Patientsäkerhetsberättelse för Lenagården HVB År 2013 Datum och ansvarig för innehållet 2013-01-21 Lena Bölander Verksamhetschef Mallen är anpassad av Carema Care utifrån Sveriges Kommuner och Landstings mall KVALITETSAVDELNINGEN UE 2013-11-28
Innehållsförteckning Sammanfattning Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Struktur för uppföljning/utvärdering Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Uppföljning genom egenkontroll Samverkan för att förebygga vårdskador Riskanalys Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Hantering av klagomål och synpunkter Sammanställning och analys Samverkan med patienter och närstående Resultat Övergripande mål och strategier för kommande år 2
Sammanfattning Lenagården HVB, Nytida AB är ett behandlingshem med inriktning psykiatri. Vi tar främst emot personer med ångestproblematik såsom OCD, borderline med självskadeproblematik och ätstörning. Lenagården arbetar med Kognitiv beteendeterapi, KBT och Dialektisk beteendeterapi, DBT som metod. Verksamheten ger stöd i vardagen utifrån de behov som finns. Under 2013 har vi utvecklat samverkan mellan de olika delarna i stödet och behandlingen. Lenagårdens personal har skapat team runt varje klient där en personal, behandlaren har ett huvudansvar för samordningen. Teamet träffas regelbundet och utvärderar och samordnar arbetet kring varje klient. Detta arbete ger både en säkrare och en bättre vård samt stöd. Klienten är givetvis en central deltagare i sin egen behandling och stöd. Det medicinska arbetet samordnas och leds av sjuksköterskan med en konsultläkare som stöd, denne är på Lenagården 4 timmar var 14:e dag. Ett nära samarbetet finns mellan alla intressenter med klienten i centrum. Det resulterar i en säker vård. 3
Övergripande mål och strategier Qualimax är Nytidas ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Nytidas ledning fastställer kvalitets- miljö och arbetsmiljöpolicy, övergripande mål, beskriver roller och ansvar, säkrar resurser och kompetens samt följer upp och utvärderar målen. Nytida ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och omsorgsprocesser som säkerställer kvalitén. Lenagården har ett väl genomarbetat verksamhetssystem som är förankrat i enheten. På Lenagården träffas verksamhetschef, gruppchef, ansvarig sjuksköterska och ansvarig behandlare regelbundet i ledningsgruppsmöten och kvalitetsråd för att utarbeta och genomföra förbättringar i verksamheten. Det har under året pågått arbete kring att ytterligare följa upp läkemedelsbehandlingen och minska antalet medicinavvikelser. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Ansvarsfördelning för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet VD på Nytida har ett övergripande ansvar för styrning av företaget samt att kommunicera kvalitetspolicy och mål. Affärsområdeschefen ansvarar för att följa upp varje regions kvalitetsarbete månadsvis. Regionchefen har ansvaret i regionen att kommunicera krav och rutiner samt att följa upp kvaliteten i varje enskild verksamhet och säkra verksamhetschefens kompetens. Regionchefen ansvarar för att vid behov vidta kvalitets- miljö och arbetsmiljörelaterade åtgärder inom regionen. I de fall Nytida har uppdraget som MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) ansvarar Nytidas MAS för att patienterna får en säker och ändamålsenlig vård, behandling av god kvalitet och att det medicinska omhändertagandet tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet. MAS utarbetar och beslutar om riktlinjer som tillsammans med verksamhetschefen följer upp att de efterlevs. MAS upprättar och utvärderar kvalitetssystemet för hälso- och sjukvården. MAS arbetar fortlöpande med att upprätthålla, utveckla, planera, styra, kontrollera, dokumentera och redovisa arbetet med verksamhetens kvalitet och säkerhet. Verksamhetschefen ansvarar för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet, god kvalitet och kostnadseffektivitet. Verksamhetschefen har det löpande ansvaret för att verksamheten uppfyller de krav MAS 4
ställer utifrån att den enskilde ska tillförsäkras en god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar för att legitimerad personal har rätt kompetens. Legitimerad personal följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Legitimerad personal ansvarar för att utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive patient. De ansvarar också för att omvårdnadsåtgärder utförs och måluppfyllelse fortlöpande utvärderas. Uppföljning sker i teamet runt varje klient. Teamet består av terapeut, behandlare, behandlingsassisten och sjuksköterska. Teamet träffar varje klient tillsammans veckovis för att följa upp genomförda behandlingsinsatser och omvårdnadsåtgärder för att tillsammans med klienten ringa in fortsatta insatser. Läkare kommer till Lenagården var fjortonde dag, läkaren träffar då klienterna för medicinsk uppföljning tillsammans med sjuksköterska och ansvarig behandlare. Struktur för uppföljning/utvärdering Alla medarbetare har kunskap om hur Nytidas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När avvikelsen bedöms allvarlig rapporteras detta direkt till verksamhetschefen som i sin tur tar ställning om överordnad chef och uppdragsgivaren ska informeras omedelbart. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse tas direkt kontakt med MAS/kvalitetsutvecklare. Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och förbättringsförslag. Erfarenheterna av det inträffande återförs till medarbetare, patient, närstående eller andra intressenter. Kvalitetsrådet har befogenhet att besluta om kvalitetshöjande åtgärder. Vid inflyttning och över tid genomförs relevanta preventionsbedömningar av omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Vid identifierad risk ska en omvårdnadsplan upprättas samt kontinuerlig utvärderas dock minst två gånger/år På Lenagården följs medicinska avvikelser upp genom att sjuksköterskan och verksamhetschef går igenom dessa och eventuellt gör en handlingsplan. Detta följs sedan upp på team-möten och APT-möten. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Under 2013 har patientsäkerhetsarbetet bedrivits på Lenagården genom 5
ett aktivt arbete med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet samt att arbetet följa MAS (kvalitetsutvecklares) upprättade riktlinje och rutiner i Nytidas ledningssystem. Ett exempel på aktiva preventiva insatser är arbetet kring klienten i team som ger en tvärprofessionell syn. Det bidrar till ett arbetssätt som ger en säker vård. Sjuksköterska är anställd måndag till fredag, dagtid, detta har bidragit till större möjlighet att följa upp avvikelser, identifiera problemområden och se över utbildningsbehov. På grund av det har läkemedelshanteringen blivit säkrare och lättare att följa upp. Uppföljning genom egenkontroll Egenkontroll har genomförts en gång under 2013 under maj. Egenkontrollen består av ett stort antal frågor som besvaras av verksamhetschefen tillsammans med legitimerade medarbetare. Frågorna besvaras i Q-maxit. Syftet med egenkontrollen är att identifiera områden för förbättringsarbete i verksamheten. Utifrån egenkontrollen dokumenteras allt förbättringsarbete löpande i förbättringsloggen, Q-maxit. Egenkontrollen utgör ett underlag för MAS/kvalitetsutvecklaren inför kvalitetstillsyn. Kvalitetstillsyn genomförs årligen av MAS/kvalitetsutvecklaren. Kvalitetstillsynen är en kontroll av efterlevnaden av riktlinjer, rutiner och en uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån identifierade risker och händelser.. Samverkan för att förebygga vårdskador Läkarsamverkan och samverkansöverenskommelse Enligt gällande regelverk finns samverkansöverenskommelse upprättad med berörd läkarorganisation. Överenskommelsen reglerar insatsernas omfattning och innehåll bland annat avseende tillgänglighet, uppföljning av behandlingsinsatser, läkemedelsanvändning, medicinsk vårdplanering samt utbildningsinsatser till medarbetarna. Överenskommelse om läkarsamverkan ger förutsättning för tydlighet och ömsesidig förståelse. På Lenagården kommer läkare var fjortonde, fyra timmar/tillfälle. Lokal rutin för läkarsamverkan finns upprättad. Vid behov av provtagning eller bedömning av lättare infektioner går klienterna till närbelägen vårdcentral. 6
Samverkan med uppdragsgivare Verksamhetschefen har under 2013 haft regelbunden samverkan med uppdragsgivaren då man vid behov har följt upp hälso- och sjukvården när det gäller avvikelser, händelser och risker samt genomförda kvalitetsuppföljningar. Det har skett en omedelbar återkoppling då händelser inträffat eller synpunkter/klagomål från patient eller närstående har inkommit. På Lenagården sker samverkan med uppdragsgivare kontinuerligt, vanligtvis i form av samverkansmöten var tredje månad och vid behov oftare än så. Klienten deltar i möten om sin planering och uppföljning. I verksamheten skrivs genomförandeplaner som uppdragsgivaren kan delges. Samverkan mellan yrkesgrupper runt patienten Legitimerade medarbetare, som leg psykolog, leg läkare, leg sjuksköterska, leg psykoterapeut har tillsammans med omsorgsmedarbetare kontinuerliga uppföljningar utifrån patientens pågående hälso- och sjukvårdsinsatser, aktuella instruktioner och ordinationer. På Lenagården har vi team-möten varje vecka. Då träffas teamet kring varje klient, bestående av kontaktman, sjuksköterska, terapeut och behandlare. Då utvärderas arbetet kring klienten på det professionella planet för att sedan ta med klienten. På enheten finns handledning i fyra timmar var fjärde vecka. Riskanalys Riskbedömning görs på varje klient på teammötet. (se ovan) Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Rapportering av händelser/ Avvikelser Alla medarbetare har kunskap om hur N rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När avvikelsen bedöms allvarlig rapporteras detta direkt till verksamhetschefen som i sin tur tar ställning om överordnad chef och uppdragsgivaren ska informeras omedelbart. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse tas direkt kontakt med MAS/kvalitetsutvecklare. På Lenagården går alla avvikelser genom verksamhetschefen. Sjuksköterska och verksamhetschefen träffas och går igenom dessa vid behov görs handlingsplan. 7
Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter Alla medarbetare har kunskap om Nytida hantering av synpunkter och klagomål och alla är ansvariga för att rapportera och direkt åtgärda ett klagomål. Synpunkter, klagomål och förbättringsförslag är ett led i det ständiga kvalitetsarbetet. Återkoppling om åtgärd ska alltid ske snarast, utan fördröjning till berörd part. Verksamhetschefen och legitimerade medarbetarel informeras snarast. Om klagomålet bedöms som allvarligt rapporteras detta direkt till överordnad chef, MAS/kvalitetsutvecklaren och uppdragsgivaren informeras omedelbart. På Lenagården finns en brevlåda uppsatt centralt i huset där klagomål och synpunkter kan lämnas. Varje måndag har personalen och klienterna ett husmöte där synpunkter tas upp. Husmötet är ett forum för förbättringsarbete och information. På enhetens anslagstavla finns kontaktuppgifter och information om kundombudsmannen som klienter eller anhöriga kan kontakt i de fall de inte vill tala med personalen direkt Sammanställning och analys På Lenagården genomförs husmöten varje måndag. Där kan klienter ta upp synpunkter och klagomål. Där ges också allmän information och fritidsaktiviteter planeras. Mötet dokumenteras och följs upp vid nästa mötestillfälle. Samverkan med patienter och närstående/legala företrädare Samverkan med patient och närstående/legala företrädare Nytida har etablerad samverkan med olika intresseorganisationer. Verksamheten har kontinuerligt träffar med närstående/legala företrädare. För att förebygga och identifiera eventuella risker sker kontinuerligt individuella planeringar och uppföljningar tillsammans med patient och närstående/legala företrädare. Nytida har en kundombudsman. Kundombudsmannen är tillgänglig och tar emot synpunkter och klagomål från patienter och närstående/legala företrädare och är oberoende från våra verksamheter. På Lenagården sker samverkan med närstående på klientens uppdrag. Det kan se mycket olika ut beroende på problematik och vilja hos klienten. Vi strävar dock efter att utveckla klientens kontakt med närstående. Detta sker med inplanerade individuella möten. Närstående och förvaltare/gode män är alltid välkomna till Lenagården när klienten så önskar. Det finns inga särskilda besökstider, närstående 8
får komma på besök efter överenskommelse med klienten och personalen. Vi strävar efter att klienten ska ha kontakt med sina närstående och Lenagården har möjlighet att erbjuda individuella möten, även detta givetvis om klienten önskar detta. Resultat Frågeställning Kategori Antal /år 2012 2013 Antal genomförda E- utbildningar i basala hygienrutiner. ------------ Antal medarbetare ---------------- Antal medarbetare som genomfört E-utbildning Antal patienter med fullständig omvårdnadsjournal Enligt gällande checklista ----------- Totalt antal patienter (vid mättillfället) 9 stycken ---------------- Antal Lex Maria anmälningar under året. ---------- 0 Totalt antal anmälningar enligt Lex Maria 8 stycken Antal patienter med fullständig omvårdnads journal (vid mättillfället) 2 stycken Totalt antal anmälningar enligt Lex Maria Antal avvikelser tagna från Q-maxit Frågeställning 2012 2013 Läkemedel Utebliven dos 4 9 Dubbel dos 0 0 9
Felaktigt iordningsställande 0 0 Förväxling 0 0 Utebliven signering 3 10 Synpunkter och klagomål Synpunkter och klagomål 2 5 Övergripande mål och strategier för kommande år Införande av E-dos och APO-dos genom programvara i datorn. Förbättra processen runt läkemedelshanteringen med riktlinjer och rutiner. Uppföljning av avvikelser, utvärdering och förbättringar. Förtydliga personalens roller och uppdrag så att en större trygghet ges till klienter. 10