TJÄNSTESKRIVELSE 1 (6) 2011-11-11 Tekniska nämnden Dnr Ten 2011/624 Fastställande av särskilda direktiv, Transport och Verkstad Förslag till beslut Transport och Verkstads förslag till Tekniska nämnden 1. Transport och Verkstad föreslår att driftenheten skall sträva efter 100tkr i vinstresultat i årsbokslutet för år 2012 och 2013. 2. Transport och Verkstad föreslår att man vid tre nämndsammanträden per år, i samband med tertial- och årsbokslut, får avsatt tid för dialog med nämnden. Övriga nämndsammanträden finns möjlighet att kalla Transport och Verkstad vid behov. 3. Transport och Verkstad föreslår att man inväntar resultat från utredningen om transportansvar innan man beslutar kring utvecklingsmål för driftenheten 2012 och 2013. Ärendet i korthet Den 5 september 2011 fattade Kommunfullmäktige beslut (Dnr Kst 2009/334) om Ägarintentioner avseende kommunens egen regi sammanställning av nämn-dernas yttranden samt förslag. Där beslutades att: Berörda nämnder uppdras att under hösten 2011, i ett första steg, fastställa kommunnytta/särskilda värden med egen regi att gälla åren 2012-2014, i enlighet med vad som beskrivs i ärendet. Berörda nämnder uppdras att under hösten 2011, i ett nästa steg, fastställa särskil-da direktiv för sina respektive driftorganisationer att gälla för åren 2012-2013, i en-lighet med vad som beskrivs i ärendet. Kommunstyrelsen uppdras att samordna arbetet med ovanstående punkter. Nämnderna ska ta fram särskilda direktiv till sina respektive driftsorganisationer. Förslaget ska utarbetas av egen regins företrädare och innehålla följande underrubriker: Ekonomiska direktiv (handlar om ekonomiska resultat), Kund/Marknad (handlar om att tydliggöra kund/brukarperspektivet och kan in-nehålla sådant som marknadsförings-/profilfrågor, servicegrad, benchmarking m.m. och Verksamhet/utveckling tydliggör utvecklingsfrågor, kvalitetsfrågor m.m. Handlingar 1. Bygg- och miljöförvaltningens tjänsteskrivelse 2011-11-11 Bygg- och miljöförvaltningen Besöksadress: Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Mattias Larsson, Driftchef, Transport och Verkstad Telefon växel: 08-580 285 00 Telefon: (direkt) E-post: Webbplats: www.jarfalla.se Fax: Organisationsnummer: 212000-0043 Plusgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2011-11-11 2 (6) Bakgrund 2009 initierades frågan kring Ägarintentioner i den dåvarande driftchefsgruppen för att egenregin skulle få bättre möjlighet till långvarig verksamhetsplanering och tydligare inriktningsmål från politiken. Kommunstyrelsen (Kst) fattade den 9 mars 2009 beslut om att ge Kommunledningskontoret (Klk) i uppdrag att återkomma med förslag om vad ägarintentioner, i en vidare bemärkelse, bör omfatta och hur dessa bör behandlas i den kommunala organisationen. I rapporten "Ägarintentioner avseende kommunens egen regi" återfinns utredningen i sin helhet. Kst beslutade 2010-03-08 att godkänna utredningen samt att skicka den till berörda nämnder på remiss. Nämndernas yttranden sammanfattas i bilaga 1. Klk föreslår med hänsyn till nämndernas yttranden att Kst och kommunfullmäktige beslutar: Att berörda nämnder uppdras att under hösten, i ett första steg, fastställa kommunnytta/särskilda värden med egen regi. Att berörda nämnder uppdras att under hösten, i ett nästa steg, fastställa särskilda direktiv för sina respektive driftorganisationer. Samt, att Kst uppdras att samordna arbetet. Nämnderna ska ta fram särskilda direktiv till sina respektive driftsorganisationer. Förslaget ska utarbetas av egen regins företrädare och innehålla följande underrubriker: Ekonomiska direktiv (handlar om ekonomiska resultat) Kund/Marknad (handlar om att tydliggöra kund/brukarperspektivet och kan innehålla sådant som marknadsförings-/profilfrågor, servicegrad, benchmarking m.m. Verksamhet/utveckling tydliggör utvecklingsfrågor, kvalitetsfrågor m.m. Särskilda direktiv för Transport och Verkstad, att gälla för åren 2012-2013 Ekonomiska direktiv Ekonomin för Transport och Verkstad är stabil. De senaste årsboksluten har visat på plusresultat samtidigt som prisjusteringar inte skett sedan 2009. Driftenheten arbetar aktivt med effektivisering och strävar efter så låga kostnader som möjligt för dess kunder. Det vill säga andra kommunala enheter. Målet är att ha en låg vinst (ca 2% av omsättningen) för att inte belasta andra kommunala enheter mer än nödvändigt samtidigt som viss marginal finns. För år 2012 håller Transport och Verkstad samma priser som 2011 och för år 2013 beräknas prishöjningar till maximalt 2%. Kund/marknad Transportservice Marknaden är huvudsakligen intern men direktkontakt med kommuninvånarna finns vid persontransporter. I kommunen finns fler utförare på detta område eftersom
2011-11-11 3 (6) avtal finns tecknat med såväl Sirius som Transportservice. Vem som kommuninvånaren skall åka med styrs inte av kundval utan efter vilken ålder man har och vilken skolplan man följer. Det finns gott om externa konkurrenter men inte med samma kompetensspridning och därmed effektivitet. På Transportservice finns kompetens för transport av barn, barn med särskilda behov, vuxna, buss, bud, flytt, avfall, farligt avfall, mat, post mm. Detta ger en mycket god service och hög effektivitet. Uppdragen som utförs av Transportservice kan inte utföras av en extern entreprenör utan flera. Verkstadsservice Marknaden är intern och direktkontakt med kommuninvånaren saknas. För kommuninvånaren blir relationen något abstrakt där enheten genom att serva andra kommunala enheter bidrar till god medborgarservice men då via andra kommunala aktörer. Det finns gott om externa konkurrenter men inte med samma kompetens och effektivitet. På Verkstadsservice finns specialistkompetens för tunga fordon, lätta fordon, flera fabrikat, smidesarbeten, el, redskap och utrustning mm. Detta ger en mycket god service och hög effektivitet. Uppdragen som utförs av Verkstadsservice kan inte utföras av en konkurrent utan flera. Verksamhet/utveckling Transportservice Transportservice ser utvecklingsmöjligheter i form av samlat kommunalt transportansvar vilket skulle kunna medföra ännu mer effektivitet i verksamheten. En utredning om detta pågår centralt på Bygg- och miljöförvaltningen. Transportservice har inlett ett Lean-projekt för att förbättra arbetsprocesserna och ytterliggare öka effektiviteten. Verkstadsservice Verkstadsservice har inlett ett Lean-projekt för att förbättra arbetsprocesserna och ytterliggare öka effektiviteten. Anpassning för att möta kundens behov sker kontinuerligt. Transport och Verkstad Driftenheten ser goda utvecklingsmöjligheter i form av samordning av kommunala egenregiverksamheter. Transport och Verkstad passar, som nämnts tidigare egentligen bäst tillsammans med Fastighet, It-service och Kundtjänst eftersom man i stort har samma marknadsområde. En fördel med ägarintentioner kan vara att verksamheten kan arbeta mot mer långsiktiga mål. Idag haglar utredningarna och man måste nästan alltid bevisa att man är duglig för att få existera. En sådan kultur är inte bra för personalen som hela tiden känner att man har kniven mot strupen. Transport och Verkstad upplever att det idag, i Tekniska nämnden, inte riktigt finns utrymme för driftenheten som inte riktigt passar in i den samhällsuppbyggnad som nämnden bedriver, och prioriterar. Att ha tydliga riktlinjer för hur ägardirektiv skall bedrivas skulle kunna hjälpa Transport och Verkstad att arbeta mer långsiktigt.
2011-11-11 4 (6) Transport och Verkstad förespråkar en modell med tre skarpa möten (tertialoch årsbokslut) per år, då nämnden tar sig tid att sätta sig in i driftenhetens angelägenheter. Transport och Verkstad tror inte på att samla egenregin i ett kommunalt bolag då det är väldigt olika förhållanden den kommunala egenregin arbetar under. För Transport och Verkstad är närheten till beställarna det som gör det hela mest effektivt och man kan vinna mer på att ytterligare förtäta kontakten mellan beställare och utförare. Kommentarer kring Kommunnytta/särskilda värden med egen regi att gälla åren 2012-2014 Kommunnytta/särskilda värden, skall enligt uppdraget från Kommunstyrelsen beskrivas av beställarsidan men eftersom Transport och Verkstads beställare är utspridda inom hela den kommunala verksamheten har Transport och Verkstad även själva valt att nämna lite kring detta. Transport och Verkstad är något av en uddafågel i kommunal verksamhet. Den är inte unik men heller inte helt vanlig. Den största vinsten finns i form av snabb service och korta beslutsvägar. Det är dock värden som inte är helt enkla att mäta. För att få en bättre bild gällande kommunnyttan med respektive enhet (Transportservice och Verkstadsservice) redovisas de här separat. Transportservice Transportservice utför uppdrag åt alla kommunala verksamheter i varierande omfattning. På det viset liknar resultatenheten verksamheterna Fastighet, Kundtjänst och It-service. Huvudbeställare är Barn- och ungdomsnämnden som står för stora delar av persontransporterna samt måltidsdistributionen och även Socialnämnden är en stor kund. Distributionen av internpost beställs huvudsakligen av Kommunledningskontoret men även av andra enheter. Transportservice har en buss som i huvudsak används för skolskjuts för nyanlända till förberedelseklasser. Denna buss används sedan också flitigt av kommunens elever i simskolan och även för förskoleklasser, skolklasser och andra på utflykt. Kommunens verksamheter nyttjar Transportservice i varierande grad för enklare och mindre regelbundna transporter i form av bud-, flytt-, taxi- och busstransport. Transportservice tar hand om allt kommunalt el-avfall samt har ett system för att på ett miljöriktigt och korrekt sätt ta hand om de kommunala enheternas farliga avfall. En stor vinst med att ha denna verksamhet är att transporter kan samordnas. Tack vare Transportservice resurser kan mat levereras mellan skolor, äldreboenden och förskolor utan långa varmhållningstider vilket ger mycket bättre kvalité. Transportservice transporterar mat inom kommunen med åtta fordon samtidigt. Utan överiga uppdrag skulle det självfallet inte vara möjligt att lösa på samma sätt vilket skulle leda till sämre kvalité på födan för barn och äldre i kommunen. Uppdragen är absolut möjliga att upphandla och lägga på extern entreprenör men inte bara en. För att ersätta enheten krävs ett flertal olika externa entreprenörer eftersom Transportservice utför alla typer av transportuppdrag. Detta gäller inte för externa aktörer som är mer specialiserade på enskilda transportuppdrag exempelvis skolskjuts.
2011-11-11 5 (6) Transportservice sätter stort fokus på mötet mellan chaufför och barn (kommuninvånare) för att barn och föräldrar skall känna trygghet och säkerhet. Enheten har därför mycket stort förtroende hos densamma. En annan fördel är att snabbt och enkelt kunna samverka med beställare som ju är en del av samma organisation (Järfälla kommun). Transportservice resurser är också en del i Järfälla kommuns beredskapsorganisation och består i dagsläget av 28st chaufförer och 28st fordon. Ett mycket gott nyttjande av resurserna leder till låga kostnader. Fler uppdrag med samma fordon ger ett färre antal fordon på kommunala gator vilket också ger en miljövinst. Verkstadsservice Verkstadsservice utför uppdrag åt alla kommunala enheter men huvudbeställare är fordonsansvarige. I hyran av fordon från fordonsansvarige ingår kostnader för service och reparationer som kan härledas till normalt slitage. Fordonsansvarige anlitar Verkstadsservice för att sköta detta och också för att administrera kring fordon med besiktningar, lånebilar och liknande. Verkstadsservice besitter en bred kompetens inom olika fordonstyper och maskiner och tack vare detta konsulteras enheten flitigt av fordonsansvarige vid alla typer av fordons- och maskinreinvesteringar. Verkstadsservice fungerar som en serviceorganisation för alla kommunala fordonshyrestagare. En beredskapsorganisation finns för att snabbt kunna undsätta hemtjänst, väghållare, Transportservice med flera som använder sina fordon i verksamheten utanför normal arbetstid. Detta gör att enheterna i sin tur kan säkerställa utförandet av sina uppdrag. På det viset liknar även Verkstadsservice Fastighet, IT-service och Kundtjänst. Uppdragen styrs inte av kundval och kunderna är inte medborgare utan kommunala verksamheter. Verkstadsservice har också stor roll i kommunens beredskapsorganisation med sina fem fordonsmekaniker och smeder samt arbetsledning. Konkurrensutsättning Egenregi sägs ju vara konkurrensutsatt men det gäller inte riktigt för Transport och Verkstad. Transport och Verkstad har inte vunnit upphandlingar för att få de avtal eller överenskommelser som driftenheten har. Transport och Verkstad tror inte heller att det är en bra modell att upphandla det man utför i egen regi. En eventuell förlust skulle leda direkt till att verksamheten läggs ned och möjligheten att komma tillbaka vid nästa upphandling är så gott som obefintlig. Eftersom upphandlingslagstiftningen inte tillåter att lokala företag premieras kommer dessutom en förlorad upphandling troligen leda till att ett stort företag blir ännu lite större. Egenregin är i nuläget det lilla lokala företaget som man annars kan tänka att man kan gynna vid upphandling. Som Transport och Verkstad ser det, är det egenregins uppdrag att utföra uppdrag lokalt och nära som annars skulle ha utförts av en eller flera externa entreprenörer. Fördelarna med att ha egenregin blir således snabb och effektiv service förutom miljöaspekter och liknande. Samtidigt vill man ju att egenregin ska kosta mindre rent ekonomiskt än externa alternativ och då är det viktigt att man ser till helheten. Transport och Verkstad anser att det inte är lämpligt att upphandla delar av egenregins uppdrag då en av de största vinsterna är just att man utför olika typer av uppdrag med samma resurser.
2011-11-11 6 (6) Transport och Verkstad ser alltid till kommunnyttan och Järfälla kommuns totala ekonomi och strävar alltid efter att vara så kostnadseffektiv som möjligt. Ett allt för högt vinstresultat innebär att de ekonomiska resurserna kunnat nyttjas bättre inom exempelvis skola eller omsorg. Därför har Transport och Verkstad ägnat de senaste åren åt effektiviseringar och vidareutveckling av verksamheten. Tack vare det har Transport och Verkstad inte behövt höja priserna sedan 2009, trots rätt enligt gällande avtal/överenskommelser. Mattias Larsson Driftchef, Transport och Verkstad Expedieras till Tekniska nämnden