Närvarande Pontus Axelsson (PA), ordförande Helena Brogren (HB) Peter Hermanson (PH) Madelene Lidmalm (ML) Johan Ringstedt (JR) Eleonor Säfsten (ES) Johan Wahlberg, (JW) Karin Persson (KP), generalsekreterare, adjungerad Protokoll från ordinarie styrelsemöte #179 för Svenska Klätterförbundet (Idrottens Hus, Stockholm, 5 maj 2012) 1 Mötet öppnas Pontus Axelsson öppnande mötet och hälsade välkommen. 2 Val av mötesordförande Beslutades att välja Pontus Axelsson till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare Beslutades att välja Johan Wahlberg till mötessekreterare. 4 Val av justerare Beslutades att välja Helena Brogren till justerare. 5 Godkännande av dagordning Beslutades att lägga till följande övriga frågor: Förbundskaptensrekrytering. Ung08. Krisgrupp. Beslutades att godkänna föreslagen dagordning med tillägg till övriga frågor enligt ovan. 6 Genomgång av föregående protokoll Beslutades att godkänna och lägga protokoll # 177 och 178 till handlingarna. 7 Uppföljning av verksamheten 7.1 Genomgång av förbundsmötesprotokoll. Se bilaga (PA) Beslutades att bordlägga protokollet till nästa styrelsemöte då det ej är justerat. 7.2 Genomgång av verksamhetsrapport och ekonomisk rapport (KP) Generalsekreterare redogjorde för utfallet t.o.m. 30 april i förhållande till verksamhetsplan och budget. Inget betydande fanns att rapportera. 1(6)
7.3 Rapport från verkställande utskott (PA) 7.3.1 Bidrag för omkostnader i samband med IFSC domarträff I slutet av mars anordnades i München det första (och i år enda) domarseminariet. Här deltar alla domare som har tävlingsuppdrag under 2012. Åke Nilsson (ÅN) är medlem i IFSCs Officials Commission. Han är ansvarig för utbildningen av internationella domare. ÅN inkom med en budget på 6 000:- för sina rese- och hotellkostnader och önskade få omkostnaderna täckta. VU har föreslagit att styrelsen godkänner ett bidrag på 5 000:-. Beslutades att KP kontaktar ÅN och ber honom redogöra för sina faktiska kostnader i samband med detta uppdrag och inkomma med budget för 2012. Om mellanskillnaden är liten kan full kostnadstäckning komma att bli aktuell och tas i sådant fall upp för beslut på nästa styrelse möte. Beslutades att kansliet tydliggör för ÅN hur processen ser ut angående äskande av pengar till olika uppdrag och behovet av att budgetera i förväg. Beslutades att godkänna ett bidrag på 5 000:-. 7.4 Genomgång av åtgärdsliggare (PA/KP) Nuvarande system för åtgärdsliggaren har medfört en del problem angående bl.a. uppdatering och uppföljning. Åtgärdsliggaren togs upp till diskussion. PA har uppdaterat åtgärdsliggaren och denna presenterades på mötet. Beslutades att återgå från nuvarande, webbaserade åtgärdsliggare till tidigare modell. Beslutades att uppdatera åtgärdsliggaren, se bilaga. 8 Verksamhetsperiod 2012 2013 8.1 Genomgång och fastställande av mötesschema (KP) Beslutades att godkänna mötesschemat enligt nedan: 9-10/6-2012 Fysiskt 8/9-2012 Fysiskt 3/10-2012 Telefon 17/11-2012 Fysiskt 2/2-2013 Fysiskt 21/3-2013 Telefon 8.2 Genomgång av verksamhetsplan och ekonomisk plan för 2012 2013 (PA) PA gick igenom det ramverk (målstegen) som SKF använder för strategisk utveckling. Vidare redogjorde PA för SKFs uppdrag utifrån vår verksamhetsidé, värdegrund och vision, och medlemskapen i den svenska idrotts- och friluftsrörelsen samt internationella förbund. PA redogjorde för de mål förbundsmötet beslutade om för perioden 2012-2013. Målen kommer att diskuteras vidare under kommande styrelsemöten. Beslutades att VU ger förslag på hur styrelsen kan arbeta vidare med målen. 8.3 Genomgång av uppdrag från förbundsmötet (PA) 8.3.1 Stadgerevision Förbundsmötet beslutade att uppdra åt förbundsstyrelsen att tillsätta en arbetsgrupp med uppdrag att återkomma till förbundsmötet 2014 med ett förslag på stadgerevision. I processen ska arbetsgruppen involvera förbundsstyrelsen, kansliet, klubbar, kommittéer och medlemmar. 2(6)
Beslutades att styrelsen startar en arbetsgrupp enligt ovan med Arne Kanth som projektledare. PA skriver ett förslag på projektbeskrivning till nästa styrelsemöte. Beslutades att Helena Brogren blir styrelsens representant i projektet. 8.3.2 Arrangera nationell träff det år det inte hålls förbundsmöte Förbundsmötet beslutade att uppdra till förbundsstyrelsen att arrangera en nationell träff det år förbundsmöte inte hålls. Syftet är att klubbarna kan mötas och diskutera förbundets verksamhet. Beslutades att arbetsgruppen som handlägger 40 års jubileet även ansvarar för att arrangera en nationell träff. Se punkt 11.4. 8.3.3 Kommunala klätteranläggningar och klätterväggar Förbundsmötet beslutade att uppdra till förbundsstyrelsen att tillsätta en grupp som i kontakt med kommuner, stat, RF och andra idrottsförbund kartlägger hur förbundet kan få fler kommunala klätteranläggningar och tävlingsväggar där vi kan arrangera tävlingar och andra arrangemang. Beslutades att kansliet kontaktar anläggningskommittén för diskussion om hur uppdraget ska hanteras. Kansliet bereder frågan till nästa styrelsemöte. 9 Organisation och arbetsordning 9.1 Fastställande av kommittéer, ordförande och ledare (PA) PA redogjorde för nuvarande organisationsstruktur och diskussioner fördes kring denna. Beslutades att VU ser över hur organisationen kan utvärderas. Beslutades att styrelsen till kommittéordföranden väljer: Accesskommittén o Christoffer Urby Alpinkommittén o Rafael Jensen Anläggningskommittén o Per Forsberg Barn och ungdomskommittén o Vakant Medicinska kommittén o Johan Holmgren Säkerhetskommittén o Ingemar Gråsjö Tävlingskommittén o Björn Höft Utbildningskommittén o Ordförande i UKsport och UKtrad har inkommit med skrivelse angående återskapandet av UK. Beslutades att återskapa utbildningskommittén och till ordförande välja Martin Urby Beslutades att styrelsen utser följande förbundskaptener: Sportklättring (IFSC): o tf Peter Hermansson (senior), Reino Horak (junior) Skidalpinism (ISMF): o Martin Persson Isklättring (UIAA): o Vakant Beslutades att styrelsen utser följande förbundsläkare: 3(6)
Anders Söderlund Beslutades att styrelsen till chefredaktör till tidningen Bergsport utser: John Liungman (ansvarig utgivare är förbundsordförande) 9.2 Tillsätta jury för utmärkelser (PA) I bilaga finns normerna för Svenska klätterförbundets utmärkelser, enligt dokumentet ska styrelsen utse jury. Styrelsen fick vid förra förbundsmötet i uppdrag att ta fram utmärkelser. Till årets förbundsmöte utdelades två utmärkelser. I år beslutade styrelsen om vilka som skulle få utmärkelserna på grund av att det inte tillsattes någon jury. Beslutades att HB och ES till nästa styrelsemöte kommer med förslag på personer som ska ingå i juryn. 9.3 Genomgång och fastställande av arbetsordning (PA) Se bilaga. Verksamhetsrevisor Hans Hellström har lämnat in synpunkter på arbetsordningen (version 1.0) sid 5. Målsättningar Styrelsen ska fastställa målsättningar för förbundet samt fortlöpande övervaka såväl efterlevnaden av dessa som att de blir föremål för uppdatering och översyn Han föreslår att det ändras till Styrelsen har enligt stadgarna i uppdrag att framlägga ett förslag till verksamhetsplan till förbundsmötet. Styrelsen kan förslå förbundsmötet att anta målsättningar för förbundet, men det är förbundsmötet det högsta beslutande organet- som ska fast ställa målsättningarna. Beslutades att styrelsen fastställer arbetsordningen då ovanstående stycke redan är borttaget i senast fastställda version (1.2). Beslutades att kansliet skickar över version 1.2 av arbetsordningen till verksamhetsrevisor. 9.4 Genomgång och fastställande av delegationsordning (PA) Se bilaga. Beslutades att styrelsen fastställer delegationsordningen. 10 Projekt 10.1 Utvecklingsplan(elitplan) (ML) ML redogjorde för utvecklingsplanen som är inskickad och redovisad till RF. Visst arbete kvarstår, bl.a. korrektur. En workshop kommer eventuellt att hållas i maj. Efter workshopen kommer utvecklingsplanen revideras och därefter tryckas upp och distribueras ut. Beslutades att ML skickar ut utvecklingsplanen till styrelsen och att VU diskuterar utvecklingsplanen på nästa VU-möte. 10.2 Nationellt godkända idrottsutbildningar (NIU) (JW) JW redogjorde för projektets fortskridande. Farsta gymnasium är inbjuden till SKF för vidare diskussion om hur arbetet ska fortskrida. Rekryteringsarbetet kommer att påbörjas under hösten 2012. Viktiga frågor för projektet är bl.a. marknadsföring, samverkan, tränare och antagning. 4(6)
10.3 Avslutade projekt Beslutades att avsluta följande projekt: Grafisk profil. Förbundsmöte 2012. Namngivningspolicy. Utmärkelser. Rundringning till klubbar. 11 Övrigt 11.1 Rutiner för skriftlig kommunikation (KP) Kansliet har efter beslut från föregående möte (20120310) tagit fram en rutin och mall för hur frågor till styrelsen ska framföras. Förslaget är publicerat och finns tillgängligt på hemsidan. Beslutades att kansliet lägger till en ruta för datum i mallen. 11.2 Avtal Telefonplan K2 (PA) Förbundet har ett samarbetavtal med Klättercentret på Telefonplan. PA har träffat dem och andra kommersiella gym vid några tillfällen med avsikt att stärka samarbetet. Styrelsen informerades om vad som diskuterats. 11.3 Girls Get Higher Moa Wall har fått i uppgift att bjuda in nätverket Girls Get Higher angående eventuellt framtida samarbete. Av olika anledningar har inget datum för möte bestämts. Beslutades att HB kallar till ett diskussionsmöte mellan förbundet och GGH. 11.4 40 års-jubileum 2013 (KP) Kansliet har fått i uppdrag att till detta möte att ta fram förslag på personer som tidigare varit med i jubileumssammanhang. Förslaget och jubileumsupplägg diskuterades på styrelsemötet. Beslutades att starta en arbetsgrupp för SKF:s 40 års-jubileum. PH och KP återkommer med förslag på projektplan till styrelsemötet den 8/9 2012, inklusive förslag på budget och projektdeltagare 11.5 Kick-off (KP) En kick-off för styrelsen är planerad i samband med styrelsemötet den 9 juni. Styrelsen informerades om vad som bestämts. Mer information kommer per mail. 11.6 Kommittékonferens (KP) Enligt liggande planering ska vi arrangera en kommittékonferens under hösten. Konferensen krockar med andra åtaganden. Beslutades att VU ändrar datum för kommittékonferensen. Beslutades att VU tillsätter en arbetsgrupp med uppgift att förbereda konferensen. HB anmälde sitt intresse att ingå i gruppen. 11.7 Ung08 (HB) Förbundet har fått frågan från Jessica Leander, som jobbar med ungdomar i Stockholms stad, om samarbete för att bygga bouldervägg i samband med Ung08 i Kungsträdgården, Stockholm, 14-18 augusti. Förbundet får liknande frågor ett flertal gånger per år och styrelsen diskuterade frågan ur olika perspektiv. 5(6)
Beslutades att förbundet inte kan stå för kostnader i samband med arrangemanget, men kan bidra på andra sätt om så önskas. HB meddelar ansvarig på Ung08. 11.8 Förbundskaptensrekrytering (JR) JR redogjorde för de diskussioner som förts med personer som varit aktuella som förbundskapten (senior). Ingen överenskommelse är gjord och platsen är fortfarande tillsatt med tf Peter Hermansson. 11.9 Krisplan och krisgrupp Beslutades att ML går igenom krisplanen och ger förslag på uppdateringar till styrelsemötet den 8/9-2012. 12 Ärenden som förs vidare till nästa möte Beslutades att följande ärenden förs vidare till nästa möte: Förbundsmötesprotokoll (KP). Projektbeskrivning stadgerevision (PA). Uppdrag från förbundsmötet, kommunala klätteranläggningar (KP). Utmärkelser, förslag på jurymedlemmar (HB, EM). 13 Ärenden som förs vidare till verkställande utskott Beslutades att följande ärenden förs vidare till VU: Utvärdering av organisationen. Nedbrytning av målen i verksamhetsplanen. Elitplan. Datum för kommittékonferens och tillsättande av arbetsgrupp. Prestationsmärken. 14 Mötet avslutas Ordförande avslutar mötet och tackar för visat intresse. För protokollet, Johan Wahlberg Sekreterare Pontus Axelsson Ordförande Helena Brogren Justerare 6(6)