Gemensam vision, målsättning och syfte

INFORMATIONSTIDNING FÖR FOLKTANDVÅRDENS PERSONAL NR 2/2004 1 MARS Årsredovisning 2003 Gemensam vision, målsättning och syfte Folktandvårdens vision är att vara den ledande aktören inom tandvården i länet samt det naturliga valet för östgötarna. För att vara den ledande aktören krävs goda odontologiska resultat. Det gäller såväl en ständigt förbättrad tandhälsa, som en hög andel lyckade behandlingar. Att vara den ledande aktören innebär att merparten av östgötarna föredrar att få sin tandvård utförd hos Folktandvården. FINSPÅNG ÅBY KOLMÅRDEN VADSTENA ÖDESHÖG BORENSBERG MOTALA SKÄRBLACKA LINGHEM MANTORP LINKÖPING MJÖLBY BOXHOLM RIMFORSA ÅTVIDABERG Ö HUSBY NORRKÖPING SÖDERKÖPING VALDEMARSVIK ÖSTERBYMO KISA Allmäntandvård Sjukhustandvård Specialisttandvård Östergötland www.folktandvarden.se www.lio.se

Folktandvården i Östergötland olktandvården är öppen för alla - såväl barn och ungdomar som vuxna! Valet av vårdgivare Folktandvården eller privat tandvård är fritt även för barn och ungdomar. Folktandvården har ett s.k. områdesansvar för barn och ungdomar i länet. Områdesansvaret innebär bl.a. att alla barn och ungdomar ska erbjudas information och kunskap om tandhälsa, såväl enskilt som i olika grupper, daghem och skolor med flera. Folktandvården erbjuder givetvis också tandvård till den vuxna befolkningen. Patienten betalar antingen hela eller en del av kostnaden enligt en fastställd prislista, som är gemensam för alla Folktandvårdens kliniker i länet. Försäkringskassan eller Landstinget står för den resterande delen. Folktandvården har också en väl utbyggd specialisttandvård inom länet. Det krävs remiss till specialisttandvården. Folktandvården bedriver också, genom av Landstinget i konkurrens upphandlat uppdrag, tandvård för särskilda vuxna patientgrupper. Det rör sig om uppsökande tandvård på vårdhem, äldreboende m.m., med efterföljande nödvändig tandvård till dem som så önskar. Folktandvården är en enhet inom Landstinget i Östergötland och har cirka 620 medarbetare på ett 40-tal enheter med eget resultatansvar. Fakta Antal anställda omräknat i heltider..... 591 Omsättning..................... 331,3 mkr Resultat......................... -1,7mkr Eget kapital...................... 32,1 mkr Antal revisionspatienter.............. 184 455 Antal behandlade patienter........... 152 707 Innehåll Sid. Folktandvården i Östergötland.......................................... 3 Tandvårdsdirektörens kommentar: Folktandvården är stolt över sitt resultat 2003 och över sina medarbetare!....................................... 4-5 Verksamheten: Strukturförändringar 2003............................... 6-7 Medarbetarna: Rehtand en ny modell för rehabilitering av Folktandvårdens medarbetare 8-9 Kunderna/Patienterna: Införandet av Effica ett nytt patientadministrativt datasystem 10-11 Verksamheten i siffror................................................ 12 Ekonomi 2003 Allmänna kommentarer och diagram........................ 13 Resultaträkning med Noter och kommentarer.............................. 14 Revisionspatienter och antal behandlade patienter samt Personalstatistik........... 15 Landstingets organisation 2004......................................... 16 Årsredovisningen är producerad av Folktandvården i Östergötland Bearbetning och redigering: Lillemor Ulander-Schilling Skribenter och fotografer: Elisabeth Olofsson-Öberg och Lillemor Ulander-Schilling Layout: Johnny Dahlgren 2

Något av det som hänt 2003 Tandvårdssystemet Effica har nu installerats på alla kliniker. En reviderad utgåva av vårt måldokument Värderingar och Mål gavs ut. Instrumentet Befattningsutveckling för allmäntandläkare färdigställdes i början av året. Strukturförändringar Skolgårda, Motala lades ned och verksamheten flyttades över till de övriga två klinikerna i staden. - I Norrköping genomfördes en rockad mellan klinikerna Hageby-Skarptorp-Ektorp, som innebar en omflyttning och koncentration av verksamheten som i slutändan innebar att Ektorpskliniken lades ned. Två hälsofrämjande projekt RehTand och Friskfaktorer - sjösattes. Projektet Druvan, d.v.s. Slottsgatans framtida flyttning till kvarteret Druvan i Norrköping, startade. Beräknad inflyttning sommaren 2004. Den 11 april samlades alla medarbetare till Folktandvårdsdag i Linköping. Temat var balansen i såväl arbets- som privatlivet. Sommararbete: Under sommaren tog vi, som ett led i en långsiktig personalförsörjning, emot 19 tandläkarstudenter, tre tandhygieniststudenter och 17 feriearbetare (gymnasieungdomar). 20 tandsköterskor har vidareutbildats till tandhygienister. Examen togs den 18 juni. Nyutexaminerade specialister: Två nya specialisttandläkare i Parodontologi resp. Odontologisk radiologi utbildades genom uppdragsutbildning. Magisterexamina och disputation: Fem tandläkare har avlagt magisterexamina i Medicinsk vetenskap med huvudämne Odontologi, i Folkhälsovetenskap samt i Bettfysiologi. En tandläkare har disputerat i Bettfysiologi. Ett nytt och bredare koncept för Friskvården antogs. Samtidigt stimulerar Folktandvårdens Idrottsförening medarbetarna till olika aktiviteter. Odontologiska Riksstämman: Folktandvården i Östergötland samverkade med tolv andra folktandvårdsorganisationer med syftet att visa på Folktandvårdens samlade styrka. Mottot var Välkommen till en Gränslös Vardag inom Folktandvården. Kostnadsreduktion inför 2004: Under hösten beslutades om de reduceringar, som måste göras för att Landstinget ska få en ekonomi i balans 2004. Bland annat beslutades att klinikerna i Ljungsbro och Skänninge ska läggas ned. En översyn av övertandsköterskans roll och arbetsuppgifter påbörjades. I samband med detta ändrades benämningen övertandsköterska till kliniksamordnare. Ett förslag till ny Kund-/Patientpolicy arbetades fram och skickades på remiss till enheterna för att därefter börja tillämpas under första kvartalet 2004. 3

TANDVÅRDSDIREKTÖRENS KOMMENTAR FTV-info 2 2004 Folktandvården är stolt över sitt resultat 2003 och över sina medarbetare! fterfrågan på tandvård har varit fortsatt stor, samtidigt som det är tandläkarunderskott i länet och i hela landet. En koncentration av verksamheten och nödvändiga anpassningar av befintliga kliniker har skett främst i Norrköping och Motala, där en klinik på vardera orten lagts ned. Till detta kommer de stora satsningarna på ett nytt patientadministrativt system Effica och utbildning av 20 nya tandhygienister, samtidigt som ett omfattande fortbildnings- och utvecklingsarbete bedrivits. Tack vare engagerade och erfarna medarbetare, har Folktandvården även 2003 lyckats hantera verksamheten och nå en ekonomi i balans. Kund-/medborgarperspektivet Efterfrågan på tandvård från både gamla och nya kunder har under året varit stor. Vår möjlighet att möta denna efterfrågan och det vårdbehov som finns har inte varit riktigt tillfredsställande. Det är dock inte särskilt alarmerande då 2/3 av våra 31 utbudsställen inom allmäntandvården kan ta emot nya patienter inom ett år, hälften inom sex månader och en fjärdedel tar emot nya patienter omgående (enl. enkätstudie från Socialstyrelsen nov. 2003). De största problemen beträffande tillgänglighet finns idag i Motala och Åtvidaberg. Det finns dock generellt en eftersläpning på kallelser enligt tidigare givna utfästelser på de flesta kliniker. Under året har en koncentration av verksamheten skett i Motala och Norrköping, där en klinik i respektive kommun har stängts och verksamheten har koncentrerats till övriga enheter. I samband med detta har nödvändiga anpassningar gjorts av klinikerna i Hageby och Skarptorp. Kliniken i Vadstena har fräschats upp och nyutrustats och kliniken i Söderköping har fått 4 en uppfräschning av sin reception och dessutom krympts. Planerna på förändringar av kliniken i Österbymo och Druvanprojektet har fortgått hela 2003 och kommer att förverkligas under 2004. Diskussioner kring förändringar av verksamheten i Åtvidaberg pågår, men är ännu inte avslutade. Inom specialisttandvården fungerar remisstandvården generellt bra, dock med lite längre väntetider inom områdena endodonti och bettfysiologi. Inom övriga specialiteter får patienter sin vård enligt avtal med uppdragsgivaren. Klagomål från patienter till Folktandvårdens försäkringstandläkare har varit relativt få. 82 patienter har framfört klagomål av någon art, och nivån på klagomålen ligger ungefär som för föregående år. Tre patienter har gjort anmälan till HSAN*. Inget av dessa ärenden har lett till någon påföljd för anmäld vårdgivare. Process-/utvecklingsperspektivet Under 2003 har samtliga våra enheter gått in i vårt nya patientadministrativa system Effica. Införandet har gått mycket bra, med mindre intäktsbortfall än beräknat. Med Effica finns god potential för fortsatta rationaliseringar under 2004 och åren framåt genom vidareutveckling av systemet. Införandet av Effica och konsekvenserna för arbetsrutinerna har tagit en stor del av utvecklingsarbetet på alla arbetsplatser. Nya rutiner ska läras in, samtidigt som gamla tas bort. Utvecklingspotential finns att driva detta ytterligare med en ökad rationalitet, varför en hel del arbete kommer att läggas på detta under de kommande åren. Många kliniker upplever redan under det första året att många timmars administration, framför allt i receptionerna, försvunnit. De 20 tandhygienister som fått sin nya *Hälso- och Sjukvårdens ansvarsnämnd

TANDVÅRDSDIREKTÖRENS KOMMENTAR Raimo Pälvärinne kompetens genom uppdragsutbildning, har under senare halvan av året inlemmats i arbetsorganisationen på respektive klinik, och ytterligare fört utvecklingen av teamarbetet framåt. Vid sidan av detta finns det många yrkesskickliga tandsköterskor, som idag tar på sig nya arbetsuppgifter i tandvårdsteamen och tillsammans med tandläkarna åstadkommer en ökad produktivitet. Tandvårdsabonnemanget, som vi långsiktigt satsar på som en hälsoinriktad form av tandvårdskontakt för individer med små/måttliga tandvårdsbehov, har ökat från 4.500 till 5.000. Detta är en vård- och betalningsmodell som aldrig kommer att passa alla individer. Det är dock ett utmärkt alternativ för individer med måttliga tandvårdsbehov, som tar ett stort egenansvar och önskar känna till sina tandvårdskostnader. Medarbetarperspektivet Förutom satsningarna på Effica och tandhygienistutbildningen, har fortbildnings- och utvecklingsarbete bedrivits i stor omfattning. Under året har 16 nya medarbetare rekryterats och 60 har lämnat organisatio- nen, varav 17 vikarier. Brist på vårdgivare finns på flera av våra kliniker, men med hjälp av vårt Resurscentrum, kan de flesta behoven tillgodoses. Ett behov av cirka 6-7 tandläkare kvarstår. Ekonomiperspektivet Folktandvårdens resultat för 2003 visar ett underskott på 1,7 miljoner kronor. I budgeten förväntades underskottet bli större. De utvecklingsinsatser som bedrivits under året har belastat resultatet med såväl direkta som indirekta kostnader. Mot bakgrund av detta är vi stolta över det ekonomiska resultatet. Resultatet har kunnat uppnås p.g.a. den ekonomiska insikt som medarbetarna i Folktandvården har. Lönekostnaderna har minskat till följd av färre anställda, vilket innebär 5 miljoner kronor i lägre lönekostnader jämfört med tidigare år. Vi har därmed uppnått en ökad produktivitet per anställd, vilket vi också eftersträvat. Raimo Pälvärinne 5

VERKSAMHETEN Strukturförändringar inom Folktandvården under 2003 Marie Malmqvist Wigh. nder flera år har ledningen inom Folktandvården diskuterat strukturella förändringar av verksamheten. Ambitionen har varit att avveckla några kliniker, koncentrera verksamheten till närbelägna kliniker och därigenom utnyttja de fasta investeringarna effektivare. I november 2002 beslutade Landstingsstyrelsen om avveckling av verksamheten vid Ektorpskliniken i Norrköping och Skolgårdakliniken i Motala, under 2003. Verksamheten vid Ektorpskliniken flyttades till kliniken på Skarptorp under slutet av 2003, efter en viss ombyggnad. Personalen på gamla Skarptorpskliniken flyttade till kliniken i Hageby under sommaren. Skolgårdaklinikens verksamhet togs i samband med avvecklingen över av klinikerna på Kyrkogatan och Seglaregatan i Motala. Ektorp Skarptorp Hageby i Norrköping Det var naturligtvis en orolig tid för samtliga medarbetare innan beslutet fattades om klinikens framtid, säger Marie Malmqvist Wigh, tidigare klinikchef på nedlagda Ektorpskliniken i Norrköping och nu ny chef på Skarptorp, också i Norrköping. Förändringsarbete är spännande men det blev för mycket på en gång eftersom vi samtidigt startade det patientadministrativa systemet Effica och införde nya rutiner på den nya kliniken, säger hon. Skarptorp har dock en fantastisk både inre och yttre miljö där vi kan arbeta på ett effektivt sätt, fortsätter Marie Malmqvist Wigh. Ektorpskliniken öppnade hösten 1972 på den då nya Ektorpsskolan i Norrköping, som är en av de största skolorna i området. Marie Malmqvist Wigh kom till kliniken 1975 6 och blev dess chef 1981. Vid starten fanns på kliniken ett tiotal medarbetare, varav tre tandläkare som främst arbetade med barntandvård. I takt med att barnens tandhälsa blivit bättre och bättre användes mer av behandlingstiden till vuxentandvård. När kliniken avvecklades 2003 användes 40% av behandlingstiden till barntandvård. Effektivt resursutnyttjande Tandläkarna på kliniken hade jobbat länge och specialiserat sig inom olika områden och allas kompetens har också lyfts under de trettio åren. När man arbetat länge på en klinik kan personalen utnyttja lokaler och utrustning mycket effektivt, säger Marie Malmqvist Wigh. Före avvecklingen av Ektorp hade kliniken knappt 20 anställda, varav fyra tandläkare, tre hygienister och 11 tandsköterskor. Kliniken har haft relativt liten personalomsättning under åren. Under tio år var kliniken också utbildningsklinik för tandläkare under deras sista utbildningsår före tandläkarexamen. Utbytet med andra enheter inom allmäntandvården och specialisttandvården har blivit större och större med åren, fortsätter Marie Malmqvist Wigh. Förändrad klinikstruktur - men med sammanhållna personalgrupper Mottot i klinikchefsgruppen i östra länsdelen var sammanhållna personalgrupper, säger Marie Malmqvist Wigh. När det definitiva beslutet togs om avveckling av Ektorpskliniken, var beslut redan fattat om att personalgrupperna skulle flytta. Hela personalen på Ektorp flyttade till Skarptorpskliniken. Medarbetarna på Skarptorp, sammanlagt sex personer, flyttade efter semestern till kliniken i Hageby. Skarptorps tidigare klinikchef Henrik Skage hade sedan början av februari tagit över chefsskapet på Hagebykliniken. Flytten till Hageby har gått över för-

VERKSAMHETEN Henrik Skage. väntan, alla har snabbt kommit in i arbetsgemenskapen och trivs bra på arbetet, säger Henrik Skage. Visst saknar vi den lilla kliniken med dess större möjligheter att påverka arbetet. Alla är dock överens om att Hageby är en klinik med fin stämning i arbetsgruppen, vilket underlättat flytten, avslutar Henrik Skage. På kliniken i Hageby arbetar idag 22 personer. Nya Skarptorp Kliniken på Skarptorp har byggts om och till för att ge rum för den något utökade verksamheten. Kliniken har en modern utrustning och ändamålsenliga lokaler för att bedriva en effektiv verksamhet. I den nya miljön har också nya rutiner och arbetssätt införts. Personalen upplevde att det var stressigt att starta Effica samtidigt med flytten. Vid förändringsarbete har vi idag generellt ont om tid eftersom vårdansvaret för patienterna är så stort, men nu flyter patientverksamheten bättre och bättre för varje dag, säger Marie Malmqvist Wigh. Lizbeth Perhammar. Skolgårda Kyrkogatan Seglaregatan i Motala Det kändes väldigt jobbigt när beslutet om nedläggning av vår klinik var taget, säger Lizbeth Perhammar, tidigare tandläkare på den under 2003 avvecklade Skolgårdakliniken. Hon menar dock att det mest positiva med flytten till Kyrkogatan var att få många nya trevliga arbetskamrater. På Skolgårdaskolan i Motala öppnades en Folktandvårdsklinik 1952. Lizbeth Perhammar anställdes på kliniken 1976 och arbetade där i 26 år. På kliniken arbetade större delen av tiden två tandläkare och tre tandsköterskor. Kliniken behandlade ungefär 50% barn och 50% vuxna patienter. Personalen på kliniken utvecklade under åren ett gott samarbete med lärare och elever på skolan, säger Lizbeth Perhammar. Kyrkogatan och Seglaregatan När Skolgårdakliniken avvecklades fortsatte Lizbeth Perhammar sin verksamhet på kliniken Kyrkogatan. Det finns idag ett stort tandvårdsbehov i Motala. Arbetssituationen är ansträngd, men vi gör vårt bästa för att ta hand om alla patienter, avslutar Lizbeth Perhammar. Den nya arbetsstyrkan på Skarptorp. 7

MEDARBETARNA Rehtand en ny modell för rehabilitering av Folktandvårdens medarbetare Helene Johansson Syftet med Rehtand är att Folktandvårdens rehabiliteringsarbete ska bli effektivare och mer resultatinriktat, säger Helene Johansson, personalsekreterare och samordnare för Rehtandprojektet. Långtidssjuka ska få ett stöd anpassat för var och en för att återgången i arbete ska bli så bra och hållbar som möjligt, fortsätter Helene Johansson. örebild för Rehtand är RehbUs ett rehabiliteringsprogram som startade 1997. I RehbUs sker ett utvecklat samarbete mellan Universitetssjukhuset, Östgötahälsan och Försäkringskassan. RehbUsprogrammet har visat goda resultat för att hjälpa långtidsjukskrivna medarbetare inom sjukvården tillbaka till arbetet. Utifrån RehbUs goda resultat och de höga sjuktalen började Folktandvården bygga en liknande modell för rehabilitering av långtidssjukskrivna, säger Helene Johansson. I slutet av 2002 beviljade Landstinget projektmedel för att utveckla Rehtand - en rehabiliteringsmodell inom Folktandvården. På uppdrag av Folktandvården skrev två studenter på Personal- och arbetslivsprogrammet en D-uppsats med titeln Att nå framgång i rehabilitering. Studenterna intervjuade arbetstagare inom Folktandvården som varit långtidssjukskrivna och återgått i arbete. Därigenom försökte man få en uppfattning om vilka framgångsfaktorer som ligger till grund för en lyckad rehabilitering. Denna uppsats låg också till grund när den nya modellen för rehabilitering skulle byggas upp. 8 Rehtand öppet för alla Under hösten 2002 startade förberedelserna inför projektet. Eva Roxå, sjukgymnast från Östgötahälsan, var projektledare. Målgruppen för Rehtand är medarbetare inom alla yrkeskategorier i Folktandvården som är eller riskerar att bli långtidssjukskrivna, säger Helene Johansson. Medarbetarnas besvär kan vara såväl stresssom belastningsrelaterade. I Rehtandmodellen ingår arbetsträning på en värdenhet som finns inom varje distrikt och gruppträffar med andra deltagare på Östgötahälsan. När en remiss kommit in, gör ett multiprofessionellt team en bedömning av individens arbetsförmåga, motivation och behov av stöd. Teamet består av personal från Östgötahälsan med läkare, beteendevetare och sjukgymnast/ergonom. Dessutom deltar en representant från Försäkringskassan och en personalsekreterare från Folktandvården. Tillsammans med den sjukskrivne arbetar teamet för att återgången i arbete ska bli så bra och hållbar som möjligt. Var fjärde vecka träffas teamet, tillsammans med den sjukskrivne, klinikchef eller kliniksamordnare, för att följa upp hur arbetsträningen fungerar. Teamet stämmer också av med arbetsledningen och de faddrar som är utsedda på värdenheterna. Rehtandprojektet startade under våren 2003. Till projektet har inkommit ett antal remisser. Arbetsträning på värdenheter Arbetsträningen på en särskild värdenhet pågår under 12 veckor. Målsättningen med Rehtand är att individen sedan ska återvända till sin ordinarie arbetsplats. Inom Folktandvården finns idag fem utbildade värdenheter. En förutsättning för en väl fungerande värdenhet är bra arbetskamrater som också är förstående medmänniskor. De kliniker som är värdenheter är

MEDARBETARNA Borensberg, Berga i Linköping, Skarptorp och Parodontologi/Protetik i Norrköping och Skärblacka. All personal på värdenheterna har fått utbildning av sjukgymnast och beteendevetare innan de tar emot deltagarna i rehabiliteringsprogrammet. Vid utbildningen av värdenhetens personalgrupp utsågs också en eller flera faddrar för att stötta den som kommer till kliniken för arbetsträning. Faddern har en roll som diskussionspartner och guide in i arbetet för den som ska arbetsträna. När arbetsträningen startar får deltagaren också en coach från Östgötahälsan, som ska uppmuntra och stötta under de veckor arbetsträningen varar. Med ledning av de behov deltagarna har kan både tiden och omfattningen av arbetsträningen anpassas för var och en. Deltagarna får ersättning från Försäkringskassan under den tid arbetsträningen varar. Gruppträffar en gång i veckan En gång i veckan under fyra timmar träffas mindre grupper av långtidssjuka inom Landstinget under ledning av en sjukgymnast och en beteendevetare. Deltagarna får då träffa kollegor och utbyta erfarenheter med andra som är i samma situation. Gruppträffarna har olika teman och kan till exempel handla om olika träningsformer med en efterföljande diskussion. Fysisk träning och avslappning ingår. Tillbaka till gamla arbetsplatsen Målsättningen med Rehtandmodellen är att de som deltagit i projektet ska återkomma till sin gamla arbetsplats på heleller deltid. Tillsammans med en fadder på arbetsplatsen och samtidig anpassning av arbetsförhållandena är förhoppningen att en bra och stabil arbetssituation skapas för varje deltagare. Hälsobokslut Total sjukfrånvaro i % inklusive deltidssjukskrivningar, kort- och långtidssjukskrivningar samt tidsbegränsad sjukersättning. 2003 2002 2001 All personal 8,8% 8,7% 8,3% - kvinnor 9,2% 9,1% 9,6% - män 5,2% 6,4% 6,0% Tandläkare 8,2% 8,2% 9,0% Tandhygienister 7,2% 6,2% 5,7% Tandsköterskor 10,6% 9,6% 9,0% Sjukskrivningar över 30 dagar 3,9%. Orsaker till sjukskrivningarna är olika slags belastningsskador (70 %), utmattningssymptom, cancersjukdomar, m.m. Kvinnliga medarbetare har fler belastningsskador än manliga. Medelålder Tandläkare Tandhygienist Tandsköterska 46 år 42 år 48 år Antal anställda och andel sjukskrivna i procent inom olika åldersintervall. Åldersintervall Antal Procent 21 25 år 10 5,4% 26 30 år 25 6,3% 31 35 år 41 2,8% 36 40 år 71 6,7% 41 45 år 98 4,5% 46 50 år 143 10% 51 55 år 102 10,2% 56 60 år 86 11,5% 61 65 år 42 21,1% Kommentarer Antalet heltidssjukskrivna över 28 dagar har minskat från 31 till 23 personer och deltidssjukskrivna från 43 till 31 personer under perioden september till december 2003. 22 personer är tillbaka i arbete på full tid och 10 personer har tillkommit under perioden. Två personer är tjänstlediga. Totalt har sex tjänster avslutats varav tre har fått sjukersättning, två avgångsvederlag och en ålderspension. 9

KUNDERNA/PATIENTERNA OCH VERKSAMHETEN FTV-info 2 2004 Införandet av Effica ett nytt patientadministrativt datasystem Kerstin Borg. Idén är att ha en journal per patient oavsett var i länet patienten får sin tandvård, säger Kerstin Borg ITansvarig på Folktandvården i Östergötland om det nya patientadministrativa systemet Effica. e tidigare datasystem som Folktandvården använt är Trut som introducerades under 80-talet och Syster Fluorence som använts under åren 1992 2002. Syster Fluorence var ett decentraliserat system med en server som lagrade information på varje klinik. Effica är ett system med central drift och en gemensam databas för alla kliniker, säger Kerstin Borg. I och med Effica har journal och tidbok digitaliserats. Ett nästa steg är att till Effica koppla digitalisering av röntgenbilderna. Tidplanen för detta är ännu inte bestämd. Det finns också planer på att integrera Effica mot Landstingets patient- och vårdgivarportal, och att ges möjlighet att nå Landstingets gemensamma tjänster exempelvis läkemedels- och remisshantering. Folktandvården i Sörmland var först med att införa Effica. De startade datoriseringen av sina kliniker i mitten på 90-talet. Idag har sju landsting samt tandläkarhögskolorna i Huddinge och Malmö infört systemet. Såväl leverantörens som kundernas mål är att ha ett gemensamt bassystem för alla användare. Ett produktråd med representanter från de nio organisationer som använder Effica, arbetar fortlöpande med förslag till förbättringar av systemet. Upphandlingen startade 2001 Upphandling av Effica startade i januari 2001 och slutfördes i oktober samma år. Under våren 2001 startades projekt som 10 förberedelse för ett införande på samtliga kliniker. Det är viktigt att lämna gamla rutiner och lära sig tänka i nya banor, säger Kerstin Borg. Planen var att införa Effica på Folktandvårdens alla kliniker under en tidsrymd av ett och ett halvt år. En detaljerad tidsplan togs fram och klinikerna fick information sex månader före utbildningen och systembytet. Efter driftstart skickades en uppföljningsenkät ut till respektive klinikchef. Utvärdering av enkäterna har gjorts löpande och klinikernas erfarenheter har tagits tillvara under det fortsatta införandet av systemet, säger Kerstin Borg. Pilotklinik Kliniken Skarptorp i Norrköping valdes ut till pilotklinik. Där skulle systemet testas innan ett breddinförande startades inom hela Folktandvården i Östergötland. TietoEnator som levererade systemet höll utbildningen för klinikens personal. I januari 2002 började personalen att arbeta med Effica. De erfarenheter som gjordes i samband med införandet där, låg sedan till grund för planeringen av breddinförandet inom Folktandvården. Utbildning Klinikerna har varit fantastiska under införandet och vi utbildare har mötts av en enorm positivitet, säger Lena Blomberg Liwéll, systemadministratör, och ansvarig för utbildningen i Effica. Den största utmaningen för henne var att all personal skulle lära sig systemet och förstå helheten. Utbildningen av medarbetarna, som omfattade fyra dagar, har gått mycket bra, fortsätter Lena Blomberg Liwéll. En eloge ska ges till teknikerna på IT-service som på ett förträffligt sätt rett ut alla eventuella

KUNDERNA/PATIENTERNA OCH VERKSAMHETEN tekniska bekymmer vid utbildningar och driftstarter på klinikerna. Genom Effica har personalen fått mer enhetliga riktlinjer för dokumentationen, vilket ger en ökad kvalitet på patientuppgifterna. Det har visat sig att vårddokumentationen har förbättrats. Breddinförandet startade i augusti 2002 I mars 2002 fick de interna utbildarna sin utbildning. De skulle tillsammans med fyra externa utbildare svara för utbildningen av hela Folktandvårdens personal. I maj 2002 genomgick personalen på Folktandvårdens Resurscentrum en testutbildning. Utbildningen gick mycket bra och i augusti startade breddinförandet med klinikerna i Skäggetorp och Linghem Marie Holm en av våra duktiga utbildare Marie Holm är tandsköterska och har arbetat inom olika delar av Folktandvården sedan 1978. Marie arbetade på pilotkliniken i Skarptorp under våren 2002 och fick då en förfrågan om hon ville arbeta som utbildare under införandet av Effica. Marie arbetade under ett och ett halvt år med utbildning av personalen. Det har varit fantastiskt roligt att prova på något helt nytt, att utbilda personalen på klinikerna och se hur bra Effica fungerar, säger Marie Holm. Olika datorvana i grupperna har ibland varit svårt att hantera och lite mer pedagogisk skolning hade säkert varit bra, avslutar Marie. Marie Holm tycker att det varit en spännande tid som inneburit stor personlig utveckling för henne. Tidbokning och kallelser enklare Utbildarna bidrog mycket till att införandet av Effica gick fantastiskt bra, säger Carola Larsson, kliniksamordnare på Bergakliniken i Linköping. Allt har blivit enklare i receptionen eftersom tidbokning och kallelser av patienter sker oerhört smidigt. Carola Larsson berättar att en del av personalen var på studiebesök hos kliniken i Ekholmen. Där arbetade man redan med Effica. De följde arbetet i behandlingsrummet och i receptionen för att planera införandet på den egna kliniken. Personalen tyckte det verkade spännande att få införa systemet på klinken i Berga. Alla hjälptes åt för att det skulle gå bra för hela personalen, avslutar Carola Larsson. Det blir bara roligare och roligare I början tyckte jag att det var lite knepigt med Effica men nu går det strålande, säger Gunnel Andersson, tandsköterska på Bergakliniken. Efter första dagens utbildning kände alla att det var mycket nytt att lära sig, men efter de fyra dagarnas utbildning var vi beredda att starta med patientarbetet på kliniken. Gunnel Andersson, tandläkaren Katarina Ottosson och tandsköterskan Ann-Greth Ottosson arbetar tillsammans på kliniken i Berga. Gruppen är väldigt nöjd med sin utbildning och prisar också utbildarnas insatser. Efter de fyra utbildningsdagarna fanns en av utbildarna till hands på kliniken under en vecka för att stödja teamen i de nya arbetsuppgifterna. En mycket positiv förändring är att alla telefonsamtal från patienter och bokning av tider numera sker i receptionen. Detta medför ett bättre omhändertagande av patienten och en ökad effektivitet i arbetet. Direkt efter utbildningen fanns farhågorna att patientadministrationen skulle ta mycket längre tid. Men det har gått bra att korta patienttiderna efter hand, säger Katarina Ottosson. Idag känner vi att vi behärskar systemet och då blir det bara roligare och roligare att arbeta med det, säger Ann-Greth Ottosson. Teamet tycker slutligen att patienterna blivit mer intresserade av sina tänder och behandlingen när man på dataskärmen kan visa hur det ser ut i patientens mun. Detta ökar också patientens delaktighet vad gäller sitt eget munhälsotillstånd. Driften av Effica Även om utbildning och installation gick bättre än förväntat, visar det sig, som alltid, att när vardagen kommer, uppstår situationer som är svåra att förutse. Det är först nu i driftsituationen, som vi får indikationer till förbättringar och utveckling av systemet, avslutar Kerstin Borg. 11 Lena Blomberg Liwéll. Marie Holm. Utbildarna. Carola Larsson. Gunnel Andersson, Katarina Ottosson och Ann- Greth Ottosson.

VERKSAMHETEN I SIFFROR Verksamheten i siffror 12

VERKSAMHETEN I SIFFROR Ekonomi 2003 Folktandvården visar återigen en ekonomi i balans. Efter avsättning av 4 miljoner kronor för särskilda pensioner för vissa medarbetare (Omställning 2004), visar Folktandvården ett negativt resultat på knappt 2 miljoner kronor. Resultatet har uppnåtts genom ett målmedvetet arbete inom hela organisationen. Under en större del av året har vi sett tecken på ett befarat underskott, men alla våra ansträngningar har till stora delar lyckats. Inför budgetåret såg budgeten bekymmersam ut, varför en fokusering på klinisk verksamhet och många aktiva ekonomiska prioriteringar har genomförts. Införandet av Effica och satsningen på tandhygienistutbildningen belastar resultatet med åtskilliga direkta och indirekta kostnader. De direkta uppskattas till drygt 10 miljoner kronor. Indirekta kostnader i form av intäktsbortfall är svåra att uppskatta, men de understiger ej de direkta eftersom cirka 25 arbetsplatser haft stillestånd en vecka i samband med införandet av det nya systemet. Att resultatet trots detta blir så bra, kan endast förklaras av betydande arbetsinsatser av alla medarbetare. Folktandvården är stolt över sitt resultat och sina medarbetare! De sammanlagda intäkterna har, jämfört med 2002, minskat med 24 miljoner kronor. Förklaringen är dels den specialisttandvård som tidigare köpts av olika sjukvårdscentra och som nu överförts till Hälso- och sjukvårdsnämnden, dels en besparing på 5 miljoner kronor. Priserna har i övrigt höjts med cirka 3%. I cirkeldiagrammet visas hur fördelningen av intäkterna såg ut 2003. En viss förskjutning har skett från fasta ersättningar för landstingsfinansierade uppdrag, till rörliga ersättningar. Det rör sig dels om vuxna patienter som själva betalar och den vuxentandvård som staten subventionerar för åldersgruppen 65+. Lönekostnaderna har minskat med 5 miljoner kronor jämfört med föregående år, främst beroende på färre antal anställda. Arbetsgivaravgiften har höjts jämfört med tidigare år, varför dessa kostnader har ökat med 3 miljoner. Övriga personalkostnader har minskat med cirka 2 miljoner jämfört med 2002. När det gäller övriga kostnader har en minskning skett på grund av att köp av specialisttandvård inte längre hanteras av Folktandvården. Övriga kostnader i form av material, moms och övriga verksamhetskostnader har ökat med 7 miljoner kronor. Antalet revisionspatienter har de senaste åren successivt ökat något. Antalet behandlade patienter har ökat med 1% jämfört med 2002. De flesta kliniker har en stor efterfrågan på tandvård som är svår att omgående tillfredsställa. Diskussioner om lämpliga förändringar pågår ständigt, om hur vi ska kunna ge mer vård till fler östgötar. Intäktsfördelning 2003 HSN Barntandvård HSN Specialisttandvård - vuxna HSN Övrigt HSN Vuxenvård - uppsökande Patientavgifter Försäkringskassan Övrigt HSN = Hälso- och Sjukvårdsnämnden 13

VERKSAMHETEN I SIFFROR Resultaträkning (tusental kronor) Budget 2003 Bokslut 2003 Bokslut 2002 %-förändring 2003/2002 Intäkter: Koncernbidrag 1) 204 Patientavgifter 121 786 112 325 111 089 1% Såld tandvård till Hälso- o sjukvårdsnämnden 2) 208 485 184 816 215 344-14% Såld tandvård till övriga 3) 27 478 29 010 25 761 13% Såld utbildning till övriga 334 350 488-28% Såld service till övriga 59-100% Statsbidrag 4) 900 1 005 1 020-1% Sålt material, varor, övriga intäkter 5) 1 725 3 556 1 509 >100% Summa intäkter 360 708 331 266 355 270-7% Kostnader: Lönekostnader 6) 7) -145 630-141 729-146 841-3% Arbetsgivaravgifter -64 834-63 098-60 660 4% Övriga personalkostnader 8) -13 305-11 851-13 590-13% Summa personalkostnader -223 769-216 678-221 091-2% Köpt verksamhet, bidrag, ersättningar 9) -34 312-16 740-34 712-52% Material och varor -18 855-18 415-19 137-4% Lämnade bidrag 10) -8 055-7 738-6 788 14% Övriga verksamhetskostnader -71 506-69 347-67 426 3% Summa övriga kostnader -132 728-112 240-128 063-12% Summa kostnader -356 497-328 918-349 154-6% Avskrivningar -4 493-4 503-4 986-10% Netto - 282-2 155 1 130 <-100% Finansiella intäkter 562 767 719 7% Finansiella kostnader - 280-276 - 391-29% Årets resultat 0-1 664 1 458 <-100% Noter och kommentarer Belopp i tusental kronor, där inget annat anges. 1) Avser ersättning från Landstinget för ökade kostnader i samband med utökat arbetsgivaransvar för 3:e sjukveckan. 2) Försäljning av tandvård till Hälsooch sjukvårdsnämnden (HSN) har minskat med 30.528. Flera orsaker finns: Specialisttandvård som organisatoriskt tillhör olika sjukvårdscentra köps ej längre via Folktandvården utan direkt från HSN. Folktandvården miste en stor del av uppdraget avseende områdesansvar i senaste upphandlingen. En riktad besparing på 5.000 från HSN. 3) Här redovisas ersättningen från Försäkringskassan. Tandvårdsreformen för äldre, (65+), svarar för cirka 5.800. 4) Statsbidraget gäller särskilt bidrag moms 6%. 5) Här har intäkter bokförts avseende Folktandvården Sveriges gemensamma satsning på Riksstämman (1458). 6) Retroaktiva löner är uppbokade med 3.053. (Lön 1.826, arbetsgivaravgift 1.008, pålägg landstingsgemensamma kostnader 152, IT-pålägg 67). 7) Av lönesumman avser 506 beslutade avgångsvederlag, till det tillkommer arbetsgivaravgift och pålägg. 8) Folktandvården har bokat upp 4.055 som avser preliminärt beslutade garantipensioner. 9) Köpt verksamhet består till största delen av köpt tandteknik, cirka 15.000. Köpt operationsverksamhet uppgår till drygt 1.000. Käkkirurgi och röntgen köps inte längre av Folktandvården som tidigare. Medel har förts över till Rekonstruktionscentrum och O- centrum som utför verksamheten. 10) I lämnade bidrag ingår fiktiv momskostnad till Landstinget med 7.735. (för 2002 med 6.787). 14

VERKSAMHETEN I SIFFROR Revisionspatienter och antal behandlade patienter 2003 2002 2001 2000 1999 Revision vuxna 110 914 106 730 102 078 99 784 98 481 Revision BoU* 73 541 76 730 76 994 77 374 78 815 Behandlade vuxna 88 229 83 862 75 296 84 990 80 792 Behandlade BoU* 64 478 67 606 66 392 72 007 71 347 *) BoU = barn och ungdomar, 3-19 år. Personalstatistik Antal anställda (inkl. vikarier) 2003 2002 2001 2000 1999 Antal anställda personer 622 680 677 688 682 varav vikarier 18 33 24 43 43 Antal anställda omräknat till heltid 591 640 647 646 607 andel kvinnor 90% 89% 89% 87% 86% andel heltidstjänster 88% 86% 86% 85% 81% Sparade semesterdagar 9 355 9 663 9 588 8 949 9 026 Antal anställda per yrkeskategori 2003 2002 2001 2000 1999 Tandläkare 160 172 179 189 203 Tandsköterskor 331 383 375 382 363 Tandvårdsbiträden 8 9 10 11 11 Tandhygienister 77 62 58 54 45 Tandtekniker 8 9 9 8 14 Driftservicepersonal 1 2 2 2 3 Administrativ personal 36 42 43 41 42 Övrig personal 1 1 1 1 1 15

Landstingets organisation 2004 FTV-info 2 2004 Folktandvården är en enhet inom Landstinget i Östergötland. Landstingets uppdrag är att i enlighet med lagen svara för östgötarnas hälso- och sjukvård samt tandvård. Landstinget i Östergötlands vision är att med utgångspunkt i sitt uppdrag medverka till att östgötarna kan leva: Ett friskt liv utan att drabbas av sjukdomar som kan förebyggas. Ett liv med god hälsa och livskvalitet utan att riskera förtida död eller onödigt lidande i sjukdom som kan behandlas. Ett liv utan onödiga begränsningar i funktion eller i förmåga till aktivitet i det dagliga livet och delaktighet i samhällslivet. Ett liv med autonomi, värdighet och trygghet även om man drabbats av långvarig svår sjukdom och/eller svår funktionsnedsättning. För att finansiera Landstingets uppgifter betalar östgötarna landstingsskatt. Den uppgår till 9,85% av den beskattningsbara inkomsten. Landstinget lämnar uppdrag till egna eller externa utförare/producenter, som genomför den verksamhet som Landstinget tillhandahåller östgötarna. Landstingets egen produktionsorganisation är omfattande och uppgår till cirka 12 000 medarbetare. Bruttoomslutningen år 2003 var cirka 8 miljarder kronor. FOLKTANDVÅRDEN INFORMERAR är ett informationstidning för Folktandvården i Östergötland ANSVARIG UTGIVARE: Raimo Pälvärinne REDAKTÖR: Lillemor Ulander-Schilling LAYOUT: Johnny Dahlgren, ADRESS: Folktandvårdens Stab, Box 1124, 581 11 LINKÖPING, Tel 013-22 86 32, Fax 013-22 86 11 E-POST: lillemor.ulander-schilling@lio.se