Protokoll IAL styrelsemöte (Skype) 15 februari 2011 kl 19.00-22.00 Närvarande: Gilbert Blondeau, Erika Jansson och Sara Malmgren Formalia 1. Mötets öppnande Mötet öppnades. 2. Val av ordförande, sekreterare och justerare Gilbert valdes till ordförande, Sara till sekreterare och Erika till justerare. 3. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes. Rapporter från föregående möten 4. Föregående styrelsemötesprotokoll På föregående styrelsemöte fick vi bl a en rapport från det internationella årsmötet ICM och gick igenom ansvarsfördelningen inom de olika arbetsgrupperna. Vi diskuterade IAL-bladets utveckling och Erik åtog sig att titta på tekniska lösningar som kan uppfylla styrelsens önskemål, vilket han gjort. Vi bestämde också att info/pr och volontärsamordningsgrupperna tillsammans ska ta fram en medlemskommunikationsstrategi, en sådan presenterades senare under mötet. Elina fick i uppdrag att uppdatera medlemsansökningsformuläret och Sara att skapa ett google doc för att dokumentera IAL-året, dessa projekt är på gång. Vi tog beslut om att ersätta Elina och Josefin för inkommande respektive utgående placement. Preliminärt bokslut presenterades och budgeten som såg ut att vara mycket knepig att få ihop diskuterades, till dagens möte fanns ett närapå slutgiltigt förslag. Sara fick i uppdrag att försöka komma överens med Suderbyn om hjälp med placement inom budgetramen 1000-1500 kr/månad. Gilbert föreslog att IAL ska fira sitt 70-årsjubileum på något sätt, ett förslag var att göra det med ett helgläger, det beslutades att vi skulle prata mer om detta på Vårårsmötet.
Arbetsgruppernas punkter 5. Lägergruppen a) Ansvarsfördelning inom lägergruppen Elina kommer vara lägerledare och göra inkommande placement från 15/3. Erika kommer koordinera Suderbyn och Västervik om de lägren blir av EVS kommer förhoppningsvis göra utgående placement från 1/6, samt utvärderingssammanställning av våra läger. Josefin kommer lägga upp lägertexter Färnebo och göra utgående placement. Andrea (Nordsyd-ansvarig) ordnar förberedelsehelg för utgående nord-syd utbytesvolontärer.. Sara är koordinatör för Bredsjölägret och Youssef Boukaoui är koordinatör för Färnebolägret. b) Info: Rapport om placement 7 utgående volontärer har redan placerats, några fler har visat intresse. Eventuellt är 1 LTV på gång att åka. c) Info: Rapport om läger i Sverige 2011 Just nu har vi 2 läger: Bredsjö (augusti), Färnebo (juli). Suderbyn, Västervik, Kampetorp och Människan och havet i Gamleby är ännu osäkra. Ett helgläger på kulturernas karneval i Uppsala är eventuellt på gång. d) Ersättning för placement Vi behöver diskutera ersättning för placement, när den ska betalas ut o s v. Erika tar fram ett förslag till nästa styrelsemöte, då vi tar beslut i frågan. 6. Info/PR-gruppen a) Rapport om vad som hänt sen sist. Information om planer inför våren. Info-PR-gruppen har haft medlemskommunikationsstrategimöte tillsammans med volontärsamordningsgruppen. Mer om vad som sades där tas upp under punkt 10. 7. Ekonomigruppen a) Bokslut 2010 Resultatet för 2010 blev preliminärt 42 600 kr. b) Presentation av uppdaterad version av budget 2011. Styrelsen kommer på vårårsmötet lägga fram en budget med ett budgeterat resultat på -6600 kr, där 11 800 kr är engångskostnader för flytt och tillfällig lösning för placement.
8. Mötesplaneringsgruppen a) Info från mötesplaneringsgruppen och Vårårsmöte 2011 Gilbert har städat bland mötesdokumenten i den gamla wikin. Hittills 5 personer, varav 3 medlemmar som inte är med i styrelsen, har hittills anmält sig till Vårårsmötet. 9. Volontärsamordningsgruppen a) Rapport om vad som hänt sen sist. Information om planer inför våren. Elina har tagit över medlemsregistret och mailat med några nya medlemmar som undrat vad det finns för uppdrag inom IAL. Sara har uppdaterat kontaktuppgifter på hemsidan och i den interna wikin. Volontärsamordningsgruppen har också tagit fram en medlemskommunikationsstrategi tillsammans med info/pr-gruppen, mer om detta under punkt 10. IAL har nu lokala volontärsamordnare i Göteborg (Maud Gustavsson) och Stockholm (Molly Lindberg). De lokala volontärsamordnarna har själva definierat sitt uppdrag och kommer lägga upp info på facebook om lokalgruppsträffar, maila nya medlemmar i staden, ordna för- och efterlägermöten, vara bollplank åt volontärer från lokalgruppen, informera om vem man skall kontakta om man undrar olika saker, informera om vad som händer inom ial och hur man kan engagera sig i ial, och få information om möjlighet att delta i mässor i den stad där man bor. b) Hur ska vi tacka de som avslutar sina uppdrag för sina insatser för IAL? Sammankallande i varje arbetsgrupp tackar de som avslutar sina uppdrag för IAL. För längre uppdrag på minst ett år kan man t ex ge ett gratis läger. Styrelsen ska först godkänna förslag på avtackningsgåvor av dyrare slag, såsom gratis läger. c) Någon som behöver hjälp/stöd med någonting? Gilbert skulle gärna vilja se IAL:s kontoplan för att underlätta för Ann att bokföra. Sara behöver hjälp med flytten. Sara skickar ut ett mail om detta och ber Emelie sprida info via sociala medier. Det bestämdes att chauffören åker gratis. d) Det kollektiva styrelseansvaret hur tar vi det? Förutom våra ansvarsområden har vi också ett kollektivt styrelseansvar. Vi diskuterade detta kort. Vi har delegerat praktiskt arbete till
arbetsgrupperna. Styrelsen har ändå tillsammans ett gemensamt ansvar för vårat arbete. Arbetsgruppsöverskridande punkter 10. Medlemskommunikationsstrategi: Info: vad som hänt hittills Förslaget på medelmskommunikationsstrategi som tagits fram av info/pr och volontärsamordningsgrupperna presenterades. Några nyheter i medlemskommunikationsstrategin var t ex att: Korta nyheter som t ex kommande evenemang och möjligheter att engagera sig läggs löpande upp på IAL-gruppens wall på facebook av den som ordnar ett internt evenemang eller får reda på möjligheten att delta i ett externt evenemang. Dessa nyheter sammanställs sedan av nyhetsbrevsansvarig till ett nyhetsbrev. Korta nyheter publiceras även av vår twittrare på twitter. Twitter har fördelen att vi genom twitter får kontakt med andra organisationer. Reportage, krönikor och andra längre artiklar läggs upp löpande på IAL-bloggen, http://ial.blogg.se/, som föreslogs skrivas i ett format som lätt kan exporteras till pdf och bli till ett IAL-blad. IAL-bladet sammanställs av redaktören med hjälp av IALbladets skribenter. Alla kan skriva artiklar på bloggen och maila dem till redaktören. Den som själv vill få lösenordet till bloggen kan få det av redaktören. Medlemskommunikationsstrategimötet föreslog också att forumet tas bort. Styrelsemötet var oenigt i denna fråga och beslutade därför att ta upp frågan på nästa styrelsemöte där fler styrelsemedlemmar förhoppningsvis kommer vara med. Gilbert föreslog att IAL:s facebookgrupp ska prenumerera på nyheter från SCI. Liksom att vi ska visa upp hemsidan, facebook och våra andra kommunikationskanaler på Vårårsmötet. Sara skickar ut medlemskommunikationsstrategin igen och ber om input från styrelsen, och mailar Erik om att vänta med att ta bort forumet. 11. Rapporter om diverse projekt a) Lägerledarutbildning, Ukraina Vi har fått pengar (80%, ca 110 000sek) från Ungdomsstyrelsen, Josefin har varit i kontakt med Julia men ännu inte fått besked om när/hur de vill ha pengarna, eller hur mycket. Utbildningen (lägerledarutbildning) äger rum 8-15 maj 2011. Preliminärt ingår Maud Gustavsson (Göteborg) från IAL i prep-team. Vi ska börja sprida info om deltagande till IAL-medlemmar.
b) Internationella seminarier och möten i Kosovo, Italien, Ryssland, Ungern och Österrike Josefin har mailat om utbildningen i Kosovo men inte fått någon respons. Part III, dvs partnerskapsformulär (för Youth in Action-fonden) inskickat för Summer School, Pskov, Ryssland (augusti) och Peace Messenger Training, Österrike (maj), 1/2. Besked om deras fondansökningar kommer tidigast i mars. Part III inskickat för EEM (SCI Exchange Evaluation Meeting), äger rum i oktober 2011 i Ungern, och för NSPM (North South Platform Meeting) äger rum 5-9 okt i Italien. c) Lead Peace Fullt för internationella deltagare. Gilbert föreslog att vi ska skicka ut info om detta till SCI. Prep team består nu av 5 personer: Erika Rydegård, Gilbert Blondeau, Helena Davidsson, Josefin Lindgren och Sara Malmgren. Utbildningen kommer att hållas i Älvsjö i samma lokal som Taking part in a world of conflicts förra året. Inoch utbetalningar kommer att börja i början av mars. 12. Eventuell flytt av kontor till Suderbyn Vi vill flytta kontoret till Suderbyn. Om det är praktiskt möjligt vill vi flytta kontoret i samband med Vårårsmötet, annars flyttar vi det senare, eventuellt i samband med en arbetshelg. Vi har enats om ett kontrakt där IAL förbinder sig att från 2011-03-01 tills vidare köpa administrativt stöd av RELEARN Suderbyn. Avgiften kommer att baseras på IAL:s inkomst och vara 300 kr/utgående volontär som placeras av personer på kontoret på Suderbyn. Denna avgift betalas enbart för volontärer som betalar sin lägeravgift till IAL och enbart för volontärer som antas till ett läger. Delbetalningen för första kvartalet ska betalas senast 30/4, för andra kvartalet senast 30/7, för tredje kvartalet senast 30/10 och för fjärde kvartalet senast 30/1. Suderbyn bidrar med kontorslokal inklusive el, värme, telefon, internet, postlåda samt arbetskraft för kontorsarbete och utåtriktad verksamhet. IAL bidrar med dator, skrivare, scanner, kontorsmöbler och avgifter enligt ovan. Det beslutades att kontraktet ska kompletteras med en inventarielista över vilka inventarier IAL bidrar med till kontoret i Suderbyn. Denna kommer sammanställs i samband med flytten. Kontraktet bör skrivas på på ett möte med minst två deltagare från IAL och två deltagare från RELEARN Suderbyn.
13.Möjlighet till IAL-drivet delprojekt inom RELEARN Suderbyn-drivna projektet ECOVILLAGES IAL har erbjudits möjlighet att mot ersättning undersöka möjligheten att underlätta för människor att besöka ekobyar genom att delta i volontärläger och göra praktik. För att ta ställning till projektet skulle vi behöva veta hur mycket arbete projektet skulle innebära. Vi behöver också undersöka intresset bland våra medlemmar. Vi samlar mer information om projektet när vi är på Suderbyn under Vårårsmötet och återkommer till frågan på nästa styrelsemöte. 14. Utvärdering av mötet Vi tyckte att det varit trevlig stämning och bra diskussion på mötet. Mötet började 30 minuter efter utsatt tid. Ett önskemål framfördes om att nästa gång börja max 15 minuter efter utsatt mötestid. 15. Nästa möte Nästa möte kommer att äga rum söndagen den 10/4 kl 13-18 på skype. 16. Mötets avslutande Mötet avslutades. Vid protokollet, Sara Malmgren (2011-02-20) Justerare, Erika Jansson (2011-02-21 )