Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna mars 2013 Uddevalla kommun Uppföljning av nämnders hantering av ett urval av kommunfullmäktiges beslut ill ERNST &YOUNG
II1111111iiiiii" =i ERNST & YOUNG Innehåll 1. Sammanfattning 2 2. Inledning 3 2.1. Bakgrund 3 2.2. Syfte 3 2.3. Ansvarig nämnd och avgränsning 3 2.4. Revisionskriterier 4 2.5. Metod 4 3. Nämndernas hantering av kommunfullmäktiges beslut 5 3.1. Styrning och återrapportering av kommunfullmäktiges beslut 5 3.2. Planering av byggnation av ordinära boenden i hyresrätt 5 3.3. Arbetet med att ta fram ett ungdomspolitiskt handlingsprogram 6 3.4. Implementering av ny kravprocess 7 3.5. Vår bedömning 9 4. Dokumentförteckning 11 Bilaga 1 Revisionskriterier 12 1
~~~~IIII~II11" =l ERNS T&YOUNG 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Uddevalla kommun granskat hur nämnderna verkställt och återrapporterat ett urval av beslut som fattats av kommunfullmäktige. Granskningen avser barn och utbildningsnämnden, miljö och stadsbyggnadsnämnden, kultur och fritidsnämnden, tekniska nämnden samt kommunstyrelsen. Tre beslut fattade av kommunfullmäktige har valts ut: Planering av byggnation av ordinära boenden i hyresrätt speciellt anpassade för äldres behov, nytt ungdomspolitiskt handlingsprogram och implementering av ny kravprocess. I Uddevalla kommun finns kommungemensamma riktlinjer för styrning. Av dessa framgår bland annat hur nämnderna ska återrapportera mål och uppdrag från kommunfullmäktige. ITstödet VUV-IT fungerar som ett verktyg för ledning och uppföljning vad gäller mål och uppdrag. Vad gäller beslut som kommunfullmäktige tar under året med separata uppdrag till nämnderna finns en rutin om att bevaka dessa ärenden och redovisa dem i en förteckning till kommunfullmäktige. Detta bedöms vara positivt och minska risken för att uppdrag inte verkställs och/eller inte återrapporteras till kommunfullmäktige. I samband med att kommunfullmäktige beslutade att godkänna en äldreomsorgsplan fick tekniska nämnden i uppdrag att planera för byggnationen av ordinära boenden i hyresrätt speciellt anpassade för äldres behov. Uppdraget har hanterats inom ramen för ett uppdrag i den strategiska planen till tekniska nämnden och har därmed också redovisats i VUV-IT. Uppdraget är avslutat i och med att tekniska kontoret lämnat ett förslag till socialnämnden. Av vad som framkommit i granskningen tycks detta ärende hanterats och återrapporterats i enlighet med Uddevalla kommuns fastställda riktlinjer för styrning. Ärendet om att ta fram ett ungdomspolitiskt handlingsprogram initierades av kultur och fritidsnämnden och var således föremål för behandling i nämnden innan kommunfullmäktige fattade beslut i ärendet. En projektplan med tidsplan för framtagande av handlingsplanen finns upprättad. Granskningen visar att det finns en fastställd tidsplan för när handlingsprogrammet ska tas upp för beslut i nämnder och styrelser samt att ärendet är upptaget på kommunfullmäktiges förteckning över ärenden där återrapportering ska ske, vilket bedöms vara positivt. Kommunstyrelsen fick under 2012 i uppdrag av kommunfullmäktige att fastställa bestämmelser för kommunens kravprocess. Granskningen visar att kommunstyrelsen tagit beslut om nya bestämmelser för fakturerings- och kravverksamheten samt att ett arbete pågår med att implementera de nya rutinerna. De nya bestämmelserna har inte varit föremål för behandling i miljö och stadsbyggnadsnämnden eller barn och utbildningsnämnden. En avstämning har skett med respektive förvaltning om de nya bestämmelserna, men ärendet har inte varit på remiss hos nämnderna. Skälet till detta uppges vara att de nya bestämmelserna i allt väsentligt ryms inom kommunens tidigare regelverk. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att vad som framkommit av granskningen har dessa tre beslut hanterats ändamålsenligt i enlighet med fastställda riktlinjer och därav lämnas inga rekommendationer. 2
1 111101, J =1 ERNST & YOUNG 2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäktige underlag till den årliga ansvarsprövningen. Kommunallagen och god revisionssed förutsätter att all kommunal verksamhet granskas årligen. Den årliga granskningen delas in i en grundläggande del som innebär att för varje nämnd och styrelse följa, granska och pröva ansvarstagandet. Utöver det sker fördjupade granskningar i den omfattning som motiveras av revisorernas risk och väsentlighetsanalys och som behövs för att erhålla tillräcklig information till den slutliga bedömningen. De förtroendevalda revisorerna har bedömt det vara viktigt att inom ramen för den årliga granskningen följa upp hur nämnderna hanterar ett urval av kommunfullmäktiges beslut. Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande politiska organ. Att beslut som fattas av fullmäktige också verkställs i enlighet med besluten är en central fråga för kommunens nämnder och dess förvaltningar. I kommunallagen 3 kap. 7 regleras kommunfullmäktiges uppgifter. Fullmäktiges uppgift är att fatta beslut i ärenden av principiell beskaffenhet eller av större vikt för kommunen. Enligt kommunallagens 6 kap. 7 ska en nämnd se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige beslutat om. Det innebär att nämnderna har till uppgift att genomföra alla de beslut som fattats av fullmäktige. Styrelsens och nämndernas verkställande av dessa beslut är en central del i den demokratiska processen. En återkoppling avseende resultatet av genomförda beslut kan ses som en del av verkställandet och innebär också att fullmäktige får en återkoppling vad som hänt i ärenden som de fattat beslut om. 2.2. Syfte Den grundläggande granskningen innebär att revisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens nämnder. Detta innebär att revisorerna på en övergripande nivå förhåller sig till om nämndens verksamhet är ändamålsenlig och bedrivs utifrån en god ekonomisk hushållning samt med en tillräcklig intern kontroll. Inom ramen för den grundläggande granskningen har revisionen beslutat att genomföra en granskning av hur nämnderna verkställt och återrapporterat beslut som fattats av kommunfullmäktige. 2.3. Ansvarig nämnd och avgränsning Granskningen avser barn och utbildningsnämnden, miljö och stadsbyggnadsnämnden, kultur och fritidsnämnden, tekniska nämnden samt kommunstyrelsen. Tre beslut fattade av kommunfullmäktige har valts ut: 3
111111IIII"lll' ERNS T&YOUNG Planering av byggnation av ordinära boenden i hyresrätt speciellt anpassade för äldres behov Nytt ungdomspolitiskt handlingsprogram Implementering av ny kravprocess 2.4. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Revisionskriterierna kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs revisionskriterierna av kommunallagen och riktlinjer för styrning samt reglementen för nämnder i Uddevalla kommun. Dessa beskrivs närmare i bilaga 1. 2.5. Metod Granskningen har genomförts genom att en enkät har skickats till berörda förvaltningschefer samt genom dokumentstudier. En kontakt har också tagits med administrativ chef vid kommunledningskontoret. Dokumentförteckning framgår av kapitel 4. Enkäten har i vissa fall besvarats av avdelningschef eller motsvarande. I enkäten har frågor ställts inom följande områden: Om uppdraget har behandlats i nämnden och i så fall när. Hur förvaltningen har arbetat med uppdraget. Hur återkoppling har skett till nämnden respektive kommunfullmäktige. 4
11111IIIllllill' Ell ERNST&YOUNG 3. Nämndernas hantering av kommunfullmäktiges beslut 3.1. Styrning och återrapportering av kommunfullmäktiges beslut Uddevalla kommun tillämpar en anpassad modell av Balanserad Styrning för styrning, ledning och utveckling av den kommunala verksamheten. Styrningsdelen omfattas av vision, strategisk plan, flerårsplan och styrkort. Ledningsdelen utgörs av verksamhetsplan, verksamhetskort och IT-stödet VUV-IT. Kommunfullmäktige har i den strategiska planen beslutat om mål och uppdrag som ska genomföras. Målen och uppdragen framgår i respektive nämnds styrkort. VUV-IT innehåller i sin tur alla styrkort och verksamhetskort och fungerar som ett verktyg för ledning och uppföljning avseende nämndens mål och uppdrag. Uppföljning av mål och uppdrag ska redovisas i delårsrapporter och i årsredovisning. Beslut som kommunfullmäktige tar under året med separata uppdrag till nämnderna läggs inte in i VUV-IT, enligt den administrativa chefen vid kommunledningskontoret. I stället bevakas dessa i Uddevalla kommuns ärende- och dokumenthanteringssystemet Lex. En förteckning' över dessa uppdrag redovisas till kommunfullmäktige i april och oktober varje år. 3.2. Planering av byggnation av ordinära boenden i hyresrätt Vid kommunfullmäktiges sammanträde 2011-12-14 ( 81) beslutade kommunfullmäktige att godkänna en äldreomsorgsplan. Tekniska nämnden fick i uppdrag att planera för byggnationen av ordinära boenden i hyresrätt speciellt anpassade för äldres behov i närheten av vanliga vård- och omsorgsboenden. Bakgrunden till beslutet var att socialnämnden fått i uppdrag i kommunens flerårsplan för 2010-2012 att ta fram en långsiktig plan (äldreomsorgsplan) för framtida äldreboende. Syftet med äldreomsorgsplanen är dels att kartlägga framtida behov av äldreomsorg, dels att planera och organisera den framtida äldreomsorgen utifrån de behov som förväntas kommer att finnas. 3.2.1. Behandling i nämnd och förvaltning Uppdraget har inte behandlats som ett separat ärende i tekniska nämnden, däremot har information skett tertialvis via rapporter i VUV-IT och i samband med att tekniska nämnden under 2012 genomförde studiebesök till ett antal färdigställda och pågående byggprojekt i kommunen. Till tekniska nämnden finns ett uppdrag i den strategiska planen om att "aktivt verka för tillskapandet av senior- och trygghetsboenden"2. Uppdraget är inte helt identiskt med kommunfullmäktiges beslut men berör samma sak. Beslutet från kommunfullmäktige har således behandlats inom ramen för uppdraget till nämnden i den strategiska planen. 1 "Förteckning över ärenden där fullmäktige givit ett uppdrag eller där återrapportering ska ske". 2 Uppdrag nummer 18 i Strategisk plan 2011-2014. 5
1 111111Il1lillil =~ ERNST&Y4UNG En utredning har genomförts inom förvaltningen där förslag lämnats på hur ett boende skulle kunna byggas och området Kurveröd lämnas som förslag på plats för byggnationen. Förslaget innebär en byggnation av ett äldreboende som kombineras med ett trygghetsboende och hyresrätter. Utredningen har presenterats för socialtjänstens ledningsgrupp och styrgruppen för seniorboende. Socialchefen har informerat socialnämnden vid dess sammanträde 2011-11-16. Enligt stabschef vid tekniska kontoret är uppdraget avslutat för tekniska kontorets del 2012-06-12 i och med att förslag lämnats till socialtjänsten. Detta eftersom tekniska kontoret endast gör investeringar efter beställning från ansvarig nämnd (i detta fall socialnämnden). Ett arbete pågår dock inom förvaltningen med ett annat uppdrag från kommunstyrelsen kring byggnation av trygghets- och seniorboende. 3.2.2. Återkoppling till nämnd och kommunfullmäktige Aterrapportering till tekniska nämnden har skett i VUV-IT och i samband med nämndens studieresa under 2012. Aterrapportering till kommunfullmäktige har skett i samband med rapporteringen i VUV-IT, både under uppdragets gång och vid avslutade av uppdraget. 3.3. Arbetet med att ta fram ett ungdomspolitiskt handlingsprogram Kommunfullmäktige beslutade 2012-06-30 ( 133) att ge kultur och fritidsnämnden i uppdrag att i samarbete med övriga nämnder, kommunala bolag och stiftelser, arbeta fram ett kommunövergripande ungdomspolitiskt handlingsprogram. 3.3.1. Behandling i nämnd och förvaltning Kommunfullmäktige beslutade om ett ungdomspolitiskt handlingsprogram efter initiativ från kultur och fritidsnämnden. Ärendet hade således behandlats i nämnden innan det togs upp i kommunfullmäktige. Bakgrunden till kultur och fritidsnämndens förslag om ett ungdomspolitiskt handlingsprogram var resultatet från LUPP-undersökningen (lokal uppföljning av ungdomspolitiken)3. Under 2010 genomfördes LUPP-undersökningen för första gången i Uddevalla kommun. Under samma period genomfördes Drogvaneundersökningen av socialtjänstens förebyggande enhet, vilken kultur och fritidsförvaltningen har som mål att jämföra resultatet av LUPP-undersökningen med. Av tjänsteskrivelse 2012-02-28 framgår att Uddevalla kommun saknar ett kommunövergripande ungdomspolitiskt program som belyser de delar som LUPP-undersökningen tar upp. Enligt skrivelsen har det framkommit uppgifter i undersökningen som tenderar att vara svåra att hantera, eftersom att det inte finns någon organisation eller struktur i arbetet med sektorsövergripande ungdomsfrågor. Idag finns ett organiserat arbete mellan socialförvaltning/nämnd, barn och utbildningsförvaltning/nämnd samt kultur och fritids- 3 Ungdomsstyrelsen har tillsammans med kommunerna utvecklat en modell för uppföljning och utveckling av en kunskapsbaserad kommunal ungdomspolitik. LUPP-enkäten utgör grunden i detta arbete och alla kommuner i Sverige blir årligen inbjudna till att delta i LUPP. 6
=I ERNST&YOUNG förvaltning/nämnd vad gäller drogproblematiken bland ungdomar (kallat "Drogfri ungdom"). I skrivelsen uppges att ett sådant arbete hade varit önskvärt vad gäller hela det ungdomspolitiska arbetet. I tjänsteskrivelsen framgår vidare att förvaltningen ämnar arbeta fram ett kommunövergripande ungdomspolitiskt handlingsprogram i samband med att LUPP-undersökningen genomförs 2013 och att fram till dess ta fram arbetsformer och metoder för arbetet med programmet. Tillförordnad chef för avdelningen för unga har upprättat en projektplan för framtagandet av handlingsplanen. Denna beskriver bland annat en översiktlig tidsplan för genomförandet. Enligt tillförordnad förvaltningschef har det arbete som var planerat att genomföras under hösten 2012 flyttats fram till våren 2013. Detta på grund av att förvaltningschefen avslutade sin anställning i april 2012 och dåvarande avdelningschef för Unga, som ansvarade för att skriva fram ärendet om ett handlingsprogram, blev tillförordnad förvaltningschef. En tillförordnad avdelningschef för unga tillsattes i sin tur på halvtid. Uppdraget planeras att avslutas våren 2014 efter att LUPP-undersökningen 2013 genomförts. 3.3.2. Återkoppling till nämnd och kommunfullmäktige Uppdraget har inte återrapporterats till nämnd eller kommunfullmäktige. Enligt förvaltningschefen har förvaltningen planerat att ta upp ärendet i ungdomsfullmäktige under våren 2013 och en återkoppling uppges ha skett till kommunstyrelsens beredning för integration och demokrati. Av tidsplanen i projektplanen för framtagandet framgår att handlingsprogrammet planeras att vara färdigt för remiss till de inblandande i mars 2014 och beslut ska därefter tas i nämnder, bolag och stiftelser. Uppdraget om att ta fram ett ungdomspolitiskt handlingsprogram finns också upptagen på kommunfullmäktiges förteckning över ärenden där fullmäktige givit ett uppdrag eller där återrapportering ska ske. 3.4. Implementering av ny kravprocess Kommunfullmäktige beslutade vid sitt sammanträde 2012-04-11 ( 81) att upphäva kommunens kreditpolicy som antogs 1998 och att ge kommunstyrelsen i uppdrag att fastställa bestämmelser för kommunens kravprocess. Skälet till förslaget om nya bestämmelser var att regeltexten i kreditpolicyn ansågs vara överflödig, eftersom mycket av det som reglerades numera finns uttryckt i lagstiftning och i god inkassosed. Därtill pågår en förändring av kommunens ekonomimodell och införande av ett nytt ekonomisystem. Nedan beskrivs implementeringen av en ny kravprocess inom kommunstyrelsen, barn och utbildningsnämnden samt miljö och stadsbyggnadsnämnden. Kommunstyrelsen har genom kommunledningskontorets ekonomiavdelning ansvarat för implementeringen av den nya kravverksamheten. Som beskrivs nedan har ärendet inte varit uppe för behandling eller be- 7
ERNST&YOUNG slut i miljö och stadsbyggnadsnämnden eller barn och utbildningsnämnden. En återkoppling från förvaltning till miljö och stadsbyggnadsnämnden samt barn och utbildningsnämnden eller dessa nämnders återkoppling till kommunfullmäktige blir således inte aktuell. 3.4.1. Behandling i nämnd och förvaltning 3.4.1.1 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen fattade 2012-06-20 ( 193) beslut om nya "Bestämmelser för faktureringsoch kravverksamheten i Uddevalla kommun". Av tjänsteskrivelsen till beslutet framgår att de nya bestämmelserna i allt väsentligt inryms inom den nu gällande kreditpolicyn och därför har det föreslagna regelverket inte skickats ut på remiss till förvaltningarna (vilket normalt skulle skett). En skillnad jämfört med tidigare kreditpolicy är dock att slutdelen av kravprocessen (från och med inkassokrav till långtidsbevakning) köps som en extern tjänst. I denna del har förvaltningarna yttrat sig och inte haft något att erinra. Enligt finanschefen har samtliga förvaltningar fått möjlighet att ta del av de nya bestämmelserna, men ingen formell remissrunda har skett avseende denna förändring. Vidare framgår av tjänsteskrivelse att en central projektgrupp tillsammans med förvaltningarna sett över befintliga regler och rutiner med målet att göra processer och rutiner mer enhetliga i kommunen. Sedan januari 2013 går fakturor och påminnelser ut från kommunens nya ekonomisystem (Raindance) och kravverksamheten köps externt enligt finanschefen. Den första inkassokörningen kommer att äga rum i februari, vilket uppges vara något försenat men i stort sett enligt planerat. Enligt finanschefen kommer flertalet detaljrutiner avseende fakturerings- och kravverksamheten successivt att implementeras under den närmaste tiden. Exempelvis pågår en revidering av befintliga delegationsordningar avseende fakturering och kravverksamhet. 3.4.1.2 Miljö och stadsbyggnadsnämnden Ärendet om förändrad kravprocess har enligt förvaltningschef inte behandlats av miljö och stadsbyggnadsnämnden. Enligt förvaltningschefen finns dock en rutin om att alla beslut från kommunfullmäktige (och övriga inkomna meddelanden/handlingar) redovisas till nämnden i en så kallad meddelandelista. Ärendena på meddelandelistan anmäls och läggs till handlingarna vid ett nämndssammanträde. Av meddelandelista från nämndens sammanträde 2012-05-16 ingår information om att kommunfullmäktige tagit beslut om förändringar av kommunens kravverksamhet. Inför att det nya ekonomisystemet skulle implementeras tog nämnden beslut om att skriva av kundfodringar4, vilket i viss mån berör ärendet om ny kravprocess. Enligt förvaltningschefen har förvaltningen tidigare inte hanterat några påminnelser eller inkassokrav utan ekonomiavdelningen vid kommunledningskontoret har ansvarat för detta. De 4 Avskrivningen var endast en bokföringsteknisk fråga och innebar inte att kundfordran försvann. 8
1111II"III'I R ERNST&YOUNG nya bestämmelserna uppges således inte innebära någon förändring för miljö och stadsbyggnadsförvaltningen. 3.4.1.3 Barn och utbildningsnämnden Ärendet har inte varit uppe för behandling eller beslut i barn och utbildningsnämnden. Enligt förvaltningschef blev barn och utbildningsförvaltningen inbjudna sent i processen när beslutet om en förändrad kravprocess tagits. Förvaltningen har således inte arbetat något med ärendet, men har haft möjlighet att få information och ställa frågor om hanteringen. Förvaltningen har också deltagit i en telefonkonferens med den externa aktör (Visma) som sedan januari 2013 hanterar kravprocessen från och med inkassokrav och en annan kommun som använt Visma sedan några år tillbaka. Enligt förvaltningschef är det främst förskolans verksamhet som kommer att påverkas av de förändrade bestämmelserna. Förutom de påminnelser och inkassokrav som ekonomiavdelningen vid kommunledningskontoret skickat ut har barn och utbildningsförvaltningen skickat ut ytterligare påminnelser och varningar om avstängning. Inom övriga verksamheter uppges ingen förändring ske, då påminnelser och inkassokrav hanterats av ekonomiavdelningen vid kommunledningskontoret. Som ovan nämnts pågår dock ett arbete med att implementera och fastställa detaljrutiner avseende fakturerings- och kravverksamheten. 3.4.2. Återkoppling till nämnd och kommunfullmäktige 3.4.2.1 Kommunstyrelsen Enligt finanschefen är det troligt att de bestämmelser som kommunstyrelsen fastställde i juni 2012 kommer att bli föremål för revidering, vilket också angavs i tjänsteskrivelsen till kommunstyrelsens beslut. När detta blir aktuellt kommer en viss återkoppling att ske till kommunstyrelsen. Någon återkoppling till kommunfullmäktige finns inte med i planeringen enligt finanschefen. 3.5. Vår bedömning Av Uddevalla kommuns riktlinjer för styrning framgår fastställda riktlinjer och rutiner för hur mål och uppdrag som fattats av kommunfullmäktige ska följas upp och återrapporteras. Vad gäller enskilda uppdrag/beslut som kommunfullmäktige fattar under året finns en rutin om att bevaka dessa ärenden och återrapportera till kommunfullmäktige, vilket enligt vår mening är positivt och minskar risken för att uppdrag inte verkställs och/eller inte återrapporteras till fullmäktige. Uppdraget till tekniska nämnden om planering av byggnation av ordinära boenden i hyresrätt har legat inom ramen för ett uppdrag i den strategiska planen och har därmed hanterats och rapporterats i VUV-IT. Av vad som framkommit i granskningen tycks detta ärende hanterats och återrapporterats i enlighet med Uddevalla kommuns fastställda riktlinjer för styrning. 9
~~~~IIIIIIIIII =U ERNST&YOUNG Vi kan konstatera att ärendet om att ta fram ett ungdomspolitiskt handlingsprogram initierades av kultur och fritidsnämnden och var således föremål för behandling i nämnden innan ärendet väcktes i kommunfullmäktige. Det är enligt vår mening positivt att det finns en fastställd tidsplan för när handlingsprogrammet ska tas upp för beslut i nämnder och styrelser samt att ärendet är upptaget på kommunfullmäktiges förteckning över ärenden där återrapportering ska ske. Beslutet om implementeringen av en ny kravprocess riktar sig till kommunstyrelsen och granskningen visar att kommunstyrelsen tagit beslut om nya bestämmelser och ett arbete pågår med att implementera de nya rutinerna. Vi kan konstatera att en avstämning skett med respektive förvaltning om de nya bestämmelserna men att ärendet inte varit föremål för remiss hos respektive nämnd. Skälet till detta uppges vara att de nya bestämmelserna i allt väsentligt ryms inom tidigare bestämmelser. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att vad som framkommit av granskningen har dessa tre beslut hanterats ändamålsenligt i enlighet med fastställda riktlinjer och därav lämnas inga rekommendationer. Göteborg 20 mars 2013 Mikaela Bengtsson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB ans Gavin Auktoriserad revisor och certifierad kommunal yrkesrevisor Ernst & Young AB 10
1 1 (11IIIIIIIIIII =l ERNST&YOUNG 4. Dokumentförteckning Beslut om bokföringsteknisk åtgärd, inklusive tjänsteskrivelse, miljö och stadsbyggnadsnämnden, 2012-06-14. Bestämmelser för fakturerings- och kravverksamheten i 2012-06-07 (KS/2012:335). Uddevalla kommun, tjänsteskrivelse Bestämmelser för fakturerings- och kravverksamheten i Uddevalla kommun, fastställda av kommunstyrelsen 2012-06-07. Delegationsordning fakturering och kravverksamhet i reviderad 2013-02-27). Uddevalla kommun (utkast, senast Förteckning över ärenden i kommunfullmäktige där uppdrag givits eller återrapportering skall ske, KF 2012:10. Handbok för ärendehantering, antagen av kommunfullmäktige i Uddevalla kommun 2012-11- 14. Meddelandelista, miljö och stadsbyggnadsnämnden, 2012-05-16. Utdrag ur kultur och fritidsnämndens protokoll 2012-03-22, Framtagande av kommunövergripande ungdomspolitiskt program med anledning av LUPP-undersökningen 2010 (KFN/2012:31) inklusive tjänsteskrivelse daterad 2012-02-28. Projektplan för ungdomspolitiskt handlingsprogram, kultur och fritidsförvaltningen. Riktlinjer för styrning samt reglementen för nämnder i Uddevalla kommun, antagna av kommunfullmäktige 2006-04-12, senast reviderade 2012-06-13. Uppföljning av uppdrag 2012 (tertial 3), tekniska nämnden. Socialnämndens protokoll, 2011-11-16. Äldreomsorgsplan (SN/2010:441). 11
11( 1 I I( I I I I I I' =1 ERNST & YO UNG Bilaga 1 Revisionskriterier Kommunallagen (1991:900) Enligt kommunallagen 6 kap. 7 skall nämnderna inom sitt område tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med kommunfullmäktiges riktlinjer och mål samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska också tillse att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Riktlinjer för styrning samt reglementen för nämnder i Uddevalla kommun Kommunfullmäktige antog 2006 riktlinjer för styrning för nämnder i Uddevalla kommun. Riktlinjerna har reviderats. Den senaste ändringen gjordes i juni 2012. Av riktlinjerna framgår kommungemensamma riktlinjer för styrning. Till exempel framgår att Uddevalla kommun tillämpar en anpassad modell av Balanserad Styrning för styrning, ledning och utveckling av den kommunala verksamheten ( 5). Styrningsdelen omfattas av vision, strategisk plan, flerårsplan och styrkort. Ledningsdelen utgörs av verksamhetsplan, verksamhetskort och IT-stödet VUV-IT. VUV-IT innehåller alla styrkort och verksamhetskort och fungerar som ett ledningsverktyg för ledning och uppföljning vad gäller uppdrag och mål. Av riktlinjerna framgår också politiskt uppgiftsfördelning avseende styrning och uppföljning ( 6) mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder. 12