krav, vilket gör att man sitter i knät på entreprenören. - Otydligt. Skrämmer de små entreprenörerna. Kan leda till många diskussioner om vad som ingår i en entreprenad. - Svårt för beställaren att säkerställa kvalitet i utförande såväl gentemot hyresgäster som i den tekniska förvaltningen. Entreprenören tenderar att arbeta med tonvikt på akuta åtgärder istället för förebyggande. - Passar vid markskötsel i kombination med frekvens. Funktionen skall uppnås vid varje utförandetillfälle. Passar ej vid beståndsupphandling. 3.3 Upphandling med partnerskapsavtal Svar från enbart en beställare Ange Dina positiva erfarenheter av att arbeta med en entreprenad där kontraktet är utformat som ett partnerskapsavtal - Entreprenören uppmuntras till kreativa lösningar. Beställaren får insikt i hur arbetet bedrivs. Båda har möjlighet att påverka. Förståelsen för varandras krav och behov ökar. Högre kvalitet för pengarna. (Partnerskapsavtal för drift av kommunala gator, VA, parker m.m.) Inga negativa erfarenheter av att arbeta med en partnerskapsentreprenad har noterats Svar från enbart fyra entreprenörer Ange Dina positiva erfarenheter av att arbeta med en entreprenad där kontraktet är utformat som ett partnerskapsavtal - Att man sitter på samma sida om bordet och blir överens om förutsättningar, mål, pengar m.m. (Partnerskapsavtal för drift av kommunala gator, VA, parker m.m.) - Ger entreprenören goda möjligheter att skaffa sig stor förståelse för beställarens behov och önskan med förvaltningen. (Drift av sjukhus) - Vid ett bra partnerskapsförhållande ställer båda parterna krav på varandra och detta leder till en bättre verksamhet. (VA-försörjning i kommun). - Vi har inte direkt ett sådant avtal men däremot avtalat om att vi skall ha ett bra samarbete, det har hjälpt oss att få ett bra samarbete. (Park- och gatudrift för kommun). Ange Dina negativa erfarenheter av att arbeta med en entreprenad där kontraktet är utformat som ett partnerskapsavtal - Kan ibland skapa otydliga gränser mellan beställare och entreprenör. (Drift av sjukhus). - En svag beställare kan ge sämre verksamhet. (VA-försörjning i kommun). - Lite otydliga roller. (Park- och gatudrift för kommun). Svar från en upphandlingskonsult 21