Handbok FÖR DIK:S ARBETSGRUPPER

Handbok FÖR DIK:S ARBETSGRUPPER

Handbok för arbetsgrupper DIK 2010

Du har blivit utsedd till sakkunnig i en av DIK:s arbetsgrupper. Vi i förbundsstyrelsen är glada att du har åtagit dig uppdraget. Vi hoppas att arbetet blir lärorikt och utvecklande både för dig personligen och för alla andra berörda medlemmar i DIK. Den här handboken svarar på de praktiska frågor som du kan ha angående ditt engagemang. Hittar du inte svaret du söker är du alltid välkommen att kontakta DIK:s kansli. Karin Linder Förbundsordförande, DIK

Handbok för DIK:s arbetsgrupper Om arbetsgrupperna och deras deltagare Förbundsstyrelsen har beslutat om förutsättningar för arbetsgruppernas arbete och kriterier för att tillsätta sakkunniga: Om arbetsgrupperna DIK:s kunskapspolitiska synsätt och ställningstaganden är grunden i förbundets arbete med olika frågor och på olika arenor. De arbetsgrupper som förbundsstyrelsen tillsätter ska spegla detta i uppdrag och sammansättning. Vi eftersträvar till exempel arbetsgrupper med deltagare från fler yrken än ett. Arbetsgrupper arbetar med frågor som kräver olika långt engagemang. Vissa frågor löper över lång tid medan andra innebär kortare insatser. Arbetsgruppens sakkunniga deltagare tillsätts normalt för ett år i taget, eller kortare tid om arbetsgruppens uppdrag är det. Förbundsstyrelsen beslutar om arbetsgruppernas uppdrag, budget och uppföljning. Arbetsgruppernas uppdrag och arbetssätt ska vara tydliga och konkreta för dess deltagare. För att förenkla engagemanget i grupperna finns en handledning som besvarar praktiska frågor. DIK:s arbetsgrupper ska ha spetskompetens och vara attraktiva och meriterande att delta i. Kriterier för sakkunnig i arbetsgrupp Har kunskap, engagemang och erfarenhet i den aktuella frågan samt förmågan att se frågan i ljuset av en relevant omvärldsanalys. Har ett nätverk av betydelse för arbetsgruppens aktuella frågeställning. Är medlem i DIK. Är villig att arbeta ideellt, med ersättning för förlorad arbetsinkomst och omkostnader. Det betyder att du som deltar i en arbetsgrupp kan förvänta dig ett tydligt uppdrag med ett klart ramverk. Hur arbetsgruppen ska rapportera sitt arbete till förbundsstyrelsen ska också framgå av gruppens arbetsuppdrag. Din roll Arbetet i gruppen genomförs i samarbete med övriga deltagare och ansvariga från DIK:s kansli. Inom gruppen beslutar ni om ansvarsfördelning och tidsplan. Omvärldsbevakning Som sakkunnig i en arbetsgrupp har du förmodligen redan god inblick i uppdragets aktuella frågeställning och är intresserad av att hålla dig a jour med utvecklingen på området. I de fall där du upptäcker nya viktiga frågor som DIK borde uppmärksamma hoppas vi att du förmedlar dem till förbundsstyrelsen, exempelvis genom din kontaktperson på DIK:s kansli. DIK prenumererar på nyhetsbevakningstjänsten Retriever. Nyhetsflödet går att följa på www.dik. se, i vissa fall kan någon av er i arbetsgruppen dessutom ha behov av att ta del av prenumerationstjänsten (e-postbaserad). Detta diskuteras i samråd med er kanslikontakt. I de fall det dyker upp någon fråga som relaterar till arbetsgruppens uppdrag hoppas vi kunna få vända oss till dig och övriga i arbetsgruppen. Det kan till exempel vara en fråga från en medlem, journalist eller dylikt. 4

Handbok för DIK:s arbetsgrupper Extern kommunikation Förbundsstyrelsen uppmuntrar dig och dina arbetsgruppskollegor att delta i debatt i olika forum, på webben och i andra sammanhang. Det berikar och fördjupar arbetsgruppens arbete. I dessa sammanhang, där du själv står som avsändare, är du givetvis välkommen att beskriva ditt engagemang som sakkunnig i arbetsgruppen. Som medlem i en arbetsgrupp är du också varmt välkommen att skriva på DIK:s egen blogg. Du kan göra det som enskild individ eller som grupp. Om du vill göra något inlägg på DIK:s eller andras webbplatser eller forum är du, om du så önskar, alltid välkommen att diskutera ditt inlägg med DIK:s informationsavdelning. Ta i så fall gärna kontakt med informationschef Elisabet Blomberg. Ibland kan det vara påkallat att samla tankar och åsikter i ett debattinlägg för publikation i extern media, exempelvis dagstidning, Newsmill eller annat fora. Förbundsstyrelsen välkomnar sådana initiativ! Tänk dock på att alla externa debattartiklar/ motsvarande där DIK är avsändare måste förankras hos presidiet. För att DIK ska vara en tydlig röst i samhällsdebatten är det nästan alltid klokast att ordföranden undertecknar externa debattartiklar. Kanske identifierar ni i arbetsgruppen frågor som ni tycker att DIK borde ägna extra fokus och resurser. I de fall där ni tycker att det är angeläget kanske frågeställningen kan lyftas inom organisationen genom en motion till DIK:s kongress, som infaller var tredje år. Kontaktuppgifter DIK:s informationsavdelning: Elisabet Blomberg Tel: 08-466 24 06 E-post: elisabet.blomberg@dik.se Representation Vissa av arbetsgrupperna kommer att träffa externa aktörer för diskussion och informationsinhämtning. I förekommande fall kan arbetsgruppen vilja bjuda på lunch eller motsvarande. Förfrågningar om representation diskuteras med arbetsgruppens kontaktperson på DIK:s kansli, som också är budgetansvarig för arbetsgruppen. Intyg efter avslutat uppdrag Efter du har avslutat ditt uppdrag som sakkunnig i arbetsgruppen kan du få ett intyg på ditt engagemang. Intyget kan vara meriterande eftersom många arbetsgivare uppmuntrar ideellt engagemang hos sina medarbetare. Du kontaktar själv arbetsgruppssamordnaren på DIK:s kansli och begär ditt intyg! Arbetsgruppens arbete Tillsammans med dina arbetsgruppskollegor och kontaktpersonen vid DIK:s kansli planerar ni upplägget för gruppens arbete. Den budget som förbundsstyrelsen har beslutat om för arbetsgruppen rymmer ett visst antal möten. Uppstår behov av ytterligare möten behöver omkostnaderna för dessa beviljas av presidiet. Gruppens kanslikontakt hjälper er med detta. Kontakt med kansliet Varje arbetsgrupp har en eller två kontaktpersoner på DIK:s kansli. Kontaktpersonerna deltar i arbetsgruppens arbete och är länken till presidium och förbundsstyrelsen. Dessutom ansvarar kanslikontakten för arbetsgruppens budget. Utöver kanslikontakten finns en arbetsgruppssamordnare. Hon heter Caroline Kejnemar och 5

Handbok för DIK:s arbetsgrupper hjälper till med alla praktiska frågor som arbetsgruppen kan tänkas ha, till exempel reseräkningar, lokalbokningar och annat. Carolines kontaktuppgifter är: Tel: 08-466 24 11. E-post: caroline.kejnemar@dik.se Var träffas vi? Gruppen avgör själva var man träffas, till exempel på någon av gruppdeltagarnas arbetsplatser. På DIK:s kansli i Nacka finns ett antal mötesrum att tillgå. Vill gruppen boka ett sådant så vänder de sig till Caroline Kejnemar. Hon undersöker om rum finns ledigt. Till henne uppger arbetsgruppen många man blir till mötet, om man behöver lunch, vilka tider som gäller med mera för att allt ska bli så bra som möjligt för deltagarna. Boka telefonmöten Som komplement till fysiska möten kan arbetsgruppen boka telefonmöten. Vill arbetsgruppen ha ett telefonmöte kontaktas Caroline Kejnemar. Till henne lämnas förslag på mötestid, det går nästan alltid att få den tid som önskas. Sedan får var och en i arbetsgruppen en behörighetskod och ett telefonnummer att ringa upp då mötet börjar. Samtliga kostnader för mötet debiteras DIK, det blir alltså inga extra kostnader för den som ringer från mobil eller utlandet. Boka resor Du bokar själv dina resor till arbetsgruppens resor. I första hand vänder du dig till resebyrån AkademikerResor som hjälper dig. AkademikerResor skickar fakturan på biljetterna direkt till DIK och du slipper ligga ute med pengar. Uppge Caroline Kejnemar som referens till resebyrån. Hittar du en väldigt billig flygbiljett som man bara kan boka privat så får man givetvis göra det. Då bokar du resan själv och skickar in kvitton i efterhand. Du har även rätt att ta egen bil till och från möten och får då ersättning på för närvarande 18,50 kr/ mil. Kontaktuppgifter till AkademikerResor Tel: 08-796 92 00 E-post: info@akademikerresor.se http://www.akademikerresor.se DIK:s resepolicy Resandet ska i största möjliga utsträckning ske med billigaste färdsätt. Det är i regel tåg. Huvudregeln är att tågresan ska ske i andra klass. Om du måste använda flyg ska billigaste möjliga avgång väljas. Flygresor rekommenderas endast då tidsvinsterna är uppenbara och motiverade. I vissa fall och på längre sträckor, kan flyg vara billigare än tåg. Vid resa med egen bil utgår ersättning med18,50 kr per mil. Traktamenten utgår med de belopp som Skattverket anger som maximalt avdragsgilla och utbetalas endast om resan varit förenad med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten. Den vanliga verksamhetsorten definieras som ett område inom fem mil närmaste färdväg från ordinarie tjänsteställe och bostad. Traktamentsbeloppen utgår enligt följande (OBS! endast i samband med övernattning): 6

Handbok för DIK:s arbetsgrupper Hel dag 210 kr Avresedag med avresa före kl 12.00 210 kr Avresedag med avresa efter kl 12.00 105 kr Hemkomstdag med hemkomst efter kl 19.00 210 kr Hemkomstdag med hemkomst före kl 19.00 105 kr Ersättning för logikostnad vid förrättning utgår med den faktiska övernattningskostnaden. Alternativt utbetalas 105 kr/natt (nattventil). Har utöver traktamente även erhållits gratis måltid ska traktamentet reduceras enligt följande: Traktamente 210 kr 105 kr - frukost -38 kr -19 kr - lunch eller middag - 6 kr -38 kr - lunch och middag -152 kr -76 kr - frukost, lunch och middag -190 kr -95 kr OBS! Måltidsavdragen är olika beroende på om helt eller halvt traktamente utbetalas. Förlorad arbetsförtjänst/övriga utlägg Engagemanget i arbetsgruppen är ideellt, men i vissa fall kan din arbetsgivare vilja att du tar tjänstledigt för att delta i möten eller annat arbete. Andra arbetsgivare ser det som en del i din ordinarie omvärldsbevakning. Behöver du ta tjänstledigt ersätter DIK dig för lönebortfallet. Det finns två sätt att begära ersättning på: 2)Du skickar in en kopia på ditt lönebesked där det framgår att du har haft ett lönebortfall. Om du har haft utlägg för buss, taxi eller liknande ska du fylla i en särskild reseräkningsblankett och bifoga kvitton till DIK, så betalas ersättning ut inom två veckor. Reseräkningsblanketten kan du få av Caroline Kejnemar. Kommunikation inom arbetsgruppen Förutom personliga möten, telefonmöten och e-post har varje arbetsgrupp tillgång till en egen mötesplats på webben, där gruppens medlemmar kan diskutera, dela dokument, bjuda in gästmedlemmar och lägga upp rss-flöden från nyhetskällor i omvärlden som gruppen bedömer vara intressanta att bevaka. Den tekniska plattformen för dessa webbmötesplatser är Ning, en välkänd nätverkslösning i den sociala mediesfären. DIK:s kansli lägger upp sådana mötesplatser för alla arbetsgrupper som bildas, sedan är det upp till respektive grupp att själv avgöra i vilken mån den vill använda sig av dem. Administrationen av arbetsgrupperna ombesörjs av Caroline Kejnemar, DIK:s kansli, e-post caroline.kejnemar@dik.se. 1)Du skickar in ett intyg från din arbetsgivare där det framgår vilka datum du har varit borta, varför och hur mycket ersättning du har förlorat. 7

Dunkers kulturhus Bukowskis Örebrokompaniet Kulturen i Lund Nationalmuseum Tolkcentr Smålands museum Norrenergi Bofors Go b Svenska filminstitutet Finansinspektionen Västtra Cyber com consulting group Svenska aka Skatteverket Södermanlands hembygdsför Vuxenskolan Karlstad universitet Karolinska sjukhuset Mälardalens högskola Gislaveds bibliotek DIK har drygt 21 000 medlemmar. Vi finns på alla typer av arbetsplatser över hela landet. Vi är akademiker som arbetar med kultur och kommunikation. Pos Västarvet Hammer & Hanborg Försvarshögskolan Bolagsverket Dramatiska insti Försäkringskassan BabybjörnModerna m Svenska kyrkan Autoliv Ajtte D Skellefteå kommun LänsstyrelsenFiber optic v Malmö stad Strålsäkerhetsmyndigheten Proffice Kalix kommunbibliotek Linköpings universitet Säffle bibliotek Kungl. Biblioteket Riksantikvarieäm DIK Box 760 131 24 Nacka tel 08-466 24 00 fax 08-466 24 13 kansli@dik.se www.dik.se